BILAG 13 TIL KONTRAKT OM EOJ-SYSTEM RISIKORAPPORTERING SAMT PROAKTIVE HANDLINGER

Transkript

1 BILAG 13 TIL KONTRAKT OM EOJ-SYSTEM RISIKORAPPORTERING SAMT PROAKTIVE HANDLINGER 1

2 INSTRUKTION TIL BESVARELSE AF BILAGET: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med Bilag 13 er at beskrive Leverandørens løbende rapportering af fremdrift og risici i tilknytning til Projektet samt de eventuelle proaktive handlinger, Leverandøren skal iværksætte ved aktuelle eller potentielle leveranceproblemer. Instruks vedrørende bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud, skal Tilbudsgiver ikke udfylde eller besvare bilaget. Evaluering af besvarelse: Bilaget evalueres ikke. 2

3 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING AKTIVITETS- OG RISIKORAPPORT SÆRSKILT MEDDELELSE OM KODE RØD HANDLINGER FRISTER INDDRAGELSE AF TREDJEMAND OMKOSTNINGER BOD UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER

4 1. INDLEDNING 1.1. Formålet med dette bilag er at etablere styringsredskaber, hvis der opstår risiko for misligholdelse af Kontrakten eller andre leveranceproblemer Bilaget gælder for implementering af EOJ-systemet. 2. AKTIVITETS- OG RISIKORAPPORT 2.1. Leverandøren skal senest den 5. i hver måned forelægge Kunden en aktivitets- og risikorapport i forhold til igangværende aktiviteter under implementeringen af EOJ-systemet Aktivitetsrapporten skal omfatte følgende emner: - En kortfattet, men dækkende fremdriftsrapportering med udgangspunkt i gældende tidsplaner og seneste fremdriftsrapport for EOJ-systemet. - Den estimerede fremdrift for de igangværende aktiviteter på rapporteringstidspunktet. - En opgørelse over eventuelle negative afvigelser i forhold til gældende tidsplaner. - En kortfattet oversigt over den kommende måneds aktiviteter med fokus på de væsentligste aktiviteter Risikorapporteringen skal indeholde en beskrivelse af de af Leverandøren identificerede risici for igangværende aktiviteter. Leverandøren skal i rapporten anvende følgende koder: FARVEKODE GRØN GUL RØD FORKLARING Aktivitetens status er normal. Ingen særlige risici er identificeret. Ingen eller kun ubetydelige problemer, men der er identificeret visse risici, som kan bringe projektet/aktiviteten i fare. Eksempler på sådanne risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): - Der er indtrådt en mindre forsinkelse, eller der er risiko herfor - Afgang af mere end 25 % af tilknyttede ikke nøglemedarbejdere inden for en sammenhængende Aktuelle og betydelige leveranceproblemer er indtrådt eller forventes at ville indtræde. Eksempler på sådanne risici/leveranceproblemer (ikke udtømmende): - Der er indtrådt væsentlig forsinkelse eller der er risiko herfor. - Afgang af mere end 40 % af tilknyttede ikke nøglemedarbejdere inden for en sammenhængende periode på 3 måneder 4

5 periode på 6 måneder - Tekniske problemer af ikke væsentlig art - Problemer med ikke Centrale underleverandører - Afgang af nøglemedarbejdere - Tekniske problemer af væsentlig art - Problemer med centrale underleverandører - Konstateret overtrædelse af lovgivningskrav 2.4. Hvis risikorapporten indeholder koden gul eller rød, skal rapporten indeholde alle relevante og tilgængelige oplysninger om de konstaterede risici og/eller leveranceproblemer og (i) Leverandørens vurdering af alvoren af hver konstateret risiko/leveranceproblem, (ii) en beskrivelse af de (potentielle) konsekvenser heraf og (iii) de handlinger, Leverandøren agter at iværksætte for at forhindre eller reducere omfanget af disse risici/leveranceproblemer, jf. pkt nedenfor, idet Leverandøren dog er berettiget til at iværksætte supplerende handlinger for at forhindre eller reducere de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer Hvis sådanne tiltag vil indebære merfakturering over for Kunden eller reduktion i omfang af andre aktiviteter under Kontrakten, skal tiltaget drøftes med Kunden, og Kundens eventuelle rimelige indsigelser skal respekteres af Leverandøren Leverandøren skal imødekomme Kundens rimelige ønsker om at inkludere yderligere oplysninger i rapporten om risici eller aktuelle leveranceproblemer, som Kunden måtte have konstateret Når Leverandøren har fremlagt sin aktivitets- og risikorapport, kan Kunden kræve, at Parterne mødes med henblik på at drøfte de identificerede risici og/eller leveranceproblemer. På mødet skal Parterne drøfte vurderingen af hver enkelt risiko/ leveranceproblemer og de handlinger, der skal foretages De relevante handlinger skal iværksættes uden ugrundet ophold og senest inden for de i punkt 5.1 anførte frister. 3. SÆRSKILT MEDDELELSE OM KODE RØD 3.1. Konstaterer Leverandøren aktiviteter i kode rød, skal Leverandøren meddele Kunden dette inden for tre (3) Arbejdsdage efter konstateringen heraf, herunder med en fyldestgørende beskrivelse af de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer og altså ikke først i næstkommende aktivitets- og risikorapport. 5

