Formanden bemærkede, at der ved ØR1 er en fin sammenhæng mellem forbrug og primobudget (afvigelse på under 1 pct.) for Administrationscenter Health.

Transkript

1 Møde den: 7. juni 2018 kl Katrinebjergvej 89F, bygning 5132, lokale 133 Samarbejdsudvalget, Administrationscenter Health Dagsorden Deltagere: Nikolaj Harbjerg, Søren Dam, Mads Rasmussen, Antonio Sylvester Vethanayagam, Nete R. Dorff-Hansen, Lotte Westerby, Nanna Elsøe Pedersen, Karoline Engsig-Karup, Henriette Stevnhøj, Lene Bøgh Sørensen, Simon Bygdin Deltagere fra LAMU: Inger Rønde Jeppesen, Birgitte R. Eriksen, Michael Andersen, Kim Fris Pedersen Afbud: Emil Hornung-Nissen, Conor Leerhøy, Birgit Honoré Sekretariat: Ulrik Birk Therkelsen 1. Godkendelse af dagsorden Formanden bød velkommen og foreslog, at såfremt behovet opstår i fremtiden, vil LSU også kunne mødes på ad hoc basis, i tillæg til de allerede planlagte møder. Der lægges stor vægt på et tæt og dynamisk samarbejde i LSU. LSU-møde Dato: 7. juni 2018 Ref.: UBT Side 1/6 LSU havde ingen yderligere bemærkninger til dagsordenen. 2. Økonomi Formanden bemærkede, at der ved ØR1 er en fin sammenhæng mellem forbrug og primobudget (afvigelse på under 1 pct.) for Administrationscenter Health. Der arbejdes fortsat på udmøntningen af de årlige besparelser på 2 pct. på administrationen, hvilket medfører et stadigt stigende behov for at fokusere aktiviteten på leverance af basale administrative ydelser. Når der efterspørges administrativ understøttelse til større projekter, strategiske satsninger mv. er det således en naturlig medfølgende overvejelse, hvorledes finansieringen hertil tilvejebringes. En yderligere konsekvens af de løbende rammereduktioner vil for fremadrettet være dialog med brugerne om forskellige aspekter forbundet med leverance af administrative ydelser og ledelsesinformation, herunder med fokus på hvad der reelt efterspørges og opleves som værdiskabende. Henriette Stevnhøj bemærkede, at en dialog med brugerne ift. administrationens ydelser og præcisering af, hvad der reelt efterspørges, også i nogle tilfælde kan lede til, at der skabes en forventning om, at administrationen leverer endnu mere omfangsrige ydelser, end hvad der tilsigtes.

2 Hertil bemærkede formanden, at vi ikke kan levere alt, og at administrationen kan spille sig selv på banen ved at hjælpe med at afdække de reelle behov. Side 2/6 3. Status på lønforhandlingsrunden Grundet administrationschefskiftet opleves en mindre forsinkelse ift. lønforhandlingsrunden. Formanden påpegede, at processen mestendels er velkendt. Der opereres med en fast økonomisk ramme på 0,7 pct. af lønsummen, som ikke kan sprænges. Formanden antager, at kriterierne er velkendte og oplyste om, at der er igangsat en dialogproces mellem tillidsrepræsenter og funktionschefer i forbindelse med lønforhandlingsrunden. I den forbindelse nævnes der ift. dialogprocessen, at der er tale om en forventningsafstemning og ikke en egentlig forhandling. Søren Dam gav udtryk for, at dialogen med funktionscheferne i denne forbindelse har været en positiv oplevelse, hvilket Karoline Engsig-Karup var enig i. Karoline Engsig- Karup tilføjede, at det er positivt at få nogle ord sat på hver ansøgning, uanset om man er enig eller ej, da der i nogle tilfælde kan være en distance mellem tillidsrepræsentanterne og nogle af dem, som de repræsenterer. Henriette Stevnhøj nævnte, at eftersom hun repræsenterer selvforhandlende medarbejdere, er det svært at vurdere virkningen af dialogprocessen. Yderligere spurgte hun ind til om aftaler for de selvforhandlende ifm. lønforhandlingsrunden, allerede er indgået på forhånd. Hertil svarede formanden, at ingen aftaler er indgået på forhånd. Selve beslutningen ligger hos administrationschefen og ikke ved de enkelte personaleansvarlige. Administrationschefen lægger dog stor vægt på input fra funktionscheferne. 4. MUS: Opstart, fokuspunkter Det er svært at udvælge enkelte supplerende fokuspunkter ifm. MUS, da behovet kan variere meget afdelinger og enkelte medarbejdere imellem. Formanden understregede dog vigtigheden i, at LSU bliver hørt i denne sammenhæng. Søren Dam nævnte trivsel som et muligt emne, idet der er flere afdelinger, som har stressramte medarbejdere. Karoline Engsig-Karup støttede op om Søren Dams forslag og understregede, at der bør vær et fokus på trivsel. Karoline Engsig-Karup bemærkede yderligere, at på trods af den nylige besparelsesproces, bør det stadig være rart at arbejde i Administrationscenter Health. Formanden var enig i, at trivsel er et yderst vigtigt emne og pointerede, at emnet er en naturlig del af MUS. Lene Bøgh Sørensen påpegede, at der i dialogen om trivsel, kan tages afsæt i handleplaner fra den psykiske APV. Hertil bemærkede Karoline Engsig-Karup, at

