Referat. Koordinationsgruppen for DDB. Møde den 2. februar 2016, kl i Kulturstyrelsen.

Transkript

1 Referat 22. februar 2016 DDB sekretariatet Koordinationsgruppen for DDB Møde den 2. februar 2016, kl i Kulturstyrelsen. Deltagere: Bente Nielsen, Bodil Have, Erik Barfoed, Helle Kolind Mikkelsen, Jakob Heide Petersen, Jytte Bræmer, Nicolai Dupont Heidemann, Niels-Henrik Gylstorff, Tine Vind, Vibeke Steen, Maiken Maigaard, Sofie Federspiel. Afbud: - 1. Velkommen Formanden bød velkommen. 2. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. Det blev bemærket, at et punkt vedr. udfoldelse af projekter i relation til indsatsområderne for manglede på dagsordenen. Punktet adresseres i stedet på fællesmøde d. 29. februar Orientering fra medlemmerne om DDB-relevante emner. Ingen bemærkninger under punktet. 4. Status fra sekretariatet. Den stedfortrædende sekretariatschef orienterede om aktuelle sager og fremdrift i sekretariatets projektportefølje, herunder status for forhandlinger vedr. forsider og forsideservice, udvikling i forskellige statistikprodukter samt forhandlinger af tekstlicenser. Koordinationsgruppen udbad sig måling af trafik på bibliotekernes apps. I forhold til tekstlicenserne ønskede Koordinationsgruppen, at bibliotekerne opfordres til at bakke op om DDB s indkøbspolitik og -strategi. Sekretariatet undersøger muligheden for at måle trafik på bibliotekernes apps. H.C. Andersens Boulevard 2 DK-1553 København V ddb@slks.dk

2 Sekretariatet udsender en nyhedsmail om situationen vedr. specifikke tekstlicenser og opfordrer bibliotekerne til at bakke op om DDB s indkøbspolitik og -strategi. 5. Orientering om DDB CMS. Koordinationsgruppen drøftede den seneste udvikling vedr. DDB CMS, herunder arbejdet med feedback fra bibliotekerne med henblik på identificering af konkrete udfordringer ved CMS en. Koordinationsgruppen roste sekretariatet for fremdriften i DDB CMS og formidlingen af samme. Prioriteringsgruppen udfører et godt stykke arbejde, samtidig med at det involverer en række biblioteker i DDB-arbejdet. Koordinationsgruppen besluttede, at der skal arbejdes videre med feedback på og præcisering af konkrete problemstillinger ved CMS en via prioriteringsgruppen og de kommende dialogmøder. Koordinationsgruppen opfordrede desuden sekretariatet til fortsat at øge kommunikationen vedr. DDB CMS. Med afsæt i det fremlagte materiale udsender sekretariatet en nyhedsmail med status på DDB CMS. Heri adresseres desuden resultater fra DDB s tilfredshedsundersøgelse 2015 vedr. DDB CMS. 6. Projekt Flere digitale forsider. Den stedfortrædende sekretariatschef uddybede baggrunden for projektforslaget, som er blevet til på baggrund af oplæg fra tre biblioteker. Hun fremhævede, at projektet skal ses i sammenhæng med det eksisterende arbejde med forhandling af forsider med Copydan og forhandling af forsideservice med DBC. Koordinationsgruppen drøftede projektforslaget, herunder balancen mellem kvalitet og kvantitet i forsiderne. Koordinationsgruppen bakkede op om, at der udarbejdes en nærmere projektbeskrivelse, som præciserer bl.a. projektets business case, driftsøkonomi og tidsplan. Sekretariatet påbegynder et videre analysearbejde, som kan danne grundlag for en udfoldet projektbeskrivelse. Denne forelægges koordinationsgruppen til godkendelse på møde d. 30. marts. 2

