Grundejerforeningen Fuglebakken indkalder til ordinær generalforsamling.

Transkript

1 Grundejerforeningen Fuglebakken indkalder til ordinær generalforsamling. Mandag d. 20. februar 2017 kl. 19:00-22:00 i festsalen på Møllevangsskolen (Møllevangs Allé 20, 8210 Aarhus V.). Program: 18:45 Dørene åbnes. 19:00 Velkomst til generalforsamlingen. 20:30 Kort pause og let traktement. 21:45 Uddeling af Årets PIP 22:00 Tak for i aften. HUSK TILMELDING SENEST 18. FEBRUAR Husk at tilmelding er nødvendig og skal ske senest den d. 18. februar 2017 til en af nedenstående: Thomas Mikkelsen Tove Thomassen Nattergalevej 6 Nattergalevej 15 Tlf Tlf Mail: fuglebakkenaarhus@gmail.com Mail: adm.fuglebakkenaarhus@gmail.com Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Velkomst. 2. Valg af dirigent. 3. Formandens beretning. Se materiale side Fremlæggelse af regnskab og budget. Se materiale side 6-9. Bemærkninger til regnskabet se side Indkomne forslag. A: Bestyrelsens forslag til vedtægtsændringer. Se side 9. B: Bestyrelsens forslag om midler til projekt Den grønne plads. Se side 10. C: Bestyrelsens forslag til fortsættelse af vejrenoveringsprojekt. Se side D: Forslag om opsætning af parkering forbudt skilte. Se side Fastsættelse af kontingent for Se materiale side Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter. Se materiale side Eventuelt Uddeling af Årets Pip - se materiale side 13.

2 3. Formandens beretning Bestyrelsens arbejde Det har været et endnu et spændende år i bestyrelsen for grundejerforeningen. Der er fortsat stor aktivitet i kvarteret både hvad angår hushandler, vejprojekt og det fortsat voksende sociale fællesskab. Det medfører naturligvis en del arbejde til bestyrelsen, men det er en sand fornøjelse, at opleve de mange positive fremskridt, som arbejdet og de forskellige tiltag resulterer i. Bestyrelsesarbejdet generelt Der blev afholdt 9 officielle bestyrelsesmøder i bestyrelsesåret 2016, idet møderytmen fra tidligere blev fortsat. Vi mødes relativt ofte, men med møder af kortere varighed. Det medfører en begrænset arbejdsmængde pr. møde og sikrer at opgaverne bliver løst på effektiv vis. Økonomi og kontingent Der er fortsat en sund økonomi i foreningen og ift. opsparingen af midler til renovering af vejene de kommende år. Vi oplever også en relativ effektiv håndtering af alle elementer omkring kontingentopkrævning, betalinger, rykkergebyr m.v. Med ens deadlines og procedure år efter år, er der skabt mere klarhed for medlemmerne. Endvidere forventer vi, at det i de kommende år vil blive endnu nemmere for foreningens medlemmer at benytte forskellige digitale betalingsløsninger såsom netbank, mobil betaling m.v. når kontingentet skal betales. Det vil dog stadig være muligt at gå i banken og få dem til at foretage betalingen, såfremt man ønsker denne løsning. Endvidere tilbyder vi også en dag med mulighed for kontant betaling hos kasseren. Med andre ord er der utroligt mange muligheder for at få betalt kontingent rettidigt og derved mindske de mange (frivillige) arbejdstimer som bestyrelsen bruger på kontingenthåndteringen. Der er dog stadig en del arbejde for kasseren ift. at følge op på manglende betalinger og indkræve gebyrer ved for sen betaling så vi vil forsat anmode om at medlemmerne er opmærksomme på at overholde deadlines og selv sørge for at få indbetalt kontingentet. Procedure ved indbetaling af kontingent: 1. Kontingentet fastsættets på generalforsamlingen i februar. 2. Kontingentopkrævning udsendes 1. marts. 3. Betalingsfristen er altid den 30. marts. 4. Betalinger efter den 30. marts pålægges et administrationsgebyr på 100 kr. NB: Vi skal i den forbindelse gøre opmærksom på, at det er den enkelte grundejer, der har ansvar for at vi har den rigtige -adresse. 2

