Europa-Kommissionen som forretningspartner Tips til fremtidige leverandører

Transkript

1 Europa-Kommissionen som forretningspartner Tips til fremtidige leverandører EUROPA-KOMMISSIONEN

2 En forretningsmulighed for dig Title 01 Text I N D H O L D Europa- Kommissionen som forretningspartner Tips til fremtidige leverandører Hvor finder jeg informationer om kontraktmuligheder? Udbudsprocedurernes ABC Offentlig udbudsprocedure i detaljer Betingelser for deltagelse i udbud Tilbuddet Lad ikke småfejl mindske dine chancer! Efter kontraktens underskrivelse Appeller, klager Ordliste Europa-Kommissionen er Den Europæiske Unions udøvende organ: Den administrerer EU-budgettet og overvåger, at de fælles politikker føres ud i livet. For at varetage disse opgaver har Europa-Kommissionen brug for en lang række varer og tjenesteydelser, lige fra konsulentbistand vedrørende politikker og lovgivning til kurertjenester, kontorudstyr og vedligeholdelse af bygninger. Hvert år tildeles der ca kontrakter gennem offentligt udbud. Her er der måske en forretningsmulighed for din virksomhed! Interesseret? Denne vejledning giver dig en orientering og fortæller dig, hvor du kan finde nærmere oplysninger. I 2007 indgik Kommissionen kontrakter om varer og tjenesteydelser til en værdi af 2,86 mia. EUR: Tjenesteydelser 81 % Bygge- og anlægsarbejder 12 % Indkøbskontrakter 7 %

3 Hvor finder jeg informationer om kontraktmuligheder? Tenders Electronic Daily (TED) Tenders Electronic Daily (TED) er den vigtigste kilde til informationer om de offentlige udbud, der afholdes af Europa-Kommissionen og de andre offentlige myndigheder i EU: Udvidet søgning på TED Ved hjælp af TED kan du let finde, hvad du søger: Brug den udvidede søgemulighed for at søge på land, det fælles glossar for offentlige kontrakter (CVP) (se ordlisten), type af ordregivende myndighed, osv. Kommissionens websted Kontrakter med lav værdi: Tjenesteydelser, varer og bygge- og anlægsarbejder med en værdi på under EUR. Kontrakter med en lav værdi offentliggøres normalt ikke i TED-databasen. Kontrakter med en værdi på mellem EUR og EUR findes på det websted, der tilhører de tjenestegrene i Kommissionen, der har planer om at afholde et offentligt udbud. En oversigt over disse sider kan findes på: ec.europa.eu/public_contracts/index_en.htm Andre muligheder Kontrakter med en værdi på under EUR tildeles efter forhandling uden forudgående bekendtgørelse. Disse opgaver offentliggøres ikke, men hvis din virksomhed er synlig på markedet, modtager du måske en opfordring til at afgive tilbud på en sådan opgave. Hvis du er interesseret i flere oplysninger om offentlige udbud, kan du gå ind på hvor der er links til de nationale databaser over offentlige udbud, særlig lovgivning osv. 3

4 Udbudsprocedurernes ABC Her er en kort oversigt over udbudsprocedurerne. Offentligt udbud Offentligt udbud Enhver interesseret økonomisk aktør kan afgive tilbud. Se nærmere herom på s. 6/7. Begrænset udbud abc Offentligt udbud er langt den mest anvendte udbudsform og tegner sig for over halvdelen af de indgåede kontrakter. Udbud med forhandling Begrænset udbud Begrænset udbud foregår i to faser: I første fase vurderes deltagernes egnethed på grundlag af udelukkelsesog udvælgelseskriterierne (se betingelser, s. 8): Enhver interesseret økonomisk aktør kan deltage i denne fase; i anden fase opfordres de deltagere, der er prækvalificeret til at afgive bud. Visse begrænsede udbud sker efter indkaldelse af interessetilkendegivelser. Hvis du reagerer på en sådan indkaldelse, skal du ud fra udelukkelses- og udvælgelseskriterierne bevise, at din virksomhed opfylder de fastsatte krav (se betingelserne, s. 8). Hvis din virksomhed godkendes, optages den på en begrænset liste, som er gældende i op til 3 år, og som kan bruges mange gange i forbindelse med udbudsprocedurer vedrørende kontrakter af middelstor værdi (normalt tjenesteydelsesaftaler op til EUR). Kommissionen opfor- 4

