og

Transkript

1 KØBENHAVNS KOMMUNE Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen Direktion Til Ulrik Kohl, MB og Ninna Hedeager Olsen, MB og Kære Ulrik Kohl og Ninna Hedeager Olsen Sagsnr Dokumentnr Tak for jeres henvendelse af d. 14. juni, hvor I har stillet spørgsmål til forvaltningen om arbejdspresset på JKI. Spørgsmål 1 Er det korrekt, at medarbejdere på JKI Center for Jobindsats i de forløbne måneder er blevet pålagt arbejdsdage med op til seks indkaldte samtaler på en formiddag/eftermiddag? Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens svar Ja, det er korrekt. Direktionen har igangsat en handleplan for afholdelse af flere samtaler på baggrund af, at der har kunnet konstateres en alt for lav rettidighed, og at borgerne dermed ikke får de samtaler, de har krav på. Handleplanen har indført en ny kalender med 22 indkaldte samtaler samt seks telefoniske samtaler per uge per medarbejder. Se vedlagte bilag, der viser kalenderen før og efter indførslen af den nye kalender. Udregningen af antallet af indkaldte samtaler per dag er baseret på, at 38 pct. af borgerne ikke møder op til en indkaldt samtale samt at der ikke holdes samtaler alle dage på grund af efteruddannelse, faglige møder mv. Antallet af indkaldte samtaler vil derfor være højere end antallet af faktisk afholdte samtaler. Reelt gennemføres ca. 3,3 samtale pr. dag. Som Beskæftigelses- og Integrationsudvalget blev præsenteret for i Resultatrapporten for 1. kvartal 2016, som blev behandlet på udvalgsmødet d. 13. juni, har forvaltningen en udfordring med rettidighed for samtaleafholdelse. Udfordringen er primært relateret til rettidigheden for de aktivitetsparate kontanthjælpsmodtagere, hvilket er den målgruppe som er tilknyttet Center for Jobindsats, JKI. En aktivitetsparat kontanthjælpsmodtager har efter lovgivningen ret og pligt til fire samtaler om året, hvilket udvalget på et udvalgsmøde d. 31. marts 2014 har besluttet skal svare til en samtale i kvartalet. Den nye kalender er blevet indført på JKI med det formål at rette op på den lave rettidighed og give borgerne de samtaler, de har ret og pligt til i løbet af et år. Før indførslen af den nye kalender var rettidigheden for samtaleafholdelse på 60 pct. for borgerne på JKI. Med indførslen af kalenderen struktureres tiden, så der kan afholdes flere sam-

2 taler og rettidigheden kan øges, samtidig med at det sikres, at der fortsat afsættes tid til de mange andre opgaver, som er forbundet med at være borgernes sagsbehandler. Som led i processen er der igangsat en række delprojekter med henblik på at understøtte medarbejdernes arbejde: Der arbejdes med en ny registreringspraksis, der sikrer en mere ens praksis for registrering af informationer om borgeren Der arbejdes med en ny indkaldelsespraksis, som skal sikre den nødvendige viden og overblik over, hvilke borgere der skal indkaldes til samtale Der er udarbejdet jobrettede forberedelsesspørgsmål til borgerne for at understøtte jobfokus i samtalerne Der er sket en effektivisering af betjeningen af telefontiden, således at medarbejderne i dag kun har 2 telefonvagter om ugen frem for hver dag. Der er således sat en række initiativer i gang med det formål at aflaste den enkelte medarbejder. Rettidigheden har siden indførslen af den nye kalender været stigende og den seneste opgørelse i medio juni viser 70 pct. Spørgsmål 2 Hvis ja til ovenstående: Hvilke konsekvenser for arbejdsmiljø og medarbejderes trivsel skaber denne situation set med forvaltningens øjne, og har forvaltningen modtaget tilkendegivelse fra medarbejdere i denne sammenhæng, som kan give anledning til bekymring? Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningens svar CenterMED, arbejdsmiljørepræsentanter samt de berørte medarbejdere har løbende været inddraget i, hvordan afholdelsen af flere samtaler bedst muligt kunne udføres. Den løbende dialog har haft til formål at sikre inddragelse og medejerskab. Status på projektet er blevet drøftet på samtlige CenterMED-møder siden projektet var i sin pilot-fase. Inden den nye kalenderstyring blev indført, modtog CenterMED to bekymringsskrivelser fra medarbejdere. Bekymringsskrivelserne blev drøftet i CenterMED, og centerchef Maria Bødker Boje tog efterfølgende på en dialogtur i centrets afdelinger for at drøfte bekymringerne med medarbejderne. Kalenderstyringen er blevet indført som et arbejdsredskab til at hjælpe medarbejderne med at få mere struktur på deres arbejdsdag, og til bedre at kunne håndtere det øgede antal samtaler. Det har i praksis betydet, at medarbejdernes arbejdsdag er struktureret anderledes, og sam- Side 2 af 3

