Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Dagsorden for organisationsbestyrelsesmøde Fredag den 10. september 2010 kl på Frederiksdal Hotel Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Andersen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Bilal Turan Mødeleder: Anders Brøgger Indstillings- og drøftelsespunkter 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 24. juni 2010 indstilles til godkendelse og underskrift.. Referat af forretningsudvalgsmøde den 23. august og 1. september er vedlagt til orientering. 2. Revisionsprotokol Revisionsprotokol vil blive forelagt på bestyrelsesmødet. 3.. Drøftelse og indstilling vedr. 2. næstformandspost På baggrund af Robert Nielsens udtræden af organisationsbestyrelsen, ønskes en drøftelse vedr. næstformandsposten. Notat til brug for drøftelsen er vedlagt, inkl. forslag til eventuelle vedtægtsændringer. Forretningsudvalget indstiller, at der ikke indkaldes til ekstraordinært repræsentantskabsmøde med valg af 2. næstformand i forbindelse med næste ordinære repræsentantskabsmøde (november) indstilles vedtægtsændring, hvor 2. næstformandsposten nedlægges og erstattes af et menigt bestyrelsesmedlem bestyrelsen drøfter de nødvendige vedtægtsændringer og implementeringen heraf Villy Sørensen varetager kontakten til Dyvekevænget, indtil der er fundet ny afdelingsbestyrelse Udvalget for demokrati og trivsel udvides med Aksel Nielsen, Hørgården, og Jens Wenzel Andreasen, Måløv Park 2. september 2010 / ral side 1 / 17

2 suppleant Aksel Nielsen indstilles som bestyrelsens kandidat til den menige bestyrelsespost på repræsentantskabsmødet i november bestyrelsen drøfter FUs størrelse 4. Indstilling vedr. honorarstruktur Bestyrelsen drøftede og godkendte på seneste bestyrelsesmøde honorarstrukturen for den kommende periode. I konsekvens af Robert Nielsens udtræden af bestyrelsen har forretningsudvalget drøftet honorarstrukturen igen og nået frem til, at der foretages nogle justeringer. Justeringerne skal specielt ses i lyset af ændringen omkring 2. næstformand, hvis bestyrelse og repræsentantskab tilslutter sig indstillingen behandlet under punkt 3. I forhold til beslutningen på seneste bestyrelsesmøde ændres næstformandens honorar, så næstformanden får et samlet honorar på kr. Beslutter bestyrelsen at udvide forretningsudvalget, vil et menigt FU medlem fortsat få et tillæg på kr.. Notat og bilag der beskriver honorarerne, er vedlagt. Konsekvensen er, at det samlede honorar med denne fordeling udgør kr. opgjort på helårsbasis. Det maksimale honorar udgør for kr. og for kr. Herudover er der i notatet foreslået mødehonorar for udvalgsmedlemmer, der ikke er medlem af bestyrelsen samt at der ikke ydes kørsels- og parkeringstilskud m.v. Forretningsudvalget indstiller, at det årlige bestyrelseshonorar udgør Formand kr. Næstformand kr. Bestyrelsesmedlem kr. Tillæg, FU medlemmer kr. (bortset fra næstformanden) Tillæg, udvalgsformænd kr. 2. september 2010 / ral side 2 / 17

