Vejledning til ansøgning om et Task Force forløb

Transkript

1 Børne og Socialministeriet Socialstyrelsen og Ankestyrelsen Den Permanente Task Force på området udsatte børn og unge Vejledning til ansøgning om et Task Force forløb Task Forcen tilbyder rådgivning til kommuner, der vil styrke kvaliteten i sagsbehandlingen på området udsatte børn og unge. Task Forcen har eksisteret siden 2012 og gennemført forløb i 19 kommuner, inklusiv de igangværende forløb. Task Forcen har på baggrund heraf udviklet konceptet i retning af en mere løsningsfokuseret tilgang, hvor der er fokus på, hvordan I som kommune kan styrke og udbrede velfungerende elementer i sagsbehandlingen til en hverdagspraksis, der gælder på det samlede børnemyndighedsområdet. Der er fokus på at afdække udviklingspotentialer og de aspekter, der fungerer - både i den konkrete sagsbehandling, i organiseringen, styringen og ledelsen af området. Ambitionen er, at kommunens egen erfaringer med velfungerende praksis er et værdifuldt afsæt for læring og udvikling. Der er ansøgningsfrist d. 6. april 2018 kl Sagsbehandling af høj kvalitet er afgørende for at sikre, at udsatte børn og unge får den rette hjælp og støtte på det rette tidspunkt. Task Forcen tilbyder rådgivning målrettet kommunale ledere og sagsbehandlere på området for udsatte børn og unge. Rådgivningen sætter fokus på, hvordan I som kommune kan styrke kvaliteten i sagsbehandlingen for eksempel ved sikre det rette samspil mellem organisering, faglig ledelse og den konkrete sagsbehandling. Side 1 af 9

2 Forventede resultater Ambitionen fra Task Forcens side er, at I som kommune får et fyldestgørende billede af styrker og udfordringer på kommunens samlede myndighedsområde for udsatte børn og unge. Forløbet bidrager med: En grundig analyse af kommunens styrker og udfordringer på det samlede myndighedsområde for udsatte børn og unge. Analysen er et godt afsæt for et fælles sprog og forståelse på tværs af ledere og medarbejdere. Konkrete anbefalinger til, hvor den enkelte kommune fremadrettet kan arbejde med at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. Et samlet kompetenceløft i kommunen i form af skræddersyet kompetenceudvikling og implementeringsstøtte. Et afsæt for ejerskab på tværs af medarbejdere, ledere og det politiske niveau. Et mere ensartet sagsarbejde på tværs af medarbejdergrupper og et kvalitetsløft på sagsniveau. Task Force teamet Et Task Force team består af medarbejdere for Socialstyrelsen og Ankestyrelsen. Fra Socialstyrelsen bidrager konsulenter fra VISO. VISO er Socialstyrelsens nationale videns og specialrådgivningsorganisation. I Task Forcen bidrager VISO blandt andet med et socialfagligt blik på kvalitet i sagsbehandlingen for eksempel om inddragelse af barnet og netværket eller metodestringens i det konkrete sagsarbejde. Fra Socialstyrelsen bidrager desuden konsulenter fra Center for Børn, Unge og Familie. I Task Forcen bidrager konsulenterne med viden og erfaringer om for eksempel ICS metoden, faglig ledelse og styring, ledelsesinformation og implementeringsstøtte eller strategier for kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere på det specialiserede børneområde. Fra Ankestyrelsen bidrager jurister til, at Task Forcens vurderinger og anbefalinger sker med blik for den relevante lovgivning. 2

