Referat. Dato: :00:00. Sted: Mødelokale nr. 8, Rådhuset i Skanderborg 1/11

Transkript

1 Referat Dato: :00:00 Udvalg: Direktionen Sted: Mødelokale nr. 8, Rådhuset i Skanderborg 1/11

2 Indholdsbetegnelse Referat Indholdsbetegnelse 16 Godkendelse af dagsorden 17 Præsentation af procesplan for Sammenhængende forløb i Udkast til vision og strategi for Skanderborg Kommunes engagement i Kulturby Kommisorium for DIA punkt 8.1 "Digitale løsninger for alle" 20 Rammeaftale for udlægning af asfalt i byerne 21 Administrativ understøttelse af medlemmer i råd og nævn m.v. 22 Eventuelt /11

3 16 Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: 14/217 Dagsordenen blev godkendt. 17 Præsentation af procesplan for Sammenhængende forløb i 2014 Sagsnr.: 14/4588 Beskæftigelses- og sundhedschefen orienterer om procesplanen for 2014 i DIA projekt 18.2: Sammenhængende forløb herunder målgruppe og indsatser. Baggrund Jævnfør Direktionens idé- og arbejdsgrundlag pkt. 18.2, Sammenhængende forløb, orienterer projektejer, beskæftigelses- og sundhedschef Jørgen Erlandsen, om procesplan for Sammenhængende forløb i Projektets pejlemærker i 2014 er: Målgruppe Borgere med sammensatte problemstillinger i alderen år Alle borgere, uanset alder, hvor der eksisterer en bekymring for eller er konstateret psykiatriske vanskeligheder. Indsatser En indgang til kommunen i form af en koordinerende sagsbehandler En samlet handleplan med udgangspunkt i planlagte og målrettede forløb for at skabe sammenhæng mellem og retning for de enkelte indsatser. Sammenhængende forløb vil i 2014 have fokus på at afprøve værktøjer som den koordinerende sagsbehandler og en handleplan i praksis. Dette sker i et tæt samarbejde med Center for Folkesundhed og Kvalitetsudvikling (CFK), der skal udvikle en dokumentationsmodel, der kan dokumentere resultater og effekter ved at arbejde med en koordinerende sagsbehandler og en handleplan. I det følgende beskrives de tre overordnede elementer i procesplanen: 3/11

4 Udvikling af model for en koordinerende sagsbehandler Første fase består af et pilotprojekt, hvor første version af en model for den koordinerende sagsbehandler afprøves på en afgrænset målgruppe af borgere. Som led i pilotafprøvningen gennemfører CFK procesdokumentation, som skal understøtte den videre udvikling af modellen. På baggrund af denne viden og erfaring vil CFK i samarbejde med projektgruppen justere modellen. I anden fase af projektet udbredes den justerede model til hele målgruppen. I denne fase gennemfører CFK resultat- og effektdokumentation på sagsbehandler-, system- og borgerniveau. I tredje fase vil der være fokus på at afrapportere resultaterne af modellen for den koordinerende sagsbehandler. Formulering af ledelsesmæssig strategi for det tværfaglige samarbejde Processen omkring formulering af en ledelsesmæssig strategi forventes at foregå sideløbende og strække sig over en længere periode. På baggrund af konkrete eksempler fra de koordinerende sagsbehandleres praksis udvikles et udkast til ledelsesstrategi, som bl.a. vil have fokus på de konkrete koordineringsbehov i organisationen. Det skal udmøntes i konkrete samarbejdsaftaler. Udarbejdelse af en handleplan I tråd med udarbejdelse af model for koordinerende sagsbehandler udarbejdes en model for én samlet handleplan. Udviklingen af den fælles handleplan kommer grundlæggende til at forløbe på samme måde som udviklingen af den koordinerende sagsbehandler. Således vil udviklingen af den fælles handleplan bestå af følgende faser: Første fase vil bestå af et pilotprojekt, hvor projektgruppen indledningsvist har udarbejdet første version af en fælles handleplan. Denne afprøves blandt udvalgte sagsbehandlere og i forhold til udvalgte sager. Som en del af pilotafprøvningen gennemfører CFK procesdokumentation, som kan bruges til at justere modellen for den fælles handleplan. Justeringerne foretages i et samarbejde mellem projektgruppen og CFK. I anden fase af projektet udbredes den justerede model for hele målgruppen. I denne fase gennemfører CFK resultat- og effektdokumentation på sagsbehandler-, system- og borgerniveau. I tredje fase vil der være fokus på at afrapportere resultaterne af modellen for den fælles handleplan. 4/11

