Polymermodellen midlertidig model for foreninger og borgeres brug af Polymeren i Årslev

Transkript

1 Polymermodellen midlertidig model for foreninger og borgeres brug af Polymeren i Årslev Polymeren er et offentligt område og kommunalt ejede bygninger. De nuværende aktører, grupper, foreninger der har benyttet Polymeren i opstartsfasen er en meget bred og varieret gruppe, og er ikke umiddelbart folkeoplysende foreninger, men alle med et almennyttigt og non-profit formål. Det kan være at nogle ønsker at blive godkendt som folkeoplysende forening hen ad vejen og andre ikke. Lokalerne/hallerne i Polymeren har umiddelbart en forholdsvis ringe standard sammenlignet med andre kultur- og fritidslokaler, som kommunen stiller til rådighed for kultur- og foreningslivet. Lokalerne har en meget rå karakter, generelt uden varme, betongulve, mangel på toilet og badeforhold, mm. Disse forhold bør tages i betragtning ved udlejning og prisniveau. Virksomheder der ønsker at leje sig ind til erhvervsformål betaler 150 kr. pr. m2 ekskl. Forbrug, i de arealer hvor der ikke er varme. Spilfabrikken er en forening ( skole med et uddannelsesformål), som har ca. 500 m2 primært opvarmede kontorlokaler til rådighed til en lejepris på kr. årligt + forbrug på kr. Det svarer til en m2 pris på ca. 200 kr. pr. m2 inkl. forbrug. Folkeoplysningsloven giver godkendte folkeoplysende foreninger mulighed for at få stillet kommunale lokaler til rådighed. I Faaborg-Midtfyn er der dog pålagt et gebyr for brug af kommunale lokaler jf. Folkeoplysningsloven se bilag 2 gebyrmodel. Det koster i 2017-priser 81,90 kr. pr. m2 pr. år for en forening at have brugsretten til et kommunalt lokale jo flere foreninger der deler lokalet desto billigere bliver prisen. Foreninger der anvender et kommunalt lokale (f.eks. skolelokaler, Byskolen i Faaborg, mm) til møder, enkelt arrangementer, mm får stillet lokalerne vedlagsfrit til rådighed. Gymnastiksale koster dog 57,50 kr. pr. time at leje. Jf. bilag 2 og gebyrmodellens 4, så skal foreningerne selv stå for rengøring, mens ind- og udvendig vedligeholdelse afholdes af kommunen. Polymermodellen skal foreløbig være gældende i 3 år fra den 1. august 2017 til den 31. juli På baggrund af modellen skal der indgås en brugsaftale mellem kommunen den nystiftede forening Polymeren i Polymeren, som vil varetage alle medlemsbetalinger, foreningsdrift, kontakt til kommunen, udvikling af aktiviteter i samarbejde med div. grupper og foreninger, mv. I modellen foreslås det at: Foreningen opkræves gebyr for brug af et areal på ca m2 tallet dækker ikke over konkrete m2, men kan fleksibelt fordeles over de til en hver tid ledige m2 på hele Polymeren efter behov. Der opkræves et gebyr på 50 kr. pr. m2 jf. lokalernes blandede beskaffenhed Forbrug afholdes af kommunen. Indvendig vedligehold/investeringer afholdes af foreningen/brugerne evt. via ansøgninger til eksterne fonde, virksomheder eller kommunens puljer. Udvendig vedligehold afholdes af kommunen. Rengøring og oprydning er foreningens ansvar. 1

2 Større bygnings-ændringer skal godkendes kommunen afd. Ejendom. Foreningen Polymeren er ikke en folkeoplysende forening, og derfor vil kommunens lejeindtægt fra foreningen kunne gå til driften af Polymeren. I tilfælde af at folkoplysende foreninger ønsker at leje sig ind hos Foreningen Polymeren, vil disse foreninger have mulighed for at søge lokaletilskud til deres udgifter i forbindelse med leje. 2