3 Eksterne menige udvalgsmedlemmer får et mødehonorar på 300 kr. pr. møde Der ydes ikke tabt arbejdsfortjeneste, telefontilskud, kørselstilskud eller dækning af parkeringsafgift m.v. 5. Orientering vedr. ansættelse af ledende medarbejdere i driften Bestyrelsen har delegeret kompetencen til at ansætte og afskedige medarbejdere til direktionen, jf. vedlagte notat vedr. kompetenceforhold. På bestyrelsesseminar lørdag den 13. marts 2010 drøftede bestyrelsen bl.a. kompetenceforhold vedr. ansættelser. I den forbindelse udtrykte bestyrelsen ønske om, at afdelingsbestyrelsen fik en rolle i forbindelse med ansættelse af ledende medarbejdere i driften. Baggrunden for ønsket er bl.a. at sikre, at kemien mellem de ledende medarbejdere og afdelingsbestyrelsen er i orden. På baggrund af drøftelsen på mødet og efterfølgende drøftelser med forretningsudvalget har direktionen udarbejdet nedenstående procedure ved ansættelse af ledende medarbejdere i driften. Der er alene tale om ansættelse af lokalinspektører samt varmemestre, hvor varmemesteren har den direkte kontakt til afdelingsbestyrelsen. Procedure ved ansættelse af ledende medarbejdere i driften: 1. Administrationen udarbejder forslag til stillingsprofil, som drøftes med afdelingsbestyrelsen 2. På baggrund heraf udarbejder administrationen stillingsopslag 3. Administrationen nedsætter et administrativt ansættelsesudvalg, som gennemgår ansøgningerne og indkalder de fornødne ansøgere til samtale 1 4. Det administrative ansættelsesudvalg afholder samtale 1 og udvælger et antal kandidater til samtale 2 (typisk 1 til 3 kandidater) 2. september 2010 / ral side 3 / 17

4 5. Ved samtale 2 udvides ansættelsesudvalget med en repræsentant for afdelingsbestyrelsen Ansættelsesudvalget udvælger kandidaten 6. Administrationen udarbejder kontrakt Ovenstående er et tilbud til afdelingsbestyrelsen. Ønsker de ikke at deltage, gennemføres processen uden repræsentanten for afdelingsbestyrelsen. Ved alle øvrige ansættelser i driften vil afdelingsbestyrelsen blive orienteret om ledige stillinger. Der vil være en drøftelse med afdelingsbestyrelsen om profil, typisk om der skal ske en ændring af opgaver, der skal løses (eksempelvis kan der være et ønske om, at der skal mere fokus på udearealerne og gartnerarbejde). Det vil i så fald blive indarbejdet i stillingsprofilen og stillingsopslaget. Afdelingsbestyrelsen vil herefter blive orienteret, når der er ansat en ny medarbejder. Ovenstående gælder i forbindelse med nyansættelser. Ved organisatoriske ændringer og i forbindelse med lokalinspektørers / varmemestres ønske om jobrotation, vil afdelingsbestyrelsen blive orienteret om ændringen. For at sikre en korrekt håndtering af afskedigelser samt ens ansættelses- og arbejdsvilkår for medarbejderne, vil afskedigelser samt løn- og ansættelsesvilkår fortsat være et administrativt anliggende. Direktionen indstiller, at bestyrelsen drøfter ovenstående procedure og tager den til efterretning. 6. Orientering vedr. evaluering af driftsstruktur videre forløb Som led i evalueringen af den nye driftsstruktur er der gennemført en undersøgelse af tilfredsheden med forskellige ydelser mv. i driften. Et repræsentativt udsnit af beboere, alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer, lokalinspektører og varmemestre er blevet spurgt.. Svarene er sammenfattet i vedlagte rapporter. 2. september 2010 / ral side 4 / 17

