Samling for kasserere og formænd 2015

Transkript

1 Samling for kasserere og formænd 2015

2 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

3 En Lokalforening i en lokal kirke

4 Reglerne siger For at modtage offentligt tilskud skal en lokalforening skal være en selvstændig organisation, der er uafhængig af andre organisationer.

5 I praksis betyder det Der må ikke være personsammenfald mellem lokalforeningens bestyrelse og kirkens ledelse. Der skal være klar økonomisk adskillelse mellem lokalforening og lokal kirke.

6 Spørgsmål?

7 Lever I på hver sin ø? AKBU lokal Lokal kirke

8 Eller er I en del af kirken? Lokal kirke AKBU lokal Kirke ledelse

9 Interne samarbejdspartnere Kirke ledelse Medlemmer Forældre Børne medarb. Bestyrelse

10 Eksterne Samarbejdspartnere Lokal Kirke AKBU lokal AKBU DK Kommune

11 Bestyrelsens opgaver Afholde generalforsamling Holde bestyrelsesmøder (3-4 gange årligt) Sørge for aktiviteter for medlemmerne Sikre samarbejde med interne og eksterne partnere Føre regnskab Føre medlemslister Søge tilskud hos Kommunen/AKBU Sende dokumentation til Kommunen/AKBU

12 Bestyrelsen er IKKE En modpol til Kirkens ledelse men en struktur, der støtter det lokale B&U-arbejde med offentlige midler. Kirkens åndelige ledelse af B&U-arbejdet men er underlagt åndelig omsorg fra kirkens lederskab En B&U-medarbejdersamling men en B&U-medarbejder kan godt sidde i bestyrelsen

13 AKBU vil Arbejde for sunde relationer i kirkerne mellem lokalforeningens bestyrelse, medlemmer, B&Umedarbejdere og kirkens ledelse og medlemmer. Tilbyde at komme på besøg og tage en snak med bestyrelsen og kirkens ledelse om lokalforeningens rolle i den lokale kirkes arbejde.

14 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

15 Hvilke krav stiller jeres kommune?

16 Kommunalt tilskud Fordeler sig oftest på: Lokaletilskud Medlems/aktivitetstilskud Tilskud til kurser for ledere Andet?

17 Kommunalt tilskud For at udbetale tilskud kræver kommunen følgende oplysninger forskel fra kommune til kommune Efterår: Forskuds ansøgning om lokaletilskud, medlemstilskud mm. for kommende år Erklæring om indhentning af børneattest Forår: Regnskab for sidste år Benyttelsesprotokol Endelig opgørelse over udgifter til leje af lokale og lejrbygninger/-pladser mm.

18 Kommunalt tilskud De fleste kommuner har formularer på deres hjemmesider, som man kan downloade og udfylde. Her kan I også orientere jer om jeres kommunes frister for indsendelse af regnskab mv. Benyt jer af kommunernes foreningskonsulenter hvis de har sådan en.

19 Hvad er jeres erfaring med kommunen?

20 Reglerne siger Kommunen må ikke behandle religiøse B&Uforeninger anderledes end andre foreninger! DUF har sammen med et advokatfirma udarbejdet en vedledning til kommuner om dette. Har I problemer med jeres kommune, så kontakt AKBU så vil vi sammen med DUF kontakte jeres kommune.

21 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

22 Digitale børneattester

23 Digitale Børneattester Hvad er kravene egentlig? Ny procedure digital indhenting Samarbejde mellem lokalforening og AKBU AKBU indfører ekstra tjek

24 Lovkrav til foreninger Foreninger, der beskæftiger børn under 15 år SKAL indhente børneattest når foreningen ansætter/beskæftiger en ny person over 15 år, som skal være leder, instruktør, teknisk personale mv. Indhentningen skal ske, INDEN personen begynder i foreningen.

25 Lovkrav til foreninger NB! Der skal indhentes børneattest ved opstart i jeres lokalforening, selv en person tidligere har fået indhentet børneattest i andre lokalforeninger, lejre og events inden for AKBU.