3 7. Projekt MobilSøg. På baggrund af sekretariatets redegørelse drøftede Koordinationsgruppen udfordringer med projekt Mobil Søg og mulige løsninger på samme. Der var tilfredshed med, at Palle Next kan følge tidsplanen. Det var Koordinationsgruppens holdning, at udvikling af App en i MobilSøgprojektet bør konkurrenceudsættes som følge af den aktuelle tidsmæssigt kritiske situation. Da der er tale om et strategisk valg, eskalerede koordinationsgruppen sagen til styregruppen. Sekretariatet udarbejder på koordinationsgruppens vegne en indstilling til styregruppen om at konkurrenceudsætte leverancen af App en i MobilSøg. 8. Musikområdet. Koordinationsgruppen drøftede den seneste udvikling vedr. bibliotekernes digitale musiktilbud, herunder de opfordringer til at DDB involverer sig i processen, der er kommet fra aktører i sektoren. Det er positivt, at der kommer et initiativ og det er koordinationsgruppens holdning, at DDB skal støtte op om det både mht. infrastruktur og indkøb i det omfang, det er muligt. Koordinationsgruppen ønskede at drøfte DDB s reaktion på den seneste udvikling på musikområdet med DDB s styregruppe. Musikområdet sættes på dagsordenen til det kommende fællesmøde mellem DDB s styregruppe og koordinationsgruppe d. 29. februar Samarbejdsaftale mellem DDB og ereolen. Koordinationsgruppen drøftede udkast til en samarbejdsaftale mellem DDB og ereolen. Det blev præciseret, at hensigten med notatet er at beskrive arbejdsfordelingen mellem DDB og ereolen. Koordinationsgruppen ønskede, at notatet skal betone den praktiske opgavedeling mellem DDB og ereolen. På sigt kan der blive behov for en mere strategisk drøftelse af relationen mellem DDB og ereolen. Med input fra koordinationsgruppen gennemskriver sekretariatet og ereolen i fællesskab notatet, så en ny version kan drøftes på koordinationsgruppens møde d. 30. marts. 3

4 10. Evaluering af DDB Med afsæt i resultaterne af DDB s tilfredshedsundersøgelse og udkast til DDB s årsberetning evaluerede Koordinationsgruppen året der gik i DDB. 10a. DDB s tilfredshedsundersøgelse 2015 Koordinationsgruppen drøftede resultaterne af DDB s tilfredshedsundersøgelse, som blev udført primo januar 2016 blandt bibliotekscheferne. Koordinationsgruppen var enige om, at resultaterne tydeliggør et behov for bl.a. at sætte mere fokus på DDB s arbejde med bibliotekernes nationale infrastruktur. Koordinationsgruppen besluttede desuden, at tilfredshedsundersøgelsens resultater foruden at indgår i årsberetningen også skal offentliggøres som præsenteret for koordinationsgruppen. Præsentationen kan suppleres med oplysning om initiativer, der følger op på resultaterne af tilfredshedsmålingen. Sekretariatet udsender en nyhed om resultaterne fra DDB s tilfredshedsundersøgelse. 10b. Udkast til DDB s årsberetning 2015 Koordinationsgruppen drøftede udkast til DDB s årsberetning 2015 og gav retningslinjer i forhold til målgruppe samt ændringsforslag til indhold og form. Den skal være kortere og mere præcist indehold de fremskridt og resultater, der er fremkommet i På baggrund af koordinationsgruppens input gennemskriver sekretariatet årsberetningen, før den sættes til godkendelse hos DDB s styregruppe d. 24. februar. 11. Input til fokusområder for Releaseplan Den stedfortrædende sekretariatschef orienterede om processen for udarbejdelsen af det kommende års releaseplan. Herefter drøftede koordinationsgruppen på baggrund af input fra Faggruppen for Infrastruktur og Formidling mulige fokusområder for planen. Det affødte forslag om temaer som Optimering af brugernes transaktioner og Mobile platforme. Mens der ikke umiddelbart var 4

5 opbakning til et fokus på e-læring, var der ønske om et fokus på skoleområdet, med den rette afgræsning. Sekretariatet tager koordinationsgruppens input med i det videre arbejde med fokusområderne, herunder de kommende dialogmøder. På møde d. 30. marts orienteres Koordinationsgruppen om fremdrift i arbejdet. 12. DDB s strategidag. Koordinationsgruppen drøftede mulige temaer for DDB s strategidag Koordinationsgruppen besluttede at foreslå styregruppen Infrastruktur og Digital ledelse som temaer for DDB s strategidag Til en mindre planlægningsgruppe vedr. strategidagen 2016 udpegede koordinationsgruppen blandt sine egne medlemmer Jytte Bræmer og Jakob Heide Petersen som deltagere, og besluttede desuden at invitere to bibliotekschefer blandt de øvrige DDB-medlemmer med i gruppen. Disse blev Mia Sørup (Sorø) og Erik Thorlund Jepsen (Vordingborg). Sekretariatet initierer planlægningen af DDB s strategidag. Programudkast præsenteres for koordinationsgruppen på møde d. 30. marts. 13. Emner til de næste møder. Specifikt for næstkommende møde, d. 30. marts: Planlægning af DDB s strategidag Brugerportalsinitiativet Rammer for arbejdet med principper for infrastrukturen Dialog med faggruppen for indkøb Strategiske fokusområder for Releaseplan 2017 Opsamling på musikområdet Projekt Flere digitale forsider Emner i øvrigt: Formidling af gratis digitalt indhold 14. Evt. Bodil Have (Aalborg) udtræder af koordinationsgruppen, da hun går på pension. Formanden sagde på gruppens vegne tak til Bodil for hendes store indsats i DDB. 5