5 Procesplanen for de sammenhængende forløb præsenteres i sin helhed i bilaget. Beskæftigelses- og sundhedschef deltager under behandlingen af punktet i direktionsmødet. Beskæftigelses- og sundhedschefen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Direktionen tog orienteringen til efterretning. PDF Procesplan Sammenhængende forløb, 2014 til direktionen 18 Udkast til vision og strategi for Skanderborg Kommunes engagement i Kulturby Sagsnr.: 12/16254 Skanderborg Kommune tilsluttede sig den 22. juni 2011 Kulturhovedstadsprojektet Aarhus Bag projektet står samtlige kommuner i den midtjyske region samt Region Midtjylland. Skanderborg Kommunes engagement i Kulturby 2017 har givet anledning til, at Kultur- og Sundhedsudvalget har ønsket en vision og strategi, som kan medvirke til at sikre, at Skanderborg Kommune, kulturinstitutionerne og de mange frivillige aktører får størst mulig udbytte af engagementet og af de enkelte projekter. Udkast til vision og strategi har været genstand for politisk drøftelse i Kultur- og Sundhedsudvalget i august og oktober Visionen og strategien skal medvirke til, at Skanderborg Kommune, kulturinstitutionerne og de mange frivillige aktører får mest mulig ud af engagement i Kulturbyen. Som tidligere besluttet skal der som minimum sikres en effekt, der svarer til den budgetmæssige investering. Herudover kunne det være ønskeligt, at samarbejdet medfører nye alliancer og samarbejdskonstellationer, som løbende kan give anledning til kulturelle initiativer og samarbejder. Der fremlægges udkast til en overordnet vision og strategi for Skanderborg Kommunes engagement i Kulturby 2017, se bilaget. Forslag til retningslinjer for anvendelse af den afsatte pulje til lokale kulturprojekter - herunder støtte af lokale projekter i Kulturby 2017-regi - forelægges på Kultur- og Sundhedsudvalgets møde den 6. februar Skanderborg Byråd har afsat kr. årligt i perioden til Kulturby /11

6 aktiviteter, disse indgår i det fælles Kulturby 2017-aktivitetsprogram. Derudover er der midler til lokalt at igangsætte konkrete projekter, der kan indgå i det samlede Kulturby-program. Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller, at udkast til vision og strategi for Skanderborg Kommunes engagement i Kulturby 2017 godkendes. Sagen fremsendes til Kultur- og Sundhedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet Direktionen vedtog at tiltræde indstillingen fra stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning. Sagen fremsendes til Kultur- og Sundhedsudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet. PDF Politik for Kulturby 2017 dir jan. 14.pdf 19 Kommisorium for DIA punkt 8.1 "Digitale løsninger for alle" Sagsnr.: 14/1256 Økonomichefen fremsender forslag til kommissorium for DIA projekt 8.1. Digitale løsninger for alle til godkendelse. Der sættes i disse år ekstra meget fart på digitaliseringen i den offentlige sektor, både fra statslig side og på kommunalt plan. Derfor sætter både DIA punkt 8.1 Digitale løsninger for alle og Byrådets to vedtagne forandringer Mere digital selvbetjening og Øget satsning på digitalisering ved decentrale aktiviteter fokus på at højne borgernes anvendelse af de digitale løsninger, samt understøtte de borgere, som er udfordret på at anvende de digitale løsninger. Borgerne i Skanderborg Kommune er i forvejen i front, når det kommer til anvendelsen af de digitale løsninger. Blandt andet har over 96 % søgt plads i daginstitution og skole digitalt, hvilket er den absolut højeste anvendelse i landet. Herudover ligger Skanderborg Kommune til at vinde kommunekonkurrencen om Danmark mest digitale borgere med over 42,3 % af borgerne, som har en digital postkasse. Dog står kommunen også over for flere udfordringer med stigende krav til obligatorisk selvbetjening på områder, som indeholder flere ressourcesvage grupper, samt det forhold, at alle borgere fra 1. november 2014 skal have en digital postkasse. På denne baggrund igangsættes der flere initiativer, som i 2014 skal sikre, at de digitale udfordringer, som Skanderborg Kommune står over for, bliver adresseret og håndteret, således at kommunen og borgerne er klædt på til at håndtere kravene om øget digitalisering. 6/11