3 Vej, kloak og sne Vedligehold af vej og kloak Der er lappet enkelte huller på de veje, som endnu ikke er blevet renoveret. Snerydning Der ryddes fortsat sne på vejene, når der falder mere end 5 cm sne. Det er bestyrelsens holdning, at dette niveau er passende, men vi hører naturligvis gerne fra grundejerne ift. jeres oplevelse af snerydningen i vintersæsonen. Milde vintre er naturligvis med til at mindske omkostningerne til snerydning og igen i år er vi på grund af begrænsede snemængder endt under budget på denne post. Generelt har vi også oplevet, at grundejerne er gode til at få ryddet sne og glatførebekæmpe på egne fortove så det er muligt at færdes sikkert i kvarteret. Vi opfordrer som altid til at hjælpe hinanden således at man evt. også lige rydder naboens fortov, såfremt de er bortrejst i en periode. Vejrenovering/vejprojekt I 2016 er der blevet asfalteret på de planlagte veje; vestlige dele af Solsortevej og Duevej. Den norlige del af Tornskadevej var også planlagt til renovering, men pga. planlagt arbejde fra AffaldVarme i 2019 er dette foreløbigt udsat. Bestyrelsen er som de forrige år meget tilfredse med resultatet af både asfalt og kantsten på de berørte veje. Der er ikke planlagt noget arbejde i forbindelse med vejprojektet i Derimod er der planlagt udlægning af slidlag på Blåmejsevej, Svalevej og dele af Fasanvej i Asfalt på de resterende veje er på nuværende tidspunkt planlagt til For alle veje gælder dog at evt. arbejde fra forsyningsselskaber kan ændre planerne. En forudsætning for renovering af veje er fortsat at grundejerne på de berørte veje sørger for at bringe deres kantsten i orden inden asfaltering. I samme ombæring opfordrer vi til at se på, om fortovet ligeledes skal renoveres. Vi har i de seneste år brugt meget tid på at informere samtlige grundejere omkring vejrenoveringen samt deres ansvar for at sikre at eget fortov og kantsten er i ordentlig stand. Det har oftest været en positiv oplevelse at se grundejerne for de respektive vejstrækninger tage ansvar og gå sammen om at indhente tilbud m.v. og få arbejdet gennemført. Vi håber derfor, at de erfaringer der er opnået hos både bestyrelsen og hos grundejerne, kan medvirke til at få de kommende vej- og fortovsrenoveringer til at køre endnu bedre. Vi gør dog stadig opmærksom på, at det er grundejernes ansvar at tage teten på vurderingen af om kantsten og/eller fortov trænger til renovering. Såfremt der opstår uenighed om renoveringsbehovet, beder vi kommunens vejinspektør om at vurdere sagen, og herefter er en eventuel sag mellem kommunen og grundejeren og uden bestyrelsens ansvar. 3