5 En drifts-administrativ arbejdsgruppe har udformet spørgetemaer og spørgsmål i samarbejde med en ekstern konsulent og i dialog med fokusgrupper. Administrationen og driftsledelsen vil nu arbejde videre med evalueringen og vil bl.a. genindkalde fokusgrupperne for at drøfte og fortolke besvarelserne. Et samlet oplæg om evaluering af driftsstrukturen vil blive fremlagt inden årsskiftet. Det vil her fremgå, om administrationen finder anledning til at foretage justeringer af driftsstrukturen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 7. Indstilling vedr. offentliggørelse af dagsorden og referater Ifølge den nye normalvedtægt skal dagsordener for møder i repræsentantskabet, organisationsbestyrelsen, afdelingen (afdelingsmødet) og afdelingsbestyrelsen gøres tilgængelige for hhv. organisationens og afdelingens lejere samtidig med at dagsordenerne bliver udsendt. Kravet er gældende fra 1. januar Endvidere skal der af de samme møder i en protokol optages et kort referat af forhandlingerne (et beslutningsreferat). Protokollen skal gøres tilgængelig for hhv. organisationens og afdelingens lejere. Bestyrelsen behandlede emnet på sit møde d. 9. juni 2010 og havde nogle bemærkninger til administrationens oplæg. Konklusionen på drøftelserne var, at Offentliggørelsen af dagsordner og referater skal afspejle åbenhed, fleksibilitet og diskretion. Administrationen udarbejder procedure. I konklusionen lå bl.a., at 3Bs håndtering af kravet om offentliggørelse skal kunne rumme afdelingsbestyrelsesmøder både med og uden driftens deltagelse. 2. september 2010 / ral side 5 / 17

6 For at et afdelingsbestyrelsesmøde er beslutningsdygtigt, skal det lovligt indkaldes, og der skal skrives referat. Arbejdsmøder og forberedelsesmøder mv. kan afholdes uden dagsorden og referat, men er ikke beslutningsdygtige. Det har i den sammenhæng ikke betydning, om driften deltager eller ej. Nogle afdelingsbestyrelser udarbejder i dag ikke skriftlige dagsordener. Det vil de skulle fremover. Andre mødes med en skriftlig dagsorden og udarbejder evt. referat, men papirerne kommer ikke altid til driftens kendskab. Driften vil med disse afdelinger drøfte en smidig arbejdsgang, så vi er sikre på, at der udarbejdes de nødvendige mødepapirer, og at de bliver offentliggjort på hjemmesiden. Administrationen udarbejder en intern forretningsgang for offentliggørelse af dagsordener og referater mv. og udsender snarest et introduktions- og informationsbrev til alle afdelingsbestyrelser. Administrationen tilstræber, at en hjemmeside til formålet vil være i drift, så referaterne af efterårets afdelingsbudgetmøder kan komme på internettet inden udløbet af fristen på en måned. På længere sigt vil 3B s hjemmeside indeholde afdelingsvise sider med mulighed for at offentliggøre alt mødemateriale inkl. bilag. For på kort sigt at få en enkel og smidig forretningsgang omkring dette og give beboerne bred indsigt i beboerdemokratiets arbejde indstiller administrationen følgende: De nævnte dagsordener og mødereferater offentliggøres alle samme sted på 3B s hjemmeside på en overskuelig måde Afdelingen kan tillige offentliggøre dagsordener og referater andre steder, fx på egen hjemmeside eller i en alment tilgængelig mappe Dagsordener og mødereferater offentliggøres på hjemmesiden uden bilag 2. september 2010 / ral side 6 / 17

7 Dagsordener og referater udarbejdes i en standardskabelon (en referatskabelon er allerede taget i brug de fleste steder) 8. Orientering og Indstilling vedr. ledelsesrapport prioriteringer og mål Administrationen præsenterer hermed første udgave af den løbende rapportering af ledelsesinformation. Udgangspunktet er det strategikort, bestyrelsen godkendte i slutningen af 2009 med cirka 30 centrale mål for 3B som virksomhed. Administrationen har omsat disse til konkrete målepunkter, og i den vedlagte rapport rapporteres der fra de første 10 målepunkter. Første skridt har været at samle data. Næste skridt er på baggrund af disse data at stille nogle relevante, ambitiøse og dog realistiske målsætninger, som administrationen og boligforeningen 3B samlet set kan sigte efter. Direktionen foreslår, at bestyrelsen vedtager de målsætninger for konkrete målepunkter, som fremgår af vedlagte bilag. Arbejdet med mål, målepunkter og ledelsesinformationen skal ses dels som en del af 3Bs udmøntning af forvaltningsrevisionen, dels som en betydelig del af den egenkontrol, den nye lovgivning stiller krav om. Direktionen indstiller, at bestyrelsen i forlængelse af ledelsesrapporten tager denne til orientering samt godkender de konkrete målsætninger for en række af målepunkterne. 9. Orientering og Indstilling vedr. Tranehavegård anden anvendelse af ældreboligerne På baggrund af vigende efterspørgsel efter ældreboliger i Københavns Kommune, har kommunen påbegyndt en tilpasning af ældreboligkapaciteten. Pt. er det kommunens vurdering, at ældreboligkapaciteten skal reduceres med op til boliger. 2. september 2010 / ral side 7 / 17

