Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.
|
|
- Max Lassen
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 KL notat /FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller bevare en samlet arkiveringsversion, i forbindelse med en aflevering. Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. En arkiveringsversion udarbejdes på grundlag af eksport af data fra driftsversionen, hvor kassation her forstås som kassation af dokumenter i eksporterede data, forud for konvertering til systemuafhængigt format. Endnu er der få erfaringer med kassation fra ESDH. Baggrunden for at benytte muligheden for at kassere dokumenter fra IT-systemer er især et økonomisk rationale. Det gælder både pga. den reducerede mængde dokumenter, der skal konverteres, og fordi mængden af dokumenter der potentielt fejler i konverteringen, naturligt vil blive reduceret. Dokumenter der fejler, er et af de særligt fordyrende elementer i en konvertering. Skal der først udvikles rutiner for kassation hos en leverandør, bliver en potentiel besparelse selvfølgelig mindre ved den første arkiveringsversion og det fulde rationale kommer først ved de følgende arkivkørsler. Behovet for udvikling af systemprocedurer kan med fordel rejses koordineret overfor leverandørerne, fx gennem brugerklubberne, og dermed dele eventuelle udviklingsomkostninger. Notatet giver et overblik over, hvilke spørgsmål der skal afklares ved beslutning om evt. brug af kassation, men også hvilke forudsætninger der skal være på plads. Nedenfor beskrives de enkelte punkter mere detaljeret. 1 Det juridiske grundlag 2. Det tekniske grundlag for kassation 3. Spørgsmålet om kvaliteten i journaliseringen Bilag 1. Tjekliste for kassation i ESDH 1. Det juridiske grundlag Med bekendtgørelse 995 fra 2010 er der åbnet for kassation af dokumenter fra ESDH systemer tilbage fra Statens Arkiver udsteder bestemmelser, som giver kommunerne mulighed for kassation af dokumenter i ESDH-systemer (jf. bilag 2, pkt. 1A). Dette er udmøntet i Statens Arkivers Cirkulæreskrivelse om kassation af dokumenter i kommunernes it-systemer. Denne revideres løbende, så ændringerne i KLE er reflekteret ved cirkulærets saggrupper. 1
2 Bestemmelserne gælder for dokumenter i IT-systemer, som er registreret efter KL- Emnesystematik (KL-journalplan). I cirkulæreskrivelsen er der sat bevarings- og kassationskoder på gruppeniveau i KLE. De kaldes i cirkulæreskrivelsen for saggruppe. Emnerne nedarver bevaringskoden fra gruppen. Reglen er at: Dokumenter, som tilhører en saggruppe og en handlingsfacet, der i bilag 1 begge er bevaringsmarkeret, skal bevares. Dokumenter, som tilhører en saggruppe og en handlingsfacet, der i bilag 1 begge er kassationsmarkeret, kan kasseres. Dokumenter, som er registreret tilhørende en saggruppe og en handlingsfacet, hvoraf den ene i bilag 1 er bevaringsmarkeret, skal bevares. Med andre ord, hvis enten emnet eller facetten på sagen har bevaringskode, skal dokumenterne til sagen bevares. Ovenstående tager udgangspunkt i brugen af KLE. Anvender myndigheden ikke KLE, er kassation stadig en mulighed, og skal i stedet tage udgangspunkt i emnerne i bilag 1. Bemærk at det er sagens dokumenter, der kan kasseres, mens systemdata for sagen (metadata) fortsat skal bevares. I det følgende er det derfor underforstået sagens dokumenter, der refereres til, når vi taler om kassation. Kassation i driftsversionen må først ske, når sagen er afsluttet, og der ikke længere er juridisk eller administrativt brug for den. Der må ikke kasseres og slettes i en driftsversion, før en arkiveringsversion er udarbejdet, afleveret og godkendt af det modtagne arkiv. En generel mindste opbevaringstid er ikke entydigt fastlagt. Forældelsesloven opererer med 3 og 10 års forældelse, der regnes fra afslutningstidspunktet. Det er op til myndigheden selv at fastlægge kassationsfristen, og denne vil formentlig med fordel kunne være forskellig, de enkelte områder i mellem. En yderligere kompleksitet ligger i, at der i dag primært anvendes øjebliksbilleder i arkiveringsversioner. Både afsluttede og igangværende sager indgår i arkiveringsversionen. Anvendes kassationsmuligheden, skal øjebliksbilledet kun reflektere de sager, der er sat til bevaring. Både for afsluttede og igangværende sager. Der kan gives dispensationsmulighed til kun at aflevere afsluttede sager. Her vil det have betydning, hvor hyppigt der laves arkiveringsversioner, og at sager bliver afsluttet løbende, således der ikke sker en dataophobning af sager hos myndigheden. 