Dialogmøde med Ringsted Boligselskab/DAB

Transkript

1 MØDE Udvalgsnavn Dialogmøde med Ringsted Boligselskab/DAB Mødedato 14. december 2017 Mødetidspunkt Kl. 14:30-16:00 Mødested Deltager Afbud Søndre Parkvej 25 B Pia Jeppesen, Ringsted Boligselskab ved DAB Markus Sørensen, Ringsted Boligselskab ved DAB Hans Majlinder, Ringsted Boligselskab ved DAB Michael Lomholt, Ringsted Boligselskab ved DAB Dorthe Dahlstrup, Social- og Sundhedschef Kia Brisson Andersen, konsulent i Social- og Sundhedscenter (referent) Casper Troest, økonomisk konsulent i Vej- og Ejendomscenter Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden Evaluering af boligorganisationens og dens afdelingers virksomhed inden for nærmere angivne områder. Herunder oplysninger om større udfordringer og initiativer En redegørelse for centrale regnskabstal og andre nøgletal Drøftelser vedr. boligsocial indsats Finansiering af inventar i plejeboliger og botilbud jf. mail d. 6. juni Opfølgning på notat vedr. dokumentation ved fraflytning af anviste boliger Eventuelle behov for at indgå aftaler med kommunalbestyrelsen Status for aftaler der tidligere er indgået med kommunalbestyrelsen... 4 a. Udløb af aftale om anvisningsret Kommunens behov for samarbejde med boligselskabet Opfølgning vedr. kollektivt bofællesskab, Kildemarken Snerydning Nybyggeri Eventuelt... 5 Side 1 af 5

2 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 2. Evaluering af boligorganisationens og dens afdelingers virksomhed inden for nærmere angivne områder. Herunder oplysninger om større udfordringer og initiativer Casper Troest var forhindret i at deltage i dialogmødet og vil kontakte Ringsted Boligselskab ved DAB vedr. dette punkt. Casper Troest har efterfølgende fremsendt følgende spørgsmål til Ringsted Boligselskab: Casper Trost har kigget materialet (årsregnskabet incl. spørgeskema, styringsrapporten, årsberetningen og revisionsprotokollatet) igennem uden, at det har givet anledning til væsentlige bemærkninger. Casper Troest har dog følgede spørgsmål til boligselskabet: 1. I aftalen mellem BL og Regeringen fremgår det at landets boligselskaber skal spare samlet 1,5 mia. i 2020, svarende til 8 % af økonomien i den almene sektor. Hvordan forbereder boligselskabet sig til denne spare-/effektiviseringsøvelse? Er der allerede igangsat tiltag eller analyser af hvilke områder som kan effektiviseres. 2. Af årsregnskabet kontonr. 721,2 fremgår det at der er i tilgodehavende i andre virksomheder. Hvad omhandler dette tilgodehavende? 3. Af årsregnskabet kontonr. 803 fremgår det at der har været et provenu ved omlægning eller salg på Kan I oplyse om hvad det omhandler? 4. Af styringsdialogen fremgår det at afdelingerne nr. 3 og 5 (Hovmarkshuset A og Søndrepark) har særlige udfordringer som der ønskes drøftet. Øvrige nøgletal har ikke givet anledning til yderligere bemærkninger. 5. Det er påset at der er afgivet en blank revisionserklæring uden forbehold eller supplerende bemærkninger. Dog er revisionsprotokollatet anført at Tilsynsmyndigheden ikke har gennemgået årsregnskaberne for boligorganisationen for 2015/2016. Det mener jeg ikke umiddelbart er korrekt. Har været en del af dialoggennemgangen. Boligselskabet har sendt følgende svar: Ad 1) Vi har forsøgt at svare på spørgsmålet i styringsrapporten for Ringsted Boligselskab (side 1 og 2 af 9). Kort opsummeret, så har Ringsted Boligselskab arbejdet med effektiv drift længe før aftalen mellem BL og regeringen blev indgået. Der bliver løbende fulgt med i hvor langt selskabet er med effektivisering og arbejdet bevidst med tankegangen omkring at udnytte ressourcerne bedre. Der er konkret gennemført leverandør analyser. Vi uddyber gerne, hvis du har behov for mere. Side 2 af 5