8 Derfor har der været nedsat en arbejdsgruppe med repræsentanter fra de almene boligorganisationer i København, fra 3B har Bent Frederiksen deltaget. Arbejdsgruppen har udarbejdet forskellige forslag til anden anvendelse af boligerne. Som udgangspunkt har den almene sektor fastholdt, at sektoren vil medvirke til forskellige løsninger under forudsætning af, at kommunen fortsat dækker eventuel tomgang. I første omgang er der derfor lavet en imagekampagne med henblik på udlejning af boligerne til unge studerende. Notat herom vedlagt til orientering. Sideløbende med dette har kommunen lavet en aftale med Københavns Universitet om udlejning af 38 boliger til udvekslingsstuderende gældende frem til juli Det betyder, at det fortsat er kommunen, der har forpligtelsen ved bl.a. tomgang. Notat herom vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning herunder godkender, at boligerne udlejes til studerende. 10. Orientering vedr. ungdomsboliger i Egedalsvænge Danmarks Tekniske Universitet (DTU) og 3B har indgået et samarbejde om, at DTU kan leje ca. 30 ledige ungdomsboliger ud. Nogle af boligerne har stået tomme i flere år, og formålet er at reducere det heraf følgende huslejetab, som skal dækkes af 3B s dispositionsfond. DTU fik overdraget nøglerne den 15. august 2010, hvorefter de møblerer boligerne. Fraflytter en studerende, vil der blive lavet et tillæg til lejeaftalen, så der ikke bliver tale om en reel fraflytning, hvor der skal laves en fraflytningsprocedure. Hvis DTU ikke kan finde beboere til en given ungdomsbolig, har DTU ansvaret for, at den bliver afleveret i samme stand til 3B, som den blev overdraget. 2. september 2010 / ral side 8 / 17

9 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 11. Indstilling vedr. Mødeplan 2011 Bestyrelsen drøftede mødeplanen for 2011 på seneste møde. På baggrund af de faldne bemærkninger på mødet er der sket mindre ændringer. Desuden er der foretaget ændring af dato for repræsentantskabsmøde i juni som følge af, at regnskab m.v. som følge af ændring til driftsbekendtgørelsen skal indsendes til kommunen inden udgangen af maj. Udkast til mødeplan for 2011 er vedlagt. I mødeplanen er der endnu ikke fastsat dato for et eventuelt foreningsmøde, idet der er usikkerhed om, der skal afholdes møde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødeplanen for 2011, og drøfter om der skal afholdes foreningsmøde i Orientering vedr. forsøg med beboerdemokrati Unge og beboerdemokrati En af målsætningerne i den boligsociale handleplan er at udvikle nye former for beboerdemokrati. 3B og Boliglaboratoriet har drøftet et projekt med arbejdstitlen Pilotprojekt om digitalt beboerdemokrati for unge i den almene boligsektor. Projektet handler om at teste en ny model for beboerdemokrati i to afdelinger, hvor man anvender internettet til at engagere de unge i beboerdemokratiet. Administrationen vil i løbet af efteråret 2010 sammen med Boliglaboratoriet udarbejde et projektforslag og forslag til finansiering. I forbindelse med bestyrelsens beslutning på et kommende møde om evt. at deltage i projektet skal der også udpeges 2 afdelinger, der er egnede som forsøgsafdelinger gerne afdelinger, hvor der er ungeprojekter i forvejen at koble projektet op på. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2. september 2010 / ral side 9 / 17

