DGI - GEVINSTREALISERING

Transkript

1 DGI - GEVINSTREALISERING v. Martin Eberhard Vingsted d. 18. november 2014

2 01. Forståelse og mindset. Gevinster og leverancer 02. Før projektet starter 03. Undervejs i projektet 04. Efter projektet 2

3 Hvad vil du gerne have ud af de næste to timer og tage med herfra? Hvilke gevinster? 3

4 Mindset!! Leverancer og gevinster 4

5 HVORFOR PROJEKTER OG GEVINSTER? 5

6 GEVINSTER! 6

7 PARADIGME-SKIFT Leverancer Gevinster TID KVALITET PRIS

8 GEVINSTER! 8

9 Hvad er et projekt? 9

10 GEVINSTER SKABES I BASIS- ORGANISATIONEN Tid Leverance Projektorganisation Pris Kvalitet Gevinstrealisering Basisorganisation 10

11 Før projektet starter! 11

12 Leverancer og gevinster og det der binder dem sammen! 12

13 LEVERANCER KARAKTERISTIKA Noget, der kan udvikles/bygges/erhverves, normalt uden for det miljø, hvori det vil blive indlejret, og hvor gevinsterne vil blive realiseret Leverancer kan udvikles af projekter, eksterne leverandører, naboafdelinger osv. Leverancer er meget konkrete, noget der kan lægges på et bord, noget vi kan gå rundt om Leverancer beskrives med navneord (sæt en eller et foran): En (markedsføringsplan, strategi, standard ) Et (it-system, et måleværktøj, kvalitetssystem )

14 GEVINSTER KARAKTERISTIKA Et resultat af en forandring, der opfattes som positivt af en eller flere interessenter Gevinster fortæller hvorfor vi vil en forandring Gevinster beskrives ofte med tillægsord, fx: Højere (indtjening, kundetilfredshed ) Flere (gennemløb pr time, kunder ) Bedre (kvalitet, information ) Billigere (husleje, komponenter ) Hurtigere (sagsbehandlingstid, ) Lavere (omkostninger) Færre (ressourcer, sagsbehandlingsled )

15 GEVINSTER KARAKTERISTIKA Slutgevinster skal være Nødvendige for at opfylde målet Tilstrækkelige til at opfylde målet Komplementære i forhold til de andre gevinster der bidrager til målet Lakmusprøven Mindst én interessent vil opfatte det positivt Værdien vil fremkomme gradvist Starter med et tillægsord der sætter retning på gevinsten Vi kan måle den og fastlægge en baseline

16 FORRETNINGSFORANDRINGER KARAKTERISTIKA En forandring, der sker inden for organisationen, ofte i form af en ny måde at arbejde på eller en ny organisationstilstand Overdragelse/organisatorisk implementering af projektets/programmets leverancer der sikrer at vi kan anvende en ny leverance Forretningsforandringer og overdragelsesaktiviteter beskrives ofte med udsagnsord, typisk en handling (sæt jeg/vi skal/må/bør foran): Aftale (nye snitfalder med naboafdelingen ) Uddanne (medarbejdere i de nye værktøjer ) Implementere (den nye standard ) Installere (det nye it system hos alle samarbejdsparter )

17 GEVINSTPROFILER SKAB OVERBLIKKET! Gevinstnavn (& Nr.) Beskrivelse: hvordan vil den opstå? Ejer/gevinstansvarlig Hvor vil den vise sig Hvem skal modtage gevinsten? Gevinst vil vise sig fra Understøtter (mål, slutgevinster, mellemliggende gevinster) Understøttende (mellemliggende gevinster, forretningsforandringer, [leverancer]) Risici mod opfyldelse Måleenhed (Baseline Inkl. definition af baseline) Baseline dato el. Tidsrum Målsætning Fra hvornår vil gevinsten vise sig (dato el. hændelse) Målsætning dato el. tidsrum (hvornår forventes gevinsten nået) Hvem skal der rapporteres til og hvor tit Indikatorer og deres måling 18

18

19 Øvelse! 20

20 IDENTIFIKATION AF GEVINSTER GEVINSTKORTLÆGNING LEVERANCER FORRETNINGS- FORANDRINGER GEVINSTER VISION OG MÅL

21 IDENTIFIKATION AF GEVINSTER GEVINSTKORTLÆGNING LEVERANCER FORRETNINGS- GEVINSTER SAGS- FORANDRINGER BEHANDLINGS- SYSTEM UDDANNELSES- PLAN UDDANNELSE AF MEDARBEJDERE I IT-SYSTEM ØGET KUNDE- TILFREDSHED VISION OG MÅL ARBEJDSGANGS- BESKRIVELSE ETABERING AF NYE ARBEJDSGANGE FÆRRE FEJL I SAGS- BEHANDLINGEN