2. Det tekniske grundlag for kassation Afsnittet handler om det tekniske grundlag for kassation, herunder de metadata leverandøren skal kunne anvende i en kassationsprocedure. Grundlæggende er det en forudsætning, at leverandøren bruger version KLE-XML 2.0 skemaet, og KLE-XML 2.0 filerne eller eventuelle nyere. KLE-XML 2.0 skemaet, blev lanceret i
3 I 2.0 udgaven er tilføjet bevarings og kassationskoder på emner, udtrykt i et B eller K, mens de på facetter fortsat også kan være K5 og K10, der angiver en kassationsfrist. Det betyder, at når sagen tilføjes et emne og facet, nedarves B og K koder på sagen. Figur 1 KLE-XML 2.0 skema Bevaringsregelen bliver i systemsammenhæng til følgende udfaldsrum Emne [K] + Facet [B] = Sagens dokumenter skal bevares Emne [B] + Facet [K] = Sagens dokumenter skal bevares Emne [B] + Facet [B] = Sagens dokumenter skal bevares Emne [K] + Facet [K] = Dokumenter kan kasseres Teknisk udtrykker ovennævnte et flag på sagen, som siden skal bruges i en kassationskørsel/rutine. Flagene anvendes i et kassationsscript. Sekvenslisten for en leverandør forud for en arkivkørsel Script der udtrækker alle sager med følgende flag, der alle skal være opfyldt: Afsluttede sager =true Emne [K] + Facet [K] =true X antal år afsluttet =true (*) Sagens metadata bevares =true (*)kassationsfrist efter kommunens bestemmelse. En regel for, hvor længe en sag skal være tilgængelig inden kassation. Kan med fordel være differentieret. KL har lanceret begrebet tilgængelighedstid, som i systemsammenhæng er en tæller (antal dage) for, hvor længe sagen skal være tilgængelig for sagsbehandlerne. I dette kan inkorporeres sletningsfrister, både fra fællesanmeldelser og egne anmeldelser. Tilgængelighedstid må ikke forveksles med begrebet tilgængelighedsfrist i arkiveringsversioner. Den hyppigst anvendte arkiveringsform er øjebliksbilleder, hvor både afsluttede og igangværende sager arkiveres. Statens Arkiver har åbnet for den option kun at aflevere afsluttede sager, hvilket dog skal godkendes. 3. Spørgsmålet om kvaliteten i journaliseringen Hvordan er kvaliteten af journaliseringen hos myndigheden? 3
4 Journaliseringen tjener flere formål. Mens sagerne er i forvaltning er formålet især sikker myndighedsdrift, retssikkerhed og administrerbarhed. Fra et arkivperspektiv, er det arkivmæssige hensyn, der indirekte stiller krav til kvaliteten i journaliseringen. I og med det ikke er alle sagsområder der er bestemt til bevaring, kan kvaliteten af journaliseringen vurderes snævert ud fra den delmængde af emner, der skal bevares. Herunder undgå der bliver kasseret fra bevaringsværdige sager. Der kan anføres flere forskellige årsager til manglende kvalitet i journaliseringen. Det kan være manglende kendskab til systematikken, regelgrundlaget, ledelsesopbakning, fravær af dokumentationskultur, manglende interesse, kompetencer, IT systemunderstøttelse, oplevet nytteværdi, manglende udnyttelse af hjælpeteknologier m.m. I forhold til KL Emnesystematikken anføres ofte, at en del af den manglende kvalitet i journaliseringen, skyldes brugen af facetterne, der forudsætter et kendskab til logikken bag. Antallet af facetter er øget i en periode, hvor det var eksperter (centrale journalenheder), der tog sig af journaliseringen. Opgaven i dag er atomiseret, og lagt ud til den enkelte medarbejder. De fleste brugere kan godt relatere til et givent emne, opgaveområde, som noget genkendeligt fra andre videnssystemer. Det er straks sværere hvad angår facetter. Det er også en af grundene til introduktionen af bevaringskoder på emner, der gør journaliseringskvaliteten mindre sårbar overfor. Med bevaringskoderne på emnerne, kan kvaliteten i emneopmærkningen være hovedparameteret for en vurdering. Dette afspejler i øvrigt bevaringsbekendtgørelserne gennem tiden, der anvender en emnetilgang for bevaringsvurdering, og tilsvarende guldlisten. For kassationsbeslutning alene, skal kvalitetsvurderingen ske i forhold til grupperne (andet niveau) i KLE. Dvs. det er tilstrækkeligt at sagerne er journaliseret på korrekte gruppe, mens der godt kan eksistere fejl på tredje niveau. Et andet parameter er, at det ca. er 1/3 af KLE grupperne, der skal bevares sager fra. Fokus kan derfor især være på at sikre kvaliteten i journaliseringen i forhold til disse grupper. 4