3 taleafholdelsen er blevet mere komprimeret. Det opleves af nogle medarbejdere som et øget arbejdspres, mens det for andre medarbejdere opleves positivt, at vi som arbejdsplads og ledelse tager ansvar for at arbejdstilrettelægge og strukturere arbejdsdagen, så det er muligt at løse de forventede arbejdsopgaver indenfor en 37-timers arbejdsuge. Der er generelt stor opmærksomhed fra centerledelsens side på medarbejdernes oplevede arbejdspres, hvorfor der løbende følges op og foretages evalueringer for at sikre, at rettidigheden øges under de bedst mulige forhold. Med venlig hilsen Bjarne Winge Adm. direktør Side 3 af 3

4 FLERE SAMTALER FOR AKTIVITETSPARATE

5 SÅDAN SÅ HVERDAGEN UD I DECEMBER i 2015 (pilotafdeling) / SIDE 2

6 HVERDAGEN I DECEMBER mandag 25 tirsdag 26 onsdag 27 torsdag 28 fredag mv Afdelingsmøde mv mv. mv aflyst NFS, Administrativ dag Udarbejdelse af ressourceplanresumeer Opfølgning, sparring mv. -udebliv - aflyst - udebliv Efterregistrering Forberedelse Efterregistrering Efterregistrering NFS, - aflyst - udebliv NFS, NFS, Efterregistrering Forberedelse Forberedelse Forberedelse / SIDE 3

7 ARBEJDSKALENDEREN I DAG - Skiftevis formiddags- og eftermiddagsuge / SIDE 4

8 KALENDER I DAG (SKIFTENDE FORMIDDAG / EFTERMIDDAGSUGE LOKALEUDNYTTELSE) 22 mandag 23 tirsdag 24 onsdag 25 torsdag 26 fredag Afdelingsmøde efterbehandling Opfølgning, mails mv. -Leverandøropfølgning -Praktik-blanketter - efterbehandling Opfølgning, mails mv. er -Leverandøropfølgning -Praktik-blanketter 6 telefoniske samtaler (borgere i aktivering) (telefonbetjening ca. hver 3.fredag) indkaldte samtaler 5 indkaldte samtaler 5 indkaldte samtaler 5 indkaldte samtaler Administration og faglig tid Møder -Videndeling -Opfølgning -Forberede sager til ressourceforløb / SIDE 5

9 KALENDER I DAG (SKIFTENDE FORMIDDAG / EFTERMIDDAGSUGE - LOKALEUDNYTTELSE) 22 mandag 23 tirsdag 24 onsdag 25 torsdag 26 fredag Afdelingsmøde indkaldte jobsamtaler 6 indkaldte jobsamtaler 6 indkaldte jobsamtaler 6 indkaldte samtaler 6 telefoniske samtaler (borgere i aktivering) (telefonbetjening ca. hver 3.fredag) Administration og faglig tid Møder -Videndeling -Opfølgning -Forberede sager til ressourceforløb Leverandører -Praktikblanketter -Leverandører -Praktikblanketter -Leverandører -Praktikblanketter -Leverandører -Praktikblanketter / SIDE 6