Ad 2)Godkendelse af referat af ex.ord. LSU møde (bilag) Godkendt.

Transkript

1 Møde den: 25. februar 2013 kl UDKAST Mødelokale: (der er mulighed for videotilkobling) Referat Ordinært LSU-møde AU Kommunikation (2013-2) Deltagere: Jesper Bo Jensen, Knud Holt Nielsen, Peder Holm-Pedersen, Sandra Trefzer, Lykke Ankersen, Mette Gebauer, Christina Troelsen, Lotte fisker Jørgensen, Anders Frølund, Jens Chr. Pedersen, Christina Breddam, Dorthe Laursen (referent). Gæst: Helle Kaagaard Dahl Afbud: Lykke deltager indtil kl Forplejning: Kaffe, te, vand. 1. Godkendelse af dagsorden for møde Godkendelse af referat af ex.ord. LSU møde (bilag) 3. Økonomi 1. Orientering om Budget Psykisk APV drøftelse af APV proces og tidsplan for AU Kommunikation 5. Administrative retningslinjer (bilag) 6. Drøftelse af lønforhandling 2013, herunder kriterier (bilag) 7. Titler i AU Kommunikation (sagsfremstilling) 8. Principper for Personalepolitik 1. Fortsat drøftelse af principper (bilag/mødenotat om prioritering af værdier) 2. Ytringsfrihed CBR orienterer om temaoplæg om ytringsfrihed (bilag) 9. MUS CBR orienterer om principper (bilag) 10. Gensidig orientering Herunder: 1. Orientering fra formand og næstformand 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU 3. Høringssvar vedrørende MUS koncept (bilag) 11. Eventuelt 1. Et evt. LSU-marts/april-møde planlægges. Dato: 26. februar 2013 Sagsnr.: Ref: dla Side 1/6 Ad 1)Godkendelse af dagsorden for møde Godkendt. Ad 2)Godkendelse af referat af ex.ord. LSU møde (bilag) Godkendt. Ad 3)Økonomi 1. Orientering om Budget 2013 CBR henviste til referatet fra sidste LSU-møde, hvor det blev oplyst, at budgettet ville foreligge om kort tid. CBR og AF har imidlertid haft bemærkninger til budgettet, hvorfor det endelige budget ikke er modtaget endnu. Oversigt om udmøntning følger, når detaljerne er helt på plads. Christina og Jesper har talt om at der formentlig bliver behov for et ekstra LSU møde i løbet af foråret. Christina forventer at det endelige budget kan komme med der. CBR er mest tryg ved at vente med at sige noget, til det endelige budget foreligger. Medarbejdersiden forespurgte, om der var risiko for afskedigelser. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 CBR oplyste, at der vil blive gjort en ihærdig indsats for at håndtere besparelsen uden afskedigelser. Side 2/6 Dog kan der p.t. meldes ud, at AU Kommunikation får en kommunikationsmedarbejder fra hhv. Økonomi og IT. CBR skriver mail til hele AU Kommunikation herom. Nærmere følger under orientering. Ad 4)Psykisk APV drøftelse af APV proces og tidsplan for AU Kommunikation CBR henviste til den separat udsendte (og på mødet omdelte) Tidsplan for APVopfølgning og den nedsatte følgegruppe. Man diskuterede processen og særkørsler, herunder samtidighed for offentliggørelse af samme. Det blev oplyst, at der som minimum skal være 10 personer for at udløse en særkørsel. Bestilling af særkørsler blev afsendt i torsdags og skulle foreligge i løbet af 4 arbejdsdage. M.h.t. selve rapporten henviste CBR til overblikket Psykisk APV vigtigste tal, der er udleveret til funktionscheferne med henblik på videreformidling til enhederne. Herefter var der en tilbagemelding/opsamling på APV en fra de enkelte medarbejderrepræsentanter samt lederrepræsentanter. Dette mundede ud i en snak om, hvad overblikket havde givet anledning til i de respektive grupper, idet det samtidig blev tilkendegivet, at der nogle steder havde hersket usikkerhed om fortolkningen af spørgsmålene, ligesom nogle mente, at tillid manglede i spørgeskemaet. De temaer, der havde gjort særligt indtryk, er nævnt under dette punkts konklusion. Der var tilfredshed med, at AU KOM ligger rigtigt højt i forhold til imødekommende kolleger. AF mente, at stresstallene var rigtig vigtige at bruge tid på. Stress kan skyldes mange ting. Fremtidsudsigter, manglende anerkendelse og uklare retningslinjer kan være elementer, der kan give stress. På HAMU mødet har man talt om sygefraværstal i forhold til stress, idet man godt kan føle sig stresset uden at være sygemeldt. Man bør benytte lejligheden til at tale sammen og få afsøgt, hvad der ligger i de forskellige tal. Det var samtidig værd fra ledelsens side at rose medarbejderne for omgangen med hinanden (96% imødekommende). I forbindelse med følgegruppearbejdet blev begrebet stress og ensomhed foreslået kortlagt. AU KOM må gerne sætte barren højt og blive rollemodel. Det, der går godt, skal vi gøre endnu bedre, det der går mindre godt, skal vi gøre noget ved. CBR oplyste, at man på den store kick off-dag, men også på enhedsmøderne, skal arbejde på at få afdækket og drøftet de forskellige indsatsområder med henblik på udarbejdelse af handleplaner.

