Referat. Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Mandag den 9. januar 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 3.

Transkript

1 Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Mandag den 9. januar 2017 kl Sted : SPICE kulturcafé Udsendt : 3. januar 2017 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Mødedeltagere: Ole Aaris, Leif Hartmann, Ellen Corfits, Laurids Caspersen, Palle Agø, Erik Bernhard Hansen, Nikolaj Bruhn og Christian Skovfoged. Mødet blev indledt med pkt. 4, hvor Lisbeth Jakobsen og Tina Galsgaard deltog.

2 Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol Den lille positive Et par stykker bidrog Protokol fra mødet den 7. december Underskrevet 2016 siderne

3 Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager Forretningsudvalgsmøderne punkt Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 2, 31, 34, 55 og 56 - Ellen Afdelingerne 3, 5, 6, 8, 10, 11, 16, 32 og 44 - Laurids Afdelingerne 30, 38, 39, 48, 61, 62, 63, 64 og 66 - Palle Afdelingerne 24, 26, 27, og 37 Nikolaj Afdelingerne 13, 14, 15, 17, 25, 33, 41, 42 og 45 Bernhard Ingen spørgsmål Nikolaj orienterede omkring Christen Kold kollegiet p.t. hjemsøgt af uromagere. Kommunen kontaktes vedr. visitering til startboligerne. Samarbejdet med politi, kommune og HAB skal udbygges og optimeres. Intet Intet Intet. Spurgte om procedure for afvikling af forårets afdelingsmøder. På onsdag afholder Bernhard og Christian møde med afd. 13 omkring et afholdt afdelingsmøde i efteråret. FU møde på Hjortebro den 25. januar Afdelingerne 18, 19, 20, 21, 22 og 23 - Leif Afdeling 40 og 51 Ole Ole indgår i byggeudvalget i afd. 40. udbedring af byggeskader i afd. 51 går efter planen Administrativ orientering Ad pkt Opslag om ny inspektør til HAB. P.t. 17 ansøgere. Samtaler afholdes den 19. og 20. januar. Aftalen med YouSee opsiges til Det giver god tid til info den første info kommer dog her i første kvartal, og allerede nu kan beboerne melde fra. P.t. mangler vi svar på et par detaljer fra YouSee. Under alle omstændigheder kommer der info allerede i januar muligt sammen med info om dato for iværksættelse af servicecenteret. Servicecenter. Ombygning i administrationen tilendebragt. IT-er forsinket. Kommer formentlig primo uge

4 Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering Der udsendes ingen driftsstatus da der ingen ændringer har været i perioden Afd kapitaltilførsel Brev fra LBF af udsendt Afd. 26 genhusning opgang Solceller afd Afd 40 - kapitaltilførsel Ad pkt Skema B skal godkendes i kommunen her i januar Organisationsbestyrelsen har på mødet den 11. februar 2016, pkt , godkendt, at renoveringen kan iværksættes under de nye forudsætninger herunder den ændrede finansiering. Jf. skrivelse fra LBF til Haderslev kommune af 10. december 2015 fremgår, at der i I finansieringen er indregnet en kapitaltilførsel på 1 mill. kr. Heraf yder boligorganisationen 1/5, realkreditinstituttet 1/5, kommunen 1/5 og LBF 2/5. Det betyder altså, at HAB s andel er ,- kr. Bestyrelsen godkender renoveringen af afd. 26, herunder den finansiering, som kommunen har fået oplyst ved skema A og anført i dagsordensteksten til byrådets godkendelse, og at der ikke er sket ændringer i finansieringen, hvor HAB s andel af kapitaltilførslen er ,- kr. Godkendt som indstillet. Ad pkt Under ovennævnte bestyrelsesmøde, hvor renoveringen af afd. 26 blev godkendt var én af de nye forudsætninger af godkendelsen, at alle beboerne i opgang 61, som ikke skal renoveres, skal genhuses under renoveringen af blokken. Det er fortrinsvis ældre beboere, og de skal ikke udsættes for larm og støj i 18 måneder ved at blive boende. Det betyder en ekstraordinær udgift til genhusning på ,- kr. Bestyrelsen godkender en kapitaltilførsel på kr fra dispositionsfonden til ovennævnte genhusning. Godkendt som indstillet. Ad pkt Der er behov for optagelse af lån til finansiering af ovennævnte på i alt 4,2 mill kr. Ved godkendelse af projektet blev der taget udgangspunkt i forlængelse af et allerede eksisterende kreditforeningslån samt optagelse af et nyt lån, så den samlede årlige ydelse ikke blev ændret altså ingen huslejeforhøjelse. Dette er Nykredit med på, men kommunen er ikke meget for at anbefale en låneforlængelse. Et alternativ er, at afd. kan få et afdragsfrit lån i dispositionsfonden, hvor afdraget til dispositionsfonden begynder, når det eksisterende kreditforeningslån er afdraget (om ca. 6 år). Dette fordi, vi har lovet afdelingen, at renoveringen kunne ske uden huslejeforhøjelser. Bestyrelsen godkender 1: låneforlængelse samt optagelse af nyt kreditforeningslån, eller alternativt 2: et rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden som ovenfor beskrevet. Bestyrelsen godkender som indstillet nr. 1 subsidiært nr. 2. I øvrigt er bestyrelsen i forbindelse med sagsbehandlingen blevet opmærksom på afd. 21 s manglende henlæggelser, og 1433