3 handleplanerne kan virke fjerne for den enkelte medarbejder. Formanden nævnte, at handleplanerne er meget fokuseret på gruppen, imens MUS er mere fokuseret på individet. Yderligere nævnte formanden, at et nyt fællesarrangement har været diskuteret i funktionschefkredsen. Trivsel og arbejdsglæde kunne evt. være et tema på sådan et fremtidigt arrangement. Side 3/6 Lene Bøgh Sørensen spurgte i LSU, om der var erfaringer med GRUS, hvortil Simon Bygdin bemærkede, at Rengøring har erfaring med konceptet. Afslutningsvis bemærkede formanden, at han både vil understrege vigtigheden af emnet trivsel ifm. MUS, samt gøre opmærksom på GRUS-konceptet, over for funktionschefkredsen. 5. Drøftelse vedr. tilpasning af arbejdsopgaver efter personalereduktion Formanden bemærkede, at man løbende bør observere tilpasningen af arbejdsopgaver for at sikre, at medarbejderne i Administrationscenter Health, efter personalereduktionen, ikke blot skal løbe stærkere. Formanden har spurgt funktionschefkredsen om, hvad de har gjort i afdelingerne i denne forbindelse, og tilbagemeldingen har været, at man bl.a. arbejder med optimering af sagsgange ligesom der er konstateret gevinster ved digitalisering af processer. Mads Rasmussen informerede om, at man hos HE IT-support arbejder på at indføre ITIL, som er en arbejdsstandard, der vil optimere måden man arbejder med sager. Yderligere nævnte Mads Rasmussen, at man ønsker at give slutbrugerne flere værktøjer mellem hænderne i form af selvbetjeningsløsninger. I forbindelse med arbejdet med at optimere sagsgange via fx standardløsninger, skabeloner og digitalisering, spurgte formanden om LSU s opfattelse ift. om disse initiativer har medført, at der arbejdes smartere i Administrationscenter Health. Karoline Engsig-Karup bemærkede, at det kan være svært for den enkelte medarbejder at vurdere, om man er begyndt at arbejde smartere, hvorfor man evt. bør blive bedre til at synliggøre succeserne. Formanden udtrykte enighed med denne pointe og understregede, at med fokus på det værdiskabende arbejde, skal man huske at fejre succeserne. Lotte Westerby nævnte, at HE HR opererer med en praleliste, som er en liste, som netop synliggør, når man lykkes med værdiskabende projekter. Nanna Elsøe Pedersen nævnte, at man hos HE Økonomi arbejder med en gennemsigtig cylinder, hvori man kommer bolde, når man når i mål med fx procesoptimeringsopgaver. Formanden bemærkede, at det handler om anerkendelse ift. at synliggøre succeser, og at han vil bringe dette fokus videre til funktionschefgruppen.

4 Vedrørende den fortsatte forventede afgang på 8 årsværk i Administrationscenter Health inden 2022, efterspurgte Søren Dam en status ift., hvorvidt dette stadig er planen. Hertil svarede formanden, at han ikke ønsker at tage stilling til dette, før han har et overblik over budgettet for administrationscenter Health. Formanden bemærkede yderligere, at han håber, at de foreløbige budgettal når de foreligger i efteråret vil vise, at administrationscenterets tilpasninger betyder, at man ikke behøver at tilpasse yderligere. Formanden understregede, at han meget nødigt vil bringe uansøgte afskedigelser i spil. Side 4/6 6. Persondataforordning Formanden nævnte, at emnet persondataforordning er yderst aktuelt netop nu. Emnet har affødt stor aktivitet i de enkelte afdelinger, hvor oprydning, både fysisk og digitalt, fylder meget. Flere afdelinger har bl.a. haft oprydningsdage, og formanden opfordrede til, at man også udnytter stille perioder til denne oprydning. Yderligere understregede formanden, at det fremadrettet er yderst vigtigt at have processer der er i overensstemmelse med persondataforordningen. Formanden nævnte, at der er udsendt et link til e-læringskursus om persondatabeskyttelse til medarbejderne i Administrationscenter Health. Kurset er obligatorisk for næsten alle medarbejdere, og for de medarbejdere, som er forpligtet til at gennemføre kurset, nærmer vi os en gennemførselsprocent på næsten 100. Yderligere er der nedsat AU-fælles arbejdsgrupper indenfor Økonomi, HR og Studier, som arbejder med journalisering/esdh. Der udbydes løbende kurser vedr. brug af Workzone, men der er for tiden ventetid til disse kurser. 7. Task force vedr. undervisningslokaler Grundet en udvikling med færre undervisningslokaler og auditorier end tidligere og samtidig flere studerende på fakultetet, er der nedsat en HE-lokal task force, som arbejder med denne logistiske udfordring. Indikationerne fra dette arbejder tyder på, at der matematisk set er tilstrækkeligt med lokaler (der kan dog være perioder med spidsbelastninger og andre forhold, som gør billedet mere komplekst) dog med den virkning, at undervisningsskemaer kan blive ændret. Undervisning kan afholdes mellem mandag til torsdag og mellem om fredagen. Tilpasningen til færre lokaler vil medføre en betydelig besparelse. 8. Evt. 9. Fællesmøde med LAMU kl. (ca ) Formanden ønskede at høre LSU s mening om en potentiel sammenlægning af møderne i LSU og LAMU. Formanden bemærkede, at det vil være en god ide, hvis både tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter har viden om, hvad der