3 Bilag 2 Gebyrmodel for benyttelse af kommunale klublokaler for foreninger og aftenskoler i Faaborg-Midtfyn Kommune Gebyrmodel revideret pr. 1. januar 2017 Sag: P Theis Bavnhøj Hansen, By, Land og Kultur Gebyr pålignes klublokaler, som en eller flere foreninger har rådighed over. Lokaler, der står til rådighed for mange foreninger, eller bruges af f.eks. skoler i dagtimerne, og ikke administreres af foreningerne selv, er ikke omfattet af ordningen f.eks. klasse-/faglokaler på skoler. 1.1 Der skal indgås kontrakt eller brugsaftale mellem foreningen og kommunen for lokaler hvor der opkræves gebyrer. 2. Foreningen opkræves et gebyr på 75 kr. pr. kvadratmeter for klublokaler (2011-pris). Arealet opgøres som indvendige mål. 2.1 Gebyret er faldende, hvis flere foreninger deles om det/de samme lokaler efter følgende model: 1 forening betaler 100 % af gebyret (jf. ovenstående kvadratmeterpris) 2 foreninger betaler hver 65 % af gebyret 3 foreninger betaler hver 45 % af gebyret 4 eller flere foreninger betaler hver 35 % af gebyret 2.2 Gebyrerne reguleres årligt med den almindelige prisfremskrivning. 2.3 Der ydes ikke lokaletilskud jf. Faaborg-Midtfyn-Ordningen til de opkrævede gebyrer. 2.4 Har foreningen omklædnings- og badefaciliteter, fratrækkes arealet fra disse i arealopgørelsen, idet der opkræves betaling for brug af omklædnings-/ og badefaciliteter. 3. Gebyr for brug af omklædnings- og badefaciliteter sættes til kr. pr. forening (2011-pris). (Et gebyr af tilsvarende størrelse opkræves af de foreninger, der benytter omklædningsrum på skoler. Foreninger der benytter omklædningsrum i idrætshaller betaler tilsvarende beløb.) 4. Alle foreninger i kommunale klublokaler skal selv stå for rengøring, men har mulighed for at få lokaletilskud til denne udgift gennem Faaborg-Midtfyn Ordningen (kun folkeoplysende foreninger). Vedligeholdelse afholdes af kommunen. Der kan laves særlige aftaler lokalt. 5. For bådepladser i Faaborg Havn opkræves der et gebyr på kr. pr. bådeplads (2016-pris). 6. Ordningen træder i kraft 1. januar 2017, og afløser dermed gebyr-ordningen fra Gebyrmodellen har været i høring hos Folkeoplysningsudvalget, og vedtaget af Kultur-og Fritidsudvalget d. 2. november

4 Note: Den afgående gebyrmodel har kørt siden 1. januar Revisionen af modellen vil gøre det mere attraktivt for flere foreninger at dele et klublokale. Et af formålene med gebyrmodellen er at ligestille foreninger i kommunale klublokaler med foreninger der ejer og har udgifter til egne klublokaler. Folkeoplysningsloven giver mulighed for at opkræve folkeoplysende foreninger et gebyr for benyttelse af kommunale lokaler. Gebyret må ikke overstige de faktiske udgifter. Det opkrævede gebyr skal tilfalde Folkeoplysningsudvalgets pulje til lokaletilskud til de øvrige foreningers egne eller lejede lokaler for at nedbringe denne udgift jf. Folkeoplysningsloven. 4

5 Udkast til Vedtægter for foreningen Polymeren 1. Foreningens navn og hjemsted 1.1 Foreningens navn er: Polymeren 1.2 Foreningens hjemsted er: Stationsvej 69, Årslev 2. Foreningens formål 2.1 Foreningens formål: Foreningen Polymeren ønsker at skabe et levende og åbent miljø med en bred palette af aktiviteter til gavn for byen og for beboere i nærområdet. Foreningen skal desuden understøtte en bæredygtig drift af Polymeren. 3. Medlemskab 3.1 Foreningen optager som medlem enhver der tilslutter sig foreningens formål. 4. Generalforsamlingen 4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed 4.2 Bestyrelsen indkalder generalforsamlingen med mindst 14 dages varsel. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest i 4. måned. 4.3 Dagsorden for ordinær generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Årsberetning samt godkendelse heraf 3. Fremlæggelse af regnskab, budget og kontingent samt godkendelse heraf. 4. Indkomne forslag. Forslag skal være indkommet senest en uge før generalforsamlingen. 5. Valg til bestyrelse 6. Valg af revisore 7. Eventuelt 4.4 Alle beslutninger på en generalforsamling træffes ved almindeligt stemmeflertal med undtagelse af vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning. 4.5 Alle medlemmer har stemmeret (1 stemme). 4.6 Det er muligt at stemme ved skriftlig fuldmagt Generalforsamlingen kan i særlige tilfælde dispensere fra ovenstående. 5