4 Kommunikation Hjemmesiden Hjemmesiden opdateres fortsat løbende med aktuelle nyheder og ligeledes findes her en række relevante informationer til grundejerne samt potentielle tilflyttere til kvarteret. Facebook-gruppe Som supplement til hjemmesiden har vi i efteråret oprettet en facebook-gruppe for grundejere og andre med interesse i kvarteret. Det giver mulighed for at alle nemt kan komme til orde og dele stort og småt med relevans for kvarterets beboere. Gruppen har pt. rundet 250 medlemmer og vokser fortsat. Nyhedsbreve Vi sender fortsat nyhedsbrev ud via til alle de medlemmer vi har på vores mail-liste. Endvidere fortsætter vi med at omdele en printet version til de enkelte grundejere, der ikke er på mail eller fortsat ønsker en fysisk udgave af nyhedsbrevet. Såfremt der er vigtig information eller behov for ekstra opmærksomhed omkring arrangementer (eks. generalforsamling, fastelavnsfest, fredagskomsammen m.v.) omdeler vi til tider også en printet seddel eller materiale i postkassen til samtlige medlemmer. Årets arrangementer Fastelavnsfesten Foreningens årlig fastelavnsdag var igen et fint tilløbsstykke med næsten 80 børn og ca. samme antal forældre. Der var masser af fine udklædninger og som altid blev der smadret tønder til den store guldmedalje! Arrangementet blev afsluttet med varm kakao og pølsehorn til ungerne. Fredagskomsammen ( sommerfesten ) Vores uformelle fredagskomsammen, blev også et rigtig hyggeligt arrangement, med ca. 140 deltagende voksne og børn, der kom og gik i løbet af eftermiddagen/aften. Festudvalget sørgede igen for at alt forløb perfekt og vi ser naturligvis frem til at gentage successen igen til september. De lokale spejdere var i år hyret ind til at passe grillen og derved mindskes arbejdsmængden for festudvalget og vi kan støtte spejderne med lidt penge til deres aktivitetskasse. Der er som altid en åben invitation til at hjælpe til med arrangementet enten i selve planlægningen sammen med festudvalget, eller på selve dagen ift. at stille op/oprydning og ikke mindst ift. at hjælpe med at grille, underholdning osv. Medhjælp eller idéer til arrangementer Bestyrelsen har med stor glæde oplevet opbakning og hjælp til diverse arrangementer og vil meget gerne takke dem, der giver en hånd med. Vi håber også at endnu flere medlemmer fra tid til anden vil komme på banen og involvere sig i planlægning og afvikling af endnu flere spændende/sjove/inspirerende arrangementer. 4

5 Øvrige emner Nye medlemmer Der har også i 2016 været en del udskiftning i kvarteret som følge af køb og salg af huse. Vi fortsætter den gode tradition med at byde nye grundejere velkomne i kvarteret, hvor et bestyrelsesmedlem afleverer et velkomstbrev samt et eksemplar af bogen og informerer om kvarteret og foreningen. For at sikre en god service til nye medlemmer opfordrer vi fortsat til, at grundejerne der sælger deres huse, meddeler de ansvarlige i bestyrelsen, når der kommer nye beboere til. Endvidere får vi lidt indtægter fra ejendomsmæglerne, når de indhenter materiale fra grundejerforeningen ifm. salg af huse i kvarteret. Opfordring til de frivillige medlemmer Der er i grundejerforeningen både tinglyste medlemmer samt mulighed for, at grundejere ud til offentlig vej, kan bidrage og deltage i foreningens arbejde og aktiviteter ved at betale kontingent. Vi vil fra bestyrelsens side gerne opfordre alle der bor ud til offentlig vej, om at støtte op om og deltage i fællesskabet her på Fuglebakken, ved at melde sig ind i grundejerforeningen. Der er en yderst beskeden kontingentsats for de frivillige medlemmer, men det sender et enormt positivt signal til bestyrelsen samt de øvrige medlemmer, at man bakker op om foreningens arbejde. Vi ser jo gerne, at alle er med og benytter sig af de tilbud, som foreningen driver eksempelvis fastelavnsfest, sommerfest, produktion af nyhedsbreve, facebook-gruppen osv. osv. Så er du endnu ikke medlem, er hermed en direkte opfordring om at kontakte os, for at blive en del af og samtidig bidrage til fællesskabet! J Bestyrelsens blik på 2017 Nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter søges Som en bestyrelse baseret på frivilligt arbejde råder vi over begrænsede ressourcer, især i form af tid. Dertil er der arbejdsområder, hvor vi kan mangle faglige kompetencer. Det er derfor vigtigt for kvaliteten af det udførte arbejde, at vi også i fremtiden har mulighed for at trække på de mange gode og dygtige grundejere, som findes i vores kvarter. Vi har i bestyrelsen nydt godt af de fornyede kræfter, som blev tilført efter tilgangen af nye bestyrelsesmedlemmer efter sidste års generalforsamling. Desværre må vi sige farvel til Filip Meyer og Jeppe Risum Sørensen, der bl.a. pga. jobskifte og familieforhold, har valgt at udtræde af bestyrelsen. Der skal lyde en stor tak for indsatsen til både dem og de resterende bestyrelsesmedlemmer det er en fornøjelse opleve hvordan samarbejdet og dialogen i bestyrelsen altid kører i en positiv retning. Men vi mangler derfor lidt nye kræfter til at hjælpe med bestyrelsesarbejdet. De to ledige pladser i bestyrelsen, håber vi kan udfyldes ifm. generalforsamlingen. Skulle man have fået lyst til at melde sig under fanerne og derved hjælpe med bestyrelsesarbejdet, er man meget velkommen til at rette henvendelse til formanden pr. mail på fuglebakkenaarhus@gmail.com eller pr. telefon på Der bliver lagt mange frivillige arbejdstimer i bestyrelsen, men vi er også blevet meget effektive og velorganiserede, hvilket betyder at der er overskud til at arbejde mere med de sjove projekter, når de administrative pligter kan løses uden større problemer. 5