5 foregår i henholdsvis LSU og LAMU. Yderligere bemærkede formanden, at der er et vist overlap imellem de to udvalg og indholdet af deres møder, hvilket især for den nærmeste fremtid er aktuelt i form af arbejdet med APV. Formanden nævnte, at man i fx kommuner og regioner har arbejdet med et énstrenget system, og andre steder på AU er man allerede i færd med at holde fællesmøder. Formanden påpegede, at der, på trods af forskelle imellem henholdsvis LSU og LAMU og tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter, stadig er et vist overlap, hvorfor en sammenlægning vil give god mening og yderligere medføre en tidsbesparelse i form af mindre mødeaktivitet. Side 5/6 Hertil bemærkede Søren Dam, at et vist overlap kan give mening, herunder fællesmøder vedr. APV. Dog understregede Søren Dam samtidig, at der er forskel på LSU og LAMU og på det at være tillidsrepræsentant kontra arbejdsmiljørepræsentant. Kim Fris Pedersen påpegede, at både LSU og LAMU er omfattet af tavshedspligt, hvilket kunne tale for en sammenlægning og således formindske mødeaktiviteten. Karoline Engsig-Karup ytrede, at hun ikke har en stærk holdning til mødestrukturen, men at hun kan se en pointe i at minimere antallet af emner, som man drøfter mere end én gang. Lotte Westerby udtrykte enighed i formandens synspunkt ift. mødestrukturen. Henriette Stevnhøj bemærkede, at forslaget giver mening ud fra et lean-synspunkt, men påpegede samtidig at der ikke er et sammenfald i henholdsvis LSU og LAMU, idet LAMU-medlemmerne ikke nødvendigvis er organiserede. Hertil bemærkede formanden, at man ikke behøver at være organiseret i hverken LSU eller LAMU, hvilket Søren Dam udtrykte uenighed i. Søren Dam påpegede, at man i LAMU er valgt, imens man er udpeget til LSU af en faglig organisation. Nete R. Dorff-Hansen bemærkede, at man i HE Fakultetssekretariatet aldrig har lagt til grund, at man skal være organiseret. Drøftelsen endte med, at formanden opfordrede medarbejderrepræsentanterne til at drøfte emnet uden arbejdsgiverrepræsentanterne og komme med en samlet tilbagemelding, da der er divergerende holdninger. Formanden vil derefter drøfte emnet med Søren Dam. Vedrørende arbejdsmiljøstatistik og sygefravær bemærkede formanden, at tallene ser fornuftige ud ift. både sygefravær og antallet af rådgivningsforløb, og at man arbejder med de centralt besluttede temaer. I forhold til Psykisk APV 2019 er denne proces slået sammen med den fysiske APV. Det understreges her, at den psykiske APV er fortrolig og med fuld anonymitet. Det overvejes i øjeblikket, om man bør arbejde med fakultetsspecifikke spørgsmål. Selve spørgeskemaundersøgelsen finder sted i perioden 25. februar marts 2019, og man forventer at kunne offentliggøre resultaterne primo april Lene Bøgh Sørensen bemærkede, at der på AU s APV-hjemmeside nævnes en ny og mere enkel model for den kommende APV. Lene Bøgh Sørensen efterspurgte en uddybning ift., hvad forskellen er på denne nye model sammenlignet med 2016-

6 modellen. Hertil svarede formanden, at 2019-modellen vil indeholde færre spørgsmål og gerne skulle gøre det mere klart for brugerne hvad de rent faktisk svarer på. Inger Rønde Jeppesen udtrykte bekymring ift. sammenlægningen af den psykiske og den fysiske APV og det potentielt store omfang af et samlet spørgeskema og en endelig rapport. Hertil bemærkede formanden, at arbejdet vil udmønte sig i to individuelle rapporter. Side 6/6