siden sidst 1. O Præsentation af projekt Bo attraktivt og alment v/elever fra Himmelev Gymnasium

Transkript

1 Selskabsbestyrelsesmøde Svogerslev Kro, Svogerslev Hovedgade 45, 4000 Roskilde, 4000 Roskilde Kl Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen, Afbud: Robert Gerken, Tina Sørensen Gæster: Elever fra Himmelev Gymnasium under punkt 1 og Morten Lykkeberg(mly) under beboerkommunikation Referent: Bo Jørgensen Julefrokost starter med ægtefæller L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller Kommende arrangementer: 4. januar 2018: Nytårstaffel i det nye center i Roskilde på Københavnsvej 106B 9. januar ekstraordinært repræsentantskabsmøde 18. januar FU møde 22. januar Byggeudvalgsmøde siden sidst 1. Præsentation af projekt Bo attraktivt og alment v/elever fra Himmelev Gymnasium pfølgning fra sidste møde drøftelse og beslutning 2. L Anvisningsaftale med Roskilde kommune Bilag 2A - Airbnb Bilag 2B Beslutning 3 vedtaget slet byt. Kursuskatalog 2018 Bilag 2C - materiale fra Uddannelsesudvalget Udvalget udleverede bilag. Kursus 103 er meget overordnet budget og DV plan 307 nyt kursus 1

2 405 er ikke 2018 Deltager fra SB i kurset Ny i repræsentantskabet er Jan Rene Petersen og i 101 Peter Hedenborg (Bygge)forretningsføreraftale og ydelsesbeskrivelse ved helhedsplaner og forbedringsarbejder, herunder takst for dette arbejde - Bilag 2D Byggesags honorar beregning og procedurer - Bilag 2D-1 Forretningsføreraftale Bilag 2D-2 Ydelsesbeskrivelse Bilag 2D-3 Enstemmigt vedtaget Budget 2018 (LBT) Bilag 2E Vedtaget. Kommunikation til beboere Mly gennemgik hvilke nyheder, som læses og ikke læses med henblik på at målrette selskabets kommunikation og undgå overinformation, som får flere til at fravælge vores nyheder. Dialog om Facebook og vores hjemmeside. Vi skal sælge nyheden fx om SB betydning for huslejen. Gør det let at få vores nyheder Godkendelse 3. Indstilling om mellemfinansiering afd Borgmestergårdsvej, Holbæk - Bilag 4A. Indstilling om mellemfinansiering afd , Bakkegården, Roskilde (DIF) Bilag 4A-1 Indstilling om drift af opgavegrupperne, herunder arbejdsmetode Bilag 4C Indstilling om godkendelse af råderetskataloger (SHS) Bilag 4D Råderetskatalog , Læghegnet bilag 4D-1 Råderetskatalog , Havslunde bilag 4D2 2

3 rientering 4. Ydelseskatalog for 2018 bilag 5A Slet hvid tid Udviklingspulje slås sammen i 2019 Taget til efterretning Forventet resultat fællesdrift og selskab Taget til efterretning Ajourføringsprotokol fra revisor til underskrift udleveres på mødet. Udskydes til januar og fremsendes med dagsorden. 5. L Håndtering af selskabets risici Bilag 5B Taget til efterretning rientering fra FU, direktion og bestyrelsesmedlemmer Vi er påbegyndt kerne fortællingen (branding) om selskabet. Primo 2018 inddrages SB i dette. Der afholdes formand/ næstformandsmøde i 11 kreds. 24/1 kl i Nykøbing. Gruppen nedsat på arbejdslørdagen om effektivitet har nedlagt sig selv, da man oplever rapporteringen er tilstrækkelig ud fra mål og ledelsesrapportering. Valget til FRS bestyrelse gik til to andre. Der blev afgivet 118 på Bo Jørgensen nr. 6 på listen med 147 til den med flest stemmer. I fm ledelsesrapporteringen i maj lovede selskabet at vende tilbage med de tiltag, som ville blive iværksat i fm nedbringelse af udgifter til istandsættelse (konto 117), renovation og forsikring. For disse tre områder har regeringen fremsat et mål om, at selskabet kunne spare på disse tre poster. Disse tre poster har ikke været en del af selskabets 2020 strategi uagtet, at der arbejdes med områderne. Nedenstående en redegørelse for, hvilke initiativer, der er igangsat Istandsættelse, konto 117 (regeringens 2020 mål kr.) Driften har sat bredt ind for at nedbringe udgifterne til istandsættelse af lejemål, som for 2017 forventes at løbe op i 20,7 mio. kr. I indeværende år er alle forretningsgange inden for syn og service blevet opdateret ligesom alle varslingsbreve, blanketter og standardskrivelser er gennemgået og opdateret. Der er oprettet en erfa-gruppe på tværs af alle områder med henblik på erfaringsudveksling og ensretning arbejdsgange. Senest er der afholdt en fælles uddannelsesdag for service- og synsfunktionærer, hvor samme lejlighed er blevet synet for at sætte fokus på problematikker om forskellen på bl.a. mislighold og slid & ælde. Klagesager inden for området gennemgås også med gruppen mhp. at lære af fejl. 3