7 Denne indsats bliver forankret i projektet Digitale løsninger for alle som har til formål at koordinere og igangsætte de nødvendige initiativer, som er kravet for at sikre, at ingen borgere bliver glemt. Indsatsen bliver 3-strenget, og vil dække områderne Hjælp til svage grupper, Kanalstrategi og Digital Post. Indsatsens formål er at udvikle borgernes digitale færdigheder og højne borgernes viden omkring mulighederne for selvbetjening at sikre at kommunens digitale løsninger fungerer optimalt og i tråd med Kanalstrategien at sikre digital parathed i Skanderborg Kommune blandt de ansatte at opfylde den fællesoffentlige målsætning om, at 80 % af kommunikationen mellem borgeren og det offentlige foregår digitalt. Grundet det øgede fokus på de digitale løsninger og den service, som bliver leveret i forbindelse med denne, foretages der også et servicetjek af kommunens kanaler for at undersøge, om der med fordel kan foretages en revidering af kommunens kanalstrategi, og hvor vi eventuelt kan forbedre vores service. Arbejdet bliver organisatorisk forankret i Digitalisering & Forretningsudvikling med både Kultur, Borgere og Planlægning, samt Ældre og Handicap som væsentlige bidragsydere. Ydermere skal projektet højne koordinationsniveauet på tværs af kommunen for at sikre en sammenhængende indsats. Forslag til kommissorium vedlægges som bilag. Oversigt over projektorganisering vedlægges som bilag. Økonomichefen indstiller, at kommissoriet godkendes at kommissoriet videresendes til orientering i Kultur og Sundhedsudvalget. Direktionen vedtog 7/11

8 at godkende kommissoriet at vedr. de to forandringer i budget 2014 og kanalstrategien går de til politikkontrol i Kultur- og Sundhedsudvalget. PDF kommissorium - Digitale løsninger for alle - Endelig version PDF Bilag 1 - Projektorganisation 20 Rammeaftale for udlægning af asfalt i byerne Sagsnr.: 13/59962 Direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag for 2013 indgik en bestilling vedrørende udbud af asfalt i byerne. Det foreslås, at der gennemføres udbud på en 4-årig rammeaftale. I en rammeaftale garanteres den bydende entreprenør et minimum antal m2 og tons asfalt hvert år i den 4 årige periode. Med rammeaftalen kendes prisen i hele kontraktperioden, og den forventes at blive lavere end ved et klassisk udbud. Vej og Trafik har udarbejdet et udbudsmateriale indeholdende både arbejds- og sociale klausuler. Udbudsmaterialet udsendes den 3.februar 2014 under forudsætning af direktionens godkendelse. I Direktionens Idé og Arbejdsgrundlag for 2013 indgik en bestilling vedrørende udbud af asfalt i byerne. På udvalgsmødet den 6. maj 2013 blev Miljø- og Planudvalget orienteret om de forskellige udbudsformer. Administrationens vurdering var, at der bør udarbejdes en 4-årig rammeaftale for udlægning af asfalt på vejene i byerne gældende fra Rammeaftalen er administrativt mindre tung end en partneringaftale og langt mere smidig i forhold til koordinering af ledningsarbejder, samtidig med at administrationen bevarer styringen af vejene i byerne. Rammeaftalen udbydes på samme måde som et klassisk udbud, men med den forskel, at de enkelte veje ikke er udpeget inden tilbudsgivningen. I en rammeaftale garanteres den bydende entreprenør et minimum antal m2 og tons asfalt hvert år i den 4 årige periode. Med rammeaftalen kendes prisen i hele kontraktperioden, og den forventes at blive lavere end ved et klassisk udbud. I efteråret har administrationen udarbejdet et udbudsmateriale indeholdende både arbejdsog sociale klausuler, som forpligter entreprenøren til at have en praktikplads pr. år i kontraktperioden. Udbudsmaterialet udsendes den 3.februar 2014 under forudsætning af direktionens godkendelse, og entreprenøren har herefter 3 uger til at give tilbud. Kontakten startes op pr. 1. april Valg af veje til ny asfalt Administrationen er ved at udvælge de veje, som i indeværende år skal have nyt asfalt. I udvælgelsesfasen koordineres de fremtidige asfaltarbejder med de forskellige ledningsejeres 8/11

