EU-UDBUD 2015/S

Transkript

1 EU-UDBUD 2015/S Varer Offentligt udbud På levering af diabetesartikler til Jysk Fællesindkøb Jysk Fællesindkøb 2015

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af konkrete ordrer Indgåelse af rammeaftalen Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Vareprøver Afprøvning Aftalegrundlag Delaftaler Alternative bud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Ordregivers E-handelssystem Serviceattest Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Tilbudsdisposition Tilbudsliste og kravspecifikation Rammeaftale Parterne Aftalegrundlag Rammeaftalens omfang Aftaleperiode Optioner Kontakt mellem parterne Tildeling af konkrete ordrer Bestilling af varer Levering og leveringsbetingelser Følgeseddel Returvarer Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Persondata Bonusudbetaling til tredjemand E-handel Statistik Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Side 2 af 38

3 23 Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Afhjælpning og ombytning Bevillingskompetence Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Ændringer i rammeaftalen Afvikling af den indgåede kontrakt Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift Bilag Bilag 1 Vejledende tidsplan Bilag 2 Tro og love erklæringer Bilag 3 Referenceliste Bilag 4 Tilbudsliste Bilag 5 Oversigt over vareprøver Bilag 6 Aktindsigt Bilag 7 Konsortieerklæring Bilag 8 Tilbudsliste - Underkriteriet service Bilag 9 Økonomiske oplysninger Side 3 af 38

4 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af test- og injektionsmaterialer (herefter benævnt diabetesartikler) til Jysk Fællesindkøb, herefter kaldet ordregiver. Jysk Fællesindkøb er betegnelsen for et fælles indkøbssamarbejde mellem følgende kommuner: FAVRSKOV HADERSLEV MARIAGERFJORD NORDDJURS REBILD Areal: 540,3 km² Areal: 816,6 km² Areal: 718,3 km² Areal: 721 km² Areal: 621,3 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Antal bevillinger Antal bevillinger Antal bevillinger Antal bevillinger Antal bevillinger Type Type Type Type Type Type Type Type Type Type SKANDERBORG SKIVE SYDDJURS VIBORG Areal: 416,8 km² Areal: 683,4 km² Areal: 689,7 km² Areal: 1.408,9 km² Indbyggere Indbyggere Indbyggere Indbyggere Antal bevillinger Antal bevillinger Antal bevillinger Antal bevillinger Type Type Type Type Type Type Type Type I udbuddet deltager følgende ordregivende myndigheder, der er henhørende under indkøbsfællesskabet. Favrskov Kommune Haderslev Kommune Mariagerfjord Kommune Norddjurs Kommune Rebild Kommune Skanderborg Kommune Skive Kommune Syddjurs Kommune Viborg Kommune 1.2 Udbudsansvarlig Syddjurs Kommune er tovholder på udbuddet. Udbudskonsulent Malle Grimnitz er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrift af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Team Udbud & Indkøb Syddjurs Kommune Lundbergsvej 2, 8400 Ebeltoft indkob@syddjurs.dk Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit Udbuddets omfang Udbuddet omfatter levering af diabetesartikler til borgere jf. Servicelovens 112 samt i mindre omfang levering til ordregivers hjemmesygeplejedepoter. Der efterspørges hjælpemidler indenfor følgende produktgrupper: Side 4 af 38

5 Blodsukkerapparater Teststrimler Fingerprikkere Lancetter Insulinpenne Penkanyler Udbuddet omfatter diabetesartikler og tilbehør i overensstemmelse med definitionen i den gældende servicelov med tilhørende bekendtgørelse. Det bemærkes, at der i henhold til Servicelovens 112 er frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at borgere frit kan vælge anden leverandør end den, kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Borgeren har til enhver tid mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, ordregiver bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel er ordregiver uvedkommende og skal afregnes direkte mellem borger og leverandør. Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis ca. 20 mio. danske kr. ekskl. moms (2014-tal). Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver. Det oplyste antal af bevillinger er et øjebliksbillede og er ikke bindende for ordregiver. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets bilag 4. Kontraktperiode samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 udkast til rammeaftale. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår ligeledes af udbudsmaterialets kapitel 5 udkast til rammeaftale. 1.4 Tildeling af konkrete ordrer Afsnittet udgår 1.5 Indgåelse af rammeaftalen I tilfælde af tilbudsgivers tildeling af rammeaftalen indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale. Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Den udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. Efter kontraktindgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivende myndigheder med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter. Side 5 af 38

