Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Kurt Blohm, medlem Lise-Lotte Schytt, medlem Tove Holm, medlem Villy Brejning, medlem (afbud)

Transkript

1 Haderslev Boligselskab Referat ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde Torsdag, den 18. september 2014 kl på Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Evt. tilskud til dækning af underskud i afdeling 16-25, 16-51, og Markedsføring og synlighed Afd. sammenlægninger (lukket punkt) Boligorganisationens afdelinger Orientering om driftsforhold Status på Servicecenter Haderslev Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Erik Knutzen, medlem Finn Wohlert, medlem Kirsten Grauholm, medlem Kurt Blohm, medlem Lise-Lotte Schytt, medlem Tove Holm, medlem Villy Brejning, medlem (afbud) Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Klavs Hedelund, Domea Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Udsendt den 10. oktober 2014 Side 1 af 7

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 13. august Dog skal præciseres fejl omkring mødedag for dette møde, idet torsdag d. 18. september 2014 er blevet til onsdag d. 18. september 2014 i referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Kaj Ringsted orienterede om følgende emner: Organisationen deltog i Stafet for livet med i alt 75 personer - overordnet set var døgnet en succes, der kan/skal gentages. BRF har nu meldt tilbage med bekræftelse på, at organisationen modtager i alt 5 computere primo oktober. Svar på fremsatte spørgsmål omkring byggeforretningsførerkontrakter ved gl. byggesager afventer stadig. Svar vil tilgå afd. formand Erik Knutzen direkte. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Kaj Ringsted orienterede om følgende: Side 2 af 7

3 Svend Mogensen er på seneste bestyrelsesmøde i Domea s.m.b.a. udpeget som nyt medlem af organisationsbestyrelsen for Haderslev Boligselskab. Som konsekvens af ovenstående udtræder Villy Brejning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Der var intet fra nyt at berette om fra de kommunale repræsentanter. 4 Evt. tilskud til dækning af underskud i afdeling 16-25, 16-51, og Drøftelse samt evt. godkendelse af dispositionsfondsdækning af underskud for regnskabsåret 2013/2014 for afdelingerne 16-25, 16-51, og Foreløbige regnskaber for 16-51, og samt råbalance for dsip.fonden pr. 30. juni 2014 inkl. bemærkninger er vedlagt denne dagsorden. Estimat for udviser et underskud på ca. t.kr jf. orientering fra Rikke Grann Nielsen d. 3. september Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse samt evt. godkender tilskud til dækning af underskud via dispositionsfonden. Bestyrelsen besluttede enstemmigt at yde tilskud til dækning af underskud for følgende afdelinger: Afd med i alt kr Afd med i alt kr Fsv. afd og afd er der igangværende LBF-sager, hvorfor tilskud ikke ydes. 5 Markedsføring og synlighed Orientering fra markedsføringsudvalget der henvises til vedlagte mailnotat fra møde d. 25. august Tomgangsoversigt for seneste 12 måneder vedlagte. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter strategi for markedsføring med f.eks. udvælges af 4 5 fokusområder. Side 3 af 7

4 Mailnotat blev gennemgået og fokuspunkter efterfølgende udvalgt på møde i markedsføringsudvalget d. 23. september 2014: Open By Night. Åbent Hus arrangement i afd annonceres via avis- og radioreklamer. Markedsføring af ledige boliger i glasmontre som ved Kvickly. Biografreklamer. Sønderjyske Elite. Profilering på uddannelsesstederne. Udarbejdelse af flyvers til omdeling på messer m.v. evt. senere postomdeling. Deltagelse på lokale forbrugsmesser. Annoncer i relevante lokale magasiner/avistillæg. I forhold til tanker omkring profilering via TV-Syd besluttedes det, at Erik Lønne Gottfredsen løfter ønsket overfor Domea s.m.b.a., idet der kunne være andre organisationer i landsdelen, der har samme tanke m.h.t. markedsføring af Domea.dk. Derudover aftaltes det, at bestyrelsen - 1. gang pr. måned - modtager statusopgørelse over organisationens tomgangsboliger. 6 Lukket punkt 7 Boligorganisationens afdelinger 7.1 Orientering om driftsforhold Landsbyggefondssag på Skovvænget/Brombærvej herunder orientering om afholdt møde med BYG m.fl. den 1. september Referart: Jan Bojsen orienterede om afholdt møde med Byg m.fl. den 1. september 2014 referat fra mødet vedlagt dette referat. Landsbyggefondssager for hhv. afd og afd Ved begge afdelinger er der indsendt ansøgning til LBF vedr. støtte. Fsv. afd gælder, at der er ansøgt om støtte til renovering af hhv. Catharinaheim og Olaf Ryes Vej. Domea BYG er på sagen i samarbejde med Rambøll. Side 4 af 7

