Boligorganisationen Fanø Boligselskab. styrlngsrapport. Regnskabstal for 2015/2016 UMAGE

Transkript

1 Boligorganisationen styrlngsrapport Regnskabstal for 2015/2016 UMAGE 031

2 Domea BSB Esbjerg FORRETNINGSORDEN FOR ORGANISATIONSBESTYRELSEN Organisationsbestyrelsens beføjelser 1. Organisationsbestyrelsens ansvar Kapitel 1 Organisationsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligorganisationen. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter, der tillægges boligboligorgénisationen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene boliger med tilhørende/oekendtgørelser samt vedtægterne. / Stk. 2. Organisationsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem organisationsbestyrelsesmedlemmer. / Stk. 3. Organisationsbestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, om boligboligorganisationens daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. / Stk. 4. Organisationsbestyrelsen fører tilsyn med pomeas ledelse af boligorganisationens virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almennyttig boligvirksomhed og boligorganisationens vedtægter. Stk. 5. Organisationsbestyrelsen ansætter og afsl^diger forretningsføreren 2. Prokura mm. Boligorganisationen tegnes af den samlede c(rganisationsbestyrelse eller af 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene ente/ skal være formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren. Stk. 2. Organisationsbestyrelsens formd'nd og forretningsføreren repræsenterer boligorganisationen over for offentligheden medminfdre organisationsbestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. Organisationens bestyrelse kan meddele Domea fuldmagt til at forpligtige organisationen og de enkelte afdelinger. 3. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det skal fremgå af boligorganisationens vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. 032

3 7. Beslutningsdygtighed Organisationsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af organisationsbestyrelsesmedlemmerne inklusive enten formand eller næstformand er til stede. 8. Afstemning Organisationsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed' blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i deryies fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 9. Forretningsførerens rolle På organisationsbestyrelsesmøder orienterer Domea om boligorga/fisationens virksomhed siden det sidste bestyrelsesmøde og giver Især orientering om, hvap der er passeret af interesse for boligorganisationen. 10. Forhandlingsprotokol og referat Over forhandlingerne i organisationsbestyrelsen føres en Protokol. Navnene på organisationsbestyrelsesmedlemmer der ikke deltog I mødet skal f/emgå af protokollen. Desuden skal organisationsbestyrelsens beslutninger vedrørende de enkelte sager angives. Stk. 2. såfremt et eller flere medlemmer af organisationsbestyrelsen eller Domea ikke er enig i en beslutning, som organisationsbestyrelsen har tn6ffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i referatet. Stk. 3. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne sk^ snarest efter mødet have tilsendt referatet. Indsigelser og forslag til rettelser til referatet fra medlemmer, der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og inden 14 dage efter modtagelsen af referatet. Stk. 4. Referatet med eventuelle rettelser forelægges til godkendelse for organisationsbestyrelsen på det næstfølgende møde og undei^krives derefter af organisationsbestyrelsens formand eller næstformand, jf. dog stk. 5. Stk. S. Referat af møder hvorpå der fors'går konstituering vil blive fremsendt til formandens godkendelse og underskrift snarest muilgt efter mødets afholdelse og forelagt den samlede bestyrelse til godkendelse på førstkommende møde. Dette af hensyn til tegningsberettigelsen i forbindelse med tinglysning mv. Stk. 6. Referatet skal gøres elektrofiisk tilgængeligt for organisationens lejere senes 4 uger efter mødets afholdelse. Bestyrelsens interne diskussioner gøres ikke offentligt tilgængelige, men trufne beslutninger offentliggøres. Oplysninger om folks private forhold må ikke bringes videre og bestyrelsen kan beslut^ ikke at offentliggøre visse øvrige forhold. 11. Inhabilitet Et organisationsbestyrelsesfnedlem eller Domea må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem bollgorganfsationen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler rprellem boligorganisationen og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner ehér lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligorganisationens. 033

4 stk. 2. Tavshedspligten omfatter forretningsfører og andre, der deltager i organtsationsbestyrelsesmøderne. Stk. 3. Organisationsbestyrelsens beslutninger kan refereres, medmindre organisationsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 16. Suppleanter Suppleanter indkaldes normalt ved varigt forfald. 17. Ændring af forretningsorden Kapitel 3 Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af organisationsbestyrelsen med den i 8. angivne stemmeflerhed. 18. Ikrafttræden Kapitel 4 Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter organisationsbestyrelsens vedtagelse. Denne forretningsorden er vedtaget af organisationsbestyrelsen den 23. september 2015 Organisationsbestyrelsens underskrifter: 034

5 LBF-nr. 639 Navn: Fanø Boligselskab Antal lejemål i alt: 46 Fordelt på typer: Almene boliger 6 Almene ældreboliger 40 Erhvervslejemål 1 Under opførelse Nej Udarbejdet t forbindelse med udarbejdelse af regnskabet for perioden 1. april marts 2016 Gennemgang af boligorganisationen Vurderer boligorganisationen samlet set, at boligorganisationen opnåi Høj grad tilfredsstillende resultater? Vurderer boligorganisationen samlet set, at boligorganisationen igangsætter passende initiativer til imødegåelse af boligorganisationel udfordringer? Er der behov for at drøfte aftaler med kommunen om boligorganisationens forhold? Nej Hvis ja, kommentarer Er der behov for at drøfte aftaler med kommunen om en særlig indsats i nogle afdelinger? Nej Side 1 af 6 domgæ).d<

6 Økonomi/drift Vurdering Hvad anser boligorganisationen, som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift? Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med hensyn til boligorganisationens økonomi, administration og drift? Regnskabsnøgletal og vurderinger: Administrationsbidrag, kr. pr. lejemål Boligorganisationens Benchmark kr kr Ovenstående honorar kan specificeres således pr. lejemålsenhed: Domea grundmodul Tilvalg af moduler Andre serviceydelser Boligorganisationens eget administrationsbidrag Revisionshonorar I alt kr. kr Der er ikke overensstemmelse mellem Landsbyggefondens og administrators beregning af det gennemsnitlige administrationshonorar. Landsbyggefondens beregning af det gennemsnitlige administrationshonorar er baseret på antal boliglejemål (familie-, ungdoms- og ældret>oliger). Administrators beregning er baseret på lejemålsenheder, jvf. bekendtgørelsen om drift af almene boliger, kapitel 7 (familie-, ungdoms- og ældreboliger tæller 1 lejemålsenhed, erhverv og institutioner tæller 1 lejemålsenhed pr. påbegyndt 60 m2, garager tæller 1 lejemålsenhed pr. påbegyndt 5 garagelejemål). Byggesagshonorar, nybyggeri, andel af anskaffelsessum, 3 års glidende gennemsnit? Boligorganisationens Benchmark Side 2 af 6 domgæ).d< 36

7 Byggesagshonorar, renovering støttet af LBF, andel af anskaffelsessum, 3 års glidende gennemsnit? Boligorganisationens Benchmark Dispositionsfond, kr. pr. lejemål Boligorganisationens Benchmark kr kr (Budget for dispositionsfonden vedlægges særskilt) Arbejdskapital, kr. pr. lejemål Boligorganisationens Benchmark kr kr (Budget for arbejdskapitalen vedlægges særskilt) Sager ved beboerklagenævnet Afgjorte Helt/delvist sager tabte sager lait 0 0 Forbrugsregnskaber 0 0 Fraflytning 0 0 Husordenssager 0, 0 Andet 0 0, herunder om boligorganisationens opfølgning på tabte sager Er der ja markeringer i regnskabsspørgeskemaet? Side 3 af 6 domgæ)-d< 037

8 Ledelse og beboerdemokrati Hvad anser boligorganisationen, som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens ledelse og beboerdemokrati? Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat it med hensyn til boligorganis^ boligorganiss ja og beboerdemokrati? Baggrund/fakta ^ ^ Har bestyrelsen det foriøbne år drøftet god ledelsesskik (god almen ledelse) Har bestyrelsen gennemført evalueringer af bestyrelsesarbejdet det foriøbne år? Har bestyrelsen det foriøbne år haft generelle drøftelser om beboerdemokratiet? Opfølgning på punkter udvalgt i forbindelse med boligorganisationens forvaltningsrevision indenfor området: Er målsætningen for beboerdemokrati opfyldt? Er målsætningen for personalepolitik opfyldt? Er målsætningen for udlejning/ventelister opfyldt? Er målsætningen for regnskab og budget opfyldt? Er målsætningen for kontakt til pressen opfyldt? Er målsætningen for indkøbspolitik opfyldt? Er målsætningen for administrativ ledelse opfyldt? Side 4 af dom6/3.d<

9 Udlejning og velfungerende boligafdelinger er vedrørende boligorganisationens generelle udlejningspolitik og generelle indsats for velfungerende boligafdelinger Opfølgning på punkter udvalgt i forbindelse med boligorganisationens forvaltningsrevision indenfor området: Er målsætningen for udlejning/venteliste opfyldt - da ventelisten og fraflytningsprocenten viseren positiv udvikling. Baggrund/fakta Diagram over fordelingen af boliger på udlejningsredskaber DKommunal anvisning Fleksibel udlejning OKombineret udlejning Annoncering Venteliste Ledige boliger opgjort i procent, ultimo året Boligorganisationen Benchmark Almene familieboliger 0,00% 0,00% Almene ældreboliger. 0,00% 0i00% Almene ungdomsboliger 0.00% 0,00% Side 5 af 6 domgæ).d<

10 Byggeri og renoveringer Vurdering Hvad anser boligorganisationen, som de væsentligste udfordringer med hensyn til boligorganisationens nybyggeriog renoveringsaktivitet? Hvilke initiativer er eller vil blive igangsat med til styrkelse af boligorganisationens byggevirksomhed? Baggrund/fakta Afdelinger med større igangværende, afsluttede eller påtænkte renoveringer Afdelinger i nybyggeri under opførelse er Afdelinger med væsentlige problemer og/eller kritiske nøgletal Er der afdelinger med væsentlige problemer eller kritiske nøgletal på parametrene lejeledighed, fraflytning, henlæggelser, overskud eller underskud? Kritiske nøgletal Afdeling Væsentlige LBF-nr. Afdelingsnavn problemer 101 Fanø Boligselskab, 201 Fanø Boligselskab Ledige Henlæggelse Flerårige Opsamlet boliger Fraflytning kto. 401 overskud underskud X X X Væsentlige udfordringer i afdelingerne i prioriteret rækkefølge, beskrivelse af tiltag/initiativer til afhjælpning heraf samt opfølgning på tidligere aftalte tiltag/initiativer: Hvad er status for tidligere drøftede forhold, indgåede aftaler m.v. jf. seneste kommunale redegørelse? Nærværende rapport er udarbejdet af Domea.dk på vegne af organisationsbestyrelsen 11^ ^ *^ Udarbejdet den: Side 6 af 6 MO domgæ).d<