9 planer bl.a. på et ledningsejermøde i februar måned. I udvælgelsesfasen kan der altid flyttes rundt på strækninger, så de kan tilpasses både mængderne i rammeaftalen og koordineringen med ledningsejerne. Fremadrettet vil den ideelle løsning være, at ledningejere mv. får ordnet deres ledninger året før der lægges nyt asfalt, så eventuelle sætninger kan rettes op inden det nye lag asfalt lægges på. Hovedeftersyn For at kunne leve op til kravene i budgetforlig om, at vejene i byerne skal være bragt op på mindst 2008-niveau inden 2016 skal der gennemføres et hovedeftersyn af vejnettet i byerne. Ved et hovedeftersyn registreres bl.a. huller og revner i øverste asfaltlag. Det sammenholdes med skaderne, belægningens alder og trafikmængden på vejen for at fastsætte det bedst mulige tidspunkt for ny asfalt på de enkelte veje. Resultatet af hovedeftersynet vil i fremtiden ligge til grund for udvælgelsen af veje til udlægning af asfalt, og kan let sammenholdes med planerne fra de enkelte ledningsejere. Derved sikres en bedre koordinering af de fremtidige planlagte arbejder. Kommunikation Så snart koordineringen med ledningsejerne er gennemført og resultatet af licitationen findes, laves den endelige udvælgelse af vejene. Informationer om de udvalgte veje bliver lagt på kommunens hjemmeside og der kommer informationsskilte op på de enkelte veje. Udlægningen af asfalt forventes at foregå i perioden 1. maj til 30. november. Resultatet af hovedeftersynet forventes fremlagt for Miljø- og Planudvalget ultimo Rammeaftalen vil efter de 4 år blive evalueret, og herefter kan det besluttes, hvilken udbudsform der vil være bedst på langt sigt. Af de afsatte midler for asfaltbelægninger og asfaltreparationer i 2014 og i overslagsårene anvendes de 5,9 mio. kr. som beskrevet i nedenstående tabel. Tiltag i 2014 Beløb i mio. kr. Rammeaftale i byer 4,0 Kr. Reparationer - slaghuller 0,5 Kr. Reparation af fortove m.v. ved asfalt 0,5 Kr. Hovedeftersyn 0,3 Kr. 9/11

10 Uforudsete udgifter 0,6 Kr. IALT 5,9 Kr. I rammeaftalen indarbejdes der årlige mængder svarende til et budget på 4,0 mio. kr. til asfaltarbejder i byerne. Budgettet til rammeaftalen bruges til både større reparationer, helt ny asfalt i fuld vejbredde og striber på den nye asfalt. Teknisk chef indstiller, at udbud af rammeaftale for asfalt i byerne godkendes. Direktionen vedtog at godkende rammeaftalen for asfalt i byerne. 21 Administrativ understøttelse af medlemmer i råd og nævn m.v. Sagsnr.: 14/4983 Ved Byrådets konstituering er der udpeget en række repræsentanter til råd, nævn og bestyrelser. Der lægges op til drøftelse af den administrative understøttelse af disse repræsentanter. Oversigten over udpegninger fremgår af dagsorden/referat fra Byrådets konstituerende møde. Sekretariatschefen indstiller, at den administrative understøttelse af repræsentanter udpeget af Byrådet drøftes. Sekretariatschefen tilrettelægger en evt. administrativ understøttelse af byrådsmedlemmer i forhold til deltagelse i råd og nævn, hvor de er udpeget af Skanderborg Byråd eller KKR. Følgende byrådsmedlemmer er udpeget af KKR til regionale fora: 10/11

11 Jørgen Gaarde - Det fælles EU-kontor (fmd. i ) og Vækstforum Tage Nielsen Sundhedskoordinationsudvalget Kai Høstrup Dimensioneringsudvalget for pædagoguddannelserne Søren Erik Pedersen Det regionale beskæftigelsesråd 22 Eventuelt Sagsnr.: 14/217 Der var ingen emner under evt. 11/11