6 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og lovbekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Det samlede tilbud skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB, hvorfra det nemt kan udskrives i kopier. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Hvis der er uoverensstemmelser mellem det skriftlige og det elektroniske tilbud, er det elektroniske tilbud gældende. Den vedlagte tilbudsliste og kravspecifikation i bilag 4 og bilag 8 skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Bilagene skal benyttes i uændret form. Der er således ikke tilladt at ændre fortrykt indhold i kolonner/rækker. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. 2.4 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag og vareprøver betragtes som ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver aflyser udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Malle Grimnitz, pr. indkob@syddjurs.dk, med emnet: "Spørgsmål - udbud diabetesartikler 2015 senest den kl Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på senest d Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålenes karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Der opfordres til at spørgsmål stilles løbende, således at eventuelle uklarheder kan afklares hurtigst muligt. Side 6 af 38

7 Det er på tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret på hjemmesiden, da supplerende materiale herunder spørgsmål og svar og eventuelle rettelser udelukkende offentliggøres på hjemmesiden. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet med tilhørende vareprøver skal være mærket: Tilbud EU udbud diabetesartikler og Må kun åbnes af Team Udbud og Indkøb Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den , kl på følgende adresse: Syddjurs Kommune Team Udbud og Indkøb Lundbergsvej Ebeltoft Att.: Malle Grimnitz Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Ved overskridelse af tilbudsfristen returneres tilbuddet i uåbnet stand, såfremt det tydeligt fremgår, hvem afsenderen er. 2.7 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.8 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til og med 180 dage fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen. 2.9 Vareprøver Til brug for vurdering af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet til ordregiver aflevere vareprøver. Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbuddet. Der skal fremsendes/afleveres vareprøver iht. til nedenstående. Hver prøve skal fysisk mærkes med det positionsnummer prøven refererer til på tilbudslisten samt tilbudsgivers varenummer. Fortegnelse over fremsendte vareprøver anføres i bilag 5 med de adspurgte oplysninger. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med den enkelte vareprøve. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og der skal afleveres følgende antal: Minimum 2 stk. blodsukkerapparat pr. positionsnummer i original emballage Minimum 20 stk. teststrimler pr. positionsnummer i original emballage Minimum 10 stk. engangsfingerprikkere pr. positionsnummer i original emballage Minimum 2 stk. flergangs fingerprikkere pr. positionsnummer i original emballage Minimum 20 stk. lancetter pr. positionsnummer i original emballage Minimum 10 stk. penkanyler pr. positionsnummer i original emballage Vareprøverne skal leveres for tilbudsgivers regning og returneres ikke Afprøvning Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden frem til endt tilbudsevaluering. Side 7 af 38