4 Erfa-gruppen vil fortsætte sit arbejde i Sideløbende igangsættes et arbejde med afdelingernes vedligeholdelseskataloger, som danner grundlag for omfanget af istandsættelse. Uagtet at vi aldrig vil kunne forudsige antallet af fraflytninger og dermed belastningen af konto 117, så har vi en forventning om, at ovennævnte tiltag vil medvirke til at holde afdelingernes udgifter til istandsættelse på lavest mulige niveau. Konto 117 består for en større del af malerarbejde, hvor der har været afholdt et udbud i 2016 og det løber i hele Her fik vi igen store besparelser. Som et led i budgetprocessen for 2019 ændres principperne for hensættelse til istandsættelse fra fraflytning. Istandsættelse ved fraflytning (konto 122) skal alene dække normal istandsættelse, mens slid og ælde fremover hensættes på Planlagt og periodisk vedligeholdelse (konto 120). I forbindelse med udarbejdelse af budgetterne for 2019 vil det blive vurderet om der er overskydende hensættelser på konto 122, som kan flyttes til konto 120. Grundet overskridelser på Istandsættelse ved fraflytning (konto 117) i 2017 vurderes der pt. ikke at være mange muligheder for om disponering af hensættelserne. Vi har en stærk tro på vores syn giver besparelser. Vi fastholder stadig god kvalitet og sammen med drøftelse af vedligeholdelsen på markvandringer forventer vi en fald uden vi kan sætte et præcist mål på. Renovation (regeringens 2020 mål Kr.) Selskabet har ikke den store mulighed for at påvirke denne post, idet taksterne er fastsat af kommunen, som også står for opkrævning. I Roskilde er der mulighed for at få udbetalt affaldsrefusion. Der er derfor sat fokus på at få sat refusionsopgørelsen i system, således at vi undgår eventuelle fejl i indrapporteringen til kommunen. Dette varetages nu af en dedikeret medarbejder på områdekontoret. Det er ikke muligt at estimere besparelsen også fordi fx Køge kommune beregner renovationen ift. Mængde, og denne er stigende. Forsikringer (regeringens 2020 mål kr.) Selskabet har i efteråret 2017 haft forsikringsporteføljen i offentligt udbud via selskabets mægler Contea. Boligselskabet var pr 1. december 2017 varslet en præmiestigning fra kr. til kr. Baggrunden for stigningen skal bla findes i selskabets skadeshistorik. Udbuddet har resulteret i en ny præmie på kr., hvilket anses som tilfredsstillende. Tidligere var alle forsikringer tegnet gennem Codan (Bygning, løsøre, edb, ansvar, årsentreprise, arbejdsskade og kollektiv ulykke). I fm udbuddet har selskabet skiftet til Tryg på kollektiv ulykke, årsentreprise og bygning, løsøre og edb. Resten er fortsat kontraheret hos Codan. Jan Rene Petersen har været til møde i BL om drift. Budskabet var klart B skal stå ved sit ansvar for afdelingernes drift. B har også ansvar for at få nye medlemmer. verdragelseserklæringer er offentliggjort 2/10 og er en af de mest læste nyheder. Vinterberedskabet med FMT som leverandør er langt fra tilfredsstillende og vi der blev redegjort for den fremtidige løsning. 4

5 Fremtidens almene boliger en vejledning fra AlmenNet blev udleveret. Af hensyn til det videre arbejde med fællesskaber behøver vi et oplæg fra gruppen til februar mødet. Det giver en deadline på oplæg 31/ Indstillinger byggeri. Nedenstående indstillinger på projekter fremsendes til godkendelse: Toppen, skema B (PEB) Bilag A1. Nedenstående punker fremsendes til orientering: Referat Byggeudvalgsmøde (fast punkt) Bilag B 7. o Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmøde: Himmelev gymnasies indlæg Forventningsafstemning ved byggesager dog enkelt AirBnB Bilag pkt. 1-8: Bilag 2A Anvisningsaftale med Roskilde Kommune Bilag 2B Airbnb Bilag 2C Kursuskatalog 2018 Bilag 2D Indstilling om forretningsføreraftale, ydelsesbeskrivelse og byggesags honorar Bilag 2D-1 Byggesags honorar beregning og procedurer Bilag 2D-2 - Forretningsføreraftale Bilag 2D-3 - Ydelsesbeskrivelse Bilag 2E Budget 2018 Bilag 4A - Mellemfinansiering afd Borgmestergårdsvej, Holbæk Bilag 4A Bakkegården, lån til mellemfinansiering Bilag 4C - Drift af opgavegrupper Bilag 4D Indstilling råderetskataloger Bilag 4D Læhegnet, råderetskatalog Bilag 4D Havslunde, råderetskatalog Bilag 5A Ydelseskatalog 2018 Bilag 5B Håndtering af risici Bilag 6 Uddannelsesplan

6 Bilag pkt. 9 Byggeri: Bilag A1 Toppen Roskilde, skema B Bilag B Referat byggeudvalgsmøde Husk næste møde 25. januar 2018 Rigtig god jul og godt nytår med tak for gode, spændende timer 6