Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud

Transkript

1 Udbudsbetingelser til offentligt EU-udbud RAMMEAFTALE OM IT-KONSULENTBISTAND TIL SUPPORT, VEDLIGEHODLELSE OG VIDEREUDVIKLING AF FAGSYSTEMER INDEN FOR DET UDBUDTE TEKNOLOGIOMRÅDE OG METODER EU-UDBUD 2015/S DECEMBER 2015

2 Indholdsfortegnelse 1 UDBUD af RAMMEAFTALE Indledning Den ordregivende myndighed Beskrivelse af Rammeaftalen Delaftaler Optioner Kontraktperioden Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Udvælgelseskriterier Tilbudsvurdering Tilbudsbetingelser Tilbudsfrist m.v Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v Sprog Kontraktgrundlag Underretning og stand-still-periode Annullation Omkostninger ved deltagelse Alternative tilbud Forbehold Spørgsmål og rettelser Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Forhandlingsforbud Tidsplan Udbudsmateriale

3 1 UDBUD af RAMMEAFTALE 1.1 Indledning Dette udbudsmateriale uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer: 2015/S , jf. bilag 3. Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ( udbudsdirektivet ). Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af de af ordregiver udbudte opgaver under Rammeaftalen i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale. 1.2 Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er: Miljø- og Fødevareministeriet Miljøstyrelsen Strandgade København K I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ordregiver, Miljøstyrelsen eller MST. Kontaktperson: Eik Kristensen adresse: eikri@mst.dk Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud. 1.3 Beskrivelse af Rammeaftalen Nærværende udbud omfatter: Miljøstyrelsen ønsker at indgå en Rammeaftale med 1 (én) Leverandør, som giver Miljøstyrelsen mulighed for at trække på et fast it-konsulentteam på op til 10 konsulenter inden for 4 konsulentkategorier i fire år. Rammeaftalen omfatter it-konsulentteamets bistand til support, vedligehold og videreudvikling af Miljøstyrelsens fagsystemer inden for de teknologiområder og metoder, der er angivet i Rammeaftalens Bilag A, Anvendelsesområde. Rammeaftalen er ikke-eksklusiv og uden aftagepligt for Miljøstyrelsen Delaftaler Der indgår ikke delaftaler i den udbudte rammeaftale. 3

4 1.3.2 Optioner Der indgår ikke optioner i den udbudte Rammeaftale Kontraktperioden Rammeaftalens løbetid er maksimalt 4 år fra dens ikrafttræden. 1.4 Udbudsbetingelser Udbudsprocedure Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage det udbudte projekt. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage opgaverne i den udbudte Rammeaftale. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i pkt , Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt Rammeaftalen. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt Tildelingskriterium Udvælgelseskriterier Den juridiske person Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere tilbudsgiverens juridiske person (tilsvarende som oplistet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1): Nr. 1) Oplysning om tilbudsgivers virksomhedsnavn og selskabsform, CVR-nr., adresse samt navn, telefonnummer og på Tilbudsgivers kontaktperson. Bilag 1, Skabelon 1 skal anvendes. Nr. 2) Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige i henhold til bekendtgørelsen af lov om begrænsning af skyldners mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændringer af visse andre love, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af Bilag 1, Skabelon 2 skal anvendes. Nr. 3) Erklæring på tro og love om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og 2 anførte udelukkelsesgrunde. Bilag 1, Skabelon 3 skal anvendes. Afgives tilbuddet af et konsortium skal ovenstående dokumentation i nr. 1-3 afgives for hver af de deltagende virksomheder, ligesom virksomhederne skal udfylde Bilag 1, Skabelon 9 konsortieerklæring Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed oplyse følgende: (tilsvarende som oplistet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2): 4

