MØDELEDELSE I HVERDAGEN SKAB BEDRE MØDER FOR DIG OG DINE KOLLEGER

Transkript

1 MØDELEDELSE I HVERDAGEN SKAB BEDRE MØDER FOR DIG OG DINE KOLLEGER

2 PROGRAM: Kl : Velkomst og check in Øvelse med udgangspunkt i hjemmeopgaven Oplæg: Når vi kommunikerer i en organisation Oplæg: Domæneteori Kl : Frokost Kl : Øvelse: Styringslogikker/perspektiver på møder Oplæg: Gamemasterfærdigheder Hvad er et problem? Chef og coach-positioner Check ud

3 CHECK IN Hvad hedder du og hvor kommer du fra? Hvorfor er du her i dag? Og er der spørgsmål du ønsker at få besvaret i løbet af dagen?

4 NÅR VI KOMMUNIKERER I EN ORGANISATION Coordinated Management of Meaning & Den kommunikative kontekst

5 HVAD ER EN KOMMUNIKATIV KONTEKST? En kontekst er en menings- og forståelsesramme, der manifestere sig som et sæt af spilleregler for, hvad der er muligt at sige og hvad der er muligt at høre.

6 KONTEKSTMARKØRER Tid Sted Relation Indhold

7 REFLEKSIONSRUM Hvilke kontekst-markører har I lagt mærke til/har været i spil i forhold til jeres møder? Hvilken betydning har det haft for møderne giv et kort eksempel?

8 INDHOLD OG RELATIONER I KOMMUNIKATION

9 KOMMUNIKATIONENS DOBBELTE DYNAMIK Kommunikationen får sin særlige betydning gennem den kontekst som den optræder I Og: Kommunikationen har samtidig den implikation, at den medvirker til at påvirke og forme den kontekst som den indgår Deltagerne har implikativ kraft

10 CMM-MODELLEN

11 ENIGHED SOM UNDTAGELSEN o Hvis vi en sjælden gang oplever konsensus og fælles forståelse, er det undtagelsen, der bekræfter reglen: Forskellige forståelser og perspektiver er et vilkår! o En målsætning om at opnå enighed før vi kan handle I fællesskab kan gøre det svært overhovedet at handle

12 TO ASPEKTER AF KOMMUNIKATIONEN Al kommunikation kan betragtes som: 1. Transmission overlevering af information 2. Konstruktion skabelse af sociale verdener

13 TRANSMISSION Mål: Forståelse Ideal: Enighed Transmissions-tilgangen vil være optaget af at diagnostisere problemer. Man ser uhensigtmæssig adfærd som symptom eller tegn på en uheldig bevidsthedstilstand.

14 KONSTRUKTION Mål: Koordinering Ideal: At bidrage til et fælles mål Konstruktionstilgangen vil adfærd som del af et mønster, hvor én handling leder videre til an anden. Man vil være optaget af at lokalisere forgreningspunkter.

15 FORGRENINGSPUNKTER I KOMMUNIKATIONEN De steder i en kommunikation, der rummer muligheden for at gå i en ny retning og skabe anderledes kommunikative mønstre.

16 KONSTRUKTION De relevante spørgsmål at stille sig selv: Hvad vil jeg gerne opnå? Hvad ville være den ideelle situation? Hvad kan jeg gøre i den aktuelle situation, for at tingene bevæger sig i den retning?