6 3.2. Leverandøren skal efterfølgende uden ugrundet ophold over for Kunden fremkomme med en plan for, hvordan disse problemer kan afværges eller reduceres, herunder gennem iværksættelse af de i punkt beskrevne handlinger Handlingerne skal iværksættes inden for de i punkt 5.1 anførte frister. Handlingerne må ikke medføre merudgifter for Kunden. 4. HANDLINGER 4.1. Konstateres tilstedeværelse af kode gul eller rød, skal Leverandøren uden ugrundet ophold og senest inden udløbet af de i punkt 5.1 nævnte frister iværksætte relevante handlinger til at afhjælpe eller reducere de konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer. Tilsvarende gælder, hvis Kunden eller en af denne antaget, ekstern ekspert over for Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller leveranceproblemer Leverandøren skal oplyse Kundens navn på de konkrete ressourcer hos Leverandøren, der varetager iværksættelse og udførelse af de pågældende handlinger Leverandøren skal i aktivitets- og statusrapporten eller i en særskilt meddelelse, jf. punkt 3, underrette Kunden om de handlinger, denne agter at gennemføre Såfremt Projektets risiko er gul, skal Leverandøren, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte en eller flere handlinger, indtil de konstaterede risici eller leveranceproblemer er afhjulpet eller begrænset mest muligt Hvis de konstaterede risici eller leveranceproblemer dokumenterbart skyldes Kundens forhold, skal Leverandøren redegøre for de tiltag, der skal iværksættes fra Kundens og/eller Leverandørens side til imødegåelse heraf Såfremt Leverandørens anbefalinger omfatter en øget indsats fra Leverandørens side til afhjælpning af forhold, som Kunden er ansvarlig for, skal Leverandøren give Kunden et estimat over omkostningerne forbundet hermed. Uanset hvad der i øvrigt fremgår af dette bilag, må sådanne tiltag eller andre tiltag, som Leverandøren mener sig berettiget til ekstrabetaling for ikke iværksættes, før Kundens skriftlige godkendelse heraf foreligger Såfremt Projektets risiko er rød, skal Leverandøren, alt efter relevans og den skønnede effekt, iværksætte de handlinger, som beskrevet i punkt FRISTER 5.1. Afhængig af arten og omfanget af de relevante handlinger, skal disse senest være iværksat af Leverandøren inden for tyve (20) Arbejdsdage i tilfælde af kode gul og fem (5) Arbejdsdage i tilfælde af kode rød. 6