5 Nr.4) Følgende nøgletal: i) nettoomsætning ii) egenkapital iii) aktiver, og iv) soliditetsgrad. Tilbudsgivers soliditetsgrad beregnes som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver multipliceret med 100 (Egenkapital / Samlede aktiver x 100). Som dokumentation for ovenstående nøgletal skal tilbudsgiver vedlægge Årsrapporter for de seneste 3 regnskabsår (revisorpåtegnet) eller en underskrevet erklæring af revisor indeholdende de efterspurgte nøgletal fra de seneste 3 regnskabsår. Bilag 1, Skabelon 4 skal anvendes. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed. Nr. 5) Tilbudsgiver skal endvidere vedhæfte dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få den for Rammeaftalen relevante erhvervsansvarsforsikring med en minimumsdækning på 5 mio. kr. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab om tegning af erhvervsansvarsforsikring. Tilsagnet skal være gældende fra underskrivelse af Rammeaftalen. Dokumentationen skal indsættes/vedhæftes af tilbudsgiver som et bilag til Bilag 1, Skabelon 5. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne skal mindst én af deltagerne eller selve konsortiet kunne dokumentere opfyldelse af kravet til dokumentation af erhvervsansvarsforsikringen Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende (tilsvarende som oplistet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3): Nr. 6) Tilbudsgiver skal oplyse antallet af fuldtidsansatte medarbejdere generelt i Tilbudsgiverens virksomhed i løbet af de sidste 3 regnskabsår. Tilbudsgiver skal desuden oplyse antallet af fuldtidsansatte medarbejdere med kompetencer inden for de i udbudsbekendtgørelsen efterspurgte teknologier og metoder indenfor de sidste 3 regnskabsår. Bilag 1, Skabelon 6 skal anvendes. Nr.7) Tilbudsgiver skal i sin ansøgning aflevere referenceliste med angivelse af de betydeligste referencer af lignende opgaver som den udbudte rammeaftale. Referencerne skal vedrøre opgaver, der er udført indenfor de seneste 3 år, idet ordregiver er berettiget til at se bort fra ældre referencer. Der kan afgives op til 5 referencer. Samtlige angivne referencer skal være udarbejdet som motiverede referencer, hvilket indebærer, at tilbudsgiver i hver enkelt reference skal beskrive, hvorfor den pågældende reference er relevant for den konkrete rammeaftale. Hver angivet reference må alene fylde 1 letlæselig A4-side. Fylder en reference mere end 1 5

6 letlæselig A4-side, tillægges alene oplysningerne på den første side betydning ved vurdering af ansøgningen. Hver reference bør angive: a) navn på ordregiver samt kontakt oplysninger for kontaktperson, b) tidspunktet for opgavens udførelse, c) beskrivelse af opgavens indhold og tilbudsgivers rolle i forbindelse med løsningen heraf samt d) motivation for angivelse af referencen. Bilag 1, Skabelon 7 skal anvendes. Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium eller anden form for sammenslutning af virksomheder, skal oplysningerne i nr. 6 afgives for hver virksomhed og oplysningerne vedr. referencer (op til 5 referencer i alt) i nr. 7 afgives samlet for alle virksomhederne. Ordregiver vil lægge størst vægt på de referencer, der illustrerer erfaring med løsning af tilsvarende opgaver, teknologier og metoder som den udbudte Rammeaftale. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer. En tilbudsgiver kan basere sig på andres økonomiske og finansielle og/eller tekniske kapacitet, jf. udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2 og udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiveren og disse andre økonomiske aktører. Den økonomiske aktør indestår økonomisk for kontraktens udfyldelse ved underskrivelse af en støtteerklæring. Bilag 1, Skabelon 8 skal anvendes. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre, at tilbudsgiver er berettiget til at disponere over de nødvendige ressourcer. Til brug for godtgørelse af økonomisk og finansiel kapacitet skal den økonomiske aktør, som tilbudsgiveren baserer sig på, vedlægge en udfyldt skabelon 8 og en udfyldt skabelon 4 for både tilbudsgiver og den økonomiske aktørs revisor påtegnede årsrapporter. Til brug for godtgørelse af teknisk kapacitet skal den økonomiske aktør, som tilbudsgiveren baserer sig på, vedlægge en udfyldt og underskrevet skabelon 8, hvori fremgår, at den økonomiske aktør med sin underskrift indestår for den tekniske udførelse af Rammeaftalen for de dele af kontrakten, hvor tilbudsgiveren baserer sig på den økonomiske aktør. Endvidere skal den økonomiske aktør udfylde en fælles skabelon 8 med tilbudsgiveren, således at det maksimale antal referencer ikke overskrides Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under pkt , Delkriterier, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet Tildelingskriterium Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 6