17 ET LILLE STYKKE KONSTRUERET VIRKELIGHED Birgitte og Anders har været i biffen sammen. Anders kører dem hjem, og følgende samtale opstår: 1. Birgitte: Er du sulten? 2. Anders: Nej. 3. (Pause) 4. Birgitte: Du er så egoistisk. 5. Anders: Hvad? Hvad taler du om? 6. Birgitte: Jeg er sulten, og du er bare ligeglad! 7. Anders: Det er jeg naturligvis ikke! Jeg vidste ikke, at du var sulten! Hvis du vil have noget at spise, hvorfor siger du det så ikke? 8. Birgitte: Det gjorde jeg også! Hvorfor hører du ikke bedre efter? 9. Anders: Der ligger en god italiensk restaurant lidt længere fremme. Jeg stopper der. 10. Birgitte: Nej, lad være med det! Jeg er ikke sulten længere. Kør mig hjem

18 DEN FORNEMMESTE OPGAVE SOM MØDEDELTAGER: At skabe handlemuligheder for andre kolleger, der tillader dem at trække i en retning, der bidrager til at idéer realiseres og organisationens mål kan indfries.

19 HVORFOR TALE OM KOMMUNIKATIVE KONTEKSTER? Først og fremmest for at give jer mulighed for, at se jeres relationelle formidlingsudfordring i et nyt lys! Dernæst fordi en bevidsthed om hvilken kommunikativ kontekst man befinder sig i, giver én flere handlemuligheder ift. både hvad man siger, og hvordan man vælger at lytte i dialogen med brugerne.

20 HJEMMEOPGAVE I skal tænke på et møde, som I oplevede fungerede rigtig godt og ligeledes et møde, som I oplevede var rigtig svært, og som ikke fungerede.

21 ØVELSE MED AFSÆT I EGEN PRAKSIS Runde hvor I én efter én fortæller om de 2 situationer, I har med, mens resten af gruppen lytter nysgerrigt (i tavshed) og notere de vigtigste pointer ned for sig selv. Gruppearbejde med afsæt i spørgsmålene: Er der noget som går igen i fortællingerne? Kan I se et mønster? Nogle fællestræk?

22 PRÆSENTATION OG DIALOG I PLENUM

23 GRINT: PROBLEMS, PROBLEMS, PROBLEMS Wicked Tamt Kritisk

24 REFLEKSION Tag en snak rundt om bordet: Kan I, på baggrund af Grint og de ondartede problemer, få øje på indsatser/ projekter, som går kritisk eller tamt til løsningen i jeres organisation og som i virkeligheden med fordel kunne udfoldes og beriges ved at blive betragtet og angrebet som et ondartet problem?

25 PAUSE

26 DOMÆNETEORI Det personlige domæne Produktionens domæne Refleksionens domæne

27 Det personlige domæne Værdier Etik Æstetik Meningsfuldhed Kvaliteter Spørgsmålstyper: Jeg synes ikke, vi kan tillade os at Jeg føler, at det giver bedst mening for mig hvis

28 Refleksion Cirkularitet Muligheder Multivers Spørgsmålstyper: Refleksionens domæne Hvordan kan vi blive klogere på? Hvordan kan processen blive bedre? Hvorfor opleves det som urimeligt at? Hvordan kan vi bringe flere perspektiver i spil? Hvorfor gør vi altid sådan, når vi kunne der være andre måder at løse opgaven på?

29 Spørgsmålstyper: Hvilke krav skal vi levet op til ift. Hvordan kommer vi fra a til b? Hvem gør hvad? Her plejer vi at gøre Produktionen domæne Fakta Entydighed Linearitet Faglighed Univers Objektivitet Handlinger Konklusioner Afgørelser

30 DOMÆNER OG MØDEFASER Det personlige domæne Produktionens domæne Refleksionens domæne

31 REFLEKSION 2 & 2: Er der domæner, som dominerer jeres møder? Skaber disse den største mulige værdi for jeres møder? Kunne der bevidst skabes større værdi ved hjælp af refleksion over domænerne?