22 1. Opgave Før projektet starter! 1) Beskriv de ønskede gevinster som projektet skal sikre! 2) Beskriv de leverancer, som kommer ud af projektet! 3) Beskriv de forretningsforandringer, der skal sikre at leverancerne kan omdannes til gevinster! Tag afsæt i et konkret projekt! 23

23 Undervejs I projektet 24

24 GEVINSTER SKABES I BASIS- ORGANISATIONEN Tid Leverance Projektorganisation Pris Kvalitet Gevinstrealisering Basisorganisation 25

25 PROJEKTLEDELSE OG GEVINSTLEDELSE Projektledelse gennemføres i en projektorganisatorisk sammenhæng Gevinstledelse gennemføres i en basisorganisatorisk sammenhæng

26 Governance - de organisatoriske og styringsmæssige konsekvenser 27

27 GOVERNANCE DEN GEVINSTANSVARLIGES ROLLE En hvert projekt bør udnævne en gevinstansvarlig Den gevinstansvarliges opgave er at realisere gevinstsiden i projektets business case gennem forandringsledelse og organisatorisk implementering Den gevinstansvarlige er placeret i basisorganisationen, da det er her gevinsterne skal realiseres Karakteristika for den gevinstansvarlige er bl.a.: Bestrider en lederfunktion i basisorganisationen Høster stor faglig og personlig respekt i organisationen Har tværgående forretningsmæssig forståelse Kommer fra et forretningsområde, der er centralt ift. gevinstdannelse i organisationen Kilder: IT i praksis 2011, Danmark 28

28 Profil for gevinstansvarlig Har en ledelsesfunktion i basisorganisationen (eks. kontor- eller afdelingschef). Har et udførende ansvar i relation til nogle af organisationens forretningsområder Kommer fra et forretningsområde som spiller en central rolle i relation til gevinstdannelse. Kan demonstrere tværgående forretningsmæssig forståelse og generel indsigt i forretningens rammevilkår Har god forståelse for ledelsesstrukturen og -kulturen i organisationen Har stor forandringsledelse kompetence og har sandsynligvis tidligere gennemført forandrings- og omstillingstiltag. Besidder stærke analytiske og procesmæssige kompetencer. Høster stor faglig og personlig respekt og anerkendelse blandt såvel medarbejdere som ledelseskollegaer.

29 Opgaver for den gevinstansvarlige Fastlægge gevinster i projektets business case. Fastlægge målepunkter for gevinstrealiseringen Planlægge og gennemføre gevinstrealiseringen. Dvs. gennemføre de nødvendige forandringsledelses tiltag, der skaber forretningsmæssige gevinster ud fra projektets leverancer Sikre at den løbende forretning forstyrres mindst muligt under implementeringen Arbejde i tæt samspil og koordinering med projektlederen. Evt. nedsætte et mindre gevinst-team med deltagelse af andre relevante linjeledere Evt. uddelegere nogle af de direkte udførende opgaver i relation til gevinst-dannelsen. Dokumentation for opnåelse af gevinster Afvigelsesrapportering såfremt de opstillede gevinstmål ikke kan nås

30 2. Opgave Undervej I projektet! 1) Hvordan kan projektet organiseres, så det bedst muligt understøtter gevinstrealiseringen? 2) Hvem kan med fordel være gevinstansvarlig? Tag afsæt I et konkret projekt! 31

31 Efter projektet 32

32

33 3. Opgave Efter projektet! 1) Hvad bestemmer, når projektet stopper? 2) Hvordan kan det videre gevinstarbejde understøttes bedst muligt? Tag afsæt I et konkret projekt! 34

34 Take aways! 1. Fastlæg gevinster gennem gevinsrprofiler og skab sammenhæng til leverancer gennem gevinstkortlægning! 2. Udnævn en gevinstansvarlig for jeres vigtigste projekter! 3. Følg løbende op på om gevinstarbejdet reeelt finder sted både under projektforløbet og efter projektet er afsluttet og mål på om gevinsterne reelt nås!

35 Metodisk afsæt En gevinstkortlægning identificere en årsags-effekt sammenhæng mellem et strategisk mål, dets relaterede gevinster og de aktiviteter, der kan føre til realisering. Kortlægningen tilbyder således et effektiv styrings- og ledelsesgrundlag, således det bliver muligt at arbejde med roller, ansvar og opfølgning inden for gevinstarbejdet.

36 Tak for opmærksomheden Martin Eberhard Tlf: