2. O Regnskab for den fælles drift og foreløbigt regnskab for Boligselskabet Sjælland. Vedlagt bilag 2 sendes separat fra Louise senere onsdag

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Per Bro Afbud: Mia S. Nielsen, Henrik Eflund, Helene Obel. Gæster: Louise B. Thomsen Kommende arrangementer: 20. februar Tiltrædelsesreception for Carsten Schou, Områdeleder, Holbæk kontoret 6. marts politisk styringsdialogmøde Roskilde kommune 8. marts beboermøde for beboere i Himmelev området, Roskilde 11 marts konference har du tilmeldt dig? 14. marts FU møde og beboermøde for beboere i Borup området, Køge 16. marts Byggeudvalgsmøde 20. marts beboermøde for beboere i Trekronerområdet, Roskilde 23. marts beboermøde for beboere i Ringsted området 1. O Opfølgning på sidste møde 2. O Regnskab for den fælles drift og foreløbigt regnskab for Boligselskabet Sjælland Vedlagt bilag 2 sendes separat fra Louise senere onsdag Til drøftelse og godkendelse Regnskabet blev gennemgået og uddybet. Det blev besluttet, at overskuddet bogføres ud i afdelingerne. Regnskabet blev enstemmigt vedtaget. 3. O Bestyrelsesevaluering Vedlagt bilag 1 Til drøftelse Der skal afholdes BUS-samtale i Bestyrelsen. Der er gode kommentarer i evalueringen. Evalueringen skrives ind i årshjulet. 1

2 Evalueringen blev taget til efterretning. 4. L MU samtale Bo Jørgensen 5. L Evaluering af åbningstider - drift 6. L Byggeledelse - Byg 7. O Status helhedsplaner uden Skema A samt nybyggerisager - Byg Der gives en mundtlig redegørelse på mødet Til orientering Notat om Status på helhedsplaner bilag 15 uddelt og taget til efterretning. Mundtlig status om nybyggerier taget til efterretning med bemærkning om at der er gang i mange projekter. 8. O Udviklingsplaner Dir. For at sikre en effektiv arbejdsproces omkring udarbejdelsen af udviklingsplaner for alle afdelinger skønnes det nødvendigt at forankre processen centralt. Udviklingsplanerne sikrer et vigtigt indblik i hver afdelings nødvendige arbejder og giver et optimalt beslutningsgrundlag for beboere, afdelingsbestyrelse og selskabet. Det er imidlertid en udfordring at arbejdet faktureres, da det er de færreste afdelinger som har budget til den vigtige opgave. Dette betyder at det nødvendige arbejde med effektivisering bremses samt at de nødvendige tiltag til at sikre varige og langsigtede løsninger i afdelingerne ikke kan kortlægges og udmøntes. Mange af boligafdelingernes omkostninger er i store træk uafhængig af afdelingens størrelse, hvilket gør det væsentligt dyrere for de mindre afdelinger at få udarbejdet udviklingsplaner. Derfor indstilles det, at SB ud af den tidligere bevilgede udviklingspulje på 2,5 mio. årligt tiltræder, at der herfra trækkes udgifter til udarbejdelse af grundlaget til udviklingsplaner svarende til ca.kr Oversigt over udviklingspuljen: Forbrug i 2016: Energi og miljø vedr. strategi 2020 kr EnergyKey kr Energiscreening kr I alt kr

3 Forbrug i 2017 kr.0 ud af 2,5 mio. kr. Herfra skal tages de søgte ca. kr Afdelingerne vil selv skulle stå for udgiften til det beboerdemokratiske arbejde med udviklingsplanerne. For de mindre afdelinger, hvor vi arbejder med sammenlægning, vil det give værdi for processen, at al arbejde med udviklingsplaner gøres er uden beregning, forudsat bestyrelserne også arbejder for en sammenlægning. Udgiften tages fra den pulje Selskabsbestyrelsen har bevilget. Enstemmigt godkendt. 9. O Indvendig vedligeholdelse af vores boliger - dir En del afdelinger har gennem flere år ikke henlagt eller henlagt for lidt til løbende indvendig vedligeholdelse af boligerne. Her tænkes ikke på vedligeholdelse ved fraflytning, men på vedligeholdelse af fx gulve, el, skabe, køkken og døre, men folk bor hos os. For disse afdelinger indstilles det, at henlæggelserne for budgetåret 2018 som udgangspunkt øges med ca. 0,5 % af huslejen. I afdelinger hvor der henlægges tilstrækkeligt - ud over ved fraflytninger borfalder kravet, ligesom for afdelinger hvor henlæggelserne nogenlunde svarer til det indstillede eller hvor det medfører udlejningsvanskeligheder. Henlæggelsen vil ske på konto Fælles indvendig vedligeholdelse. Beløbet vil efterfølgende blive anvendt individuelt i forbindelse med budget Det formodes at de fleste afdelinger berøres af ovennævnte. Enstemmigt vedtaget at vi starter i 2019 og at der i god tid inden sættes ind på det kommunikationsmæssige ift. en samlet handleplan. 10. O Godkendelser: Ledelsesrapport 2016 vedlægges som bilag 13 Råderetskatalog og husorden for Smålodsvej og Amtsstue Alle, Ringsted Henholdsvis bilag 4-7 Godkendelse af Skema A Slagteriet, Roskilde bilag Til godkendelse 3

4 Rapporten blev taget til efterretning. Fremadrettet vil den blive fremstillet, så det er lettere forståeligt. Bilag 4-7 Godkendt. Slagterigrunden Godkendt. 11. L Til principiel bevilling der gives accept på, at vi arbejder videre, og projekt indstilles efterfølgende til endelig bevilling -Byg 12. L Bevilling af opførelse af boliger - Byg 13. L Indstilling om miljø og energiaktiviteter drift Vedlagt bilag 12 beløbet tages over udviklingspuljen, hvor der afhængig af punkt 8 tilbagestår 1,9 mio. kr. Enstemmigt godkendt det præciseres at der ikke kan gives mere end de kr i år. 14. L Orientering fra forretningsudvalg og Direktion Der er pt. tilmeldt 85 deltagere til konferencen 7/2. På Roskilde messen udstillede selskabet og var den med flest besøgende lørdag. Begge dage blev vi mødt med glade tilfredse beboere. De to medarbejdervalgte repræsentanter er på valg i år og valget offentliggøres snarest. Såfremt der er flere kandidaterne end de som skal vælges, afvikles der kampvalg. 15. O Orientering fra bestyrelse, områder og udvalg. Referat af byggeudvalgsmøde udsendt I Ringsted er er indgået en aftale med kommunen om at få affaldsspande og sortere affaldet. Bekymring over at vi kommer til at stå med en udfordring for at sortere i 6 fraktioner hvordan gør vi det nemt allerede oppe i lejligheden det skal vi forberede ellers får vi bøder, når prøveperioden er ovre. Vi skal tænke på, hvordan vi får gjort det nemt. RUC der er nogen der skal til at skrive speciale, måske de kunne hjælpe med en løsning på hvordan vi får det gjort nemt allerede oppe i lejligheden I Bjergmarken, Holbæk er der 9 fraktioner problemet er at de kun kan tømmes hver 6. uge. det er ikke godt nok det må vi tage med kommunen. 4

5 16. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet Næste møde afholdes 21. marts