32 SPØRGSMÅL?

33 FROKOST

34 SPØRGSMÅL?

35 REFLEKSIONSRUM: Styringslogikker/perspektiver på møder.

36 REFLEKSIONSRUM: Tænk over hvilke perspektiver/styringslogikker/ forforståelser der fylder, når du sidder til møder. Skriv de to perspektiver, som fylder mest ned på hver sin post-its. 1. Tag en runde i gruppen hvor I deler jeres perspektiver 2. Udvælg sammen 3 perspektiver/logikker, som I alle kan genkende og for hver logik stil følgende spørgsmål: 1. Hvad bringer denne logik fokus på af positive ting? 2. Hvis der kun var denne logik at se fra, hvad ville så være de blinde vinkler? 3. Præsentation i plenum 4. Lav jeres arbejde om til spørgsmål a la: Hvordan sikre vi, at vi husker/arbejder med? Hvordan hjælper vi hinanden med at?

37 DE MANGE PERSPEKTIVER OG FORSTÅELSER

38 SPØRGSMÅL?

39 PAUSE

40 ROLLEN SOM MØDELEDER (GAMEMASTER) Hvordan faciliterer man gode møder, der skaber rum for nye samarbejder?

41 HVOR SKAL MØDELEDEREN HAVE SIT FOKUS? 1. På processen/faciliteringen af processen dvs. på at styre mødedeltagerne sikkert gennem mødeforløbet 2. På at skabe rum for at alle mødedeltagere kan komme på banen 3. På at mødet opfylder sit formål (tag konsekvensen af mødets formål) 4. På at alle dagsordenspunkter blive nået indenfor den afsatte tid (styre tiden) 5. På at der bliver truffet de nødvendige beslutninger

42 HVAD ER EN GAMEMASTER? Sprogspil (game) ethvert samspil/ enhver kommunikation imellem mennesker følger bestemte regler for roller og handlinger som i et spil dette gør sig også gældende på et møde.

43 HVAD ER EN GAMEMASTER? Gameplayer (møde- projektdeltager etc.): En gameplayer kender spillets regler og ved hvordan man følger dem, men har ikke blik for de overordnede betingelser og værdier spillet bygger på. Gamemaster (møde- projektleder etc.): En gamemaster har gameplayerens færdigheder + en overordnet forståelse af hvornår det er hensigtsmæssigt at variere spillet, samt evne til at introducere nye variationer og nye sprogspil

44 GAMEMASTERFÆRDIGHEDER Evnen til at deltage i spillet/ kommunikationen på linje med de andre deltagere. Samtidig med at man styrer og koordinerer spillet/kommunikationen hen imod fælles definerede mål.

45 GAMEMASTERFÆRDIGHEDER Tre kommunikationsredskaber!

46 KONTRAKT Gamemasterens vigtigste opgave er at sikre en fælles for-forståelse af: Hvad er emnet? Hvad er formålet med samtalen? Hvilken slags samtale skal vi have?

47 TIME-OUT Er det det rigtige, vi taler om, eller skal vi ændre fokus? (genforhandle kontrakten) Lad os lige stoppe op et øjeblik. Hvor er vi på vej hen, i forhold til det vi aftalte tidligere? For mig at se er der nu i hvert fald tre veje at gå: 1, 2 og 3 Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?

48 AFSLUTNING Vigtig at gamemasteren sikrer: At alle ved hvad, der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er/hvad der er aftalt Har vi fundet frem til nogle gode løsninger? Er vi kommet videre ift. emnet? Hvad sker der herfra? Hvad gør vi konkret? Hvordan griber vi det an?

49 SPØRGSMÅL?

50 MØDEKOMPONENTER Forberedelse Dagsorden Formål Deltagerskare Procesplanlægning Tid, sted Positioner Referat (tingsliggørelse) MØDET Referat Opsamling Genforhandling Hvad har jeg glemt?

51 HVILKE FORFORSTÅELSER ER DER I SPIL, NÅR VI SNAKKER PLANLÆGNING? A B a b?

52 PLANLAGT STRATEGI VERSUS EMERGERENDE STRATEGI (STACEY)

53 CHECK UD Hvad synes du har været dagens vigtigste læringspointe? Hvad håber du på, du kan være med til at forandre, når I kommer hjem? Nævn én ting du vil gøre anderledes efter i dag? Hvad synes du dine meddeltagere har bidraget med i dag?