3 Fokus på kvalitet i sagsbehandlingen I rådgivningsforløbet zoomes ind på udvalgte temaer, som tilsammen er centrale forudsætninger og hovedingredienser i en lovmedholdelig sagsbehandling af høj kvalitet. Overskriften på temaerne er: Sammenhæng mellem politik, styring, faglig ledelse og praksis Inddragelse af barnet eller den unge, familien og netværket Faglig udredning, herunder udarbejdelse af den børnefaglige undersøgelse Valg af relevant indsats, herunder handleplaner Opfølgning på barnets udvikling Task Forcen understøtter kommunens arbejde med at skabe kvalitet i sagsbehandling ud fra disse fem overordnede temaer, og hvor indsatsen overfor barnet eller den unge er i centrum. Samarbejdet mellem Task Forcen og kommunen vil strække over en periode på 1 ½ år. I den periode sættes der intensivt ind, ud fra en ambition om at styrke fundamentet for en sagsbehandling af høj kvalitet. Det samlede forløb består af følgende faser: Opstart og kompetenceudvikling I opstartsfasen ønsker Task Forcen, at der sættes intensivt ind med en række aktiviteter, som tilsammen har til formål at bidrage til at opbygge et solidt fundament for den resterende del af forløbet. Task Forcen ligger op til at opstarten vil bestå af følgende aktiviteter: Indkaldelse af materiale til sagsmålingen: Såfremt jeres ansøgning om deltagelse i Task Force forløbet imødekommes, vil I som kommune modtage et tilsagnsbrev, og der indkaldes samtidigt sager til Ankestyrelsens og VISO sagsmåling af 20 verserende børnesager. Sagerne til Ankestyrelsens og VISO sagsmåling er væsentlig del af Task Forcens analyse. Opstartsmøde: Der afholdes et møde med den relevante ledelsesgruppe på området. Formålet med mødet er forventningsafstemning af samarbejdet, indholdet, tidsplaner, og kommunens opgaver og forventede ressourceforbrug drøftes. 3

4 Workshop og kompetenceudvikling: I opstartsfasen sættes også gang i aktiviteter, som har til formål at styrke og udvikle de basiselementer, der er en forudsætning for kvaliteten i sagsbehandlingen. Derfor afholder Task Forcen en workshop for ledere og medarbejdere. Her er formålet at sætte fokus kvalitet i sagsbehandlingen. Task Forcen bidrager med viden og erfaringer, og kommunen forventes at bidrage med egne praksiseksempler. Som del af opstartsfasen igangsættes også kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere. Kompetenceudvikling vil bestå af et af Socialstyrelsens kursustilbud fra Børnekatalog. Der vil være fokus på kompetenceudvikling indenfor de grundlæggende elementer i sagsbehandlingen som for eksempel børnefaglige undersøgelser og handleplaner eller systematik i sagsbehandlingen. Ressourcetrækket forventes at være to kursusdage for ledelsesgruppen af børnemyndighedsområdet, og ca. fire kursusdage målrettet medarbejderne på området for udsatte børn og unge. Analyse og udviklingsplan Næste del af forløbet sætter fokus på analysen og udviklingsplanen. Task Forcen bidrager med et analysedesign, koncept for dataindsamling samt selve analyserapporten. Derudover bidrager Task Forcen med at understøtte en effektiv og smidig proces med at få omsat anbefalinger fra analyserapporten til en fokuseret og realistisk udviklingsplan, som adresserer de væsentligste anbefalinger i forhold til at sikre kvalitet i sagsbehandlingen. Analyse: Task Forcens analyse giver et nuanceret billede af kommunens styrker og udviklingspotentialer i forhold til at styrke kvaliteten i sagsbehandlingen. Temaerne i analysen er de nævnte kvalitetstemaer: Inddragelse, Faglig udredning, Valg af indsats, Opfølgning og udvikling, samt Sammenhængen mellem styring, faglig ledelse og den konkrete praksis. I analysen undersøges og udfoldes de mønstre eller betingelser, som kommunen og Task Forcen vurderer som udslagsgivende, når praksis fungerer - henholdsvis ikke fungerer. Et eksempel herpå kunne være den gode inddragelse. Analysen vil beskrive situationer, hvor inddragelsen lykkes og fungerer, og der sættes spot på de forudsætninger, som er til stede, når inddragelse lykkes. Ana- 4