10 Byggesager 13. Indstilling vedr. Søagerpark I afdeling 1027 Søagerpark er der ved at blive gennemført 5-års eftersyn. En del mindre mangler er nu ved at blive rettet. En af de væsentlige fejl ved byggeriet er utætheder ved 18 stk. zinkinddækkede karnapper. Karnapperne er en vigtig del af det arkitektoniske udtryk, men har hele tiden udgjort et problem med vandindtrængning, især ved samtidig blæst og regn. Det er derfor besluttet at renovere karnapperne med en ny og bedre zinkinddækning. Der er udført en prøve, som er godkendt af rådgiver ved eftersynet EKJ, rådgivende ingeniører A/S og afdelingsbestyrelsen. Renovering af de resterende karnapper pågår og vil beløbe sig til i alt kr. inkl. moms. Der er indgået en aftale med totalentreprenøren fra opførelsen BNS A/S om at dele udgiften, så afdelingen skal betale kr. og BNS kr. Da afdelingen allerede har haft udgift til gennemførelse af 5-års eftersynet på kr., søges bestyrelsen om støtte til udgiften til renovering af karnapperne. Det indstilles, at bestyrelsen støtter renoveringen med 50 % af afdelingens andel. Afdelingens andel vil herefter være ,50 kr. Foreningens andel, ,50 kr., indstilles dækket af foreningens arbejdskapital. 14. Indstilling vedr. forlig i forbindelse med opførelse af Sejlhuset Pihl A/S, der har været totalentreprenør på opførelsen af Sejlhuset, anlagde efterfølgende sag mod rådgiverne og bygherrerne (KAB, Københavns Kommune og 3B) om en række forhold, hvor de påstod, at vi som bygherrer havde truffet beslutninger, der gjorde, at de fik væsentlige fordyrelser af projektet i størrelsesordenen 4-4,5 mio. kr. 2. september 2010 / ral side 10 / 17

11 Nu har Pihl A/S foreslået et forlig, der indebærer, at bygherrerne skal betale kr. + moms, i alt kr. til Pihl A/S til fuld og endelig afgørelse af sagen samt en andel af sagsomkostningerne. Vi kan ikke opstille en nøjagtig økonomisk konsekvens, hvis vi siger nej til forliget, men med den store omkostning til skønsmændene, anbefaler bygherrernes advokat, at vi accepterer forliget, idet det bliver væsentligt billigere, at sagen stoppes nu. Oplægget til forlig indebærer, at sagens omkostninger deles ligeligt mellem Pihl, rådgiverne og bygherrerne. Det vil sige, at vi skal dele sagens omkostninger med KAB og Københavns Kommune efter vores fordelingstal i byggesagen, svarende til ca. 40 pct. Forliget har været til behandling både hos KAB og hos Københavns Kommune og begge har vedtaget at acceptere forliget. Da der skulle tages stilling til forliget i sommerferien, har forretningsudvalget godkendt, at der indgås forlig. Det indstilles, at bestyrelsen tager forretningsudvalgets beslutning til efterretning og godkender det fremsatte forlig, så vi betaler vores andel af de kr. samt vores del sagsomkostningerne. 3B s andel samt udgifter til advokat dækkes af foreningens arbejdskapital. 15. Indstilling vedr. servicearealer i nybyggeriet på Amagerfælledvej Indstilling eftersendes pr. mail primo uge 36 Orienteringspunkter 16. Varmeregnskaber efter opsætning af nye målere 3B har i 2009 og 2010 foretaget udskiftning af varmemålere i alle de afdelinger, der har individuelle varmemålere. For de afdelinger, hvor udskiftningen er foretaget ved varmeregnskabets skæringsdato, har det ikke givet anledning til problemer. 2. september 2010 / ral side 11 / 17

