Referat. Afbud: Michael Randrup, Erkan Ari. 1. Dialog med Borgmester Claus Omann Jensen

Transkript

1 Referat Forvaltning: Byrådssekretariatet Møde vedr.: Referat af møde i Medborgerskabsrådet den 3. februar 2016 Mødested: Vækstværket Mødedato: Sendes til: Medborgerskabsrådet Afbud: Michael Randrup, Erkan Ari 1. Dialog med Borgmester Claus Omann Jensen Vitus Jordan bød velkommen, hvor han præsenterede rådets arbejde kort og inviterede rådets medlemmer til dialog med borgmester Claus Omann Jensen om Medborgerskabsrådets arbejde. Borgmesteren præsenterede sine forventninger til rådet, hvor han særligt lagde vægt på samskabelse at rådet fokuserer på interessefeltet mellem borgerne, politikerne og forvaltningen. Rådet blev opfordret til at tænke ud af boksen samt at udfordrer praksis ved at stille kritiske spørgsmål til såvel forvaltningen, politikerne som borgerne. Borgmesteren anerkender, at i kraft af at rådet ikke er høringsberettiget, så er rådets rækkevidde ikke entydig, hvilket kan blive en udfordring. Rådet opfordres derfor til at identificere de temaer rådet ønsker at beskæftige sig med samt at synliggøre sig på disse områder med henblik på at temaerne og rådet sættes på dagsordenen. Et forslag til tema er, hvordan man skaber borgerengagement og involvering. I overensstemmelse hermed informerede rådet om dets fokus på kommunikation. Rådet har således fokuseret på at gøre opmærksomme på rådets eksistens, høringen af kommunens medborgerskabspolitik samt det gode eksempel på aktivt medborgerskab. For at sikre en effektiv og bred kommunikation har rådet oprettet en Facebook side, udarbejdet udkast til foldere samt indgået en aftale med amtsavisen om blandt andet løbende publicering af kroniker skrevet af rådets medlemmer. Rådets temaer og dets videre arbejde blev drøftet. Rådet har frem til nu fokuseret på at identificere potentielle temaer og vil på de kommende møder konkretisere og prioritere hvilke rådet skal arbejde videre med. Rådet har allerede nedsat flere arbejdsgrupper, der skal fokusere på blandt andet kommunikation, borgerinddragelse og integration. Borgmesteren anerkendte integration som et betydningsfuldt tema, da den aktuelle flygtningesituation nødvendiggør, at integration sættes på dagsordenen særligt i forhold til, hvordan man kan opnå en integrationsforståelse blandt borgerne - men fremhævede samtidig at Medborgerskabsrådets fokus ikke bør begrænses til integrationen. Frivillighed blev præsenteret som et væsentligt tema. Der var bred enighed om, at der er et behov for at synliggøre frivillighed blandt andet med henblik på at gøre borgerne mere interesseret i at

