Offentligt referat. Selskabsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl Vær venligst opmærksom på vi begynder spisning og mødet senest kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen og Per Bro Afbud: Nina Lundgreen, Jeanette Nielsen, Jens Frederiksen, Anette L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: 9. maj kandidatmøde 12. maj ny afstemning om helhedsplan i Æblehaven/Rønnebærparken, Roskilde 17. maj evt. ekstraordinært bestyrelsesmøde 19. maj temamøde om selskabets regnskab og byggeudvalgsmøde 1. O Opfølgning på sidste møde Intet 2. O Repræsentantskabsmøde 2016 Input til endelig dagsorden? Hvem indstiller Selskabsbestyrelsen som revisor for 2017? Alle der genopstiller til Selskabsbestyrelsen skal til brug for kandidatmødet den 9. maj forberede et oplæg. På SB mødet i marts blev følgende indstillet og valg som suppleant 1. Dorte Remmer, Jyllinge Roskilde modtaget valg 2 Janne Hurup Jensen, Roskilde modtaget valg 3. Kirsten Møller, Borup modtager ikke valg 4. Linea Rose, Kristoffersvej Ringsted modtager valg 5. John Bohl, Holbæk modtager ikke valg Dermed skal der indstilles 2 suppleanter Revisor: Revisor genvælges. 1

2 Suppleanter: Formanden blev bemyndiget til at kontakte de drøftede. 3. O Fusion med Gulspurvene På selskabsbestyrelsens møde den 15. december 2015 fik administrationen mandat til at arbejde videre med en fusion af de to selskaber med henblik på at udarbejde et forslag til fusion til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet den 28. maj Et ekstraordinært repræsentantskabsmøde i Boligselskabet Gulspurven har den 18. april 2016 truffet beslutning om, at man ønsker at fusionere med Boligselskabet Sjælland. Repræsentantskabet godkendte den fremlagte aftale om fusion mellem de to selskaber og underskrev den. Som det fremgår af aftalen, er forudsætningen for fusionen en ligeværdig fusion, hvor Gulspurven blive en selvstændig afdeling under Boligselskabet Sjælland og tilknyttes områdekontoret i Køge. Selskabet udgøres af en afdeling med i alt 49 boliger, beliggende på 4 lokaliteter. Solrød Center 87, Solrød: 20 lette kollektivboliger Solrød Center 98, Solrød: 17 ældreboliger Møllebakken 1 A-F, Jersie: 6 almene familieboliger Børnehave Allé 2-4, Havdrup: 6 almene familieboliger. Alle boliger i Solrød anvises af kommunen. Der laves en opgørelse over de to selskabers dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret pr. 31. december 2016 og forskellen i egenkapital pr. lejemålsenhed udlignes over administrationsbidraget over en periode på 2 år. Som bilag 1 vedlægges fusionsaftale som det indstilles, at Selskabsbestyrelsen tiltræder og indstiller til godkendelse af repræsentantskabsmødet. Fusionen indstilles godkendt til repræsentantskabet 4. L Initiativpris til uddeling ved det ordinære repræsentantskabsmøde 30. maj L Billige boliger, kommunal anvisning og nybyggeri 6. O Indstilling om digitalisering, service- og ressource optimering i afdelingernes drift Vedlagt bilag 3. 2

3 Godkendt 7. O Områdekontoret håndtering af udlejning af beboerlokaler Der er fra nogle afdelinger kommet forespørgsler om områdekontoret har mulighed for at administrerer udlejning af beboerlokaler. Nogle lokaler står i dag tomme, da der ikke er nogle i afdelingen, som ønsker/har mulighed for at udføre dette arbejde. Der findes et modul i selskabets administrationssystem EG-bolig, som er udviklet det denne opgave, så områdekontoret vil kunne udføre dette, for de afdelinger som ønsker det. Der ønskes en principiel drøftelse af om man ønsker, at selskabet aflaster beboervalgtes i denne opgave mod beregning svarende til udgifterne. Mulig opgave for ledige i jobtræning eller flexjob, men de skal ledes. Bange for at fælleslokalerne forfalder / mangler udstyr / manglende rengøring. Vi vil gerne have at folk trives og at beboerhusene bruges. Vi undersøger hvor mange afd. der evt. vil bruge det. Skal vi gå ind på dette område? Ekstraomkostningen kan lægges på lejeren. Hvis vi laver en ydelse skal alle tilbydes det. Kan vi arbejde videre med opgaven og hvis det bliver relevant at vi kan tilbyde det til afdelingerne. Godkendt med 10 stemmer for 1 en imod 8. O Hjemtagelse af forbrugsregnskaber og etablering af energiteam Indstilling vedlægges som bilag 4. Godkendt 9. O Åbningstider i driften Indstilling vedlægges bilag 5. Godkendt at vi kan arbejde videre med det og komme med et forslag til beslutning. Ønske om at ændre til aftenåbent visse steder vil det blive en mulighed. Åbent frem til kl. 13 eller 14, så der er mulighed for at få fat i kontoret. 3