12 For afdelinger, hvor udskiftningen er sket i varmeregnskabsåret, har det derimod givet anledning til en række problemer i forbindelse med udarbejdelsen af varmeregnskabet primært som følge af, at der har skulle laves to regnskaber. Det har betydet, at der har været mange telefoniske henvendelser og efterfølgende klager over varmeregnskabet, idet mange har haft svært ved at forstå dette. I alt har der været 55 skriftlige indsigelser vedr. målerudskiftningen. Heraf er de 54 blevet løst, og der er kun en verserende sag tilbage. Derudover har der været 13 skriftlige indsigelser vedr. øvrige varmeregnskaber. Heraf er de 12 løst. Der er ingen indsigelser, der er sendt til beboerklagenævnet. Statistik vedr. klager er vedlagt til orientering. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning 17. Budgetprognose pr. 30. juni 2010 samt investeringsopfølgning Budgetprognosen baseret på bogføringen pr. 30. juni og forventningerne til 2. halvår viser et overskud på t.kr. I overskuddet er korrigeret for afdelingernes andel af det forventede nettorenteoverskud. Overskuddet er sammensat af nettorenteoverskud på t.kr. og et underskud på driften på ca. 931 t.kr. Det er administrationens vurdering, at driftsresultatet vil være tæt på balance, idet flere af driftsposterne er forsigtigt anslået, specielt med hensyn til indtægter.. Notat med bemærkninger til prognosen samt budgetprognose er vedlagt. Investeringsopfølgning for 1. halvår er indarbejdet i notat om budgetopfølgning. Heraf fremgår, at Nykredit for 1. halvår har klaret sig bedre end benchmark, mens 2. september 2010 / ral side 12 / 17

13 Nordea og Danske Capital ligger efter. Administrationen vil følge udviklingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager både budgetprognose og investeringsopfølgning til efterretning. 18. Status for udlejning, herunder opgørelse af tomgang Vedlagt oversigt over ledige boliger pr. 31. juli, hvor lejetabet afholdes af dispositionsfonden. Det samlede lejetab udgør pr. 31. juli ,75 kr. Dette beløb vil blive reguleret i forbindelse med årsafslutningen, idet der bl.a. ikke er indregnet forbrugsafgifter, der dækkes af boligorganisationen i forbindelse med tomgang, hvor kommunen har anvisningsretten. Af oversigten fremgår, at det specielt er Egedalsvænge, Dyvekevænge og Brohuset, hvor der er store tab. Vedr. Egedalsvænge er der nu indgået et tæt samarbejde med DTU om udlejning af de ledige ungdomsboliger, hvilket kan modvirke lejetabet fremover. Der skal i øvrigt henvises til vedlagte notat, der beskriver udlejningssituationen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Status energi- og miljøhandleplan drift Denne status skulle først forelægges forvaltningsudvalget og efterfølgende organisationsbestyrelsen. Udvalget har imidlertid ikke kunnet nå at træde sammen inden bestyrelsesmødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning.. Vedlagt notat og oversigt. 2. september 2010 / ral side 13 / 17

14 20. Status boligsocial handleplan Denne status skulle først forelægges forvaltningsudvalget (eller udvalget for demokrati og trivsel) og efterfølgende organisationsbestyrelsen. Udvalgene har imidlertid ikke kunnet nå at træde sammen inden bestyrelsesmødet. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning.. Vedlagt notat og oversigt. 21. Udbud Søndergårdsarealerne, Ballerup Bestyrelsen godkendte på møde i maj, at 3B skulle afgive tilbud på opførelse af to mindre nybyggerier på Søndergårdsarealet i Ballerup Kommune. Kommunen har nu truffet afgørelse og meddelt, at de har indgået aftale til anden side, nemlig Ballerup Ejendomsselskab, administreret af KAB. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Godkendelse af regnskab 2009, Herlev og Fredensborg Kommune samt regnskab for 2007 og 2008, Københavns Kommune Herlev og Fredensborg kommune har meddelt, at de har godkendt regnskaberne for 2009 for de af 3B s afdelinger, der ligger i disse kommuner. Københavns Kommune har tilsvarende meddelt, at de har godkendt regnskaberne for 2007 og Her er Boligforeningens regnskab også godkendt. Københavns kommune vil behandle 2009 regnskabet i forbindelse med styringsdialogen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2. september 2010 / ral side 14 / 17