5 lysen vil tage afsæt i beskrivelser og vurderinger af den enkelte kommunens ønskede praksis, herunder mangler og udfordringer i den nuværende praksis. Analysen gennemføres på baggrund af den tidligere nævnte sagsgennemgang af 20 konkrete børnesager, workshoppen om kvalitet i sagsbehandlingen, interviews med ledere, medarbejdere og samarbejdspartnere samt skriftlige materialer fra kommunen. Udviklingsplan: I forlængelse af præsentationen af analyserapporten afholdes en workshop om udviklingsplanen med ledelsen og Task Forcen. Udviklingsplanen indeholder mål for indsatsen i forløbet, men også initiativer der rækker ud over Task Force forløbet. Udviklingsplanen er dermed et styringsredskab, som skal bruges til den løbende udvikling og forankring af kommunens praksis, og således også være gældende efter samarbejdet med Task Forcens er afsluttet. Læring og udvikling Task Forcen udvikler læringspakker, som er målrettet ledere og medarbejdere i udviklingsforløbet. Formålet med læringspakkerne er at styrke rådgivningen med et fokus på at skabe resultater i den konkrete sagsbehandling. Læringspakker består af kurser, rådgivning og sparring, som iværksættes med henblik på at fremme de mål, som kommunen vælger at arbejde videre med i udviklingsplanen. Ledelsestilsyn og statusmøder: Task Forcen bidrager løbende med implementeringsrådgivning, og der afholdes statusmøder ca. hver 8. uge. Som optakt til statusmøderne vil I som kommune forpligtige jer til at arbejde med et ledelsestilsyn på et relevant udsnit af sager. Resultaterne af jeres ledelsestilsyn vil udgøre afsættet for drøftelserne på statusmøderne, hvor der også er fokus på at sikre fremdrift i forhold til målene i jeres udviklingsplan. Status og forsat fokus: Som afslutning på Task Forcens samarbejde med kommunen udarbejder kommunen en kort redegørelse, og Task Forcens bidrager med anbefalinger til kommunens videre arbejde med at styrke kvaliteten i 5

6 sagsbehandlingen. Som del af afslutningen på Task Force forløbet foretages også en statusmåling på 20 udvalgte sager. Ressourcer og omfang I forløbet forventes det, at kommunen afsætter de fornødne ressourcer og tid til forløbet, der bl.a. omfatter at: Bidrage til dataindsamlingen: I forbindelse med afdækning og analysen skal kommunen bidrage med indsamling af sagsakter til sagsmåling, koordination af deltagelse fra relevante ledere og medarbejdere på både interviews og workshops. Være drivende i udviklingsaktiviteter: Kommunen skal afsætte ressourcer til at arbejde videre med udviklingsplanen. I har ansvaret for at være drivende på de aktiviteter, som indgår i planen. Det kan for eksempel være implementering af nye arbejdsgange, udarbejdelse og gennemførelse af strategi for kompetenceudvikling, udvikling af ledelsestilsynet, optimering af brugen af ledelsesinformation. Dertil forventes det også, at relevante ledere og medarbejdere deltager på workshop og møder med Task Forcen, som for eksempel sagssparring med VISO og Ankestyrelsens læringsteam. Kompetenceudvikling af medarbejdere: Som Task Force kommune tilbydes I kompetenceudvikling for medarbejderne gennem Socialstyrelsens Børnekatalog. Det er et krav, at den relevante ledelsesgruppe deltager på kursusaktiviteterne, og at organisationen og ledelsen er indstillet på at deltagernes viden og læring fra kurserne efterfølgende kan omsættes i det daglige arbejde. Ledelsestilsyn og statusmøder Forud for statusmøder med Task Forcen forventes det som nævnt, at kommunen gennemfører et ledelsestilsyn på et relevante udsnit af børnesager og på statusmøderne fremligger resultaterne herfor. Temaer og omfanget på ledelsestilsynet aftales med Task Forcen som del af udviklingsplanen. Løbende afrapportering til byrådet eller kommunalbestyrelsen Kommunen forpligter sig til løbende at forelægge resultater for kommunens byråd/kommunalbestyrelse. Der skal som minimum to gange i forløbet udar- 6