5 drer virksomheder, der er opført på den begrænsede liste, til at afgive bud. Hvis en virksomhed efter indkaldelse af interessetilkendegivelser er opført på en begrænset liste, betyder det, at virksomheden kan blive opfordret til at afgive bud i et begrænset udbud vedrørende mellemstore kontrakter. Udbud med forhandling abc Eksempler på særlige omstændigheder: mangel på et acceptabelt tilbud i et tidligere annonceret offentligt eller begrænset udbud monopol i yderst hastende tilfælde, f.eks. naturkatastrofer. Denne udbudsform anvendes eksempelvis, når købsværdien ligger under EUR. Europa-Kommissionen opfordrer direkte interesserede virksomheder til at afgive bud. Hvis Kommissionen finder, at tilbuddene kan forbedres, kan der gennemføres forhandlinger på lige fod med alle tilbudsgivere. abc Udbud med forhandling vedrørende mindre kontrakter er normalt simplere og hurtigere end de øvrige procedurer: Tilbudsgiverne anmodes om at fremlægge færre dokumenter, kravene til ansøgerne er mindre restriktive, udbudsmaterialet, og, i visse tilfælde, tilbuddet, kan fremsendes via e-post. Selv i tilfælde af kontrakter på over EUR, kan Europa-Kommissionen under særlige omstændigheder forhandle kontraktvilkår med en eller flere tilbudsgivere. Kommissionen kan offentliggøre en udbudsbekendtgørelse eller blot konsultere tilbudsgivere efter eget valg. 5

6 Offentlig udbudsprocedure i detaljer Valgmulighed Forhåndsmeddelelse EUT,»S«-udgaven Denne meddelelse indeholder planer for det kommende år. Den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende,»S«-udgaven (EUT-S) eller på Europa- Kommissionens websted om offentlige udbud. Udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale Denne bekendtgørelse indeholder alle de grundlæggende informationer, du har brug for for at kunne tage stilling til, om du er interesseret i kontrakten, samt det link, hvor du kan downloade udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet omfatter normalt opfordring til at afgive bud, specifikationer og kontraktudkast. Alle offentliggjorte udbudsbekendtgørelser er tilgængelige i TED-databasen (Tenders Electronic Daily) på Udbudsmaterialet I visse tilfælde er udbudsmaterialet ikke tilgængeligt på internettet og fremsendes pr. post til alle de tilbudsgivere, der har anmodet herom, senest 5 arbejdsdage før datoen for sidste frist for indgivelse af tilbud. Præciseringer, svar på spørgsmål 6

7 Berigtigelser, ændringer i udbudsbetingelserne Besøg på stedet, informationsmøde Efter at du har downloadet dokumenterne, bør du regelmæssigt tjekke den side, hvor udbudsmaterialet er offentliggjort, for spørgsmål og svar og eventuelle ændringer, f.eks. forlængelse af fristen. Modtagelse af bud Tilbud modtaget efter den fastsatte frist accepteres ikke! Åbning af bud Åbning af bud foretages af åbningsudvalget og er offentlig. Tilbudsgiver fremsender manglende dokumenter eller yderligere oplysninger Du har ret til at være til stede ved åbningen af bud og få oplysninger om, hvor mange bud, der er indgivet, og af hvem. Du kan blive anmodet om præciseringer, bekræftelse af berigtigelser i det fremsatte tilbud eller om at fremsende manglende dokumenter. Kommissionen kan kun bede dig om at korrigere formelle fejl. Hvis du for eksempel glemmer at fremsende balance, kan vi bede om den senere, men hvis du glemmer at anføre prisen i dit tilbud, bliver du udelukket. Tildeling af kontrakt Hvis dit tilbud bliver antaget, får du tilsendt et brev med en kontrakt, der skal undertegnes og returneres til Kommissionen. Kommissionen må tidligst undertegne kontrakten 14 dage efter, at der er fremsendt breve til dine konkurrenter. Hvis dit tilbud ikke antages, modtager du et brev med oplysning om, hvem der vandt kontrakten og begrundelse for afslaget. Hvis du mener, at afslaget på dit tilbud er uberettiget, skal du reagere inden for en frist på 14 kalenderdage. 7