5 Grupper der skal bevares; 159 Grupper der kan kasseres; 324 Figur 2 Antal grupper der skal bevares fra KLE Fordelingen udtrykker ikke en sammenhæng til mængden af sager (sagens dokumenter), der kan kasseres. Formentlig findes allerede i det nuværende system mulighed for at lave en sådan statistik, som vil være yderst relevant til at belyse rationalet. Med til at sikre kvaliteten, kan være at se på de organisatoriske enheder, hvor der er match mellem grupper til bevaring og organisatorisk enhed, og hjælpe dem til bedre journalisering. Et budskab til brugere er også, at ved tvivl om korrekte emne, kan hovedgruppeemnet anvendes. Det er reflekteret i cirkulæreskrivelsen ved, at første gruppe i KLEs hovedgrupper, er sat til bevaring. Med til at løfte journaliseringskvaliteten kan være en systemrutine for masse-omjournalisering (automatiseret omjournalisering). Fremgangsmåden er at søge bestemte termer i sagstitlen, og omjournalisere til relevante facet. Fx hvis klage indgår i sagstitlen, masseomjournaliseres i en it-rutine til klagefacet K02. 5
6 Bilag 1. Tjekliste for kassation i ESDH Økonomi: Hvad er rationalet ved at kassere dokumenter i ESDH forud for arkivkørsel? Herunder: o Omkostning ved udskillelse. Hvad er leverandørens pris for at fraskille dokumenter? o Hvor mange dokumenter kan kasseres forud for en arkivkørsel? o Sammenholdt med omkostning ved fuld arkiveringsversion. Teknisk: Anvender leverandøren KLE-XML 2.0 data (KLE-XML 2.0 skemaet og KLE-XML 2.0 filerne)? Understøtter ESDH leverandøren med en rutine (script) kassation af dokumenter eller skal denne udvikles? Hvis ikke. Er der mulighed for at pulje udviklingsomkostninger imellem flere kommuner (brugerklubber)? Forretningsgrundlag: Er der en regel for, hvor længe afsluttede sager til kassation, skal opbevares? Er kassation i eksporterede data til arkiveringsversionen en mulighed i leverandørens nuværende tekniske setup? Er journaliseringskvaliteten tilstrækkelig god til at myndigheden kan kassere dokumenter efter KLE? o Er sagerne journaliseret på korrekte KLE gruppe (dvs. 4 cifferet ##.##)? NB. Da kassationsfristen er nedarvet fra 2. niveau, har forkert emne på sagen ikke betydning for kassationsbestemmelsen, mens journalisering i forkert gruppe, vil have betydning. o Hvornår er kvaliteten god nok/ kontra arkiveringsversionens kvalitet pga. forkert journalisering? Kan man differentiere mellem emneområder, således der primært kasseres fra sagsområder, hvor journaliseringskvaliteten er god? Er der særlige sagsområder hvor kvaliteten halter? Kan kvaliteten forbedres ved at bevaringsbestemme ud fra organisatorisk enhed. Er der mulighed for masseomjournalisering, fx ml titel og facet? Tilgængelighedstiden (den tid sagen skal være tilgængelig inden kassation) kan være forskellig fra sagsområde til sagsområde. Understøtter leverandøren differentieret tilgængelighedstid? 6
Lovgivning, arkivet som myndighed
Lovgivning, arkivet som myndighed Oplæg på NORDIG 3. juni 2014 Indhold Hvad er målet? Hvilke udfordringer er der? Hvordan kan udfordringerne imødegås? Hvad gør vi i Danmark? Spørgsmål? Oplæg til diskussion
Læs mereCirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?
Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer
Læs mereAnmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse. Arkivar Jette H. Kjellberg
Anmeldelse og godkendelse af it-systemer i Danmark - Krav til myndigheders arkivdannelse Arkivar Jette H. Kjellberg Hvordan stiller vi krav til arkivdannelsen? It-systemer skal anmeldes og godkendes af
Læs mereArkivmæssige hensyn - generelt
Arkivmæssige hensyn Arkivloven: 8: Myndighederne skal drage omsorg for varetagelse af arkivmæssige hensyn, herunder at arkivalier opbevares på en betryggende måde. Stk. 2: Myndighederne skal drage omsorg
Læs mereRetnings. for arkivering
Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?