7 bejdes en statusrapport til byrådet/kommunalbestyrelsen. Statusrapporterne danner grundlag for byrådet/kommunalbestyrelsens mulighed for at følge udviklingen, hvad angår målopfyldelse, kompetenceudvikling og andre tiltag i udviklingsplanen. Målgruppe og ansøgerkreds Målgruppen for Task Forcen er kommunale forvaltninger med ansvar for området for udsatte børn og unge. Task Forcen har fokus på den kommunale sagsbehandling, og kan derfor alene søges af kommunale myndighedsafdelinger. Projektperiode Det forventes, at Task Force forløbet har en varighed på 1 ½ år. Task Forcen ser gerne at forløbet startes i medio maj måned Der er i ansøgningsskemaet mulighed for at I kan udtrykke ønsker til et opstartstidspunkt, Det er dog styregruppen for Task Forcen, der træffer den endelige beslutning herom. Kriterier for tildeling af støtte Kommuner kan søge om Task Force forløbet, hvis de lever op til de nedenfor beskrevne minimumskriterier, og ansøgningen bliver derudover vurderet i forhold til motivation, parathed og øvrige aktiviteter på området. Det stilles som krav, at kommuner, der ansøger, forinden skal have haft et indledende møde med Task Forcen, hvor Task Forcen har mulighed for at mødes med direktøren på området og dennes ledergruppe. Formålet er at præcisere ansøgningsforløbet, hvad samarbejdet med Task Forcen indebærer, og hvilke krav der vil blive stillet til kommunen i forbindelse med forløbet. Samtidig giver det Task Forcen mulighed for at få et første indtryk af kommunens styrker og udfordringer på området. Der arbejdes med to typer af kriterier i behandlingen af ansøgninger: 1) minimumskriterier og 2) vurderingskriterier. Minimumskriterierne er: 7

8 1) at kommunen har deltaget i en indledende dialog med Task Forcen, 2) at kommunen i ansøgningen kan godtgøre, at der er politisk opbakning til forløbet i form af et referat fra et udvalgs- eller byrådsmøde. Referatet fra udvalgs- eller byrådsmødet kan fremsendes efter ansøgningsfristen er udløbet. Det skal dog foreligge inden Task Force forløbet igangsættes, og i ansøgningsskemaet bedes I oplyse, hvis referatet eftersendes. 3) at kommunen ved direktørunderskrift på ansøgningen forpligter sig på, at der vil blive afsat de nødvendige ressourcer til gennemførsel af forløbet. Hvis ansøgningen ikke lever op til minimumskriterierne, vil den ikke blive behandlet. Hvis ansøgningen lever op til minimumskriterierne, vil den efterfølgende blive behandlet ud fra følgende tre vurderingskriterier: 1) Kommunens motivation for samarbejdet. I ansøgningsskemaet skal kommunen beskrive deres nuværende praksis, og de områder, den ønsker at udvikle i forhold til at sikre kvaliteten i sagsbehandlingen. Derefter skal det beskrives, hvordan kommunen vurderer, at et Task Force forløb kan bidrage til at imødekomme dette. Kommuner, der har et stærkt fokus på den konkrete sagsbehandling, vil blive prioriteret. 2) Kommunens parathed til at indgå i et udviklingsarbejde. Kommunen skal beskrive, hvorfor og i hvor høj grad både det politiske niveau, ledelsen og medarbejderne er parate til at indgå i et længerevarende forløb. Kommuner, hvor både politikere, ledere og medarbejdere har været informeret og involveret i beslutningen, vil blive prioriteret. 3) Kommunens øvrige aktiviteter på området. Kommunen skal beskrive, hvilke udviklingstiltag i relation til myndighedsområdet, der allerede er påbegyndt i kommunen, og hvordan Task Force forløbet kan ses i sammenhæng med disse. Prioriteringen af kommunerne sker ud fra en vurdering af, i hvor høj grad kommunen kan redegøre for en robust organisation. Kommuner, der er i gang med en større omlægning af området, vil ikke blive prioriteret. 8

9 Praktiske oplysninger Ansøgningsfristen er fredag den 6. april kl Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb behandles først i næste ansøgningsrunde. Ansøgningsskema kan downloades på Socialstyrelsens hjemmeside: Ansøgningsskema udfyldes og fremsendes elektronisk sammen med relevante bilag til Task Forcen på følgende taskforce@socialstyrelsen.dk Eventuelle spørgsmål vedrørende ansøgningen kan rettes til Task Force Sekretariatet i Socialstyrelsen på mail til taskforce@socialstyrelsen.dk. Socialstyrelsen forbeholder sig retten til at bede om uddybende oplysninger til ansøgningen efter ansøgningsfristen. 9