8 Betingelser for deltagelse i udbud Retlig form og registrering Retlig form og registrering Deltagelse er åben for alle interesserede virksomheder, der er registreret i EU, og for alle EU-borgere. Deltagelse er også åben for virksomheder uden for EU, hvis de har en aftale med EU om åbning af markederne for offentlige indkøb. Udelukkelseskriterier 8 Udvælgelseskriterier Sprog Partnerskaber Udelukkelseskriterier Tilbudsgiver skal opfylde følgende krav: ikke være konkurs ikke være dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om hans faglige hæderlighed ikke have begået alvorlige fejl i forbindelse med udøvelse af sit erhverv have opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og socialsikringsbidrag ikke være dømt for svig, bestikkelse, deltagelse i en kriminel organisation eller enhver anden form for ulovlig aktivitet, der skader Den Europæiske Unions finansielle interesser ikke være udelukket fra deltagelse i udbud som følge af problemer med tidligere udbud eller kontrakter. Udvælgelseskriterier Som potentiel leverandør skal du have den finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen, der er nødvendig for at udføre kontrakten. Du skal dokumentere, at din virksomhed er finansielt sund, f.eks. ved fremlæggelse af en erklæring over virksomhedens samlede omsætning og likviditet. Din virksomheds faglige for-

9 måen kan eksempelvis dokumenteres på grundlag af tidligere projekter eller undersøgelser, der er gennemført inden for relevante områder. Sprog Tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud på et hvilket som helst officielt EU-sprog. Undertiden kan tilbudsgivere desuden blive anmodet om at afgive et tilbud på et bestemt sprog (f.eks. udbud inden for højteknologi, hvor der hovedsageligt anvendes et bestemt sprog på globalt plan, eller hvis kontraktens udførelse kræver kendskab til et bestemt sprog). Ved udførelsen af kontrakten skal du arbejde på det sprog, der er foreskrevet af Kommissionen. Partnerskaber Grupper af økonomiske aktører: En gruppe af aktører, der handler sammen, kan afgive et fælles tilbud. Den udvalgte gruppe kan imidlertid være nødsaget til at antage en bestemt retlig form, når den har fået tildelt kontrakten. Underentreprise: Tilbudsgivere kan blive anmodet om at oplyse værdien af den kontrakt, de agter at give i underentreprise, samt oplyse navn på deres underleverandør(er). 9

10 Tilbuddet Følgebrev Retlig status Dokumenter Tro og love-erklæring Tilbud Teknisk forslag Der findes ikke noget standardindhold for et tilbud. Detaljerede oplysninger findes i udbudsmaterialet. Indholdet afhænger eksempelvis at købets art, værdi og proceduretype. Her er en liste over fælles krav: Følgebrev Du kan blive anmodet om at vedlægge en erklæring, hvori du accepterer de tekniske specifikationer og standardkontrakten. Tro og love-erklæring om opfyldelse af udelukkelseskriterierne Tilbudsgiverne skal erklære, at de ikke har udvist nogen af de anførte former for uprofessionel eller ulovlig adfærd, som kan udelukke dem fra at deltage i udbuddet. Erklæringen skal dække alle gruppens medlemmer og kræves også ofte af underleverandører. Dokumentation for opfyldelse at udvælgelseskriterierne Kriterierne for vurdering af tilbudsgivers finansielle kapacitet kan vedrøre omsætning, likviditet eller troværdighed og skal måske dokumenteres ved fremlæggelse af balance, bankoplysninger eller forsikringspolice. Tilbudsgivers professionelle kapacitet kan bedømmes ved f.eks. at anmode om oplysninger om erfaring med lignende projekter, udstyr og ved at anmode om medarbejderes cv. 10