7 Miljøstyrelsen foretager en tilbudsevaluering på grundlag af en pointskala fra 0-8, som følger: 8 Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 7 Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 6 God/meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 5 Over middel i opfyldelse af kriteriet 4 Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Under middel i opfyldelse af kriteriet 2 Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet 0 Konditionsmæssigt tilbud, der alene opfylder ufravigelige mindstekrav (MK) Delkriterier Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning: Fremgangsmåde, metodebeskrivelse og planlægning: 30% It-konsulentteamets organisering og de faglige kvalifikationer af de tilbudte itkonsulenter / CV er: 40% Den vægtede timepris for de 4 tilbudte it-konsulentkategorier: 30% Ad. 1: Fremgangsmåde, metodebeskrivelse og planlægning Vurderingen af dette delkriterie vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalens Bilag A, Anvendelsesområde, krav Besvarelsen af de i krav angivne opgaver og metoder vægter således: Krav 01 Support: 5% Krav 02 Vedligeholdelse: 5% Krav 03 Videreudvikling: 15% Krav 04 Dokumentation: 2% Krav 05 Leverandørens it-miljø: 3%. Ad. 2: IT-konsulentteamets organisering og de faglige kvalifikationer af de tilbudte it-konsulenter / CV er Organiseringen af det it-konsulentteam, der skal udføre opgaver i henhold til Rammeaftalen, og dets kvalifikationer og erfaring, hvor kvaliteten af det personale, der skal udføre opgaverne under Rammeaftalen, kan påvirke niveauet af kontraktens opfyldelse betydeligt. Tilbudsgivers besvarelse vurderes på baggrund af dennes besvarelse af krav 06 samt de tilbudte it-konsulenternes kompetencer og erfaringer. De tilbudte it-konsulenters respektive CV er skal opbygges i henhold til CVskabelonen i Underbilag A.2. Et CV skal vedlægges for samtlige op til 10 tilbudte it-konsulenter. Der gøres opmærksom på, at Tilbudsgiver skal bemande it-konsulentteamet med maksimalt 1 Projektleder/Application Manager og mindst 1 Seniorudvikler, mindst 1 Udvikler og mindst 1 Tester. 7

8 Ad. 3: Timepriser for de tilbudte it-konsulenter Tilbudsgivers vederlag for it-konsulenternes udførte arbejde under Rammeaftalen afregnes på baggrund af de tilbudte timepriser for hver af de angivne konsulentkategorier i Rammeaftalens Bilag B, Timepriser. Vurderingen af timepriserne vil ske ud fra den vægtede timepris med følgende %- vise fordeling: Projektleder/Application Manager 15% Senior udvikler 40% Udvikler 25% Tester 20%. 1.5 Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til Rammeaftale, jf. bilag Tilbudsfrist m.v. Tilbud skal være den ordregiver i hænde senest onsdag den 27. januar 2016 kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet. Tilbud skal sendes eller indleveres til: Miljø- og Fødevareministeriet Miljøstyrelsen (Jord & Affald) Strandgade København K Att.: Eik Kristensen. Tilbud kan ikke sendes elektronisk. Det samlede tilbud skal være indleveret på den ovenfor angivne adresse inden tilbudsfristen. Tilbud mærkes: EU-udbud nr.: 2015/S og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen. Tilbud skal afleveres i 2 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalen, jf. bilag 2, er underskrevet. Uanset om Rammeaftalen tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor. 8

