KOMMUNIKATIONSSTRATEGI 2016

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI 2016 GODKENDT AF BESTYRELSEN

2 Indhold KOMMUNIKATION MED AFSÆT I VISION OG VÆRDIER... 3 KOMMUNIKATIONSPOLITIK I KARA/NOVEREN... 4 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI I KARA/NOVEREN... 6 STRATEGISKE MÅL NYT NAVN OG NY VISUEL IDENTITET PROFESSIONEL BRUG AF DE SOCIALE MEDIER OPRETTELSE AF ET REJSEHOLD OG UDVIDELSE AF BESØGSTJENESTEN MED EN EGENTLIG SKOLETJENESTE STYRKET INTERN KOMMUNIKATION

3 KOMMUNIKATION MED AFSÆT I VISION OG VÆRDIER KARA/NOVERENs mission er at omdanne affald til ressourcer. Vores vision er, at vi vil være de førende indenfor genbrug, genanvendelse, nyttiggørelse og deponering af affald. Og det vil vi være på den mest ansvarlige og bæredygtige måde, både økonomisk, miljømæssigt og socialt. Dermed løser vi en række samfundsmæssigt meget vigtige opgaver sammen med vores ejerkommuner. Når vi kommunikerer, skal det ske med udgangspunkt i, at vi løser disse vigtige samfundsnyttige opgaver. Kommunikationen skal understøtte, at vi løser opgaverne ansvarligt og bæredygtigt, og at vi i alle vores aktiviteter har fokus på den tredobbelte bundlinje, den økonomiske, den miljømæssige og den sociale. Det kræver, at vi har et stærkt og klart brand, når vi skal opfylde vores ambitiøse vision. Kommunikationsindsatsen understøtter visionen indenfor 4 hovedområder: Vi skal formidle viden og bevidsthed omkring de samfundsmæssigt vigtige opgaver, vi løser. Det skal understøtte vores miljømæssige og sociale ansvar, når vi formidler viden om miljø, ressourcer, cirkulær økonomi og bæredygtig omdannelse af affald til ressourcer. Vi skal synliggøre vores opgaveløsning overfor kommunerne Vi skal forventeligt snart konkurrere om det brændbare affald på et liberaliseret marked Og endelig skal vi kunne tiltrække og fastholde de bedste medarbejdere, så vi kan løse alle vores opgaver bedst muligt Det kræver en tydelig, gennemslagskraftig og konsekvent kommunikationsindsats. Og det kræver et tæt samarbejde med affalds- og kommunikationsområderne i vores ejerkommuner. Kommunikation er derfor et område, som KARA/NOVEREN skal beskæftige sig med på en professionel måde. Derfor har vi nu udarbejdet denne kommunikationsstrategi. Strategien beskriver de overordnede mål og rammer for kommunikationsindsatsen i KARA/NOVEREN. Strategien bygger på KARA/NOVERENs stærke værdier: Vi tager ansvar o Både bestyrelse, ledere og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe en god kommunikation. Vi deler viden o God og rettidig intern kommunikation er forudsætning for god ekstern kommunikation. Vi er rummelige o Vi sætter altid modtagerbehov frem for afsenderbehov, og formidler i et klart og letforståeligt sprog. Vi former fremtiden o Kommunikation er en integreret del af vores opgaveløsning i KARA/NOVEREN. Det betyder, at kommunikation tænkes pro-aktivt ind i alle aktiviteter. Vi vælger den positive vej o Åbenhed og dialog er nøgleord, når vi kommunikerer internt og eksternt 3