8 Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde flere vareprøver med tilhørende produktdatablade, hvis det er nødvendigt for processen. Ekstra indkaldte vareprøver og produktdatablade skal leveres til den i afsnit 2.6 nævnte adresse inden for 2 arbejdsdage fra dato for rekvirering Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte aftaleperiode Delaftaler Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Der skal derfor afgives tilbud på alle dele af tilbuddet Alternative bud Der må kun afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver og der kan ikke afgives alternative tilbud Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under udbudsmaterialets afsnit 2.19 Udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring. Se bilag 7. Herved erklærer tilbudsgivere, at de i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, og hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Samtidig fremgår det af erklæringen med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere Ordregivers forbehold De anførte beløb og volumen på tilbudslisten er cirka tal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder, og alene tjener til det formål at give tilbudsgivere et indtryk af det potentielle omfang på rammeaftalen. Alle mængder vil som udgangspunkt kunne variere ubegrænset i forhold til det angivne. Den valgte ordregiver må acceptere større eller mindre leverancer i aftaleperioden med baggrund i ændring af behov, frit leverandørvalg samt tilgang henholdsvis afgang af bevillingshavere og/eller leveringssteder. Såfremt der sker lovændringer på området er ordregiver forpligtet til at agere i forhold til disse, derfor forbeholder ordregiver sig ret til at ændre kontraktgrundlag i forhold til lovændringer eller ved væsentlige lovændringer at opsige berørte aftaler, uden at tilbudsgiver kan fremsætte krav herfor. Desuden kan der forekomme bortfald af opgaver i forbindelse med udlicitering med videre og overdragelse af kommunale opgaver til private virksomheder og lignende. Ordregiver har ikke kendskab til planer om udlicitering på området. Ordregiver forbeholder sig ret til at indgå databehandleraftaler i hele kontraktperioden. Side 8 af 38

9 2.16 Tilbudsgivers forbehold Hvis tilbudsgiver mener, at udbudsmaterialet er uklart eller er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 2.5. Tilbudsgiver bør i videst muligt omfang undgå at tage højde for eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet eller tvivl vedrørende dette ved at tage forbehold i sit tilbud Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder mindstekravene i kravspecifikationen og udkastet til rammeaftalen vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå aftale på. Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer, foretaget i henhold til nærværende rammeaftale Ordregivers E-handelssystem Ordregiver anvender ikke e-handel på det udbudte område, men tilbudsgiver skal kunne overføre data til ordregivers e-handelssystem. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver i forbindelse med implementeringsmøderne. Ved kontraktstart anvender følgende af de deltagende kommuner e-handel: Haderslev Kommune: Prisme Indkøb Viborg Kommune: Prisme Indkøb Mariagerfjord Kommune: KMD Opus E-indkøb Skive Kommune: Prisme Indkøb Rebild Kommune: KMD Web Indkøb I det omfang, de deltagende kommuner nu eller fremtidigt i kontraktperioden anvender e- handelssystemer, skal Tilbudsgiver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e-handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. KMD Web Indkøb/KMD Opus E-indkøb Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig KMD WebIndkøb/Opus er: kr. 6849,49 som en éngangsafgift, der dog bortfalder, såfremt man som leverandør allerede leverer elektronisk varekatalog til KMD. Afgiften bortfalder endvidere, såfremt man kan levere varekatalog til KMD via CC Management. Læs mere på Prisme Indkøb CC Management Det kan oplyses, at prisen for at tilmelde sig Fujitsu/CC Management er: kr. 575 månedlig afgift for grundmodul kr. 107 månedlig afgift for varekatalogmodul kr. 86 månedlig afgift pr. kommune man ønsker at sende til. Side 9 af 38

10 Læs mere på Tilbudsgivers udgift i forbindelse med brug af e-handelssystem er ordregiver uvedkommende Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i udbudsdirektivet Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgivers personlige forhold Udfyldt og underskrevet tro og loveerklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) samt opfyldelse af udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2, som skal anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal tilbudsgiver oplyse om virksomhedens egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 9, som skal anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Egenkapitalen for seneste aflagte regnskab skal være på minimum kr ,00 for at tilbuddet kan tages i betragtning. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, som skal anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Hvis tilbudsgiver har eksisteret i mindre end 3 år, skal tilbudsgiver på anden egnet måde dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen, eksempelvis ved fremlæggelse af perioderegnskab, budget eller soliditetserklæring. Side 10 af 38