6 Afslutningsvis skal der også lyde en stor tak til grundejerne for jeres opbakning til vores arbejde generelt, og særligt for at have taget så godt imod de nye tiltag, vi har lanceret i det seneste år. Vi ser derfor frem til et godt og spændende arbejde i bestyrelsesåret Thomas Mikkelsen Formand, Grundejerforeningen Fuglebakken 6

7 4. Regnskab og budget Årsregnskab for perioden 1. januar december 2016 Regnskab Budget Regnskab Resultatopgørelse Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Indtægter Kontingent, vej/kloak/sne - obligatorisk (267) Kontingent, foreningen - obligatorisk (267) Kontingent, foreningen - frivillig Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Øvrige indtægter (ejendomsmægler, annoncer og gebyr) Indtægter i alt Omkostninger Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø I alt Arrangementer Fastelavn Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside I alt Administrationsomkostninger Kontorartikler m.v Forsikringer Porto og gebyrer Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

8 Balance Aktiver Kassebeholdning Danske Bank - Budget Aktiver i alt Passiver Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt Bemærkninger til årsregnskabet: Indtægter - Der er i alt 267 medlemmer a 950 kr. - Der er 267 medlemmer og 42 frivillige medlemmer á 50 kr. Renteindtægter, bank - Der er ingen renteindtægter i Øvrige indtægter (ejendomsmægler og gebyr) - Der er solgt flere huse i området, ligesom flere medlemmer ikke har betalt kontingent til tiden. Posten er derfor større end budgetteret. - Posten fordeler sig således: kr. fra gebyrer, 600 kr. fra salg af annonce og kr. til ejendomsmægler (8 stk. a 500 kr.). Vedligeholdelse, vej - Der er brugt mindre end budgetteret, da man har anvendt mindre til vedligeholdelse af vejene. Projekt vej - Der er brugt mindre end budgetteret, da man ikke har udført vedligeholdelse af den øverste del af Tornskadevej. Vedligeholdelse, kloak - Der er renset kloaker, hvilket sker ca. hvert andet år. - Der er ikke afholdt omkostninger til udskiftning/reparation af kloaker. Snerydning - Der er brugt færre penge på snerydning som følge af mild vinter. Øvrige arrangementer - Der har være afholdt omkostninger til fredagskomsammen. 8

9 BUDGET Resultatopgørelse Indtægter Budget Regnskab Regnskab Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Kontingent, vej/kloak/sne - obligatorisk Kontingent, foreningen - obligatorisk Kontingent, foreningen - frivillig Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Øvrige indtægter (ejendomsmægler, annoncer og gebyr) Indtægter i alt Omkostninger Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø Projekt legeplads I alt Arrangementer Fastelavn Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside Anskaffelse af tlf I alt Administrationsomkostninger Kontorartikler m.v Forsikringer Porto, gebyr og tlf Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