11 Teknisk forslag I tilfælde af tjenesteydelseskontrakter skal det tekniske forslag indeholde en beskrivelse af, hvorledes du har planer om af udføre kontrakten, f.eks. hvad angår metode og tidsplan. Ved indkøbskontrakter indeholder tilbuddet en specifikation over de varer, der skal leveres. Desuden kræves normalt også en beskrivelse af, hvorledes leveringen tilrettelægges. Pris Tilbuddet kan afhængigt af udbudskravene omfatte en samlet pris eller en opdeling af priser. Priserne skal normalt angives i EUR ekskl. moms eller med særskilt angivelse af momsen. Formular vedrørende retlig status og bankoplysningsskemaer (se: Disse formularer indeholder detaljerede oplysninger for at identificere din virksomhed og er nødvendige, inden der kan indgås en kontrakt for første gang. Dokumentationskrav til konsortier eller underentreprenører Konsortiets leder skal muligvis fremlægge en fuldmagt fra gruppens medlemmer eller en konsortieaftale. Du vil blive anmodet om at fremlægge dokumentation for, at gruppen råder over de fornødne ressourcer. Krav om andre oplysninger eller dokumenter Kommissionen kan kræve andre dokumenter, f.eks. vedrørende de varer, der skal leveres (f.eks. tekniske informationer, garantier, certifikater), dokumenter, der beviser, at du har beføjelse til at levere de tjenesteydelser, der skal udføres (f.eks. dokumentation for, at personalet har den nødvendige uddannelse, såsom eksamensbeviser, licenser, intellektuelle ejendomsrettigheder osv.).

12 Lad ikke småfejl mindske dine chancer! PERSONALE TIDSPLAN TIDSFRISTER DETALJER SPECIFIKATIONER PRIS PARTNERSKAB Tidsplan Udarbejd ikke dit tilbud i sidste øjeblik, og brug tid på at kontrollere det! En fejl kan udelukke dig fra udbuddet. Hvis du er nødt til at indgive dit tilbud den sidste dag, skal du være opmærksom på, at Europa- Kommissionens posttjeneste kun er åben i kontortiden. Du kan også indsende dit tilbud via kurertjeneste eller ved anbefalet brev. I dette tilfælde er det poststemplets dato, der er afgørende og ikke datoen for tilbuddets modtagelse! Specifikationer Hvis du ikke forstår udbudsspecifikationerne, skal du anmode Kommissionen om at afklare spørgsmålene i stedet for at gætte. Vær opmærksom på detaljer Gå ikke ud fra, at mindre afvigelser accepteres. Det gør de ikke. Hvis dit tilbud f.eks. ikke opfylder de tekniske krav i udbudsmaterialet, bliver det ikke accepteret. Partnerskaber Indgå et partnerskab, hvis det er nødvendigt for at opfylde udbudskravene. Pris I udvælgelseskriterierne præciseres forholdet mellem pris og kvalitet. Det er normalt bedst at tilbyde den bedst mulige kvalitet, selv om det er til en høj pris. Vær realistisk på personaleområdet Eksperter kan kun erstattes under ekstraordinære omstændigheder og kun af eksperter, der har fuldstændigt tilsvarende kvalifikationer. Hvis de eksperter, du har foreslået i dit tilbud, beslutter, at de ikke længere vil arbejde for dig, kan du få problemer med at gennemføre kontrakten: arbejdsafbrydelser, forsinkelser, bøder osv. Vær realistisk omkring tidsfrister Hvis du, efter kontraktens underskrivelse, ikke kan overholde den tidsplan, du lovede i dit tilbud, skal du betale skadeserstatning for hver dag, fristen overskrides. 12