11 Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer (levering af diabetesartikler) der er udført i løbet af de sidste 3 år til kommuner/kommunale indkøbsfællesskaber med beskrivelse af leverancerne og med angivelse af kundens kontaktoplysninger. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, som skal anvendes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Minimumskravet for at tilbuddet kan tages i betragtning er at tilbudsgiver kan angive mindst 3 sammenlignelige referencer. Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet Tildelingskriterium Rammeaftalen vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud. Nedenstående kriterier lægges til grund for ordregivers vurdering af tilbuddet. Underkriterier Pris Vægtning i procent 50 Evaluering af tilbuddene efter underkriteriet pris foretages på baggrund af de priser, der er oplyst af tilbudsgiver i tilbudslisten, bilag 4, med det i tilbudslisten oplyste skønnede forbrug. Det er et mindstekrav at der afgives tilbud på alle varelinjer. Funktionalitet 35 Ordregiver og dennes brugerrepræsentanter foretager en skønsmæssig brugerorienteret helhedsvurdering af produkternes kvalitet og funktionalitet jf. nedenstående delkriterier samt om produkterne er konstrueret, så de intuitivt kan betjenes på en sikker og brugervenlig måde. Blodsukkerapparater Delkriterie nr. 12 Delkriterie nr. 13 Delkriterie nr. 14 Penkanyler Delkriterie nr. 19 Delkriterie nr. 20 Delkriterie nr. 21 Service Delkriterie nr. 33 Delkriterie nr. 34 Delkriterie nr. 35 Delkriterie nr. 60 Evaluering af tilbuddene efter underkriteriet service foretages på baggrund af ordregivers helhedsvurdering af Tilbudsgivers uddybende besvarelser på ovennævnte delkriterier. Bilag 8 skal benyttes til besvarelse. Side 11 af 38

12 3. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen er en referenceramme for udformningen af tilbud. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbudsmaterialet nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og derved forpligte ordregiver til at afvise tilbuddet. Oplysninger Indledning, herunder angivelse af Tilbudsgiverens navn, adresse, CVRnummer og kontaktperson (herunder og telefonnummer). Resume Kort resumé af tilbuddet. Afsnittet skal indeholde en kort beskrivelse af tilbuddets hovedelementer. Husk at underskrive tilbuddet. Forbehold Eventuelle forbehold. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 2.16 Tilbudsgivers forbehold vedrørende retsvirkningerne af forbehold. Udvælgelseskriterier Udvælgelseskriterier jfr. afsnit 2.19 Underskrevet tro og love erklæring (bilag 2) Udfyldt økonomiske oplysninger (bilag 9) Udfyldt referenceliste (bilag 3) Udfyldt bilag 7 (hvis relevant) Underkriteriet Pris Underkriteriet Pris Bilag 4 Tilbudsliste og kravspecifikation skal udfyldes og vedlægges tilbuddet i Microsoft Excel kompatibelt format og papirformat. Underkriteriet Funktionalitet Underkriteriet Funktionalitet Til brug for vurdering af underkriteriet Funktionalitet bedes tilbudsgiver sammen med tilbuddet vederlagsfrit levere vareprøver iht. de i afsnit 2.9 nævnte produkter. Underkriteriet Service Vareprøver Aktindsigt Underkriteriet Service Til brug for evaluering af underkriteriet service, bedes tilbudsgiver besvare bilag 8 Tilbudsliste - Underkriteriet service. Hvis tilbudsgiver ud over besvarelserne i bilag 8 ønsker at vedlægge egne bilag, der skal indgå i vurderingen af service, bedes der henvist til bilagene under det relevante punkt i bilaget. Tilbudsgiver bærer selv risikoen for, at henvisningen er tydelig. Oversigt over medsendte vareprøver. Bilag 5 skal udfyldes og medsendes. Tilbudsgiver bør ved tilbudsafgivelsen angive, hvorvidt tilbuddet indeholder oplysninger, som i henhold til Offentlighedsloven ønskes undtaget ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet. Tilbudsgiver skal angive en uddybende begrundelse herfor. Fortrykt bilag 6 Aktindsigt udfyldes og vedlægges tilbuddet såfremt Side 12 af 38