4 KOMMUNIKATIONSPOLITIK I KARA/NOVEREN KARA/NOVEREN er et fælleskommunalt ejet selskab. Det er den politisk udpegede bestyrelse, med bestyrelsesformanden i spidsen, der tegner KARA/NOVEREN politisk udadtil. Når administrationen udtaler sig, drejer det sig typisk om mere faktuelle forhold. Det er direktøren for KARA/NOVEREN, der som udgangspunkt tegner KARA/NOVEREN rent administrativt. Når ansatte i øvrigt udtaler sig, drejer det sig altid om faktuel information. Det er teamcheferne der vurderer, hvem der kan udtale sig, hvis pressen efterspørger en fagperson. I en krisesituation skal direktøren og den kommunikationsansvarlige teamchef kontaktes hurtigst muligt. Det er direktøren og chefgruppen, der har det overordnede ansvar for at sikre rammerne for en god og åben intern kommunikation i KARA/NOVEREN. Alle ansatte har ansvar for at holde sig orienteret via de relevante elektroniske medier, og ved deltagelse i relevante møder. Målgrupperne i kommunikationsstrategien kan opdeles i 3 hovedgrupper: De interne målgrupper er: Medarbejdere og ledelse Bestyrelsen Målgrupper blandt ejerne: Ejerudvalget og Affaldsforum Borgmestre, kommunalbestyrelser og fagudvalg Øvrige samarbejdsrelationer i ejerkommunerne De eksterne målgrupper er: Pressen Borgere Skoleklasser og studerende Statslige myndigheder (Miljøstyrelsen mv) Certificeringsorganer Samarbejdspartnere i affaldsbranchen Entreprenører, leverandører og transportører Renovationsselskaber Internationale kontakter Potentielle nye kolleger KARA/NOVEREN skal i hver enkelt situation vurdere hvilke medier, der er relevante at kommunikere gennem. Der er anvendes følgende kommunikationskanaler: KARA/NOVERENs Nyhedsbrev Beskrivelse Nyhedsbrev, der udsendes til bestyrelsen, borgmestre og til kommunale samarbejdspartnere Målgruppe Medarbejdere, bestyrelsen, kommunerne generelt Ekstranettet Informationer, referater, fildeling mm. Kommunerne, primært affaldsmedarbejdere Hjemmesiden Generelle informationer om KARA/NOVEREN Borgere, kommuner, samarbejdspartnere 4

5 Facebook LinkedIn Pressemeddelelser Informationer om KARA/NOVEREN, ressourcestrategi, affaldsområdet generelt Professionelle informationer om KARA/NOVERENs virke Væsentlige nyheder og informationer af bredere interesse Borgere generelt Professionelle relationer Afhængig af indhold Bestyrelsesreferater Dokumentation af bestyrelsens beslutninger Ejerkommunerne Personalemøder Der afholdes 2 årlige personalemøder for alle medarbejdere. Alle medarbejdere Afdelingsmøder Der afholdes afdelingsmøder efter behov. Medarbejderne i den enkelte afdeling Intranettet TARGIT Intranet med diverse interne oplysninger, herunder referater fra SU, personalehåndbog, chefmøder mm Ledelsesinformation på økonomi, drift og personaleområderne Alle medarbejdere Chefer/ledere Kommuner All s Interne mails til medarbejderne Alle medarbejdere 5

6 KOMMUNIKATIONSSTRATEGI I KARA/NOVEREN KARA/NOVEREN vil være en åben og moderne virksomhed, med en professionel og velfungerende kommunikation, der til enhver tid understøtter de strategiske mål. Kommunikation er netop ikke et mål i sig selv, men et strategisk værktøj til at nå de overordnede strategiske mål, som bestyrelsen har fastlagt. Kommunikationsstrategien i KARA/NOVEREN bygger på følgende principper for god kommunikation: Kommunikation i fokus: Intern og ekstern kommunikation tænkes ind i alle beslutninger og aktiviteter så tidligt som muligt. Internt før eksternt: God og rettidig intern kommunikation er en forudsætning for, at vi kan kommunikerer godt eksternt. Relevante medarbejdere og ledere informeres derfor altid om eksterne kommunikationstiltag, inden de føres ud i livet. Tilgængelighed: Det skal være nemt at få adgang til relevant information både internt og eksternt. Det skal både være elektronisk, skriftligt og mundtligt. Gennemtænkt og målrettet: Vi skal målrette vores information. Vi skal informere korrekt og rettidigt. Klart og tydeligt: Vi informerer i et klart og lettilgængeligt sprog, der altid tager udgangspunkt i modtagernes situation, uanset om de er interne eller eksterne Hovedbudskabet i alle kommunikationsindsatser er at sikre, at KARA/NOVEREN til enhver tid fremstår som den førende virksomhed indenfor genbrug, genanvendelse, nyttiggørelse og deponering af affald. Det betyder ikke, at der altid skal kommunikeres lige meget om alle KARA/NOVERENs aktiviteter, men at der skal udvælges temaer, som i særlig grad understøtter de strategiske mål. Disse temaer vil variere i takt med, at de strategiske mål udvikles. De konkrete strategiske mål og indsatsområder revideres fremover en gang årligt i forbindelse med bestyrelses strategiseminar. 6