Læs mereAfleveringsbestemmelse for Kingo
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet Afleveringsbestemmelse for Kingo Efter drøftelse mellem Center for Specialundervisning, Børne- og Ungeforvaltningen og Københavns Stadsarkiv fastsættes hermed
Læs mereUdkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer
Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed
Læs mereCAREArkiv. -Pligtaflevering af arkivdata fra RAMBØLL CARE.
-Pligtaflevering af arkivdata fra AMBØLL CAE. Pligtaflevering af CAE arkivdata hvorfor det? Da ambøll CAE er omfattet af lov om behandling af personoplysninger og endvidere opfylder kriterier for aflevering,
Læs mereKATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID
KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige
Læs mereKATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE
Læs mereAflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder
Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen Netværksmøde 12. marts 2018 for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave
Læs mereRevision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne , herunder børnesager
Revision af bevarings- og kassationsbestemmelser for kommunerne 2016-2017, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 14.3.2017 1 Formål med revisionen At revidere
Læs mereSpørg om bevaring, kassation og aflevering
Spørg om bevaring, kassation og aflevering Ved arkivar Christian Larsen og arkivar Birgitte Vedel-Troelsen 14-03-2017 Netværksmøde for kommuner og regioner der afleverer til Rigsarkivet 1 Summeopgave Tal
Læs mereVEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7
VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND STADSARKIV VEDTÆGT FOR GULDBORGSUND KOMMUNES OFFENTLIGE ARKIV ETABLERET I HENHOLD TIL ARKIVLOVENS 7 GULDBORGSUND KOMMUNE APRIL 2011 INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Formål... 3 2.
Læs mereSyddjurs Kommunearkiv - vedtægter. Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7
Syddjurs Kommunearkiv - vedtægter Direktionssekretariatet og IT-afdelingen november 2009 Acadre-sagsnr: 06/13974 Side 1 af 7 Vedtægter for Syddjurs Kommunearkiv 1 Syddjurs Kommunearkiv er oprettet som
Læs mereEfter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra
Læs mereArtikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000
Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske
Læs mereBekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed
Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere Dato og tidspunkt: 27. februar 2014 kl. 10-13.30 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra Statens Arkiver: arkivchef
Læs mereTilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015 1 Tilsyn 2005-2006 Tidligere tilsyn 300 hyldekilometer papirarkivalier mellem 20 og 30 % af disse 300 km skulle bevares, men 8 ud af 10 kommuner havde ikke truffet
Læs mereKommunebekendtgørelsens nye form
Kultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet 10-03-2017 Journalnr. 2017-0049656-1 /LVC Høringssvar fra Københavns Stadsarkiv, journalnummer 16/14206 Københavns Stadsarkiv takker for muligheden for at blive
Læs mereVedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv
Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr. 85.08.00-A26-1-15 Dato:21.10.2015 Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1.
Læs mereVejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013
Vejledning til cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Cirkulære nr. 9290 af 21. juni 2013 Juni 2013 SOA bevaring @ instruks dokument Indledning Formålet med denne vejledning er at forklare
Læs mereVedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv
Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KURSER KONFERENCE ARKIVNETVÆRK
Grafisk design: Mette Secher Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K www.sa.dk/kurser RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2018 KONFERENCE ARKIVNETVÆRK OM RIGSARKIVETS, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne
BEK nr 183 af 26/01/2018 (Gældende) Udskriftsdato: 3. maj 2019 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Rigsarkivet, j.nr. 18/00580 Senere ændringer til forskriften Ingen Bekendtgørelse
Læs mereHåndter adgang til arkivalier
Håndter adgang til arkivalier Samarbejdsproces mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 25. maj 2012 Version 1.5 1 Håndter adgang til arkivalier Definition
Læs mereKort og godt om test af arkiveringsversioner
Kort og godt om test af arkiveringsversioner Data og dokumenter fra den offentlige forvaltnings it-systemer, som skal bevares for eftertiden, skal afleveres til arkiv i form af arkiveringsversioner. Arkiveringsversioner
Læs mereElektronisk arkivering til Rigsarkivet
Programplan Elektronisk arkivering til Rigsarkivet 9. november 2018/mbp Formål Formålet er at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig
Læs mereRIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019
Grafisk design: Mette Secher RIGSARKIVET KURSUSKATALOG 2019 VÆR MED TIL AT BYGGE BRO MELLEM FORTID, NUTID OG FREMTID Indsamling og Bevaring Rigsdagsgården 9 1218 København K OM RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE
Læs mere1 Klassifikation-version2.0
1 Klassifikation-version2.0 Formål med Klassifikationsmodellen Her specificeres Klassifikationsmodellen, som en informationsmodel for Klassifikationer. Klassifikationer (eller klassifikationssystemer)
Læs mereFolketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K
Retsudvalget 2017-18 REU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 916 Offentligt Folketinget Retsudvalget Christiansborg 1240 København K Dato: 31. august 2018 Kontor: Sagsbeh: Databeskyttelseskontoret Christian
Læs mereKURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK
KURSUSKATALOG 2017 RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK INDHOLD SIDE 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER STATSLIGE MYNDIGHEDER Få styr på regler og praksis for digital
Læs mereGladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997.