13 Persondata og forsikring dette er aktuelt. Tilbudsgiver kan medsende følgende dokumentation, såfremt tilbudsgiver er i besiddelse af dokumentationen på tidspunktet for tilbudsafgivelsen: 1) Godkendelse fra Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr, efter Lov om behandling af personoplysninger jf. 16 i rammeaftalen. 2) Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 millioner danske kr. jf. 25 i rammeaftalen. Side 13 af 38

14 4. Tilbudsliste og kravspecifikation (Eksternt bilag) Side 14 af 38

15 5. Rammeaftale Rammeaftale vedr. levering af diabetesartikler 1 Parterne Nærværende rammeaftale er indgået mellem ORDREGIVER [Navn på den ordregivende myndighed] [Evt. afdeling] [Adresse] [Postnr.] [By] og KONTRAKTHAVER [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] 2 Aftalegrundlag Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud indgået efter udbudsbekendtgørelsesnr. 2015/S Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammeaftale mellem kontrakthaver og ordregiver B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter samt spørgsmål og svar. C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå] E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammeaftalens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i aftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af bevillinger, leveringssteder og leveringsadresser. 4 Aftaleperiode Rammeaftalen er gældende fra den 15. januar 2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 14. januar Ordregiver er imidlertid berettiget til at opsige rammeaftalen med 3 måneders varsel, såfremt en administrativ myndighed, herunder, men ikke begrænset til, Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen eller Europa Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans træffer afgørelse/dom om, at beslutningen om tildeling af rammeaftalen annulleres eller erklæres for uden virkning. Ordregiver er i den forbindelse ikke ansvarlig for driftstab eller andet indirekte tab Side 15 af 38

16 i den resterende aftaleperiode. Ordregivers ret til at opsige gælder uanset, at afgørelsen/dommen ankes. 5 Optioner Ordregiver kan forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder. Såfremt optionen udnyttes, ophører kontrakten uden særskilt varsel ved optionens udløb. De enkelte deltagende kommuner kan benytte optionen individuelt, uden at dette påvirker kontraktvilkårene. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen. På hver af partnernes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 6 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden. Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at borgere samt ordregivers bestillingsenheder mv. kun tilbydes varer som er omfattet af kontrakten. 7 Tildeling af konkrete ordrer Afsnittet udgår 8 Bestilling af varer Varebestillinger skal kunne afgives via e-handel, telefon, mail, bestillingskort, kontrakthavers webshop og fax. Kontrakthaver skal kunne modtage og afsende sikker mail. 9 Levering og leveringsbetingelser Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse og anvist plads, der oplyses af bestilleren. Dette gælder både for levering til depoter/centre og direkte til borgeren. Levering direkte til borgere skal ske efter bevilling og der må kun leveres de i Lov om social service 112 og tilknyttede bekendtgørelse omfattede produkter. Produkter uden for bevilling kan frit leveres efter aftale med borgeren og for borgerens egen regning. Eventuelle udeståender vedr. egenbetaling mellem borgeren og kontrakthaver er ordregiver uvedkommende. Side 16 af 38