7 5.2. Begge de ovenfor nævnte frister regnes fra det tidspunkt, (i) Leverandøren giver Kunden meddelelse om, at Projektet befinder sig i kode gul eller rød i enten en aktivitets- og risikorapport eller en særskilt meddelelse, eller (ii) fra det tidspunkt, hvor Kunden eller en af denne antaget ekstern ekspert over for Leverandøren dokumenterer, at der foreligger sådanne risici eller aktuelle leveranceproblemer. I det omfang iværksættelse af en eller flere af de handlinger forudsætter Kundens godkendelse eller stillingtagen, regnes fristerne dog først fra det tidspunkt, hvor Kundens godkendelse eller stillingtagen foreligger. 6. INDDRAGELSE AF TREDJEMAND 6.1. Vedvarer en kode rød situation i mere end 50 arbejdsdage, kan Kunden for Leverandørens regning inddrage bistand fra tredjemand til løsning af det pågældende problem. Kunden skal give Leverandøren et skriftligt varsel på mindst 15 arbejdsdage, før denne beføjelse iværksættes, og det pågældende varsel skal identificere den pågældende tredjemand, problemets art og generelt samt kortfattet beskrive det aktivitetsområde den pågældende tredjemand skal få ansvaret for løsningen af. 7. OMKOSTNINGER 7.1. Ekstraomkostningerne forbundet med iværksættelsen af handlinger til afhjælpning af konstaterede risici eller aktuelle leveranceproblemer afholdes af Leverandøren Dette gælder dog ikke, såfremt Leverandøren kan dokumentere, at de konstaterede risici/leveranceproblemer skyldes Kundens forhold og endvidere har opnået Kundens accept af iværksættelsen af de af Leverandøren anbefalede tiltag til afhjælpning heraf. 8. BOD 8.1. Såfremt Leverandøren ikke rettidigt afleverer en risiko- og fremdriftsrapport, ifalder Leverandøren en bod på kr pr. arbejdsdagsforsinkelse Den samlede bod i henhold til pkt. 8.1 kan maksimalt andrage kr Såfremt Leverandøren ikke rettidigt meddeler Kunden om, at Kunden er i gul eller rød, jf. pkt. 2.4 (om den månedlige aktivitets- og risikorapport) og 3.1 (om særskilt meddelelse), ifalder Leverandøren en bod på kr pr. arbejdsdags forsinkelse. Dette gælder tilsvarende, hvis Leverandøren ikke rettidigt iværksætter de relevante handlinger, jf. pkt Den samlede bod i henhold til punkt 8.3 kan maksimalt andrage kr

8 8.5. Bod i henhold til dette punkt forfalder til betaling efter skriftligt påkrav herom fra Kunden. Har Kunden ikke senest 6 måneder efter den bodsudløsende begivenheds indtræden afgivet et sådant påkrav, bortfalder Kundens ret til at kræve bod for det pågældende forhold. 9. UENIGHED OM RISIKOVURDERING ELLER RELEVANTE PROAKTIVE BEFØJELSER 9.1. Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om risikovurderingen, omfanget af aktuelle leveranceproblemer eller indholdet af risikorapporten, herunder relevante handlinger til at begrænse skaderne af de konstaterede risici/leveranceproblemer, kan hver af Parterne eskalere den opståede uenighed til Den eksterne Styregruppe. Styregruppen skal i givet fald behandle den opståede uenighed inden for en frist af fem (5) arbejdsdage efter modtagelsen af en sådan henvendelse, hvilket begge Parter skal sørge for sker Kan Parterne ikke gennem eskalation til styregruppen løse den opståede uenighed, jf. pkt. 9.1, kan hver af Parterne anmode Voldgiftsinstituttet om at udpege en uvildig opmand til at afgøre dette endeligt og bindende for begge Parter. Omkostningerne forbundet hermed fordeles af opmanden på Parterne ud fra sagens udfald. Hver Part afholder i øvrigt egne omkostninger forbundet med en sådan opmandsprocedure Indtil styregruppens henholdsvis opmandens afgørelse foreligger, jf. punkt , er Kunden berettiget til at kræve, at Leverandøren agerer i henhold til Kundens risikovurdering og iværksætter de proaktive tiltag, der af Kundens skønnes fornødne til at afhjælpning heraf, medmindre dette ikke er muligt eller urimeligt byrdefuldt for Leverandøren f.eks. af tekniske eller omkostningsmæssige årsager Konstateres det efterfølgende af styregruppen eller af en uvildig opmand, jf. punkt , (i) at Kundens risikovurdering var fejlagtig, (ii) at de krævede tiltag var ikke fornødne eller uhensigtsmæssige, eller (iii) at de konstaterede risici eller leveranceproblemer var begrundet i Kundens forhold, er Leverandøren berettiget til en rimelig økonomisk kompensation for Leverandørens herved påførte meromkostninger. Uenighed om størrelsen af en sådan eventuel kompensation afgøres i henhold til den i punkt nævnte procedure Opmanden må ikke være en konkurrent til Leverandøren og denne skal påtage sig en sædvanlig fortrolighedsforpligtelse. 8