Vedtægter Gladsaxe Byarkiv blev oprettet ved en beslutning i Gladsaxe Kommunes Økonomiudvalg den 9. september 1997. Gladsaxe Byarkiv er i henhold til Arkivloven, Lov nr. 1050 af 17. december 2002 7, samt
Læs mereReferat. Dagsorden. 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt
Referat Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 27. februar 2013 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 32 Dato: 19. og 26. marts 2013 Journalnr: 2008-006935 Deltagere fra SA: Kirsten Villadsen Kristmar,
Læs mereEksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet
Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen
Læs mereVEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV
VEDTÆGT FOR RUDERSDAL STADSARKIV 1. Organisation Stk. 1. Rudersdal Stadsarkiv er en del af Historisk Arkiv for Rudersdal Kommune, og henhører under Rudersdal Kommunes Kulturområde samt det statsanerkendte
Læs mereAfrapportering af det kommunale tilsyn
Afrapportering af det kommunale tilsyn 2015 14-09-2016 1 Formål med tilsyn 2015 At følge op på tidligere tilsyn og afklare: 1. Om alle relevante it-systemer bliver arkiveret 2. Hvilke papirarkivalier der
Læs mereRapport fra arbejdsgruppe arkivering
Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,
Læs mereInternationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark
Internationalt udblik: Digital bevaring på Rigsarkivet i Danmark Jan Dalsten Sørensen Digital Bevaring og Oparbejdning 29. November 2016 1 Agenda Generelt om udfordringer ved digital bevaring Strategivalg
Læs mereBesvarelse af samrådsspørgsmål P fra Kulturudvalget:
Kulturudvalget 2015-16 KUU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 157 Offentligt 1 Samråd den 7. juni 2016 kl. 14.00-15.00 Besvarelse af samrådsspørgsmål P fra Kulturudvalget: Hvad kan statsministeren oplyse
Læs mereKapitel 1. Inatsisartutlovens anvendelsesområde
Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni af 2015 om arkivvæsen Kapitel 1 Inatsisartutlovens anvendelsesområde 1. Inatsisartutloven gælder for alle dele af den offentlige forvaltning under Grønlands Selvstyre og
Læs mereSekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV
Sekretariat og Digitalisering ARKIVVEDTÆGTER ARKIV AUGUST 2017 Indhold 1. Formål 3 2. Organisation 3 3. Arkivalierne 3 4. Bevarings- og kassationsretningslinjer 4 5. Aflevering til Arkivet 4 6. Pligtaflevering
Læs mereJournalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021
Journalinstruks Aarhus Universitet gældende fra 1. december 2016 til 1. december 2021 Indhold Formål... 2 Lovgrundlag... 2 Lov om offentlighed i forvaltningen... 2 Forvaltningsloven... 2 Arkivloven...
Læs mereGod Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune
God Administrativ Praksis for Fredensborg Kommune Marts 2017 Indhold 1. Formål og anvendelse... 3 2. Lovgrundlag... 3 3. Ansvar... 3 4. Administrative Systemer... 3 5. Journalisering... 4 Sag... 4 Dokument...
Læs mereVejledning om IT-arkivering
NUNATTA ALLAGAATEQARFIA, 2018 Vejledning om IT-arkivering Vejledningen er udformet som en mere praksisnær uddybning af de dele af arkivloven og arkivbekendtgørelsen som omhandler IT-arkivering. Den er
Læs mereDIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG
DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.