7 STRATEGISKE MÅL KARA/NOVERENs overordnede, strategiske mål i perioden frem til 2020 er at: optimere vores samarbejde med ejerkommunerne, øvrige eksterne relationer og strategiske samarbejder understøtte ejerkommunerne i at nå målene i den ressourcestrategiske dagsorden forberede KARA/NOVEREN til en kommende liberalisering sikre at KARA/NOVEREN har medarbejdere og ledere, som er kompetente og som trives. Disse 4 områder kræver, at der iværksættes en lang række drifts- og udviklingsinitiativer i perioden. Det er imidlertid vigtigt, at kommunikationsindsatsen også understøtter de strategiske mål. Dette kræver, at KARA/NOVEREN på kommunikationsområdet prioriterer en øget indsats, og både internt og eksternt bliver i stand til at formidle, at vi er en professionel og veldrevet virksomhed. For at støtte op omkring de strategiske mål sættes der i perioden derfor særligt fokus på: 1. Nyt navn og ny visuel identitet 2. Professionel brug af de sociale medier 3. Oprettelse af et Rejsehold og en besøgstjeneste 4. Styrket intern kommunikation 1. NYT NAVN OG NY VISUEL IDENTITET Opfattelse af KARA/NOVEREN bestemmes blandt andet af, hvordan vi profilerer virksomheden. Virksomhedens image bør opbygges gennem en langsigtet og målrettet proces, med udgangspunkt i vores mission og vision, værdier og strategiske mål. Virksomhedens navn er forbundet med en historik, og baseret på fusionen mellem KARA og Noveren i Det er ikke mundret og siger ikke noget indlysende om, hvad virksomhedens kerneopgaver er. Googles KARA/NOVEREN fremkommer der primært resultater omkring Energitårnet og stort set intet om de øvrige aktiviteter, som vi beskæftiger os med indenfor affaldshierarkiet. I medierne kaldes vi desuden fortsat ofte blot for KARA. Tilsvarende er virksomhedens logo og designmanual ikke længere tidssvarende. 7

8 Hvis KARA/NOVEREN skal rustes bedst muligt i et muligt liberaliseret affaldsmarked, er det vigtigt med et stærkt navn, og en tilhørende klar visuel identitet. Det vil vi opnå: Iværksætte en proces omkring et nyt navn og logo Navn og logo skal repræsentere vores 9 ejerkommuner, og de aktiviteter, virksomheden beskæftiger sig med Navn og logo skal være fremtidssikrede i forhold til et eventuelt liberaliseret affaldsmarked Navn og logo skal understøtte opfattelsen af virksomheden som en udviklingsorienteret, professionel og førende virksomhed indenfor genbrug, genanvendelse, nyttiggørelse og deponering af affald Virksomhedens designmanual skal understøtte en tydelig og modtagerorienteret kommunikation Der skal udarbejdes et opdateret præsentations- og informationsmateriale om virksomheden, blandt andet i form af en pixibog som præsenterer virksomheden 2. PROFESSIONEL BRUG AF DE SOCIALE MEDIER Vores ejerkommuner, borgere, brugere, kunder, pressen og interessenter generelt er i dag i høj grad tilstede på de sociale medier. De sociale medier anvendes til informationssøgning, kommunikation, debat og meget mere i langt højere grad end eksempelvis vores hjemmeside. KARA/NOVEREN har det seneste år bevæget sig en smule ind på Facebook og LinkedIn. Imidlertid ikke målrettet, og udelukkende for at teste potentialet af. Resultaterne har været relativt gode, og taler for, at disse medier (og eventuelt også andre sociale medier) bør anvendes langt mere aktivt i KARA/NOVERENs kommunikationsindsats. Facebook-siden har aktuelt 521 følgere, og antallet er støt stigende og en organisk en rækkevide pr. opslag på op til personer. Den professionelle brug af de sociale medier vil understøtte det strategiske mål om, at KARA/NOVEREN i højere grad bidrager til, at kommunerne når målene i ressourcestrategien. Endvidere vil de sociale medier kunne bruges til at styrke vores samarbejde med såvel kommunerne som med øvrige aktører indenfor branchen, og endelig bruges aktivt som markedsføringskanal i et eventuelt liberaliseret affaldsmarked. Det vil vi opnå: Udarbejde en social media strategi, samt en tilhørende strategi for medarbejdernes brug af sociale medier i arbejdsrelateret sammenhæng En ny hjemmeside, som integrerer fuldt ud med de sociale medier 8