15 23. Fælleskonference november 2010 Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 9. juni 2010 et program for fælleskonferencen. Der er ikke sket ændringer i programmet siden da. Forberedelsesarbejdet handler lige nu bl.a. om lørdagens projekt- /gruppearbejde. Konferencen er omtalt på ekstranettet X3B og var nævnt i Kanal3B før sommer. I septembernummeret af Kanal3B vil vi igen reklamere for konferencen. Invitationer sendes ud ultimo september. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 24. Status på ventelisten efter ny bekendtgørelse Som følge af den nye lovgivning, der trådte i kraft 1. januar 2010, skal alle, der ønsker en bolig skrive sig op. Ancienniteten udregnes efter opskrivningsdato og ikke som tidligere indmeldelsesdato i foreningen. For at tilgodese alle medlemmer og deres anciennitet har de haft frist til 31. juli til at tilkendegive, at de ønsker at medtage deres anciennitet til den nye venteliste. Vedlagte notat giver en status på forløbet, herunder hvor mange der har gjort brug af tilbuddet. Den samlede udgift til udsendelse af breve, udgifter til IT og udgifter til bemanding af call center har udgjort 1,2 mio. kr.. Bestyrelsen har tidligere godkendt, at udgiften hertil dækkes af foreningens arbejdskapital. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning og at udgifterne til projektet dækkes af foreningens arbejdskapital. 25. Orientering vedr. restancer og udsættelser Der har i den seneste tid været en del omtale i pressen om udsættelser på grund af manglende huslejeindbetaling. 2. september 2010 / ral side 15 / 17

16 Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik for vores rykkerprocedure. Heraf fremgår, at der i 2009 var 58 udsættelser. For 2010 har der indtil nu været i alt 46 udsættelser. På baggrund af de mange udsættelser gennem det seneste år, har Socialministeriet bl.a. besluttet, at der skal gøres en større vejledningsindsats overfor lejere, udlejere og kommuner. I den forbindelse har ministeriet udgivet en pjece Er du kommet bagud med huslejen?, som indeholder en række råd til lejere om, hvad de kan gøre, hvis det kniber med at få betalt huslejen. Administrationen vil rekvirere pjecen med tilhørende plakater og hænge dem op på ejendomskontorer, vaskerier m.v. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 26. Orientering vedr. åbent hus arrangementer i BL regi I forbindelse med BL s kampagne Lidt mere af det hele, er der arrangeret fælles åbent-hus arrangementer landet over den 11. og 12. september B deltager med 6 afdelinger. I vedlagte notat er der en kort gennemgang af hvilke afdelinger i 3B, der har tilmeldt sig arrangementet, samt hvad der sker i disse afdelinger. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. 27. BL informerer: Styringsdialog pjece fra BL/KL og vejledning fra ministeriet Til bestyrelsens orientering er vedlagt BL informerer nr. 32 og 37, der dels omhandler pjece vedr. styringsdialogen og vejledning om styring af den almene sektor.. Disse pjecer er også vedlagt. 2. september 2010 / ral side 16 / 17

17 28. BL orienterer: Den nye call-in bestemmelse præcisering Til bestyrelsens orientering er vedlagt BL informerer nr. 29, hvor betingelserne for at bruge den nye call-in - bestemmelse er præciseret. 29. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Fra direktionen: Orientering og status på budgetafdelingsmøderne Andre: 30. Øvrigt Med venlig hilsen Villy Sørensen / Bent Frederiksen 2. september 2010 / ral side 17 / 17