Referat fra koordineringsmøde i Klinisk Integreret Hjemmemonitorering

Transkript

1 Dato: Vor ref.: KRC Referat fra koordineringsmøde i Klinisk Integreret Hjemmemonitorering Dato: Sted: Videokonference Deltagere: Torben Lage Frandsen, IMT Region H Jan Petersen, MedCom Troels Krarup Hansen, AUH Karina Fischer Blom, Herlev Hospital Allan Green, Hvidovre Hospital Pia Munkholm, Herlev Hospital Lone Holst, AUH Skejby Kirsten Ravn Christiansen, MedCom (Ref) Fraværende: Britta Ravn, Region M Anne Lee, CAST SDU Tina Hosbond, Socialstyrelsen Rikke Sølvsten Sørensen, Socialstyrelsen Mette Halkier, Århus kommune Susanne Riiser, Århus Kommune (pva. Mette Halkier, Århus Kommune) Olav Bjørn Petersen, AUH Skejby Referat: 1. Velkommen Ingen kommentarer til dagsorden. 1

2 2. Præsentationsrunde Mødedeltagerne præsenterer kort sig selv, sin stilling og rolle i KIH projektet. Jan P. og Kirsten R.C.: Programledelsen ved MedCom under KIH projektet. Torben L.F.: Projektkoordinator ved RN. Pia M.: Delprojektleder på Gastro (har medtaget 3 medarbejdere). Allan G.: Delprojektleder på KOL. Karina F.B.: Delprojektleder på Gravide u. kompl. Troels K.H.: Delprojektleder på Diabetes. Lone H.: Delprojektleder på Gravide m. kompl. De ikke tilstedeværende udgøres af evalueringsteamet, Anne L. fra CAST og Rikke S.S. og Tina H. fra Socialestyrelsen, Susanne Riiser fra Århus Kommune, projektkoordinator Britta R. fra RM samt delprojektleder Olav B.P. på Gravide u. kompl. 3. Baggrund og formål med møderne Jan P. beretter om at KIH projektet har en hovedpartner, som er RH. MedCom udgør programledelsen, hvis overordnede ansvar er kommunikation og koordinering af projektet. Derudover er MedCom også delprojektleder på et teknisk delprojekt. Det fremhæves at den gængse måde at kommunikere på, siden KIH projektets start, er foregået ved at programledelsen har kommunikeret med projektkoordinatorerne ved RH og RM, hvorefter det har været deres ansvar at kommunikere med og informere de respektive delprojektledere. Jan P. fortæller om at programledelsen 21/3/13 lovede at man i KIH projektet ville gå i gang med 1. driftsfase 1/5. Dette blev dog ikke realiseret pga. manglende leveringer. Projektet er derfor blevet forlænget, således at driftsfasens længde bevares. Det er prioriteret således, for at bevare evalueringen. Pga. manglende opdatering, kommunikation og information er det i styregruppen blevet besluttet at styrke programledelsens position og derfor afholdes de ugentlige videokoordineringsmøder. Programledelsen har en bunden opgave i at monitorere projektet og dets delprojekter tæt. Ligeledes har programledelsen en forpligtigelse til at eskalere til styregruppeformanden i tilfælde af afvigelser fra dem reviderede tidsplan, som arbejder med 1. driftsfase 1/9/13. Lone H. fremhæver, at kommunikationen og informationen fra projektkoordinatoren ikke har været optimal. Hun efterspørger, at delprojektledere sættes på cc ved mails for at undgå yderligere manglende info og kommunikation. Der er enighed om dette, og derfor aftales det at de lokale delprojektledere sættes på cc ved mails ang. KIH projektet. Dog med undtagelse af info og kommunikation af mere teknisk karakter, som ikke er til brug af og fordel for de lokale projektledere. Jan p. understreger, at mødedeltagelse i KIH koordineringsmøderne er meget vigtig og i tilfælde hvor det ikke måtte være muligt at deltage, bør der stilles suppleanter til rådighed. Der er dog 2