4 10. L Helhedsplanen i Rønnebærparken og Æblehaven, Roskilde og dispensation for venteliste ifm. med garanti for genhusning i 5-rums boliger 11. L Trusler 12. O Valg til udvalg På det konstituerende møde i juni vælges 1 medlem til FU, 3 medlemmer til udlejningsudvalget, 2 til Byggeudvalget og 3 til Uddannelsesudvalget. Selskabets forretningsorden foreskriver, at valget skal gå til de, som bedst varetager selskabet interesser. For at sikre det før vi skal vælge, ønskes der en drøftelse af den profil på de medlemmer de respektive udvalgs skal have. Til Drøftelse Hvad skal et ekstra medlem til FU kunne: Kendskab til forretningsordenen, være loyal over for bestyrelsen, kunne være markant og stå ved sine holdninger i FU, vigtigt af kunne bruge tid til forberedelse og til ekstra møder (ca. 1 ekstra mellem SB-møder), erfaring inden for området eller villig til at sætte sig ind i det. Sparringspartner for direktøren / FU, én der kan stille op som næst-/formand, hvis der sker noget. Udlejningsudvalget: Holdes ca. en gang om måneden, kritisk og socialt bevidst, skal kunne forudse og gennemskue konsekvenser, lige dele empati og kendskab til rammer og regler, fokusere på den enkelte og på fællesskabet. Byggeudvalget: Vil man bo i det der foreslås, sted og udformning. Forståelse for behov for forskellige boliger til forskellige familie- og livssituationer. Sammensætning på tværs af alder og køn, der skal være repræsentation af begge køn. Uddannelsesudvalget: Nogen der vil bruge meget tid på det, ideer til nye ting / emner der kan komme på programmet. Villig til at undersøge hvad de andre laver så det vedbliver at være interessant. Kunne fortælle hvorfor vi skal have disse kurser sælge ideerne om kurserne. Kunne tænke nyt der er færre der deltager som det er nu. Kurser som det nye om sammenlægninger flere af den slags. 13. L Kapitalforvaltning Godkendt 4

5 14. O Ansættelse af gældsrådgiver Indstilling og ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden vedlægges som bilag 7. Godkendt og at det gælder hele selskabet 15. L Evaluering af bestyrelsesmøder i Boligselskabet Sjælland 16. O Godkendelser: Som bilag 9 vedlægges indstilling vedr. godkendelse af skema B samt dispositionsfondslån til Bent Grubbesvej, Holbæk. Skema B vedlægges som bilag 9A. Vedlagt bilag 10 Indstilling om opvarmning af Knolden, Roskilde Ulrik Bilag 13 Skema A Toppen eftersendes. Projektet er tidligere gennemgået, men rent formelt skal Skema A godkendes. Status på helhedsplaner og nybyggeri Beslutning: Bent Grubbesvej: Godkendt skema B Knolden: Godkendt at vi støtter afdelingen i dispensationsansøgning Toppen: Godkendelse af det udleverede materiale. Status på helhedsplaner og nybyggeri taget til efterretning 17. O Orientering fra Forretningsudvalg, direktionen Kvartalsrapporter for 1. kvartal for den fælles drift og selskabet eftersendes som bilag 11. Orientering om status på enkelte nybyggerier og større renoveringssager vedlægges som bilag 12. Orienteringen vil blive suppleret mundtligt at Per Bro på mødet. Medbring eller send venligst input til bestyrelsens mundtlige beretning for Til orientering 18. L Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet 5

6 6