13 Efter kontraktens underskrivelse Levering Varer/tjenesteydelser/bygge- og anlægsarbejder le - veres i overensstemmelse med de tekniske specifikationer og det afgivne tilbud. Hvis tilbuddet omfatter mere end krævet i de tekniske specifikationer, skal tilbudsgiver levere det, der er anført i tilbuddet. Hvis tilbuddet afviger fra specifikationerne, er det sidstnævnte, der er gældende. Ligeledes har kontrakten forrang frem for de tekniske specifikationer og tilbuddet. Fremlæggelse af rapport Husk, at en kontrakt, der er indgået efter offentlig udbudsprocedure, ikke kan ændres bagefter. Ændringer er begrænset til administrative forhold, f.eks. ændring af bankkonto, eller til omstændigheder, der er forårsaget af uforudsete, ukontrollable eksterne faktorer, f.eks. naturkatastrofer. Betaling Tidsplanen for udbetalinger er normalt fastlagt i kontrakten. Udbetaling foregår efter bestemte betingelser: normalt fremlæggelse af rapport og faktura. Afhængigt af kontraktens art har Kommissionen 20, 45 eller 60 dage til at evaluere rapporten og yderligere 30 dage, inden der foretages udbetaling. Ordremodtager kan eventuelt blive anmodet om berigtigelser eller yderligere dokumenter. I dette tilfælde udsættes nedtællingen af dage fra det tidspunkt, hvor anmodningen fremsættes, og genoptages, når ordremodtager fremsender et svar. Hvis der skal fremlægges en helt ny rapport, begynder nedtællingen forfra. Hvis Kommissionen ikke betaler dig rettidigt, bliver der betalt renter. En rammeaftale er en særlig type aftale, der kun omfatter en generel beskrivelse af de tjenesteydelser eller varer, der skal leveres. Der kræves endnu en fase, inden købet gennemføres: Kommissionen afgiver en ordre, og når den har modtaget et tilfredsstillende svar, undertegnes en særlig kontrakt. Rammeaftalen indebærer derfor ikke et køb i sig selv, men den gennemføres i mindre specifikke kontrakter hvor hver enkelt kontrakt undertegnes, gennemføres, faktureres og betales særskilt. Kommissionen kan, afhængigt af kontraktens omfang og genstand, kræve, at der fremlægges en rapport, der indeholder en detaljeret beskrivelse af, hvad der er foregået, bl.a. om aftaler, tidsplaner, logistik og feedback. 13

14 Appeller, klager Hvis du mener, at dit tilbud ikke er blevet behandlet korrekt, eller at udbudsbetingelserne er diskriminerende, har du mulighed for at klage til den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen. Hvis du er utilfreds med det svar, du modtager, kan du skrive til Den Europæiske Ombudsmand ( Du kan også klage til De Europæiske Fællesskabers Domstol ( Klagen skal indgives inden for en frist på to måneder regnet fra meddelelsen af den beslutning, der anfægtes. Førsteinstansretten har kompetence til at behandle sager, der vedrører Kommissionens udbudsprocedurer. Den Europæiske Ombudsmand behandler klager over fejl og forsømmelser i Fællesskabets institutioner eller organer. En klage skal indgives efter senest 2 år (regnet fra den dato, hvor du blev opmærksom på de forhold, der ligger til grund for din klage), og du skal allerede have taget kontakt til den pågældende institution eller det pågældende organ, f.eks. ved brev. DEN ANSVARLIGE TJENESTEGREN DEN EUROPÆISKE OMBUDSMAND DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABERS DOMSTOL 14

