Referat. Selskabsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen Afbud: Per Pedersen Gæster: Francisco rtega, Karina Mindegaard Referent: Bo Jørgensen L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 31. oktober 1. spadestik Skademosen Roskilde 1. november 2017 valgmøde Køge 3/ 4. november 2017: Arbejdslørdag med overnatning 7. november valgmøde i Ringparken, Roskilde 8. november valgmøde i Æblehaven, Roskilde 9. november valgmøde i Holbæk 13. november valgmøde spidskandidater Dåstrup skole 15. valgmøde Ringsted 15. november FU 19. november Åbenhus Slagteriskolen, Roskilde siden sidst 1. Tillykke til Knud med de 70 år 10. oktober 2. pfølgning fra sidste møde Budget 2018 for afd Bjergmarken, Holbæk samt budget 2018 for afd Bækgårdsvej, Køge er blevet godkendt på ekstraordinære afdelingsmøder hhv. 27/9-17 og 12/ drøftelse og beslutning 3. Indkøbsprocedure Karina Mindegaard, indkøbschef, var inviteret for at redegøre for selskabets udbudsplan bilag 8 B og selskabets snebekæmpelse bilag 9. Resultatet af udbuddet på vinterberedskab blev udleveret. Vores udbud har taget udgangspunkt i størst mulig prioritering af vores vinterbekæmpelse, hvilket har betydet nogle aktører ikke har budt eller budt lavere pris 1

2 SB pointerede at Beboerinformation om sneberedskabet skal ske umiddelbart efter stand still perioden. Medarbejdere kan informeres før, herunder hvad skal de grønne lave i snetiden. Det er en naturlig del af indkøbshåndteringen af opgaver in eller outsources. Udbudsplanen blev samtidig drøftet og godkendt. 4. Status boligsociale helhedsplaner (FA) De gamle boligsociale helhedsplaner er nu afsluttet og Landsbyggefonden har givet midler til en ny 4 årig bevilling i både Roskilde (start januar 2017) og Køge (start september 2017). Den boligsociale helhedsplan i Køge har på baggrund af bedre socioøkonomisk tal modtaget en mindre LBF bevilling end ved sidste helhedsplansperiode mens der i Roskilde er hentet en historisk høj bevilling hjem til en by-dækkende indsats. I den netop afsluttede bevillingsperiode fundraisede Udviklingsafdelingen flere millioner hjem til yderligere boligsociale indsatser og hentede derved flere millioner hjem end vores egenfinansiering til helhedsplanerne. Den gode nyhed er, at der allerede på nuværende tidspunkt i oktober 2017 er hentet eksterne bevillinger hjem for 2, kr. i Køge og 2, kr. i Roskilde hvorfor vi igen i denne bevillingsperiode har hentet flere eksterne midler hjem end vores egen medfinansiering til de boligsociale helhedsplaner. Paco oplyste om de nye krav til struktur og organisering af det boligsociale arbejde hvor der blandt andet er etableret bestyrelser med repræsentanter fra såvel kommuner og boligselskaber. redegjorde for krav til målopfyldelse og dokumentation. En af de nye forhold for rammebetingelser til de boligsociale helhedsplaner er at vi ikke fremadrettet må arbejde med eksempelvis ældreområdet, men Udviklingsafdelingen vil stadig understøtte det tryghedsskabende arbejde (herunder via fundraising) blandt selskabets mange ældre. Det er også fortsat muligt at benytte Udviklingsafdelingen til fondsansøgninger og sparring i forbindelse med sociale tiltag i afdelingerne. Situationen i Karlemoseparken blev gennemgået som lukket emne. Redegørelsen taget til efterretning. Indstilling Indhold i lejlighedsavisen (MLY) Bilag 3A Jens Frederiksen uddelte bilag angivet i referatet som bilag 10. Lejlighed Avisen udsendes i 2018 som fremgår af bilag 3 A i januar/februar. 2