5 For afd gælder, at LBF tirsdag d. 30. september 2014 besøger afdelingen for samlet vurdering, hvor der er ansøgt om ombygning, renovering samt driftsstøtte. Deltager på mødet vil udover Domea BYG og Rambøll være repræsentant fra Servicecenter Haderslev, Kaj Ringsted samt Erik Lønne Gottfredsen. Derudover er afd. bestyrelsen inviteret. Orientering om afd Ejsbøl børnehave møde afholdt med kommunen d. 14. august I forb. med afholdte møde d. 14. august 2014 aftaltes det, at regnskab - i samarbejde med Servicecenter Haderslev - ville fremsende div. bilag til brug for sagens afklaring. Materialet som udviste en mindre tilbagebetaling til kommunen - blev af Rikke Grann Nielsen fremsendt d. 28. august Tilbagemelding fra kommunen afventer stadig. Orientering om møde afholdt med kommunen den 15. september 2014 vedr. fremtidige anvendelsesmuligheder for organisationens ungdomsboliger primært Højgaardkollegiet. Erik Lønne Gottfredsen og Jan Bojsen orienterede i fællesskab om afholdt møde - notat fra mødet vedlagt dette referat. 8 Status på Servicecenter Haderslev Opfølgning fra seneste møde: Status på proces vedr. fremtidig organisering. Status på proces vedr. fremtidige lokaler. Driftsberegning for Servicecenter Haderslev med/uden Domea Vojens samt Boligselskabet Futura Fredericia beregning medtages til mødet. Side 5 af 7

6 Status på endelig etablering af driftsfællesskabet under Servicecenter Haderslev er opstart med hhv. blåt, grønt og synsteam - pt november Formand for grønt team vil blive: Ejdm. Henrik Schmidt. Formand for blåt team vil blive: Ejdm. Stig Allan Jørgensen. Synsteam vil være: Ejdm. John Kønig og ejdm. Torben Schmidt. Særskilt beboermeddelelse med præcisering af tlf.nr. mv. vil blive udsendt til beboerne i forbindelse med opstart. Endvidere er der truffet lokal aftale med afd om fortsættelse af kontortid i afdelingen indtil videre torsdage i tidsrummet kl Kontoret vil blive betjent af personale fra Naffet 2. Omkring punktet fremtidige lokaler besluttedes det, at sætte dette på standby for yderligere sonderinger mht. egnede lokaler. Org. formand Kaj Ringsted har stående aftale med Økonomidirektør Bent Fjord, Domea s.m.b.a. vedr. forlængelse af nuværende lejeaftale (med udløb senest d. 30. juni 2016-) af lokalerne beliggende Naffet 2, 6100 Haderslev. Finn Wohlert deltog ikke i drøftelsen grundet anden mødevirksomhed. Erik Lønne Gottfredsen, Klavs Hedelund samt Jan Bojsen deltog ikke under behandlingen af punktet. Efter gennemgang af nye servicecenterberegninger v/ Markedschef Klavs Hedelund optog bestyrelsen drøftelse vedr. fælles servicecenter med Domea Vojens og Boligselskabet Futura Fredericia pr. 1. juli Bestyrelsen godkendte samarbejdet efter afstemning med 5 for og 2 imod. Beregninger vedlagte dette referat. Finn Wohlert deltog i den indledende drøftelse men ikke i afstemningen grundet anden mødevirksomhed. Erik Lønne Gottfredsen, Klavs Hedelund samt Jan Bojsen deltog kun delvist under behandlingen af punktet. Drøftelse vedr. ønske om midlertidig ansættelse af servicekoordinator for perioden 1/10 31/12 til Servicecenter Haderslev. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse omkring ovenstående tillige beslutter/forkaster evt. opnormering med midlertidig servicekoordinator. Bestyrelsen besluttede, at Servicecenter Haderslev kan ansætte midlertidig servicekoordinator i perioden 1/10 31/12 formanden orienteres løbende. Side 6 af 7

7 Drøftelse omkring allerede godkendte lønfordelingstal for regnskabsåret 2014/2015 se vedlagte Servicecenteraftale, hvori der umiddelbart er misforhold i forhold til ydelser som modtages d.d. for hhv. afd (for få timer grundet rengøring) samt afd (passer selv størstedelen ad udearealerne). Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse omkring ovenstående. Referart: Det besluttedes, at Jan Bojsen - til næste organisationsbestyrelsesmøde - udarbejder forslag til nye lønfordelingstal. 9 Eventuelt Kaj Ringsted afsluttede mødet med at sende en tak til Villy Brejning for hans arbejde som Domeas repræsentant i organisationsbestyrelsen for Haderslev Boligselskab. Efterskrift: Ordinært organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde er aftalt til afholdelse: Tirsdag d. 25. november 2014 Startende med organisationsbestyrelsesmøde kl og efterfølgende repræsentantskabsmøde kl For referatets godkendelse: den Kaj Ringsted, formand Side 7 af 7