3 Ad 2) Det er tilgodehavender vedr. mellemregningen i bl.a. Kildemarken. Se endvidere spørgeskemaets punkt 13 på side 20 i regnskabet for uddybning. Ad 3) Beløbet er et tilbageført tilskud til Kildemarken. Selskabet har godkendt at give tilskud til Kildemarken til modernisering, som var givet i regnskab 15/16 før projektet var færdigt, hvorfor det blev tilbageført. Ad 4) Afdeling 3 Hovmarkshuset A er sammenlagt med afdeling 2 Hovmarkshuset. Der er kun udfyldt styringsrapport for den sammenlagte afdeling. Hvordan markering opstå bliver vi svar skyldig på. Afdeling 5 Sønderpark er der en helhedsplan undervejs dette til jeres orientering. Der vil på et senere tidspunkt blive behov for godkendelse af projekt. Ad 5) Vi har ikke umiddelbart været i stand til at fremskaffe referat med dokumentation til revisor omkring at regnskaberne blev behandlet på styringsdialogen. Ligeledes har vi for indeværende dialog behov for tilkendegivelse til revisor omkring tilsynsmyndighedens gennemgang. 3. En redegørelse for centrale regnskabstal og andre nøgletal Casper Troest var forhindret i at deltage i dialogmødet og vil kontakte Ringsted Boligselskab ved DAB vedr. dette punkt. Se ovenfor. 4. Drøftelser vedr. boligsocial indsats Ringsted Boligselskab ved DAB fortalte, at der er flere aktiviteter i boligselskabet, fx har de en børneklub i Kildemarken. Børneklubben har tidligere fået tildelt midler fra puljen til boligsociale indsatser, og boligselskabet undrede dig over den politiske beslutning om ikke længere at tildele midler til drift. Dorthe Dahlstrup forklarede, at det skyldes, at puljen til boligsociale indsatser er beregnet til at opstarte nye projekter, som boligselskabet efterfølgende selv skal sætte i drift. Boligselskabet oplever ikke udfordringer og har en god kontakt til kommunens opsøgende team. 5. Finansiering af inventar i plejeboliger og botilbud jf. mail d. 6. juni 2017 (se bilag) Ringsted Boligselskab ved DAB administrerer plejeboliger for Ringsted Kommune, men har ellers ikke noget at gøre med finansiering af inventar. 6. Opfølgning på notat vedr. dokumentation ved fraflytning af anviste boliger (se bilag) Social- og Sundhedscentret har oplevet store fraflytningsregninger, og derfor er der strammet op på området, hvilket er baggrunden for notatet. Desuden er der overvejelser om, at en medarbejder fra Vej- og Ejendomscentret fremover er med til fraflytningssyn, når det forventes, at kommunen vil modtage en stor fraflytningsregning. Side 3 af 5