6 4.7 Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Han må ikke være medlem af bestyrelsen. 4.8 På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen ved formanden beretning om foreningens virksomhed. 4.9 Afstemninger skal ske skriftligt såfremt blot ét af de fremmødte medlemmer ytrer ønske her om. 5. Foreningens bestyrelse 5.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen. 5.2 Bestyrelsen består af 8 medlemmer og 3 suppleanter. 5.3 Halvdelen af foreningens bestyrelse er på valg hvert år 5.4 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer og fastsætter selv sin forretningsorden. 5.5 Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper mm. 6. Tegningsret 6.1 Foreningen tegnes af formanden og kassereren for bestyrelsen i forening eller ved en af disses forfald af formanden eller kassereren i forening med 1 bestyrelsesmedlem. 7. Kontingent 7.1 De årlige kontingenter godkendes af generalforsamlingen. 7.2 Kontingentet for det kommende år fastsættes på generalforsamlingen Der kan tegnes forskellige medlemsskaber. Et passivt medlemskab for dem der ikke benytter Polymeren, men blot ønsker at støtte foreningens arbejde. Et børne-unge-medlemskab op til og med 15 år, et voksenmedlemsskab, samt et familiemedlemsskab. Lav et notat/bilag til vedtægterne, hvor priserne foreslås f.x. 150 kr. for passive medlemmer, 150 kr. for børn, 300 kr. for voksne, 600 kr. for familier Foreninger eller andre frivillige/almennyttige aktører kan leje sig ind på timebasis prisen fastsættes på generalforsamlingen. 7.3 Det er et krav at være medlem for at afholde arrangementer i fælleslokaler eller benytte Polymerens andre fællesfaciliteter. Ellers skal der betales timepris jf Vedtægtsændringer 8.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af generalforsamlingens fremmødte medlemmer. 6

7 9. Ekstraordinær generalforsamling 9.1 Indkaldelse sker, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis 1/3 af medlemmerne ønsker det. Indkaldelse med dagsorden sker med mindst to ugers varsel og senest fire uger efter, at der er indgået ønske om det. 10. Regnskab og økonomi 10.1 Regnskabsåret følger kalenderåret Det reviderede regnskab med kommende års budget skal være fremsendt til medlemmerne senest 14 dage før den ordinære generalforsamling Det påhviler kassereren at indkassere indtægter og betale de af bestyrelsen godkendte udgifter. Indtægter og udgifter føres i kassebog Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisoren ønsker det Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse Et evt. overskud i foreningen skal gå til forbedring af fællesarealer og afholdelse af aktiviteter i forhold til foreningens formål. 11. Opløsning 11.1 Opløsning af foreningen kræver et flertal på 2/3 af generalforsamlingens eller den ekstraordinære generalforsamlings fremmødte medlemmer. Opløsningen skal herefter godkendes på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling Ved opløsning af foreningen skal foreningens midler overdrages til almennyttige formål i lokalområdet. 12. Arrangementer 12.1 Det påhviler bestyrelsen i samråd med den kommunale administrator at godkende retningslinjer for afholdelse af arrangementer på Polymeren som følge af kontraktmæssige forhold med grundejeren. 13. Daglig brug af lokalerne på Polymeren 13.1 Alle daglige brugere af huset skal være medlemmer af foreningen. Øvrige foreninger kan dog leje sig ind på timebasis se Det er foreningens bestyrelse i forening med administrator, der giver 7

8 tilladelse til brug af lokalerne i henhold til formålet. Medlemmer kan dog invitere gæster til at bruge stedets faciliteter mod betaling i kortere perioder så længe det ikke er til gene for stedets andre brugere eller er til skade for huset og dets øvrige formålsbestemte aktiviteter Ikke-medlemmer kan bortvises, af foreningens medlemmer jfr. ovenstående. 14. Eksklusion af medlemmer 14.1 Medlemmer der laver aktiviteter der er til skade for foreningen kan ekskluderes ved 2/3 s flertal i bestyrelsen i henhold til foreningens formål. 15 Vedligeholdelse af Polymeren 15.1 Det er samtlige medlemmers ansvar at Polymeren til enhver tid er præsentabel for besøgende. Der skal ryddes op efter brug, der er til gene for husets andre brugere eller er til skade for huset og dets øvrige formålsbestemte aktiviteter Ved længerevarende projekter eller lignende kan der efter nærmere aftale ses bort fra ovenstående Stedets daglige brugere forventes at løse akutte problemer der er til skade for stedet. Dog skal kommunen og bestyrelsen kontaktes, såfremt der er tale om alvorlige skader eller store udgifter. 16 Byggeprojekter 16.1 Det er alene bestyrelsen i tæt samråd med den kommunale administrator, der giver tilladelse til mere omfattende byggeprojekter på fælles- og udendørsarealer Det er muligt at få evt. udgifter til byggeprojekter dækket, såfremt de er godkendt af bestyrelsen, og at der er økonomi til projektet. Vedtægter godkendt på den stiftende generalforsamling d. x Dato: Formand [xx] Kasser [xx] 8