Læs mereReferat. Dato 17. marts 2015. enetværksmøde revideret referat. Mødedato: Mødested: 9. marts 2015 10.00-15.00. Aarhus Kommune
Referat Dato 17. marts 2015 enetværksmøde revideret referat Mødedato: Mødetid: Mødested: Deltagere: Referent: 9. marts 2015 10.00-15.00 København Stadsarkiv Christian Frederiksen; Claus Gammelgaard; Daniel
Læs mereVaretagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder
Varetagelse af e-arkivmæssige hensyn en vejledning til kommunale myndigheder Statens Arkiver 2005 journalperiode e-arkivsystem arkiveringsversion ESDH lagringsform afleveringspligt indskanning arkivalier
Læs mereLeverandørmøde. Rigsarkivet 10. november Leverandørmøde 1
Leverandørmøde Rigsarkivet 10. november 2016 Leverandørmøde 1 Leverandørmøde 10. november 2016 1. Velkomst og orientering fra Rigsarkivet Herunder ny strategi 2. Tilsyn med kvalitetssikring i statslige
Læs mereREVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE. ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen
REVISION AF ESDH I ESBJERG KOMMUNE MED UDGANGSPPUNKT I ACADRE ESDH-systemet Acadre KL-journalplanen Baggrund Lang rejse med forskellige systemer tilbage fra 1989 Esbjerg Byhistoriske Arkiv blev indblandet
Læs mereAfrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder
Afrapportering af Statens Arkivers tilsyn 2012/2013 med statslige myndigheder Indledning Statens Arkiver igangsatte i november 2012 et tilsyn med de statslige myndigheders arkivdannelse. Tilsynet blev
Læs mereResultater af tilsyn med regioner 2011-2012
Resultater af tilsyn med regioner 2011-2012 Statens Arkiver gennemførte i perioden november 2011 juni 2012 et tilsyn med regionerne, de videnskabsetiske komiteer, trafikselskaberne og regionernes institutioner
Læs mereRevision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager
Revision af kommunale og regionale bevaringsbestemmelser, herunder børnesager Netværk for kommuner og regioner, der afleverer til Rigsarkivet 12.3.2018 1 Bevaring: Terminologi Skal bevares til tid og evighed
Læs mereVejledning i skabelse og test af metadata
Side 1 af 5 Tilbage til statslige vejledninger Tilbage til vejledninger for kommunale myndigheder Vejledning i skabelse og test af metadata Indhold på denne side: 1. Om metadata 1.1 Opmærkning 2. Skabelse
Læs mereKOMBIT Videncenter. Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven. Version 1.0 (april 2017)
KOMBIT Videncenter Bestemmelser til it-kontrakter om efterlevelse af Arkivloven Version 1.0 (april 2017) KOMBIT A/S, Halfdansgade 8, 2300 København S, CVR. 19 43 50 75 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...
Læs mereFOKUS. - Løbende evaluering af indsatser for bedre sagsbehandling i Københavns Kommune SPØRGESKEMA
FOKUS - Løbende evaluering af indsatser for bedre sagsbehandling i Københavns Kommune SPØRGESKEMA 1 Overblik Spørgeskemaet består af 15 hovedspørgsmål. Til hvert hovedspørgsmål er der et antal underspørgsmål.
Læs mereDenne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu.
Integration mellem edoc og GeoEnviron Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu. 1. Målsætning Miljø- og
Læs mereStrategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier
Strategi for arkivering af digitalt skabte arkivalier Dette dokument beskriver Rigsarkivets strategi for modtagelse og bevaring af digitalt skabte arkivalier. Ved digitalt skabte arkivalier forstås upubliceret
Læs mereErindring om besvarelse af Rigsarkivets tilsyn med kommunernes arkivforhold 2015
Ringsted Kommune Att. kommunaldirektør Jacob Nordby Cc. Leon K. Johansen Dato: 14. april 2016 Journalnummer: 16/00460 Lokaltelefon: 41 71 72 84 Vores reference: CLA-BVT-MHA/ KVK Deres reference: Erindring
Læs mereKapitel 1 Anvendelsesområde. Kapitel 2 Behandling og opbevaring
Selvstyrets bekendtgørelse nr. 23 af 26. september 2016 om arkivalier I medfør af 8, 10, 11, stk. 1 og 13, stk. 2 i Inatsisartutlov nr. 5 af 3. juni 2015 om arkivvæsen og efter forhandling med Grønlands
Læs mereLandstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk
Landstingslov nr. 22 af 30. oktober 1998 om arkivvæsen. Historisk Kapitel 1. Lovens formål og anvendelsesområde 1. Formålet med loven er, 1) at sikre bevaringen af arkivalier, der har historisk værdi eller
Læs mereN O TAT. Udkast til: KL s politik på sags- og dokumentområdet. Anbefalinger i KL s politik på sags- og dokumentområdet