9 Samtænke Gensalg.dk med KARA/NOVERENs øvrige initiativer på de sociale medier Såvel hjemmeside som kommunikation på sociale medier samtænkes med de 9 ejerkommuners behov for at informere og kommunikere på affalds/ressourceområderne Mulighed for at kommunikere hurtigt og målrettet med alle vores interessenter 3. OPRETTELSE AF ET REJSEHOLD OG UDVIDELSE AF BESØGSTJENESTEN MED EN EGENTLIG SKOLETJENESTE Både Rejseholdet og en udvidelse af den nuværende besøgstjeneste med en egentlig skoletjeneste vil kunne understøtte kommunernes arbejde med den ressourcestrategiske dagsorden, ligesom de vil kunne bidrage til at styrke KARA/NOVERENs positive image hos borgerne. Endelig vil et eventuelt samarbejde med øvrige forsyningsselskaber understøtte målsætningen om at skabe flere strategiske samarbejder. Besøgstjenesten omfatter i dag rundvisninger på Energitårnet og guidede besøg på genbrugspladserne. Der har været gennemført følgende rundvisninger i 2016 (totalt var der 3391 personer på rundvisning i 2015): Rundvisninger 2016 Grupper jan-16 feb-16 mar-16 apr-16 maj-16 jun-16 jul-16 aug-16 sep-16 okt-16 nov-16 dec-16 I alt 2016 Antal rundvisninger Grundskolen Ungdomsuddannelser Videregående uddannelser Foreninger Erhverv Andre I alt Det vil vi opnå indenfor de eksisterende ressourcer: Fortsætte rundvisninger for skolerne Fortsætte rundvisninger i samarbejde med turistforeningerne og for voksne aldersgrupper i øvrigt Afdække muligheden for at indgå i et samarbejde med andre forsyningsselskaber i ejerkommunerne om besøgstjeneste Etablering af nedenstående vil kræve en tilførsel af ressourcer til kommunikationsområdet: Etablere en tilskudsordning, således at der kan ydes bistand til transporten til Håndværkervej til de nuværende rundvisninger og den nuværende skoletjeneste Oprette en egentlig skoletjeneste på Håndværkervej 70. Til skoletjenesten udarbejdes der undervisningsmateriale til de relevante aldersgrupper, og der indrettes undervisningsfaciliteter. Skoletjenesten oprettes i samarbejde med kommunerne. Etablere et Rejsehold, som kan gennemføre undervisning og rundvisninger på genbrugspladser, deltage i messer og øvrige aktiviteter i ejerkommunerne 9

10 4. STYRKET INTERN KOMMUNIKATION Forudsætningen for en god ekstern kommunikation er, at den interne kommunikation fungerer. Her har både ledere og medarbejdere et ansvar for, at dette er tilfældet. Det er vigtigt, at videndeling og intern kommunikation fortsat prioriteres højt. KARA/NOVEREN har en forskelligartet medarbejdersammensætning, fordelt på mange lokationer, skiftehold og med forskellige uddannelsesmæssige baggrunde. Dette stiller særlige krav til den interne kommunikation. Den gode interne kommunikation er en af forudsætningerne for, at KARA/NOVEREN har kompetente ledere og medarbejdere, som trives. Det vil vi opnå: Medarbejdere informeres og inddrages i forhold og beslutninger, der påvirker deres arbejdsforhold i væsentlig grad. Muligheden for at koble SU og AMO/SOMITorganisationen sammen i en MED-struktur skal analyseres Et nyt intranet, som er brugervenligt, interaktivt og som danner rygraden i den interne elektroniske kommunikation i KARA/NOVEREN. Det kobles på storskærme på genbrugspladser og i kontrolrum Afholdelse af månedlige møder i den samlede ledergruppe (Direktør, teamchefer og sektionsledere), for at sikre videndeling på tværs af teams. Kommunikation indgår som del af et kommende lederudviklingsprojekt på tværs af teamchefer og sektionsledere 10