17 Det er kun kommunen, der i samråd med borgeren afgør tidspunktet for en evt. udskiftning af et eksisterende produkt. Dette indebærer, at leverandører ikke selv må tage initiativ til fornyelse. Ovenstående vil blive betragtet som misligholdelse af kontrakten, hvis det finder sted. Leveringstiden må maksimalt være 4 arbejdsdage efter bestilling inden kl på alle hverdage, bestillingsdatoen indregnet. Ved nye bevillinger skal der være mulighed for en hastelevering ved bestilling inden kl på alle hverdage. Hasteleveringer skal leveres den efterfølgende arbejdsdag. Der må maks. leveres produkter til 3 måneders forbrug til type 1 diabetikere og til 6 måneders forbrug til type 2 diabetikere. Det er kontrakthavers ansvar at levere i passende pakningsstørrelser, således at produkternes eventuelle dato for holdbarhed ikke overskrides indenfor de 3 og 6 måneder. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art uagtet ordretype. Ligeledes accepteres der ikke nogen form for loft over antallet af hasteordrer eller almindelige ordrer. 10 Følgeseddel Med hver leverance skal der medfølge en følgeseddel. Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EANlokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn. Ved eventuelle restordrer skal det tydeligt fremgå af følgesedlen, hvilke varer der er i restordre og det forventede leveringstidspunkt skal være oplyst. 11 Returvarer Ved fejlbestillinger har ordregiver og borger 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt. Kontrakthaver er desuden forpligtet hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance. Ved fejlleverancer har kontrakthaver pligt til at tage produktet retur, uagtet at emballagen er brudt. Returnering sker for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er desuden forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance, således at produktet er ordregiver og borger i hænde senest 1 arbejdsdag efter anmeldelse af fejlleverance. Konstateres der fejllevering skal kontrakthaver bære alle udgifter vedr. returnering af det fejlleverede produkt. Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt kreditere ordregiver og/eller borger. 12 Fakturering Hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis nedenstående oplysninger mangler, er ordregiver berettiget til at udskyde betalingen indtil disse forhold er bragt i orden. I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Side 17 af 38

18 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde og art af de leverede produkter/ydelser Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Eventuelle ordre-/rekvisitionsnummer Navn og adresse på borgeren Cpr-nummer på borgeren Egen-andel Opdeling Ydelsesmodtager: Ud over ovennævnte oplysninger skal fakturaen påføres ydelsesmodtager, kode 02, i det omfang, det umiddelbart er muligt. Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten. Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Bestillingsenhed: Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Der skal i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. kontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. kontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af kontrakten. Side 18 af 38

19 Opdeling: Den enkelte faktura skal være opdelt i borgere under 18 år og over. Borgere over 18 år skal opdeles i type l og ll diabetes. Egen-andel: Det skal fremgå af fakturaen, om borgers eventuelle egen-andel er fratrukket. 13 Priser For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [indsæt dato] angivne enhedspriser på tilbudslisten. Priserne kan reguleres i henhold til 14 Prisregulering. Såfremt kontrakthaver jf. 30 introducerer erstatningsprodukter/nye produkter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver og borger have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling skal et andet produkt med tilsvarende standard og til maksimum samme pris straks tilbydes. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i 14 vedr. prisregulering. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode. 14 Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer én gang årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 15. januar 2017 og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks, varegruppe 06.1 Medicinske produkter og udstyr, hvor der ses på ændring i procent i forhold til 11. måned året før. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt Kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på Kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + % -sats) / 100. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til indkøbsafdelingerne og de enkelte ansvarlige kontaktpersoner hos de deltagende kommuner. Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. til Indkøbskontoret 14 dage inden ændringens ikrafttræden. Side 19 af 38

20 Der kan ikke prisreguleres med tilbagevirkende kraft. 15 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura. 16 Persondata Kontrakthaver skal i hele rammeaftalens løbetid være godkendt af Datatilsynet til at behandle personlige oplysninger, herunder cpr.nr., efter Lov om behandling af personoplysninger. Kontrakthaver skal til enhver tid på ordregivers anmodning kunne fremvise gyldig godkendelse. Ordregiver forbeholder sig desuden retten til at indgå databehandleraftaler i hele kontraktperioden. 17 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, hvilket berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen med omgående virkning. 18 E-handel I det omfang de deltagende kommuner, nu eller i kontraktperioden, anvender e-handelssystemer, skal kontrakthaver kunne levere elektronisk samhandel ved brug af de enkelte kommuners e- handelssystem dvs. levering af elektronisk varekatalog, mulighed for elektronisk ordreafgivelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data. I forbindelse med kontraktindgåelsen vil ordregiver i samarbejde med kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med kontraktens ikrafttræden. Et godkendt e-katalog i ordregivers e-handelssystem er en forudsætning for kontraktens ikrafttræden. Indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e- handelssystem, forbeholder ordregiver sig ret til at foretage dækningskøb til anden side. De deltagende kommuner godkender individuelt et fremsendt e-katalog. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOUBL. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Der henvises i øvrigt til 12 Fakturering. Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem. Der henvises i øvrigt til 14 Prisregulering. 19 Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på periode, varer, varegrupper, børn og voksne og hhv. type l og ll samt bestiller. Side 20 af 38