10 Balance Aktiver Kassebeholdning Danske Bank - Budget Likvider i alt Aktiver i alt Passiver Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1.januar Årets resultat Egenkapital pr. 31.december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31 december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt Indkomne forslag A: Bestyrelsens forslag til ændring af vedtægterne 2 og 4: Eksisterende tekst: 2 Foreningens formål er at varetage grundejernes interesser på Fuglebakken, herunder sørge for forsvarlig vintervedligeholdelse af veje samt at virke for, at de private veje og de tilhørende rendestenskloakker holdes i vedligeholdt, brugbar og forsvarlig stand. Foreningen skal således sørge for, at der efter behov udføres det arbejde, der er nødvendigt for at nå dette mål. 4 Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen og opkræves helårligt. Kontingentet består af et grundbeløb, der dækker medlemskab af grundejerforeningen og et beløb til vedligeholdelse af veje og kloaker, herunder vintervedligeholdelse, som omtalt i 2. Opbygges en formue i foreningen, skal det af regnskabet fremgå, hvilken del af formuen, der hidrører fra de indbetalte beløb til vedligeholdelse af veje og kloaker samt vintervedligeholdelse, og hvilken del af formuen, der hidrører fra grundbeløbet. Formue, der vedrører vej, kloak samt vintervedligeholdelse kan kun anvendes til dette formål, medmindre en enig generalforsamling beslutter andet. 10

11 Forslag til ny tekst: 2 Foreningens formål er at varetage grundejernes interesser på Fuglebakken, herunder at virke for, at de private veje og rendestensbrønde vedligeholdes. Foreningen skal således sørge for, at der efter behov udføres det arbejde, der er nødvendigt for at nå dette mål. 4 Kontingentet fastsættes af generalforsamlingen og opkræves helårligt. Kontingentet består af et grundbeløb, der dækker medlemskab af grundejerforeningen og et beløb til vedligeholdelse af veje og rendestensbrønde, samt snerydning af veje. Opbygges en formue i foreningen, skal det af regnskabet fremgå, hvilken del af formuen, der hidrører fra de indbetalte beløb til vedligeholdelse af veje og rendestensbrønde samt snerydning, og hvilken del af formuen, der hidrører fra grundbeløbet. Formue, der vedrører vedligeholdelse samt snerydning kan kun anvendes til dette formål, medmindre en enig generalforsamling beslutter andet. B: Bestyrelsens forslag om midler til projekt Den grønne plads En arbejdsgruppe er fortsat i gang med at udvikle projektet for det grønne område ved Falkevej/Blåmejsevej. Bestyrelsen indstiller at der afsættes kr. i budgettet, der kan indgå som egenfinansiering ifm. søgning af midler til projektet fra eksterne fonde og støtteordninger m.v. C: Bestyrelsens forslag til fortsættelse af vejrenoveringsprojekt Bestyrelsen indstiller at vejprojektet fortsættes som planlagt, med de justeringer som til tider kræves pga. forsyningsselskabernes ændrede planer og graveaktiviteter medfører. Der er ikke planlagt noget asfaltarbejde i forbindelse med vejprojektet i Derimod er der planlagt udlægning af slidlag på Blåmejsevej, Svalevej og dele af Fasanvej i Asfalt på de resterende veje er på nuværende tidspunkt planlagt til For alle veje gælder dog at evt. arbejde fra forsyningsselskaber kan ændre planerne. Er asfalteret