3 Med hensyn til kommunikationen internt i AU KOM blev det præciseret, at kommunikationen sker meget mundtligt, blandt andet via følgegruppen og ledergruppen; på kick off mødet behandles de generelle ting og i enhederne de generelle og specifikke ting. For så vidt angår det processuelle, skal man i følgegruppen blive enige om en model (også af hensyn til afrapportering). Side 3/6 Konklusion: Når CBR modtager særkørslerne, inviteres følgegruppen med det samme, så udmelding kan ske til alle samtidig. LSU var enig om behandling af følgende temaer på kick off møde/i følgegruppen: 1. Fremtidsudsigter 2. Stress 3. Anerkendelse 4. Ensomhed og fællesskab 5. Interesse, engagement og kompetencer. Ovenstående temaer tager følgegruppen med til inspiration til deres planlægning af temaer. For så vidt angår LAMU-arbejdet skal der inden årets udgang udarbejdes en årlig arbejdsmiljøredegørelse. Punktet sættes på Tidsplan for APV opfølgning i november/december Ad 5)Administrative retningslinjer (bilag) Efter sidste møde i ledergruppen er ændringer i dokumentet lagt på med track changes. Det er vigtigt at lægge vægt på fleksibilitet. De fælles retningslinjer skal gøre tingene klare, da AU Kommunikation består af mange sammenbragte børn. Ferie og overførsel af ferie blev berørt. AF præciserede, at der ikke bliver udbetalt penge fra særlige feriedage, og opsparet ferie bør afholdes i det tilhørende ferieår. Det tager selvfølgelig noget tid at få afviklet skubbet opsparet ferie. Med hensyn til problematikken omkring afholdelse af hovedferie og restferie og dermed overførsel af ferie spurgte JBJ AF, om der kunne være en fordel i, at man fra ledergruppens side f.eks. lavede en skrivelse til medarbejderne, hvor man opfordrede medarbejderne til at tage stilling til ferieafholdelse. AF kom med et konkret forslag, jfr. dette punkts konklusion. På opfordring fra JBJ blev flexskemaer og transparens diskuteret. LSU ser gerne ledergruppens holdning til, om der skal bruges samme flexskema. Konklusion: I det store hele synes B-siden, at de foretagne ændringer imødekommer de betænkeligheder man havde sidst, hvorfor LSU kan godkende oplægget. LSU

4 er enige om, at det er en god idé at sende dokumentet ud til alle enheder ledsaget af en begrundelse for, hvorfor det er lavet, således at man har lejlighed til at drøfte det lokalt. Side 4/6 A-siden indskriver i retningslinjerne, at hver funktionsleder 2 gange om året beder sin enhed tage stilling til afholdelse af hovedferie og restferie (f.eks.: 1. maj tages stilling til ferieafholdelse inden jul/1. november tages stilling til afholdelse af restferie). Ligeledes laver A-siden en skrivelse til alle medarbejdere om, at LSU nu udsender retningslinjerne til orientering med forklaringen, at vi er nogle sammenbragte børn og derfor gerne vil tænke fælles holdninger, samt at retningslinjerne gennemgås i de enkelte enheder. A-siden bringer spørgsmålet om brug af flexskemaer til ledergruppens drøftelse. Ad 6)Drøftelse af lønforhandling 2013, herunder kriterier (bilag) Der er ikke lang tid til næste lønforhandling. Med udgangspunkt i principperne for lønforhandling 2012 drøftede LSU ditto for Helle oplyste, at man andre steder anvender samme kriterier som sidst. LSU mente, at det gav god mening at fortsætte med principperne fra 2012, og efter lønforhandlingen 2013 lave nye kriterier, der bruges frem til næste lønforhandling. Knud foreslog en sproglig finjustering, da formuleringerne nogle steder er vanskelige at forstå. Der blev spurgt til kriterier for omklassificering til specialkonsulent, hvortil Helle henviste til beskrivelserne i overenskomsten. Konklusion: Henset til tidsplanen mente LSU, at det gav god mening at fortsætte med principperne fra Knud påtager sig opgaven med at lave en sproglig finjustering af kriterierne. CBR/AF tager på sig at få spørgsmålet om omklassificering til specialkonsulent præciseret. Spørgsmålet medtages til Ledergruppemøde som emne. Ad 7)Titler i AU Kommunikation (sagsfremstilling) Punktet udspringer af, at der i øjeblikket bruges rigtig mange forskellige titler i AU KOM og flere har efterspurgt en fælles holdning. Ledergruppen har lavet et oplæg til titler, for at have et udgangspunkt at snakke ud fra. Fælles holdning efterlystes.

