Referat for ekstraordinært møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset

Transkript

1 Referat for ekstraordinært møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 27. april 2016, kl til 13 Mødested: Møderum 1 Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel, Anette Marqvardsen Medarbejderrepræsentanter: Rikke Liboriussen (HK), Laila Dueholm (HK), Margit Pedersen (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Afbud: Britta Kempel, Ole Stounbjerg, Dagsorden: 1. Temaeffektiviseringer og besparelser Til orientering og drøftelse Sekretariatschefen redegør for koblingen mellem hverdagseffektiviseringer og temaeffektiviseringer og besparelser. Hverdagseffektiviseringer Hverdagseffektiviseringer skal håndtere omprioriteringsbidraget på 1 % om året. Praktisk betyder det at alle budgetter reduceres med 1 % i 2016 og frem. Hverdagseffektiviseringer skal ikke hentes ved reduktion i serviceniveau/kerneydelse. Det er meningen af leder og medarbejdere sammen finder måder at effektivisere og omlægge, så vi leverer på det samme niveau, men måske på en anden måde. Ledere og medarbejdere understøttes i dette arbejde. Der udarbejdes i øjeblikket en projektbeskrivelse, som beskriver hvordan arbejdet med at finde hverdagseffektiviseringer understøttes. Der er nedsat en styregruppe til dette projektarbejde, hvor der ud over leder fra områderne også indgår AMR og FTR medlemmer fra Hovedudvalget. Temaeffektiviseringer og besparelser 30. maj 2016 fremlægges et notat for Byrådet med umiddelbare forslag til temaeffektiviseringer og besparelser, der skal sikre det politiske økonomiske råderum i de kommende år. Notatet vil omfatte forslag fra 7 temaer: 1. Organisering og struktur 2. Administration og ledelse 3. Bygningsdrift og bygningsoptimering 4. Befordring og kørsel 5. Pristjek og konkurrenceudsættelse 6. Kerneopgaver - kan/skal i forhold til lovgivning 7. Serviceniveau Dokumentnr.: side 1

2 Med temaeffektiviseringer og besparelser skal det sikre at der over de næste 3 år skabes et politisk økonomisk råderum på 25 mio. kr. Tidsplanen frem til 30. maj er således: Uge Alle område Med drøfter mulige temaeffektiviseringer og besparelser, som meldes ind til arbejdsgruppen. Uge Det samlede notat skrives Styregruppen for hverdagseffektiviseringer indkaldes til at kvalificere det foreløbige notat Strategisk lederforum orienteres om det foreløbige notat Uge 21 Direktionen drøfter notatet Hovedudvalget orienteres om notatet Notatet fremsendes til Byrådet Uge 22 Byrådet drøfter 30. maj notatet Drøftelse i område MED Område MED drøfter mulighederne for temaeffektiviseringer og besparelser på de 7 temaer, dog primært tema 1, 2, 6 og 7. Sekretariatschefen noterer ideer og muligheder fra område MED. I forhold til tema 1 og 2 anvender sekretariatschefen input til deres egne beskrivelser af temaerne. I forhold til de øvrige temaer gives oplysningerne videre til følgende: 3. Bygningsdrift og bygningsoptimering (Annette Marqvardsen) 4. Befordring og kørsel (Mads Volmer Stigaard) 5. Pristjek og konkurrenceudsættelse (Mads Volmer Stigaard) 6. Kerneopgaver - kan/skal i forhold til lovgivning (Jørgen Bruun) 7. Serviceniveau (Jørgen Bruun) Morten bød velkommen og gav en kort præsentation af øvelsen til mødets første punkt på dagsordnen. Vigtigheden af at sikre det høje informationsniveau omkring drøftelserne blev præciseret samt betydningen at inddragelsen af områdeudvalget fra starten af processen. Vi er i fase 1 og skal sammen lære af den udfordring, som vi står overfor. Morten erindrede om besparelserne i 2010, som var en anden udfordring end den, vi nu står overfor. Morten redegjorde for koblingen mellem hverdagseffektiviseringer, temaeffektiviseringer og besparelser. Morten gav bolden op, og indbød alle muligheder og ideer til at komme på bordet. Medarbejdersiden påpegede, at det er en svær øvelse, og udtrykte ønske om, at opgaven var mere konkret. Den korte tidsfrist har gjort, at det ikke har været muligt at tale med baglandet og kollegerne, inden det ekstraordinære møde i dag. Morten udtrykte fuld forståelse for, at opgaven lød svær, og præciserede, at der på mødet i dag kun skulle overordnede ideer på bordet, som herefter bearbejdes af styregruppen. Dokumentnr.: side 2