3 forståelse for, at alle har booket kalendere, og at vi går sommerferien i møde. Ikke desto mindre bør mødedeltagelse dog prioriteres. Torben L. F. påpeger, at man får et billede af, at der ikke er fremdrift, hvilket ikke er tilfældet. Han påpeger, at problemstillingen er, at OpenTele ikke er klar endnu, da den har taget længere tid at udvikle. Torben L. F. fortæller, at de også vil prioritere møderne. Jan P. lover at sende dokumentet om projektorganisering ud til alle sammen med mødereferatet samt at udarbejde en standard dagsorden til alle videokoordineringsmøderne, som vedhæftes mødeindkaldelserne. 4. Aktuel status fra delprojekterne A. Diabetes RM Troels K. H. beretter om, at delprojektet Diabetes er klar, når teknologien er klar. Han gør dog opmærksom på en mulighed problemstilling, hvis de praktiserende læger indleverer deres ydrenumre, hvilket vil betyde, at de er nødt til at tilsidesætte KIH projektet efter 1/9/13, grundet det regionale krav om at de skal tage noget af det almen medicinske arbejde. Jan P. fremhæver, at der ikke er leveret teknisk information eller apparat til Silverbullet på det apparatur (CMG), der skal integreres i OpenTele. Troels K.H. fortæller, at han troede at et andet teknisk delprojekt ved RM havde ordnet det men blev efterfølgende opmærksom på, at det var ham der skulle fremskaffe apparaturet og den tekniske information. Diabetes projektet kan dog gå i gang uanset om integration til CMG er klar eller ej.. B. Gravide m. kompl. RM Lone H. beretter om, at de mangler blodsukkermålinger. Der har været forvirring og uvished, hvilket har gjort at de nu selv har taget sagen i egen hånd. Jan P. spørger ind til status på forbindelsen fra OpenTele platformen til Milou. Lone H. fortæller, at de ikke har haft mulighed for at teste OpenTele platformen, da den ikke kan ses i Milou. Den interne it-afdeling har dog forstået, hvad de skal og arbejder på sagen og forventer, at det og blodsukkermålinger er klar til 1/8/13. Jan P. spørger indtil status på fordeling af udstyr, internetforbindelser osv. Lone H, bekræfter at dette er klart. C. NetKOL RH Allan G. beretter om, at de har haft en workshop med Silverbullet, hvor den manglende videoløsning blev beskrevet i detaljer. Silverbullet har leveret en midtvejsversion, som er testet, og som er accepteret. Den er testet både med 3G og fast forbindelse, hvor der er lidt forsinkelse på 3G og den faste forbindelse fungerer fint. KOL-patienterne vil skulle bruge fast forbindelse. Jan P. spørger, om det er acceptabelt i forhold til at gå i drift? Allan G. fremhæver, at de, som status er nu, ikke kan foretage målinger mens der foregår en videokonsultation. Men de forventer, at det leveres med denne mulighed til august. De har aftalt 3

4 workshop med Silverbullet midt i juli og derudover er der også aftalt møde 24/6/13 i forhold til 0- punktsmålinger, hvor socialstyrelsen præsenterer medarbejdere for det. D. Min egraviditet RH Karina F.B. beretter om at læringsindholdet fra Min egraviditet skulle have været vist på Sundhed.dk men pga. begrænset ressourcer løser virksomheden LinkFactory opgaven for dem i stedte for. Samarbejdet med LinkFactory beskrives som positivt og med fremdrift. Hjemmesiden er: Karina F.B. fremhæver, at det oprindeligt var hensigten at Sundhed.dk skulle have præsenteret måleresultaterne men da de først kan være færdige i maj 2014, var delprojektet nødt til at finde andet alternativ. De er i gang med at detailplanlægge driften. Der berettes om, at delprojektets behov er enkle videoløsninger, da de sjældent vil have behov for at fortage målinger i forbindelse med videoopkaldet. E. etarm RH Det berettes, at etarm har aftalt møde med firma der skal muliggøre hjemmemåling. Der er afholdt møde med programmøren, som skal opdatere platformen ConstantCare, som skal snakke sammen med OpenTele platformen. ConstantCare er et system, som delprojektet vælger at køre videre med, hvorfor det skal være i stand til at aflevere data til OpenTele og KIH databasen. Det fremhæves, at det der kommer til at tage tid er programmørens (ConstantCare) kontakt til udviklerne af OpenTele. Derudover berettes der om, at delprojektet etarm har haft møde med CAST og modtaget første udkast, og at evalueringsprocessen er sat i gang. F. Evaluering (CAST) Ingen deltagere. G. Evaluering (Socialstyrelsen) Ingen deltagere. H. Anskaffelse og koordination RH Torben L.F. beretter om, at måleudstyr med undtagelse af vægte er bestilt. De forventer dog at have vægtene omkring 4-5 juli. Derudover er RH nødsaget til at indkøbe nyt PC- og headsetudstyr. I forhold til logistik og support-setup er detaljerne stadig under planlægning med TDC og Post Danmark. Der fortælles om, at TDC skal levere de faste forbindelser til KOL-patienter og 3G til KOl-patienter og gravide. Der er valgte faste forbindelser, så det ikke begrænser patienten i sin videoløsning. Det fremhæves, at der er aftalt møde med TDC og Post Danmark 4 juli, hvorefter de skulle have beskrevet de interne processer i detaljer. TDC bliver tovholder på alle projektordrerne, hvor de står for at tage ud til patienten og etablere forbindelse. Post Danmarks opgave er at være lagersystem, som bl.a. også har til opgave at rengøre brugt apparatur. I. Anskaffelse og koordination RM Lone H. fortæller om, at alt er anskaffet, såvel apparatur som forbindelse. Troels K.H. supplerer med, at de ikke vil få udstyr tilbage, som skal gøres rent, hvorfor de ikke skal tænke på det. Klargøring af udstyret står de selv for. 4