5 opfordrer afdelingen til at øge disse evt. til benchmark/gennemsnit på 605 kr. pr. kvm (budget 2016/2017) for alle afdelinger i HAB. Kommunen skal begrunde et evt. afslag vedr. nr. 1. Ole forlod lokalet under behandlingen af punktet. Ad pkt På mødet i organisationsbestyrelsen den 5. november 2015 blev skema A vedr. afd. 40 godkendt som indstillet. I finansieringsskitsen er beregnet en kapitaltilførsel på ,- kr., hvoraf HAB s andel udgør en 1/5 altså ,- kr. Bestyrelsen godkender kapitaltilførslen på ,- kr. Godkendt som indstillet. 1434

6 Dagsordenens punkt 4 Økonomi Budget afd /2018 Tina fremlagde ingen bemærkninger Budgetopfølgning Tina fremlagde ingen bemærkninger 1435

7 Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling HAB s interne regler for udmøntning af trækningsretsmidlerne Opfølgning fra mødet den Der ligger et sæt interne regler fra Udsendes til bestyrelsen behandles på næste bestyrelsesmøde Bestyrelsens godkendelse af lånoptagning Direktionens forretningsorden Til godkendelse. Er udsendt. Godkendt HAB s strategi Ingen ændringer derfor ej udsendt Generalforsamling Menu som sidste år Godkendelse af spørgeskema og revisionsprotokollat. Er udsendt, Godkendt Ansøgning fra afd Dato for konstitueringsmødet 8. marts Nyhedsbrev til afdelingsformænd M/K og kontaktpersoner Kommende møder Bestyrelsesmøder første halvår /2, 8/3, 20/4, 11/5 og 8/6 Nytårskur 11. januar 2017 Kredsmøde 8. kreds 17. januar 2017 Temadag 21. januar 2017 Generalforsamling 9. februar 2017 INFO-møde 15. marts 2017 Nyhedsbrev udsendes snarest Leif og Christian er ansvarlig. Ad pkt Lånoptagelse hos et realkreditinstitut i sager uden LBF-støtte kræver fremadrettet godkendelse i organisationsbestyrelsen. HAB har 4 igangværende sager beskrevet nedenfor som derfor kræver bestyrelsen godkendelse: Afd. 8 Udskiftning køkken/bad Samlet udgift ,92 kr. jf. regnskab fra TG Lånetilbud fra Nykredit på hovedstol kr. og forventet udbetaling på kr. bedes godkendt. Afd. 10 Udskiftning køkken/bad Samlet udgift ,37 kr. jf. regnskab fra TG Lånetilbud fra Nykredit på hovedstol kr. og forventet udbetaling på kr. bedes godkendt Afd. 24 Vinduesudskiftning Samlet udgift ,55 kr. jf. regnskab fra TG Heraf finansieres ,55 kr. af egne midler så lånebehovet er kr. Lånetilbud fra Nykredit på hovedstol kr. og forventet udbetaling på kr. Her bedes godkendt, at hovedstolen forhøjes, så udbetalingen passer med kr. 1436

8 Afd. 20 Nye vinduer Lasse har skrevet til Rambøll om endeligt budget. Her skal godkendes, at der indhentes lånetilbud på ,- kr. fra en kreditforening på finansieringen. HAB har lavet en køreplan, som er godkendt af kommunen, til brug ved fremtidige sager, så også denne godkendelse kommer i starten af forløbet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ovennævnte. Godkendt som indstillet. Ad pkt Afd. 37 er bekymret for beboersammensætningen i afdelingen, som de mener er ved at udvikle sig til et Olle-kolle. Bestyrelsen ønsker derfor at gøre noget aktivt for i fremtiden at sikre beboertilgang og ændret beboersammensætning og har taget dette initiativ og søger organisationsbestyrelsen om at godkende og overfor kommunen at anbefale muligheden for, at afd. 37 kan blive omfattet af reglerne omkring fleksibel udlejning. Skal endelig godkendes af kommunen, og HAB og kommunen skal i givet fald beslutte, hvilke grupper, der skal have fortrinsret. Bestyrelsen godkender, at afd. 37 kan blive omfattet af reglerne for fleksibel udlejning. Bestyrelsen vil undersøge kommunens generelle indstilling til fleksibel udlejning og kriterierne herfor, samt selv efterfølgende overveje en samlet og overordnet strategi for fleksibel udlejning i hele HAB. Nikolaj underretter afd

9 Dagsordenens punkt 6 Eventuelt