N O TAT Udkast til: KL s politik på sags- og dokumentområdet Kommunernes politik på sags og dokumentområdet støtter kommunerne i at træffe de rigtige beslutninger om valg af it-løsninger til sags- og dokumenthåndtering,
Læs mereKultur- og Fritidsforvaltningen Stadsarkivet ARKIVERINGSPRAKSIS I KØBENHAVNS KOMMUNE STATUS 2011
1 ARKIVERINGSPRAKSIS I KØBENHAVNS KOMMUNE STATUS 2011 2 INDHOLDSFORTEGNELSE Varetagelse af arkivmæssige hensyn i Københavns Stadsarkiv side 03 Forvaltningernes arkiveringspraksis side 10 Bilag A: IT-arkivering
Læs mereAflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner
Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1
Læs mereKapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering
55 Kapitel 4 Elektroniske arkivsystemer fra anmeldelse til aflevering Anmeldelse af elektroniske arkivsystemer Alle myndigheder har ifølge arkivbekendtgørelsen pligt til at anvende et arkivsystem til sikring
Læs mere6. november 2017 FM 2018/xx. Bemærkninger til lovforslaget. Almindelige bemærkninger
6. november 2017 FM 2018/xx Bemærkninger til lovforslaget Almindelige bemærkninger 1. Indledning 1.1. Den overordnede baggrund for forslaget Den overordnede baggrund for ændringsforslaget er et ønske fra
Læs mereVEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner
VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING
Læs mereEn del af noget større - Kvalitetssikring og arkivering af bevaringspligtige data
En del af noget større - Kvalitetssikring og arkivering af bevaringspligtige data Rigsarkivets konference 7. november 2018 Innovation og dokumentation Mie Andersen, NæstvedArkiverne Christian Frederiksen,
Læs mereRigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014
Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt
Læs mereArkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004
Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg
Læs mereSpm.2: Ordregiver bedes bekræfte at tilbuddet skal afleveres den og ikke som angivet i Bilag A den 31.8 kl. 10.
Senest opdateret d. 21.8.2015 Dokumentet indeholder alle til dato offentliggjort spørgsmål og svar. I tilfælde af, at Silkeborg Kommune finder det nødvendigt at foretage ændringer eller supplere oplysningerne
Læs mereuddybende beskrivelse af processen i forbindelse med fremsøgning af sagsakter?
UDBUD AF BYGGESAGSSYSTEM OFFENTLIGT UDBUD, OFFENTLIGGJORT DEN 3. JULI 2015. SPØRGSMÅL OG SVAR NR. 1 (17/08/2015) NR. 1. 2. REFERENCE SPØRGSMÅL SVAR Bilag 1. Krav 9 Bilag 1. Krav 17 Er det muligt at få
Læs mereBest practice modellen
Best practice modellen Sekretær Journalisering Leder Orienterer sig/fordeler Byggesagsbehandler Orienterer sig i sagen Høring af relevante parter Kontrollerer rådighedsindskrænkninger Udformer tilladelsen
Læs mereArkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.
Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,
Læs mereBilag B2: Oversigt over foreslåede ændringer i bekendtgørelse om arkiveringsversioner Høringsudgave, august 2017
Bilag B2: Oversigt over foreslåede ændringer i bekendtgørelse om arkiveringsversioner Høringsudgave, august 2017 Generelt: Alle referencer til Statens Arkiver erstattes af Rigsarkivet Punkt/afsnit Ændring
Læs merePraktisk information hvis du overvejer optagelse til handel på et reguleret marked og offentligt udbud af værdipapirer over
15. juli 2015 Praktisk information hvis du overvejer optagelse til handel på et reguleret marked og offentligt udbud af værdipapirer over 5.000.000 euro I dette notat er samlet praktisk information om
Læs mereOm projektet afprøvning af MOX-konceptet
NOTAT Om projektet afprøvning af MOX-konceptet MOX konceptet skal afprøves i flere forskellige kommuner med flere forskellige leverandører. Afprøvningen skal gennemføres i løbet af efteråret 2012. Der
Læs mereReferat Indsamling og Bevaring
Rigsarkivet Referat Indsamling og Bevaring Møde: K-udvalget Dato og tidspunkt: 20. oktober 2014 kl. 10-13 Sted: Rigsarkivet, Kalvebod Brygge 34 Deltagere fra Rigsarkivet: Kirsten Villadsen Kristmar, Jan
Læs mereRingsted kommunes arkivalier
Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem
Læs mereStatens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration
Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27.