3 Budgettvist Nymarken (LBT) Bilag 3B Budget 2018 Bilag 3B-1 Budget Nymarken 8,7 - Bilag 3B-2 Revideret DV plan 8, Nymarken Bilag 3B-3 Beslutning Budget vedtaget med 1,8 %. Indstilling til Valgform på repræsentantskabsmøde til valg af selskabsbestyrelsesmedlemmer (MLY) Bilag 3C Referat af temamøde om valgform Bilag 3C-1 10 personer var mødt op, herunder repræsentanter fra selskabets bestyrelse SB mangler at vide, hvad vi mere kan gøre for at repræsentantskabsmedlemmerne kender kandidaterne til SB? Der er valgavis og kandidatmøder, men de færreste møder op. SB oplever man også som RP medlem har pligt til at sætte sig ind i kandidaterne på samme måde som kommunalvalget. SB indstiller selv kandidater, det er en del af SB medlemmernes demokratiske ret. Beslutningen blev, at der kan stemmes på det antal kandidater man ønsker. Forretningsordenen tilrettes herefter 5. Forretningspolitik (politik for drift af selskab og boligafdelinger) BNI/BJ- Bilag 4A Indkøb er en del af ledelsens kompetence. SB orienteres i takt med indkøb har været i udbud. Sker der en afskedigelse som direkte følge af indkøb inddrages SB. Se også punkt 3. Indkøb vil kunne betyde ændringer i den samlede mandskabsstyrke både i positiv og negativ retning. Den sælgende, rettidige kommunikation er en betingelse for at beboervalgte forstår de ændringer der sker og administrationen skal sikre det sker. pgavegrupper JBW/BJ Bilag 4B Tovholder SB deltager Mikrofællesskaber Knud Anna Sammenlægning af små afdelinger i Holbæk Robert Amalie Udvidelse af maskinfællesskab Chris Henrik Projektleder på de tre gruppe ( en fra adm.) kontakter ovennævnte. 3

4 Godkendelse 6. Kvartalsregnskab og ledelsesrapportering pr. 30/9-17 (LBT) Bilag 5A Godkendelse: Godkendt Tilskud afd Rønnebærparken nybyggeri af 11 ældreboliger (AG) Bilag 5B Godkendelse: Godkendt rientering 7. L Status selskabets organisation BJ udleverede selskabets organisationsdiagram. 8. rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Udbudsplan for 4. halvår og 2018 (CAD) Bilag 8B Selskabet har fået et påbud om Psykisk førstehjælp på baggrund af vold mod ansat. Nedladende eller aggressiv tale er en del af dette, og som opleves fra få afdelingsbestyrelsesmedlemmer. Primo 2018 vender vi tilbage til, hvordan selskabet vil håndtere disse få beboervalgte. Vi planlægger en konference om psykisk sårbare. At bo med dem og hvordan det er at være psykisk syg, at bo lamment og hvordan de og vi alle andre kan trives bedre sammen. Deltagelse fra sundheds og boligordfører fra Folketinget. BLs kredse ønsker ikke at deltage, da de er i gang med flere samarbejdsprojekter. 9. L Indstillinger byggeri. Nedenstående punker fremsendes til orientering: Dagsorden Byggeudvalgsmøde (fast punkt) Bilag G 10. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Fokuspunkter: Valgform repræsentantskab Indkøb Boligsocialt indlæg 4

5 Bilag pkt. 1-8: Bilag 3A Indstilling til indhold i lejlighedsavisen Bilag 3B Budgettvist Nymarken Bilag 3B-1 Budget Nymarken Bilag 3B-2 Budget Nymarken 8,7 Bilag 3B-3 - Revideret DV plan 8, Nymarken Bilag 3C Indstilling om valgform Bilag 3C-1 Referat af temamøde om valgform Bilag 4A - Forretningspolitik (politik for drift af selskab og boligafdelinger) Bilag 4B - Indstilling kommissorie for opgavegrupper Bilag 5A - Kvartalsregnskab og ledelsesrapportering pr. 30/9-17 Bilag 5B - Tilskud afd Rønnebærparken nybyggeri af 11 ældreboliger Bilag 8B Udbudsplan Bilag 9 resultat af sneudbud Bilag 10 bilag udleveret af Jens Frederiksen om lejlighedsavis Bilag pkt. 9 Byggeri: Bilag G Dagsorden Byggeudvalgsmøde Bilag H Indstilling vedr. Slagteriet udsættelse af skema B Husk næste møde 23. november 2017 g arbejd weekend 3-4 november 5