5 LSU drøftede punktet, herunder om titlerne skulle afspejle stilling (stillingsopslag), uddannelsesmæssig baggrund, beskrivelse af arbejdsopgaver, være fagspecifikke og ikke mindst give mening for modtageren. Man enedes om, at det var en god idé at bruge mere tid på emnet, da det også handler om identitet som medarbejder. Ligeledes skal de engelske titler også indtænkes. Side 5/6 Konklusion: Der nedsættes en lille arbejdsgruppe som skal komme med forslag til titler. Mette og Lotte deltager som repræsentanter for B-siden. CBR/AF finder to repræsentanter fra A-siden. Forslaget koordineres med HR, så vi ikke laver noget, der kolliderer med eventuelle overordnede retningslinjer. Ad 8)Principper for Personalepolitik 1. Fortsat drøftelse af principper (bilag/mødenotat om prioritering af værdier) Udsættes til næste møde. 2. Ytringsfrihed CBR orienterer om temaoplæg om ytringsfrihed (bilag) Udsættes til næste møde. Ad 9)MUS CBR orienterer om principper (bilag) Udsættes til næste møde. Ad 10)Gensidig orientering Herunder: 1. Orientering fra formand og næstformand CBR oplyste, jfr. punkt 3, at vi får tilknyttet Nurcan fra Økonomi og Malene fra IT som en del af AU KOM. Velkommen til begge. Christina orienterede om den organisatoriske justering der bliver lavet i KOM ARTS, hvorefter der i ARTS etableres et team administrationen. Team administration vil komme til at bestå af de kommunikationsmedarbejdere, der allerede betjener administrationen i ARTS + de kontaktpersoner, der er hos AF +Pia i Digital + Nurcan og Malene, der organisatorisk hører under ARTS og SHM. Karsten får teamlederfunktionen (teamleder for Emdrup og teamleder for administrationen). Kontaktpersonerne i Event og rekruttering og digital refererer stadig til deres aktuelle funktionschef, men bliver tilknyttet det faglige netværk i forhold til kontaktperson opgaven. CBR skriver ud om det snarest. Principper for dag- og døgnseminar CBR orienterede om, at ledergruppen har besluttet, at der hvert andet år afholdes døgnseminar i enhederne og modsatte år i AU kommunikation samlet. I de år hvor AU kommunikation holder samlet døgnseminar kan der afholdes dagseminar i enhederne. Principperne kan fraviges efter aftale med CBR.

6 Abonnementer (hvem på hvad) Det er besluttet, at man må have op til to hverdags abonnementer til hver enhed. Altså opsiges med behørigt varsel evt. individuelle avisabonnementer, der måtte være. Medarbejdersiden spurgte til, om nogle af aftalerne kan have været indgået som en del af lønforhandling, som alternativ til løn. Avisabonnementer, mobiltelefoner o.lign. må grundlæggende betragtes som noget, der kan aftales stillet til rådighed, hvis arbejdet tilsiger det. Det er ikke et personalegode eller en del af en lønaftale. Hvis der er medarbejdere, som oprindeligt har fået abonnementer som en del af en lønforhandling, er man velkommen til at tage det op til lønforhandlingsmøde. Side 6/6 2. Orientering fra diverse samarbejdsfora i AU Ingen. 3. Høringssvar vedrørende MUS koncept (bilag) Ad 11)Eventuelt 1. Et evt. LSU-marts/april-møde planlægges. DLA sørger for at planlægge møde i april måned. Næste gang orienterer Knud ca. 10 minutter om ASU, herunder Bløde værdier og Det rummelige Arbejdsmarked. CBR takkede for et godt møde. Mødet hævet kl /dla