21 Det skal være muligt at få en oversigt over bevillinger, der ikke har været aktive i 12 måneder. Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel kompatibelt format. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af levering af diabetesartikler, da kontrakthaver kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere. 20 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers overdragelse af rettigheder og pligter Kontrakthaver kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod gældende udbudsret. Kontrakthaver kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer, efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Kontrakthavers overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen. Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 22 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. 23 Forsinkelse Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf. Side 21 af 38

22 Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. 24 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler. Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger. Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg. Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale. Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af produktfejl, mangler ved leverancen eller kontrakthavers skadevoldende adfærd. Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en samlet årlig forsikringssum på 10 mio. danske kr. Kontrakthavers eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kr. pr. skade. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. Side 22 af 38

23 Opretholder Kontrakthaver ikke forsikring, jf. ovennævnte bestemmelser og betingelser, vil dette af ordregiver blive betragtet som væsentlig misligholdelse. Retsvirkningen heraf vil være, at ordregiver er berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvist med omgående virkning. 26 Afhjælpning og ombytning Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 2 dage efter modtagelse af ordregivers reklamation. Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (ombytning). Ombytning skal foretages senest 2 dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og ombytning. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger. Undlader leverandøren, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. 27 Bevillingskompetence Ordregiver har til enhver tid bevillingskompetencen. Der skal altid foreligge en skriftlig bevilling fra ordregiver før kontrakthaver må levere diabeteshjælpemidler til borgerne. Kontrakthaver må kun udlevere diabeteshjælpemidler til borgerne i henhold til specifikationerne fra bevillingen og/eller i forhold til det aftalte sortiment. Ved behov for ændring af bevilling, skal kontrakthaver henvise borgeren til bevillingsmyndigheden hos den pågældende kommune. Bevillingsmyndigheden vil herefter foretage en vurdering af borgerens behov. Ved ændringer i eksisterende bevillinger vil borgeren og kontrakthaver modtage en ny bevilling. Indholdet på bevillingerne vil være forskellige fra kommune til kommune. Ligeledes har kommunerne forskellig visitationspraksis og serviceniveauer. Kontrakthaver skal til enhver tid kunne håndtere disse forskelligheder. Kontrakthaver har ingen indflydelse på hvilke produkter ordregiver vælger at visitere til. 28 Konkurs m.v. Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for ordregiver i kontraktperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen. Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. Side 23 af 38

24 29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: Årsagen til force majeure situationen Forventet varighed af force majeure situationen Indsats fra kontrakthavers side for at kunne genoptage leveringen. 30 Ændring af produktsammensætning Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet. Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling, eller på anden måde, substituerer tilbudte produkter med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter. Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser. 31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Endvidere finder bestemmelsen ikke anvendelse i henseende til borgere med bevilling i henhold til servicelovens 112 på diabetesartikler, som ønsker at benytte det frie valg. Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed. Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere, der forestår bevilling af diabetesartikler under denne aftale, samt for de medarbejdere, der har det økonomiske ansvar for rammeaftalen. Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne aftales indhold. Dette gælder også efter aftalens udløb. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen med omgående virkning. Side 24 af 38