15 Ordliste Tildelingskriterier: De kriterier, der anvendes af Kommissionen ved tildeling af offentlige kontrakter. Det kan være prisen alene (laveste pris) eller pris og kvalitet, hvis det økonomisk mest fordelagtige tilbud vælges. Der fastsættes specifikke kvalitetskriterier for hver udbudsprocedure. Den indbyrdes vægtning af kriterierne er anført i de tekniske specifikationer. Det fælles glossar for offentlige indkøbsaftaler (CPVglossar): Formålet med CPV er ved hjælp af et fælles klassifikationssystem for offentlige kontrakter at standardisere de betegnelser, ordregiverne anvender til at beskrive genstanden for de offentlige kontrakter. Udbudsbekendtgørelse: Bekendtgørelse om udbud, som offentliggøres i EU-Tidende, S-udgaven (findes i TED). Økonomisk aktør: Enhver virksomhed eller enkeltperson, fysisk eller juridisk person, offentlig myndighed eller konsortium, der udbyder varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder på markedet. Udelukkelseskriterier: Kriterier, der anvendes af Kommissionen for at fastslå, om en økonomisk aktør er berettiget til at deltage i udbudsproceduren (se s. 8). EUT-S: Supplement til Den Europæiske Unions Tidende (EUT) om offentlige udbud. Udvælgelseskriterier: Kriterier, der anvendes af Kommissionen for at konstatere, om en aktør har den finansielle, økonomiske, tekniske og faglige formåen, der er nødvendig for at udføre arbejdet (se s. 9). Specifik kontrakt: En kontrakt, der præciserer de nærmere detaljer for en enkelt opgave, der er baseret på en tidligere indgået rammeaftale (se s. 13). Tekniske specifikationer: Dokument, der beskriver udbuddets genstand hvad Kommissionen ønsker at købe (en del af udbudsspecifikationerne). TED: Tenders Electronic Daily onlineversion af EUT-S. Tilbudsgiver: En økonomisk aktør, der har afgivet et bud. Udbudsspecifikationer: Dokument eller et sæt dokumenter, der indeholder en detaljeret beskrivelse af udbuddets betingelser, organisation og genstand (herunder tekniske specifikationer). Rammeaftale: En aftale, der fastsætter regler for en række specifikke kontrakter (se s. 13). Forhåndsmeddelelse: Meddelelse i EUT, S-udgaven, om offentlige udbud, der forventes iværksat i den nærmeste fremtid (findes i TED). 15

16 For mere information om EU s budget og finansielle programmering henvises til: EU-budgettet: (tilgængeligt på engelsk, fransk og tysk) Text Europa-Kommissionens Generaldirektorat for Budget: Kommentarer til denne brochure kan sendes til: budget@ec.europa.eu Title 01 KV DA-C Denne publikation offentliggøres til orientering. EU-institutionerne er ikke ansvarlige for indholdet. Europe Direct er en service, der har til formål at hjælpe med at besvare Deres spørgsmål om Den Europæiske Union Frikaldsnummer (*): (*) Nogle mobiloperatører tillader ikke opkald til numre eller tager betaling for sådanne opkald. Yderligere oplysninger om EU fås på internet via Europaserveren ( Fotos: Digital Vision / Getty Image, s. 12; European Commission, s. 8, 14; Getty Image, omslag; Medio Images, s. 13; Image100 Ltd., s. 5; PhotoAlto, s. 9; Photodisk / Getty Image, s. 9, 11; Phovoir, s. 6, 7, 11; Stockbyte / Getty Image, s. 4, 10. De Europæiske Fællesskaber, 2009 Luxembourg: Den Europæiske Unions Publikationskontor, s. 21 x 21 cm ISBN doi: /20639 Printed in Belgium TRYKT PÅ IKKE-KLORBLEGET PAPIR ISBN