26 Spørgsmål?

27 Ny procedure digital indhentning DUF har lavet brochure om digital børneattest Gammel ordning stopper til december AKBU indfører ny procedure for digitale attester.

28 Ny procedure digital indhentning AKBU s bestyrelse har besluttet AKBU s kontor skal fortsat indhente børneattester centralt. Det sikrer, at hvis en person er engageret flere steder i organisationen, og der kommer en positiv børneattest, så kan man stoppe engagementet samlet. De få steder, hvor foreningen tidligere har valgt at køre indhentningen selv, skal der som minimum være indsigt fra AKBUs kontor.

29 Ny procedure digital indhentning 1. Lokalforeningen indhenter oplysninger hos den registrerede, oplyser om digitale krav (NemID, e-boks og accept af post fra det offentlige), formål med indhentning og får samtykke til anvendelse af CPR-nummer. Benyt AKBU-formularen Dit samtykke til indhentning af børneattest 2. Den registrerede afgiver samtykke og oplysninger til lokalforeningen. 3. Lokalforeningen videregiver oplysningerne til landsorganisationen. NB! Persondataloven kræver, at det oplyses krypteret dataoverførsel/mail (alternativt med almindelig post eller via en telefonopringning).

30 Ny procedure digital indhentning 4. Landsorganisationen indhenter børneattesten hos politiet. Den registrerede bliver nu kontaktet af politiet via e-boks og har 14 dage til at svare. 5. Politiet sender børneattesten til landsorganisationen. 6. Såfremt attesten er positiv (dvs. indeholder oplysninger om forbrydelser), giver landsorganisationen besked til lokalforeningen.

31 Samarbejde mellem AKBU og lokalforening om børneattester Persondataloven kræver Personligt samtykke til brug af CPR-nr. Meddelelser med cpr-numre må ikke sendes med alm. mail skal være krypteret overførsel eller pr. post eller telefon. Der skal foreligge databehandleraftale mellem hver lokalforening og AKBU

32 AKBU indfører ekstra tjek AKBU s bestyrelse ønsker, at indføre Et ekstra tjek. Hvor AKBU indsamler børneattester på ALLE hvert andet år (fra 2017) som en rutine for at sikre regelmæssig opdatering. Begrundelsen er, at en forening ikke per automatik får at vide, hvis der skulle komme noget på en børneattest.

33 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

34 Kaffepause

35 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

36 AKBU s krav til lokalforeningen

37 Tjekliste - Hold generalforsamling i januar-februar husk at indkalde i god tid. Sørg for, at der ikke er personsammenfald mellem bestyrelsesmedlemmer og lokal kirkes ledelse Fastsæt kontingent (MIN. 75 kr. - vi anbefaler max 200 kr.) tjek kommunale regler. Indsend dokumentation til AKBU senest 15. marts gerne tidligere!

38 AKBU s krav til lokalforeningen For at AKBU kan få tilskud fra DUF skal lokalforeningen senest 15. marts indsende: Regnskab (for sidste år) Referat fra generalforsamling (afholdt dette år) Kopi af gældende vedtægter Kopi af bilag for evt. lokalt/kontant indbetalte kontingenter (for sidste år) Se i øvrigt Tjekliste for lokalforeninger

39 Program Kl. 18 Velkomst & Middag En lokalforening i en lokal kirke Hvilke krav stiller jeres kommune? Digitale børneattester Ca. kl Kaffe AKBU s krav til lokalforeningen Introduktion til medlemssystem Ca slut

40 Introduktion til medlemssystem

41 Medlemssystem I medlemssystemets selvbetjeningsdel kan du: Se liste over medlemmer Rette data for eksisterende medlemmer Sende mails til medlemmer Eksportere/Udskrive lister NB! Nye medlemmer oprettes ved at sende mail til AKBU eller ved, at medlemmet benytter tilmeldingsformular

42 Tak fordi du kom :-)