Kommissorium: Koncept for ansættelse, introduktion og onboarding

Transkript

1 Kommissorium: Koncept for ansættelse, introduktion og onboarding - Faglig og digital understøttelse Dato 12. marts 2018 Sagsnr.: A Din reference Pernille Bang Tlf: Ansvarlige Projektejer HR-chef Runa Brøchner Projektleder Chefkonsulent, HR, Pernille Bang Resume Med afsæt i Personalepolitikken og projektet: Lettere at være decentral leder igangsættes en udvikling og forenklingsproces i forhold til ansættelse, introduktion og onboarding. I projektet er der både fokus på forenkling gennem digitalisering af processen og på HR-faglig professionalisering og understøttelse af især introduktion og onboarding. Indeværende kommissorium beskriver baggrund, formål, organisering, tidsplaner mv. for arbejdet med at udarbejde et samlet koncept for ansættelse, introduktion og onboarding. Baggrund I kommunens Personalepolitik sættes der strategisk fokus på professionel rekruttering, i en erkendelse af at kompetente ledere og medarbejdere er forudsætningen for, at vi kan løse vores kerneopgave på bedste vis. Som led heri er det også strategisk fokus på at: Enhver nyansat skal føle sig velkommen fra første arbejdsdag og bydes indenfor, så han eller hun hurtigt bliver fortrolig med sin nye arbejdsplads. Det indebærer, at nyansatte tilbydes et forløb, hvor vi gør vores bedste for at klæde den nye medarbejder eller leder godt på.

2 Nyansatte i Skanderborg Kommune bliver i dag mødt af et introduktionsforløb som består af: Velkomstkort Velkomstside på medarbejderportalen (info om organisationen, personalepolitik, MED, IT-instruks, kommunikationspolitik, SKIF, feriefond mv.) Introduktionsmøde Introduktion til området Introduktion til arbejdspladsen. Introduktion til IT-værktøjer o.l. Det er muligt at tilmelde sig til relevante kurser. Den enkelte arbejdsplads er ansvarlig for at koordinere den enkeltes introduktionsforløb, herunder den administrative proces omkring ansættelse (løn, IT, adgange mv.) samt tilrettelæggelse af velkomst og introduktionsforløb. Det håndteres for flere arbejdspladsers vedkommende ved at følge en lokal udarbejdet tjekliste. Enkelte fagområder har tilrettelagt et introduktionsmøde for nye medarbejdere med oplæg fra direktør og/eller fagchef. Derudover er der udarbejdet et forslag til introduktionsprogram for nye kontraktholdere jf. Ledelse og styring i Skanderborg Kommune - Håndbog for kontraktholdere og aftaleholdere. Det sikrer, at kontraktholdere, udover at blive introduceret til egne medarbejdere og ledere, også præsenteres for det relevante fagsekretariat, samarbejdspartnere og kollegaer i stabene. Siden 2009 er rekrutteringer administreret i e-rekrutteringssystemet Signatur. I 2016 blev et koncept for professionelle lederrekrutteringer godkendt og et tilsvarende koncept for medarbejdere er planlagt. Der foreligger ikke et tilsvarende koncept for ansættelse, introduktion og onboarding, hvilket betyder at ansættelse og introduktion af den nyansatte i praksis indebærer mange håndholdte processer, der involverer både nærmeste leder, evt. kollegaer, evt. decentral administration, stabe, fagsekretariater foruden den nyansatte. Selve onboardingen den proces der faciliterer integration i organisationen, retning og forventningsafstemning samt understøtter motivation, produktivitet og fastholdelse, er lagt ud til den nærmeste leder at håndtere. En anden udfordring i den forbindelse er at rekrutteringssystemet Signatur ikke taler sammen med OPUS personale (system til personaleadministration). Som led i projektet skal e- rekrutteringssystemet Signatur udvikles så det indeholder et onboardingmodul og integrationer til øvrige fagsystemer, eller der skal skiftes leverandør. I projektet Lettere at være decentral leder administrativ forenkling (2017) er der indsamlet data og arbejdet med idéudvikling, med henblik på at forenkle de administrative opgaver for kontraktholdere, administrative medarbejdere og ledere med administrative opgaver decentralt. Projektet har arbejdet metodisk med brugerdreven innovation, og gennem Side 2 af 5