2 blive frivillig. Rådet vil skabe fokus på frivillighed ved blandt andet, på Facebook, at dele gode eksempler på aktive medborgere samt ved at deltage i lokale initiativer. Det blev drøftet, hvordan man kan måle frivillighed med henvisning til kommunens ambition om at være frivillighedens by per 2017 Louise Brown vil følge op på dette spørgsmål via hendes tilknytning til Frivilligværket. Borgmesteren efterlyste om der var noget han kunne gøre for at hjælpe rådet. Til det opfordrede rådet til, at der skabes lydhørhed når rådet ønsker at blive inddraget. Derudover spurgte Borgmesteren til rådets økonomiske rammer. Bjarke Scott Levinsen følger op på dette. 2. Oplæg om Vækstværket v. Vedran Mesovic Vedran Mesovic holdte oplæg om Erhverv Randers dets arbejde med Vækstværket. Power Point præsentationen vedlægges som bilag til referatet. 3. Kommentarer til referatet Mette Winther Nielsen bemærkede, at Styregruppen for kommunens branding projekt, som hun blev udpeget til ved sidste møde, er blevet nedlagt. I stedet overgår styregruppens medlemmer til det advisory board, der er nedsat i forbindelse med branding projektet. Louise Brown er tillige medlem i kraft af hendes arbejde med Frivilligværket. Vitus Jordan orienterede om, at Ulla Marcus har udarbejdet et brev til stedfortræderne, hvori de inviteres til et orienteringsmøde omkring mulighederne som stedfortræder, arbejdsgruppedeltager m.v. Fra rådet deltager Vitus Jordan og Louise Brown. Fra forvaltningen deltager Ulla Marcus og Bjarke Scott Levinsen. Herudover blev rådet orienteret om, at såfremt medlemmerne skulle have brug for at rette henvendelse til forvaltningen så gøres det indledningsvist igennem Bjarke Scott Levinsen, der vil hjælpe med at finde rette kontaktperson. 4. Siden sidst a. Input fra rådets arbejdsmøder Henning Munkholm Eriksen har udarbejdet referat fra sidste uformelle møde, der er rundsendt til rådet. b. Status fra arbejdsgrupperne Folderen Arbejdsgruppen har besluttet at folderen forkortes så den bliver 4 sider (A5). Herudover er der foretaget ændringer i layoutet. Kommunikation står til rådighed i forhold til færdiggørelsen det er aftalt, at Henning Munkholm Eriksen kontakter Kommunikation når det bliver relevant. Louise Brown forslog, at det overvejes om GAIA kan indgå i produktionen af folderen da Medborgerskabsrådet derved er med til at støtte eksisterende lokale medborgerskabsinitiativer.

3 Til indholdet er det besluttet, at de personer der benyttes til ugens portræt samtidig indgår i folderen med billede, hvor de besvarer spørgsmål omkring aktivt medborgerskab. Det er endnu uvist, hvilket logo rådet skal bruge. En logokonkurrence blev drøftet som en mulighed. Indtil da har Mette Winther Nielsen taget initiativ til at sikre brugsretten til det logo der i dag benyttes på rådets Facebook side, som forestiller et sæt fodspor. Rådsmedlemmerne kan kontakte Mette, hvis logoet ønskes brugt i andre sammenhænge. På det eksisterende folderudkast er der brugt en mailadresse til rådet hentet fra Randers.dk. Det vides imidlertid ikke om adressen er aktiv Bjarke Scott Levinsen følger op. Indtil dette er afklaret har Vitus Jordan oprettet en mailkonto til rådet med adressen; medborgerranders@gmail.com. Facebook Arbejdsgruppen har på møde med kommunikationschef Karen Balling Radmer drøftet de praktiske perspektiver ved driften af en Facebook side, herunder i forhold til håndtering af opslag med personfølsomme oplysninger. Facebooksiden er gjort aktiv og den er optimeret så den når bredest muligt inden for kommunens geografiske område. Det er aftalt med kommunikationschefen, at den deles på kommunens Facebookside. Der opleves allerede en god aktivitet ift. Likes m.v. Til at starte med at det aftalt at opslagsmængden begrænses da for høj aktivitet kan medfører at siden mister følgere. Til at starte med er der fastgjort tre opslag om henholdsvis rådet, høringen og aktivt medborgerskab. c. Møde med kommunikationschef Karen Balling Radmer På det sidste møde anmodede flere arbejdsgrupper om at komme i dialog med kommunens kommunikationsafdeling. Der blev på denne baggrund arrangeret et møde med Kommunikationschef Karen Balling Radmer, hvor grupperne havde mulighed for at stille spørgsmål til brug for deres videre arbejde. Det blev blandt andet drøftet, hvordan rådet kan gøre de unge opmærksomme på høringen af medborgerskabspolitikken. Konklusionen på drøftelsen blev, at Seda Tugba Cetinkaya skriver en orientering til ungdomsuddannelserne samt de videregående uddannelse for at ramme så bredt som muligt. Det blev kort drøftet om orienteringen tillige skal rettes til Ungerådet. Det blev samtidig besluttet at den samme målgruppe, herunder blandt andet designskolen, skal orienteres om, at Medborgerskabsrådet ønsker at afholde en design konkurrence vedrørende rådets fremtidige logo. Orientering om konkurrence sendes særskilt ved senere dato. Et andet emne der blev drøftet var kommunens kommunikations strategi i forhold til borgerrettet kommunikation. Her blev det drøftet om, hvorvidt borgerne bør inddrages i hvilke temaer der kommunikeres. Kommunikationsarbejdsgruppen vil arbejde videre med emnet.