4 Boligselskabet har haft kontakt til Social- og Sundhedscentrets jurist vedr. notatets punkt om Tilbud på istandsættelse, og de er indforstået med dette. Boligselskabet oplyste, at de laver 3D-scanninger og elektronisk fraflytningssyn af boligerne (E-syn), hvilket har medført færre klagesager. Derudover tager de altid billeddokumentation ved fraflytning. 7. Eventuelle behov for at indgå aftaler med kommunalbestyrelsen Ringsted Boligselskab ved DAB gjorde opmærksom på, at de på det politiske møde vil sætte fokus på varslingsfrister op ift. affald. Boligselskabet oplever, at de bliver varslet af kommunen med 8 dages varighed, men der skal tages højde for, at boligselskabet skal indkalde deres beboere til beboermøde, og til det skal de bruge 14 dage for at overholde lovgivningen. 8. Status for aftaler der tidligere er indgået med kommunalbestyrelsen a. Udløb af aftale om anvisningsret Den nuværende aftale om anvisningsret udløber ved udgangen af 2018, og senest i juni 2018 skal der udarbejdes en evaluering af aftalen, som var gældende fra I løbet af 2018 vil der opstartes en dialog om det fremtidige samarbejde og fornyelse af aftalen. Ringsted Boligselskab ved DAB gjorde opmærksom på, at Trekanten 1 er en gørdet-selv-afdeling, og ikke alle beboere overholder afdelingens regler. Når kommunen anviser borgere til denne afdeling, er det vigtigt, at borgerne gøres opmærksomme på det fælles ansvar for at vedligeholde afdelingen og de tilhørende områder. Det blev aftalt, at dette drøftes og præciseres yderligere i forhold til en ny aftale om anvisning. 9. Kommunens behov for samarbejde med boligselskabet Ingen behov. 10. Opfølgning vedr. kollektivt bofællesskab, Kildemarken 47 I 2017 har Ringsted Boligselskab ved DAB og kommunen oprettet et kollektivt bofællesskab til flygtninge, hvor 3 mænd fra Eritrea har fået en permanent bolig. Jf. rammeaftalen skal kommunen mindst én gang om året indkalde til evalueringsmøde, hvorfor dette drøftes på denne dagsorden. Der var enighed om, at der havde været en god dialog mellem boligselskabet og kommunen i forhold til at indgå aftalen. Boligselskabet oplyste, at mændene er flyttet ind i det kollektive bofællesskab, og at beboerne i nærområdet har taget godt imod dem. Der er en positiv bekymring fra beboerne ift. om mændene er ensomme, idet de holder sig mest for dem selv. Boligselskabet oplyste, at der er flere sociale arrangementer i Kildemarken, hvor mændene kan deltage og få socialt samvær, hvis de ønsker dette. Fx er der fællesspisning den første torsdag i hver måned. Det blev aftalt, at Social- og Sundhedscentret drøfter denne mulighed med Peter Øhlers, som er Side 4 af 5

5 integrationskonsulent og kontaktperson ift. de tre mænd i det kollektive bofællesskab. Boligselskabet kunne oplyse, at der ikke har været negative- eller utilfredse tilkendegivelser på baggrund af, at der er oprettet et kollektivt bofællesskab i Kildemarken. Muligheden for at oprette endnu et kollektivt bofællesskab blev drøftet, men umiddelbart er det ikke hensigtsmæssigt at oprette endnu et kollektivt bofællesskab i Kildemarken eller i Sdr. Park på grund af beboersammensætningen. Boligselskabet har begrænsede 4-rums-familieboliger, så det vil være en udfordring at oprette endnu et, men boligselskabet tilkendegav, at de gerne vil yde hjælp til udsatte. Derudover har der været et godt samarbejde med boligselskaberne til hurtigt at skaffe permanente boliger til flygtningefamilier med børn. 11. Snerydning Den Kommunale Hjemmepleje oplever udfordringer med, at der ikke er ryddet ordentligt for sne eller saltet i boligselskaberne i Ringsted Kommune. Det betyder, at Hjemmeplejens personale er i risiko for at pådrage sig en arbejdsskade i forbindelse med besøg hos borgerne. Hjemmeplejen medbringer årligt breve med ud til borgene om deres forpligtigelse vedr. snerydning og saltning, for at vi kan komme frem og yde den hjælp de er visiteret til. Kommunen beder derfor boligselskabet om at være opmærksomme på snerydningen, når der falder sne. Boligselskabet vil meget gerne kontaktes af hjemmeplejen, hvis de oplever områder, hvor der ikke er ryddet sne. 12. Nybyggeri Ringsted Boligselskab ved DAB oplyste, at de er meget interesseret i grunde og for at bygge i Ringsted, og de har haft et møde med borgmester og kommunaldirektøren. Ringsted Boligselskab undrer sig over, at de ikke har fået nogle af opgaverne i forhold til nybyggeri i 2017, og vil tage dette emne op ved det politiske møde. Boligselskabet er derudover ved at få lavet en analyse om behov for nybyggeri, som behandler ungdoms-, familie- og seniorboliger. 13. Eventuelt Social- og Sundhedschef Dorthe Dahlstrup orienterede om, at hun pr.1. januar 2018 har fået nyt job som socialchef i Nyborg Kommune. Side 5 af 5