3 observationer, interviews og ideudviklingsworkshop kommet med en række forslag til forenklinger. I den forbindelse er der rejst forslag om Velkomstpakke for nye ledere/medarbejdere og en Forenkling af ansættelsesprocessen. Begge disse forslag, og den data der ligger til grund for forslagene, vil blive inddraget i udarbejdelses af konceptet. I 2017 er ledelsesgrundlaget, indeholdende 6 profiler, blevet revideret og godkendt. Ledelsesgrundlaget er udgangspunktet for en sammenhængende værdikæde for ledelse. Derfor vil ledelsesgrundlaget også indgå i overvejelserne omkring et professionelt onboardingforløb for de forskellige leder- og medarbejderprofiler. Formål At professionalisere ansættelse, introduktion og onboarding At lette den administrative proces i forbindelse med ansættelse, introduktion og onboarding. Resultatmål At udarbejde et samlet koncept for ansættelse, introduktion og onboarding af nye ledere og medarbejdere At forenkle ansættelsesprocessen ifm. nyansættelser, og binde det sammen med rekruttering og onboarding At sikre den rigtige IT-understøttelse af processen At sikre en fælles velkomstpakke for nye ledere og medarbejdere samt mulighed for at introduktions- og onboardingprocessen kan tilpasses den enkelte arbejdsplads At sikre det rette forløb for alle leder- og medarbejderprofiler Succeskriterier At de decentrale ledere og administrative medarbejdere oplever at den administrative proces i forbindelse med ansættelse, introduktion og onboarding af nye ledere og medarbejdere er blevet væsentligt forenklet og kvalitativt bedre. At nye ledere og medarbejdere oplever en sammenhængende og professionel rekruttering, ansættelse, introduktion og onboarding At den nye leder eller medarbejder hurtigt bliver fortrolig med sin nye arbejdsplads. At konceptet for ansættelse, introduktion og onboarding indadtil såvel som udadtil brander Skanderborg Kommune som en attraktiv arbejdsplads. Færre ansættelser under 2 år. Projektets organisering En arbejdsgruppe bestående af følgende: Side 3 af 5 Pernille Bang, Chef-konsulent HR (Projektleder)

4 Jacob Hansen, IT-udvikler, Digitalisering og forretningsudvikling Karsten Karlsen, projektleder, Digitalisering og forretningsudvikling Anette Mortensen, Løn-chef Søren Schriver, Teamleder, IT-teknik Mogens Christensen, Konsulent i Børn og Unge samt repræsentant fra arbejdsgruppen: Lettere at være decentral leder Henriette Andersen, Jobcenterchef og leder af sekretariatet i Beskæftigelse og Sundhed Birthe Andersen, Plejedistriktschef, distrikt Ry - Kontraktholder samt repræsentant fra arbejdsgruppen: Lettere at være decentral leder Jette Hedelund, Skoleinspektør Virring skole Ulrik Mørch Rasmussen, daglig leder Sølund Bo 44. Nancy Bank Jensen, Afdelingsleder, Staben Kultur, Borger og Plan Tids- og aktivitetsplan Januar 2018: Gennemgang af input fra projektet: Lettere at være decentral leder. Indledende møde med Signatur. Februar 2018: Input fra kontraktholdere ansatte inden for det seneste år (Direktionens dialogmøde med nye kontraktholdere). 21. marts 2018: Direktion. Kommissorium godkendes. 23. marts: Møde med anden leverandør (Emply) April 2018 maj 2018: Arbejdsgruppen arbejder på konceptet 1. juni 1. september 2018: Testperiode August 2018: Arbejdsgruppen evaluerer testperioden 6. september 2018: HMU. Konceptet indstilles til orientering og kommentering. 25. september 2018: Direktion. Konceptet indstilles til godkendelse. Oktober 2018: Kommunikation på medarbejderportalen, Nyhedsbrev Oktober 2018 december 2018: Udarbejdelse af lokale skabeloner / tilføjelser til onboardingprogrammet. November 2018 juni 2019: Kurser omkring den gode ansættelse og onboarding udbydes. December 2018: Konceptet forventes implementeret i systemet med lokale skabeloner. Interessenter Eksterne jobsøgere: Konceptet kan bruges i rekrutteringsøjemed som et instrument til at tiltrække kvalificerede ledere og medarbejdere. At der er et professionelt onboardingprogram til at tage godt imod en, er med til at brande Skanderborg Kommune som en attraktiv arbejdsplads. Nye ledere og medarbejdere: Konceptet skal gerne bidrage til at nye medarbejdere indledningsvist får afstemt deres forventninger til deres ansættelse i Skanderborg Kommune og hurtigt og nemt kan navigere i Skanderborg Kommune som arbejdsplads. Der er mange nye informationer at finde rundt i for nyansatte. Konceptet skal Side 4 af 5

5 gøre denne proces nem og overskuelig. Nærmeste leder: Konceptet skal gøre ansættelse og onboarding til en overskuelig og nem proces at administrere. Der sættes fokus på ledelsesopgaven i processen, mens den administrative opgave forenkles. Der skal være mulighed for at konceptet indeholder de elementer som nærmeste leder finder relevant ift. den pågældende medarbejder. Øvrige medarbejdere/kollegaer: Ansvar og opgaver ifm. nyansættelsen skal være kendte og relevante. Direktion: Konceptet skal understøtte ledelsesgrundlaget og Udviklingssporene Økonomiudvalg og Byråd: Konceptet skal understøtte Byrådets vision og politikker, herunder personalepolitik. Side 5 af 5