12 D: Forslag om opsætning af parkering forbudt skilte Såfremt alle grundejere på en specifik vejstrækning (fra vejkryds til vejkryds) kan blive enige om opsætning af parkering-forbudt-skilte, kan der ansøges herom ved at stille forslag til generalforsamlingen. Det kræver underskrift fra samtlige grundejere på den specifikke vejstrækning, såfremt det skal blive muligt at gå videre til kommune og politi og søge om opsætning af skilte. Forslag om opstilling af parkering forbudt skilte på dele af Solsortevej er indstillet af Dan Pedersen (Solsortevej 4) og Per Karl Andersen (Solsortevej 4). 6. Kontingent 2017 Med udgangspunkt i det fremlagte budget og de stillede forslag omkring vejrenovering vil bestyrelsen på generalforsamlingen stille forslag om følgende kontingenter for 2017: - Foreningen: 100 kr. - Vej/kloak/sne: 950 kr. 6. Valg til bestyrelsen Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter. Bestyrelsen: - Trine Grove (ønsker genvalg) - Tove Thomassen (ønsker genvalg) - Der er endvidere 2 tomme pladser i bestyrelsen, som mangler at blive udfyldt. Vi håber derfor, at der er nye beboere såvel som dem der har været her i mange år, der har lyst til at blive en del af bestyrelsen. Suppleanter: - Der er mulighed for at have op til 2 suppleanter til bestyrelsen Revisor: - Svend Asmussen (ønsker genvalg) Revisorsuppleant: - Lise Hansen (ønsker genvalg) 12

13 Baggrund: Grundejerforeningen uddeler igen i år Årets Pip. Med prisen ønsker grundejerforeningen at give et skulderklap til et eller flere medlemmer, som på forskellig vis er med til at gøre Pip-kvarteret til et endnu bedre sted at bo. Vi modtager derfor gerne gode, sjove eller kreative forslag til årets prisuddeling, som finder sted på generalforsamlingen. Måske har du/i verdens bedste naboer, der altid passer jeres hus når I tager på ferie. Måske er der et renoveringsprojekt i kvarteret, som har resulteret i et flot hus. Måske er det en helt tredje ting som du/i synes fortjener lidt ekstra ros og et officielt skulderklap. Præmisser og uddelingskriterier: - Prisen uddeles på generalforsamlingen. - Alle kan sende en eller flere nomineringer til Årets PIP. - Bestyrelsen udpeger vinderen. Dette års nomineringer: Bestyrelsen udvælger en vinder blandt nedenstående nomineringer. Ny Skt. Hans tradition (Ulf Torlyn Nattergalevej 25) Ulf fortjener et stort skulderklap for at tage initiativ til at starte en tradition med Skt. Hans bål på den grønne plads. Der var en rigtig fin opbakning til arrangementet, og håbet er, at det kan fortsætte mange år fremover. Fra skrot til slot (familien Jøker Blåmejsevej 41) Det kan give et helt pust af fornyelse, når et gammelt og nedslidt hus renoveres eller bygges om. På Blåmejsevej 41 står nu et nyt og moderne hus, som eksempel på, at nogle gange får man et bedre slutresultat ved at rage alt ned og starte forfra. 13

14 Som traditionen byder afholder grundejerforeningen igen i år den hyggelige fastelavnsfest. Det sker som altid på legepladsen på hjørnet af Nattergalevej og Falkevej og alle børn og voksne i kvarteret er velkomne. FASTELAVNSFEST I GRUNDEJERFORENINGEN Fuglebakken. Søndag den kl på den grønne plads, hjørnet af Nattergalevej og Falkevej. Så er det nu, at alle både børn, unge og ældre skal til fastelavnsfest på den grønne plads. Der bliver tøndeslagning for både børn og voksne, med kåring af årets kattekonge og kattedronning. Endvidere skal hver deltagende familie medbringe boller eller kage samt kaffe/the til et fælles bord. Vi sørger for varm kakao og pølsehorn. BILLETPRIS: Kun kr. 20,- pr. barn Husk at tilmelding skal ske til Inge Holm via (ingeholm1962@gmail.com), tlf. eller sms ( ) senest fredag den 24. februar. Betaling kan foregå på selve dagen eller via mobile pay til (husk at angive din adresse). Hvis du eller nogen i din familie gerne vil være med til at arrangere fastelavnsfesten eller hjælpe til på dagen, vil vi også meget gerne høre fra dig/jer. Så kom og vær med til at gøre dagen endnu bedre for de ca deltagere i alle aldre! Vi glæder os til at se Jer og vi satser igen i år på godt vejr! Med venlig hilsen Arrangementudvalget 14