4 På mødet blev kommunikationsstrategien uddelt. Bjarke Scott Levinsen rundsender denne med referatet. 5. Status for Medborgerskabsrådets arbejdsform ift. medlemmernes forventninger Vitus Jordan efterspurgte feedback til den nuværende mailkultur med henvisning til, at det materiale der rundsendes til rådet ikke kommenteres af medlemmerne. Det blev aftalt at medlemmerne kvitterer for det materiale der rundsendes. Herudover blev referatprocessen drøftet da den oprindelige aftale fandtes uhensigtsmæssig. Det blev besluttet, at referatet som udgangspunkt rundsendes til rådet indenfor en uge. Rådsmedlemmer har herefter to dage til kommentere indholdet, hvorefter det reviderede referatet rundsendes til rådet og publiceres på kommunens hjemmeside. 6. Høringssvar fra Medborgerskabsrådet om medborgerborgerskabspolitikken Det blev tidligere besluttet at svarudkast skulle være klar til mødet. Arbejdsgruppen ønsker at afvente eventuelt input som måtte modtages i høringsperioden. Forvaltningen orienterede om, at der forud for mødet ikke var modtaget høringssvar. Troels Rasmussen undersøger om eventuelle høringssvar må deles med Medborgerskabsrådet til brug for udarbejdelse af rådets høringssvar. Det blev kort drøftet om rådets bemærkninger til politikken skal lægges på Facebook. 7. Handleplan for de kommende 3 4 måneder Formatet for handleplanen blev godkendt. Til punktet; Forum for overblik, dialog og opsamlinger blev det aftalt, at Vitus Jordan bestiller et abonnement hos Podio, der er en platform anbefalet af kommunikationsafdeling. Abonnementet koster månedligt 8 dollars per person. Medborgerskabsrådet vil gerne inddrages i projektet Byen til vandet. Det aftaltes, at Bjarke Scott Levinsen rundsender tidsplanen for projektet, med henblik på senere drøftelse af hvornår rådet ønsker at blive inddraget. Projektet vedrørende afholdes af en international dag er sat i gang. Fatmir Asllanaj har modtaget lister over relevante foreninger i kommunen. Næste skridt er at tage kontakt til foreninger og indgå i en dialog omkring projektet. Christian Boldsen og Maria Fangel indgår fremover i arbejdsgruppen. Maria indgår tillige i arbejdsgruppen vedrørende fokus på tilflyttere. Gruppen; Medborgerskabsrådet og kommunen kommer til at bestå af Vitus Jordan, Louise Brown og Maria Fangel. Gruppens fokus bliver at skabe en kommunikationsvej til forvaltningerne.

5 Det blev forslået at rådet udover arbejdsmøderne mødes til at drøfte handleplanen. Det blev besluttet at Vitus Jordan prøver at finde en dato samt mødet kan afholdes uanset, at ikke alle kan deltage. 8. Forslag til arbejdsgrupper og temaer Punktet blev ikke behandlet og sættes på dagsordenen på det næste møde. 9. Næste møde Bjarke Scott Levinsen undersøger om Mette Winther Nielsen kan arrangere mødested for næste møde. Hvis ikke, så har Seda forslået, at mødet afholdes i kvindemoskeen. Carl M. H. Frandsen og Steen Bundgaard deltager ikke i mødet den 17. marts. Tidsplanen for de uformelle møder blev drøftet. Det blev besluttet, at Vitus Jordan udarbejder en mødeplansstruktur, eventuelt med skiftende ugedage. 10. Eventuelt