Læs mereTable of Contents. konverter fil til PDF... 3 Konverter Wordfil til PDF... 4 Konvertere Pages fil til PDF (mac)... 8.
Table of Contents konverter fil til PDF... 3 Konverter Wordfil til PDF... 4 Konvertere Pages fil til PDF (mac)... 8 Page 2 konverter fil til PDF Page 3 Konverter Wordfil til PDF PDF formatet gør at billeder,
Læs mereRigsarkivet. Bevaring og kassation af kommunale digitalt skabte data og dokumenter efter 2007
Rigsarkivet Bevaring og kassation af kommunale digitalt skabte data og dokumenter efter 2007 Vejledning til bekendtgørelse nr. 183/2018 om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra
Læs mereReferat Bevarings- og Kassationsafdelingen
Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Bevarings- og Kassationsafdelingen Møde: Statens Arkivers arkivnetværksmøde for kommuner 2013 Dato og tidspunkt: 19. juni 2013 Sted: Odense Rådhus Antal deltagere: 105
Læs mereVejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner
Vejledning til bekendtgørelse om arkiveringsversioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 id="docindex"> Indholdsfortegnelse Paragraf
Læs mereSpørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014
Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...
Læs mereRegion Hovedstaden Center for It, Medico og Telefoni Arkivering af data til Rigsarkivet
Arkivering af data til Rigsarkivet Sune Brødsgaard Lassen 1 Formål Regionernes arbejde skal dokumenteres, så kommende generationer kan skrive og forstå deres historie. Rigsarkivet sikrer den digitale og
Læs mereVelkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001.
Forord Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. For første gang er journal- og arkivplanen udkommet elektronisk, så planen eksisterer både i
Læs mereEndelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge
Endelig redegørelse vedrørende kassation af akterne i A s sag om sygedagpenge 30. maj 2008 Jeg har nu afsluttet min behandling af sagen. Det er min opfattelse at det er kritisabelt at nævnet har kasseret
Læs mereRevision af bk-bestemmelser for kommunerne Fagligt forum for 7-arkiverne
Revision af bk-bestemmelser for kommunerne 2016 Fagligt forum for 7-arkiverne 14.9.2016 1 Overordnet formål Formålet med revisionen er at sikre bevaring af de rigtige arkivalier, det rigtige sted i det
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske komiteer
Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale videnskabsetiske En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 979 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale
Læs mereInsiderlister og de typiske fejl
Finanstilsynet KARE Insiderlister og de typiske fejl I sommeren 2016 kom der nye krav til, hvordan udstedere skal udforme insiderlister. Finanstilsynet har gennemgået et udvalg af de lister, som er indhentet
Læs mereBevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner
Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag
Læs mereAlle dokumenter der oprettes på en sag i GE på fanen Dokument gemmes i mappen for den pågældende sagstype.
Integration mellem edoc og GeoEnviron - version 1 Med GeoEnviron 6.4.1 frigives integrationen mellem ESDH-systemet edoc, som er udviklet af Fujitsu, og GeoEnviron Miljø og Byggesag. I det følgende kaldes
Læs mereBekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne
UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige
Læs mereVejledning til. Kvalitetssikring af anvendelsen af 360
Vejledning til Kvalitetssikring af anvendelsen af 360 September 2016 Danmark Statistik Sejrøgade 11 2100 København Ø VEJLEDNING TIL KVALITETSSIKRING AF ANVENDELSEN AF 360 Danmarks Statistik September 2016
Læs mere...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere?
...et sagsbehandlingssystem udviklet af sagsbehandlere? Brugerne tager magten Sådan bliver it bedre og billigere SBSYS ER ET KOMPLET SAGSSTYRINGS- OG DOKUMENTHÅNDTERINGSSYSTEM (ESDH) TIL EN OFFENTLIG MYNDIGHED
Læs mereKL specifikation af krav Understøttelse af KL Emnesystematik (KLE) i esdh systemer
KL specifikation af krav Understøttelse af KL Emnesystematik (KLE) i esdh systemer Version 1.0 den 1. Februar 2006 Udarbejdet af Kontoret for administration og IT Indholdsfortegnelse 1. Formål...3 2. Læsevejledning...4
Læs mereVedtægter for Brugerklubben SBSYS
Vedtægter for Brugerklubben SBSYS Kapitel 1: Brugerklubbens navn og formål November 2006 Revideret oktober 2007 Revideret november 2008 Revideret maj 2009 1 Foreningens navn er Brugerklubben SBSYS (herefter
Læs mere