5 J. Teknik OpenTele KIH Databasen MedCom Jan P. beretter om, at databasen skal fungerer på tværs af kommuner, sygehuse, læger osv. og at andre også skal have mulighed for at ligge data ind i databasen. KIH databasen bliver leveret til tiden. Udfordringen har været at få OpenTele til at levere de komponenter, som der skulle bruges dertil. Der berettes om, at status er at der findes en kravliste, med krav fra lokale delprojektledere og projektkoordinatorer, og når denne er opfyldt er det muligt at gå i drift 1/9/13. Det eneste udestående er CMG-målinger, hvor Silverbullet ikke har modtaget udstyr og specifikationer fra Region Midt. Allan G. spørger, hvilken data der bliver gemt i databasen. Han fremhæver, at der både er objektive kliniske data og spørgsmål, som er subjektive data. Jan P. fremhæver, at det er blevet diskuteret, og at man er blevet enige om, at det kun er de objektive måleværdier, der kommer over i databasen. Allan G. understreger, at de subjektive spørgsmålsbesvarelser kan være lige så vigtige for at kunne behandle patienten. Det diskuteres, hvorledes registrering af data, som er blevet målt af patienten selv, på eget initiativ, skal håndteres. Der fremhæves mulighed for klinikerne kan gå ind og vurdere og ugyldiggøre nogle målinger eller markere målinger, som er foretaget af patienten selv. Karina F.B. spørger ind til, hvordan klinikerne juridisk hæfter for det, når patienten selv tager målinger og ligger ind. Hun fremhæver dette som en problemstilling ved digitaliseringen, når patienten bliver en medaktør i forhold til de kliniske dele. Det drøftes, at alle målinger før en godkendt måling automatisk bliver godkendt. Det understreges, at det kan være et problem, at man kan komme til at kvittere for nogle målinger, som ikke er planlagte og efterspurgte. Jan P. fortæller om Sundhed.dk s rolle i KIH projektet. Oprindelig var det tiltænkt at sundhedsdata for borgerne skulle gøres tilgængelig på Sundhed.dk, som en del af den kendte infrastruktur. Grundet Sundhed.dk s begrænsede udviklerressourcer kan de dog først levere til maj Derfor er der søgt alternative løsninger: 1) ekstern udvikling sammen med sundhed.dk spor 2 løsning, hvor udviklingen sker af en fremmed leverandør der er diskussion om, hvorledes dette finansieres. 2) Borger.dk der er dialog mellem borger.dk og Silverbullet om en løsning. 3) Dialog mellem Sundhed.dk og Silverbullet om en løsning. Det fremhæves, at det vigtigste er, at der kommer en løsning der tillader visning af sundhedsdata til borgerne. Visning af historiske data på tablet kan dog være en midlertidig løsning. Torben L.F. spørger, hvem der er i dialog om det, og hvordan det kan lade sig gøre. Jan P. fortæller, at har et aftalt møde med RM på tirsdag, hvor han vil spørge ind til dette. 5. Opgaver til næste møde: Milepæle og leveranceplaner for delprojekter Opgaverne inden næste møde, onsdag 26/6/13 er som følgende: Alle skal overveje hvilke milepæle og leverancer, de har (og venter på) i deres delprojekter. 5

6 Målet er at identificere, hvad det er, der skal til for at delprojekterne kan komme videre, hvem der venter på hvem, og hvordan tingene skal leveres. Overvejelserne omkring milepæle og leverancer skal samles i det allerede anvendte monitoreringsskema, s. 2 omhandlende milepæle skal udfyldes, hvis dette ikke allerede er gjort. Monitoreringsskemaet sendes ud sammen med referatet: såvel sidste monitoreringsskema fra KIH styregruppen medsendes, som monitoreringsskema-skabelonen. Deadline for fremsendelse af monitoreringsskemaer indeholdende milepæle og leverancer for hvert delprojekt er tirsdag morgen 25/6/ Eventuelt Ingen tilføjelser. 7. Evaluering af mødet Teknisk evaluering: Der har ikke været problemer under videokonferencen. Lyd og billede gik tydeligt igennem. Indholdsmæssig evaluering: Det drøftes, at det er rart at høre om de andre delprojekter, og at det er positivt, at klinikerne får lov til at deltage. Ref: Kirsten Ravn Christiansen 6