9 1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v. Ved fremsendelse af tilbud skal dette indeholde dokumentation som beskrevet i udbudsbekendtgørelsen og nærværende udbudsbetingelser. Tilbuddet skal indeholde følgende: 1. Underskrevet og dateret følgebrev fra tilbudsgiver med angivelse af, at tilbuddet vedstås i 90 dage fra datoen for tilbuddets afgivelse. 2. Tilbudsgivers dokumentation af de efterspurgte krav nr. 1-3 i afsnit , Den juridiske person 3. Tilbudsgivers dokumentation af de efterspurgte krav nr. 4-5 i afsnit ,Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed 4. Tilbudsgivers dokumentation af de efterspurgte krav nr. 6-7 i afsnit , Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed 5. Rammeaftalen med Tilbudsgivers udfyldning og underskrift 6. Tilbudsgivers besvarelse af krav nr i Bilag A, Anvendelsesområde 7. Tilbudsgivers udfyldte CV skabelon (Underbilag A.2), for hver navngiven konsulent, der indgår i det tilbudte it-konsulentteam 8. Tilbudsgivers tilbudte timepriser pr. konsulentkategori i Bilag B, Timepriser. 9. Tilbudsgivers daterede og underskrevne Bilag E, Databehandleraftale. Mindstekrav til bemandingen af it-konsulentteamet, der kan bestå af op til 10 itnavngivne konsulenter: Der gøres opmærksom på, at Tilbudsgiver skal bemande it-konsulentteamet med maksimalt 1 Projektleder/Application Manager og mindst 1 Seniorudvikler, mindst 1 Udvikler og mindst 1 Tester. Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud i overensstemmelse med 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 med senere ændringer. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skiftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være affattet på dansk. Det accepteres, at dokumentation for erhvervsansvarsforsikring foreligger på engelsk Kontraktgrundlag Rammeaftalen indgås på baggrund af det vedlagte udkast til Rammeaftalen (se bilag 2) med bilag. Rammeaftalen med bilag fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår Underretning og stand-still-periode Når ordregiver har identificeret det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt skal ordregiver underrette alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. 9

10 Underretningen sker samtidigt og vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, samt hvornår stand-still-perioden udløber. I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne, lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer underskriver ordregiver først kontrakten med den valgte tilbudsgiver 10 dage efter, at underretningen er afsendt til samtlige tilbudsgivere pr. . Sendes underretningen pr. brev med posten, er stand-still-perioden 15 dage. Beregningen af stand-still-perioden regnes fra dagen efter den dag, hvor underretningen er sendt til tilbudsgiverne. Rammeaftalen kan altså underskrives på 11. eller 16. dagen. Stand-still-periodens frister opgøres i kalenderdage. Hvor fristen ender på en lørdag, søndag eller helligdag, forlænges fristen til først kommende hverdag ved midnat. En klage får automatisk midlertidig opsættende virkning, når den er indgivet til Klagenævnet for Udbud inden stand-still-periodens udløb, og der må således ikke underskrives kontrakt, før Klagenævnet har haft mulighed for at udtale sig Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af Rammeaftalen, at annullere udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive annonceret og ledsaget af et brev til tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen Omkostninger ved deltagelse Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver Alternative tilbud Hver tilbudsgiver er kun berettiget til at afgive ét tilbud. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Dette indebærer, at tilbudsgiver ikke må tilbyde flere it-konsulenter end det antal på op til 10 it-konsulenter, ordregiver efterspørger i udbudsmaterialet. Tilsvarende må der ikke indgå andre konsulentkategorier end de definerede konsulentkategorier i udbudsmaterialet, se bilag A Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning. 10

11 Eventuelle forbehold skal tydeligt angives. 1.6 Spørgsmål og rettelser Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål. Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftlig stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser til udbudsmaterialet vil i anonymiseret form blive offentliggjort af MST på: Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af lovgivning vedrørende adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 1.8 Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for 11

12 de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med Tilbudsgivere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med Tilbudsgivere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgivere bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herunder navnlig angiver samtlige priser og at tilbuddene er præcise i enhver henseende. 1.9 Tidsplan Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med følgende tidsplan: 11. december januar 2016 Miljøstyrelsens afsendelse af udbudsbekendtgørelsen til EU-tidende Spørgsmål, jf. pkt. 1.6, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. 27. januar 2016 kl. 12:00 Tilbudsfrist. Udmeldelse om Miljøstyrelsens tildelingsbeslutning. Stand-still-periode 9. februar 2016 begynder (forventet). 22. februar 2016 Stand-still-periode udløber (forventet). 23. februar 2016 Kontraktindgåelse (forventet). 1. marts 2016 Rammeaftalens ikrafttræden (forventet). 12

13 1.10 Udbudsmateriale Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt følgende bilag: Bilag 1: Skabelonpakke til brug for vurdering af tilbudsgiverens egnethed Bilag 2: Udkast til Rammeaftale inkl. bilag Bilag A, Anvendelsesområde Underbilag A.1. ADS systembeskrivelse Underbilag A.2: Skabelon for CV er Bilag B, Timepriser Bilag C, Bestillingsprocedure (Work Order) Bilag D, Informationssikkerhedspolitik for Miljøstyrelsen Bilag E, Databehandleraftale. Bilag 3: Udbudsbekendtgørelse nr. 2015/S