3 Der blev fra medarbejdersiden peget på, at vi i forbindelse med processen, ikke skal begynde at pege fingre af hinanden. Det er vigtigt, vi husker, at arbejde sammen om processen. Medarbejdersiden påpegede også, at vi skal være bedre til at informere ved udvidelse af personale samt synliggøre hvilke opgaver det er, der skal varetages. At formidle informationen ud og gøre det synligt viser, at der er et behov for udvidelsen. For at få konkretiseret yderligere blev der spurgt ind til, hvordan medarbejdersiden skulle forholde sig. Skal forslagene handle om at skrue ned for varmen, eller handler det om, at der eksempelvis skulle holdes en lukkedag på rådhuset? Der blev også præciseret, at medarbejdersiden ikke ønskede at komme med forslag til besparelser af lønkroner. Der var også bekymring ift. det i forvejen fokus på øget arbejdspres, og hvordan det skal hænge sammen med eventuelle effektiviseringer og besparelser. Medarbejdersiden bakker gerne op om besparelser, men det er et ønske, at ledelsen og politikerne også bakker op herom, så det ses, som en fælles beslutning. Som beskeden blev modtaget på sidste møde i Hovedudvalget, er det forståelsen, at der på Byrådsmødet den 30. maj 2016 bliver præciseret, hvad der er effektivisering, og hvad der er besparelser. Morten supplerede med, at vi naturligt skal går efter hverdagseffektiviseringerne. Idet vi har behov for at skærpe vores økonomiske ansvarlighed. Kan vi finde steder, hvor vi kan gøre det lidt smartere, lidt billigere og mere effektivt, end vi gør nu. Det er et nyt mindset vi skal have etableret. Mødet i dag skal ses som en brainstorm, hvor ideerne kommer på bordet, og nogle ideer bliver der arbejdet videre med i næste proces i styregruppen. Vi ønsker at være en selvstændig kommune, hvor der er plads til at yde lidt ekstra og række hånden længere frem. Dette skal synliggøres, at vi prioriterer dette, idet der er andre opgaver, som derved ikke bliver løst. Vi skal være skarpe på betydningen af, at vi rækker hånden lidt længere frem, så betydningen ikke modsiges grundet effektiviseringer/besparelser. Temaer 1. Organisering og struktur I stedet for at købe konsulenter ind, kunne vi overveje at uddanne egne medarbejdere og øge deres kompetencer, eller benytte allerede tilgængelige kompetencer i flere sammenhænge. Der kunne oprettes en kompetence bank, dette har de I Aarhus Kommune, hvor alle kompetencer er kortlagte og kan søges frem specifikt til det enkelte formål, der ønskes. Det blev også nævnt, at der var mulighed for at effektivisere vores arbejdsgange yderligere, ved at stille spørgsmål til, hvorfor vi gør som vi gør skaber det værdi i arbejdsgangen. Dokumentnr.: side 3

4 2. Administration og Ledelse Hjemtage flere opgaver til rådhuset, som nu ligger i institutionerne. Mere ejerskab ifht. bogføring, midler til konsulenter, regnskab og ansvarsfordeling. Afdelingsbudgetter giver tæt økonomisk bevidsthed. At der meldes ind inden 1. oktober, om der ønskes at afholde 6. ferieuge, overfører den eller afskrive den. Dette ville skulle gælde for hele kommunen, og vil gøre det lettere at ligge budgetter efter. Årsafstemning kunne samles i Økonomi, da de har et godt overblik over denne proces 3. Bygningsdrift og bygningsoptimering Skru ned for varmen Mulighed at lukke for varmen mellem jul og nytår, idet der ikke er åbent for borgere. Muligt for ledelsen at beordre lukkedage mellem jul og nytår, således at når borgerne ikke er her, så er de ansatte heller ikke. Der blev fra medarbejdersiden også nævnt, at Rådhuset, som bygning, ikke skaber det mest optimale arbejdsmiljø. Bedre arbejdsmiljøomgivelser kunne give bedring af samarbejde og jo bedre arbejdspladser og arbejdsmiljø vi har, jo mere effektive er vi. 4. Befordring og kørsel Det anbefales at arrangere samkørsel så vidt det er muligt i forbindelse med arrangementer ude af huset 5. Pristjek og konkurrenceudsættelse Digitalisering mindre behov for ekspeditionstid ved mere digitalisering Talegenkendelse Frivillige ambassadører til at hjælpe borgerne og besvare evt. spørgsmål, når de kommer på rådhuset Videomøder 6. Kerneopgaver kan/skal i forhold til lovgivning At hver enkelt afdeling oplistede kan og skal -opgaver, og så på hvad deres kerneydelse var og satte ressourcer efter det, som giver størst værdi. 7. Serviceniveau Det kunne være en mulighed, at ændre på telefontiderne for rådhuset, så der først var telefonisk åbent fra kl. 9, og møder mv. kunne afvikles inden telefontiden begyndte. At holde rådhuset lukket en uge i sommerferien (industriperioden). Ændret ekspeditionstid, så der eks. ville være kortere ekspeditionstid på rådhuset. 2. Socialøkonomi i Odder Til orientering Område-MED Rådhus får en kort orientering om social økonomi i Odder Kommune. Dokumentnr.: side 4

5 727_2016_60136_So cialøkonomi_i_odder_ Dok. id: Det blev besluttet, at Ole Stounbjerg giver en orientering om udviklingen af rapporten på næste møde den 16. juni Evt. På sidste møde blev det drøftet, hvordan midlerne til lokal-løn skulle fordeles, dette ønsker medarbejdersiden en orietentering om samt en oversigt over fordelingen. Morten Møller sender fordelingen af lokallønsmidler rundt, når han har modtaget den fra Økonomi. Omkring opfølgningen på de arbejdsmiljømål, som var på dagsordnen den 3. december 2016, er punktet på til opfølgning på næstkommende møde i den administrative ledergruppe mandag den 30. maj På næste møde i juni orienterer arbejdsmiljøgruppen v. Allan omkring SPARK konferencen. Næste møde: 16. juni 2016 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 5