Få professionel assistance. Skab en produktiv kommunikations afdeling!

Transkript

1 Få professionel assistance Skab en produktiv kommunikations afdeling!

2 Om Medit Consult Medit Consult er en rådgivende konsulentvirksomhed inden for workflow og management. Medit Consult løser projektledelsesopgaver og udarbejder kravspecifikationer ved strategiske og taktiske omlægninger af vore kunders forretning samt ved implementering af ny teknologi. Med udgangspunkt i analyser af arbejdsgange og -processer løser vi opgaver indenfor produktionsoptimering, kvalitetsstyring og management. Ud over rådgivning og konsulentbistand tilbydes support, uddannelse, kurser samt salg af speciel hard- og software. Vores kundeliste omfatter grafiske produktionsvirksomheder, reklamebureauer, aviser, inhouse marketingafdelinger, organisationer og offentlige virksomheder. Infrastruktur Arbejdsflow Leverandører Projekt team Klavs Holm Steen Hansen Søren Nielsen

3 Mere og bedre kommunikation for budgettet! Sammenlægningen af en række kommuner til nye storkommuner skaber de kommende måneder en række udfordringer for fremstilling af kommunikations- og informationsmateriale: Hvordan skaber man overblik over den mængde af informationsmateriale, der ligger spredt i kommunernes forvaltninger og afdelinger - og hos lokale underleverandører? Hvordan sikrer man, at materialet samles og struktureres, så dets værdi kan udnyttes? Hvordan sikrer man at erfarne medarbejderes viden opsamles og bevares i en form, så den kan benyttes af andre? Hvordan opbygger man en LEAN organisation fra starten? Hvordan sikrer man at de bedste leverandørrelationer bevares? Hvordan udnytter man effektivt storkommunens potentiale ved etablering af nye leverandøraftaler? Medit Consult har årelang erfaring i at analysere, beskrive og forbedre alle praktisk forhold relateret til fremstilling af kommunikationsmateriale. Vi tilbyder at stille både viden og teknik til rådighed for jeres kommune, og medvirke ved etableringen af en central infrastruktur for storkommunens informationsmateriale. Herved tages effektivt hånd om ovenstående udfordringer og informationsbehovet understøttes både i en overgangsperiode og i den fremtidige storkommune. Medit Consults mål er at medvirke til, at fremstilling af informationsmateriale er så effektiv som muligt, således at storkommunen får mest muligt kommunikation for budgettet. Med venlig hilsen Klavs Holm Direktør

4 Infrastruktur Grafisk materiale, informationsmedarbejdere og leverandørrelationer samles i den nye storkommune Hver kommune har sit eget unikke informationsmateriale. Dele af det er produceret internt og dele af det hos eksterne leverandører. Informationsmaterialet består dels af færdige udgivelser, dels af det originalmateriale, der indgår i de færdige udgivelser, f.eks. billedmateriale fra kommunens forvaltninger og institutioner, billeder af medarbejdere, begivenheder, kommunens landskab, anlæg, institutioner, bygninger og rum samt af logo er, kort, informationsgrafik, skilte m.v. Det eksisterende originalmateriale er aktiver, der repræsenterer en væsentlig værdi! En rent økonomisk værdi, der kan opgøres som summen af fremstillings- og opbevaringsomkostninger, og en historisk værdi, der bl.a. beror på om materialet overhovedet lader sig genskabe. En struktureret flytning af originalmaterialet fra hver kommune til den nye storkommunes kommunikationsafdeling sikrer, at disse aktivers værdi ikke går tabt, men tværtimod kan udnyttes med større effektivitet end tidligere. I de nuværende kommuner sikrer organisation, medarbejdere og ikke mindste erfaring, at alt materiale kan findes frem og anvendes, hvor det er relevant. I den nye storkommune skal denne viden stilles til rådighed for de medarbejdere, der fremover skal udarbejde informations- og kommunikationsmateriale. Derfor skal det eksisterende materiale indekses/journaliseres inden de nuværende organisationer brydes op og medarbejdernes viden bliver svært tilgængelig. Medit Consult tilbyder at tilrettelægge, organisere og medvirke til: at eksisterende informations- og originalmateriale fra de nuværende kommuner indsamles og struktureres at materialet journaliseres og indekseres med mest mulig viden fra de oprindelige kommuners medarbejdere. at en datamæssig infrastruktur for storkommunens kommunikationsafdeling etableres at de nødvendige IT-driftmidler i form af hard-og software stilles til rådighed på midlertidig eller permanent basis - hvis dette ønskes

5 Arbejdsflow Synergi mellem fremstilling af intern og ekstern information øger insourcing Med kommunesammenlægningen bliver de kommunale forvaltninger store arbejdspladser med øgede og ændrede behov for indadrettet kommunikation og information. Ønsker man at have tæt kontrol over omkostningerne forbundet hermed, vil meget af denne indadrettede kommunikation med fordel kunne baseres på kommunale intranet og internt producerede print, og arbejdsopgaven udføres af kommunens egne informationsmedarbejdere. Det vil imidlertid kræve en fast, kompetent stab af sådanne medarbejdere, og dermed er der grundlag for at storkommunens kommunikationsafdeling også producerer så mange af storkommunens udadrettede kommunikationsopgaver til indbyggere, virksomheder, foreninger m.v. som muligt. Storkommunen har med andre ord mulighed for løse flere opgaver internt sammenlignet med de nuværende kommuner! På denne baggrund bør det vurderes, hvilke opgaver der med fordel udføres internt i kommunikationsafdelingen, og hvilke det er hensigtsmæssigt at få udført hos eksterne leverandører. Kommunikationsafdelingerne skal ligeledes have organiseret arbejdsflowet for at udnytte synergien mellem den indadrettede information til kommunens medarbejdere via intranet og print og den udadrettede kommunikation. Sammen med et centralt arkiv for originalmateriale og layoutskabeloner giver et velorganiseret arbejdsflow høj produktivitet i selve fremstillingsprocessen, og dermed frigøres en større andel af budgettet til udarbejdelse og bearbejdelse af indhold. Medit Consult tilbyder at tilrettelægge, organisere og medvirke til: at opbygge et effektivt arbejdsflow i storkommunens kommunikationsafdeling, baseret på medarbejderressourcer, infrastruktur og planlagte kommunikationsopgaver. at integrere de grafiske processer, hvor synergi mellem indad- og udadrettet kommunikation muliggør en større andel af intern produktion. at indgå operativt ved opstarten af kommunikations- og informationsopgaver. at rådgive om indkøb af software, printerløsninger og IT infrastruktur.

6 Eksterne leverandører Ny organisering af eksterne indkøb De nuværende kommuner har et leverandørsamarbejde med grafiske virksomheder og medieudgivere vedrørende informationsannoncer, jobannoncer, indstik i lokalaviser, brochurer, plakater, omslag, visitkort m.v. samt ofte også design, repro, trykning og distribution af disse opgaver. Disse indkøb ændres i forbindelse med kommunesammenlægningen: Nogle opgavetyper vil undergå større forandringer, nogle udgivelser vil vokse i oplagsstørrelse mens andre helt vil forsvinde, distributionsopgaver vil ændres med kommunestørrelsen, og indrykning af annoncer skal måske foretages i flere medier. Samtidig omfatter den nye storkommune flere grafiske virksomheder, så ændringer i vante indkøbsmønstre skal gennemføres. De eksterne indkøb til annoncering, trykning og distribution kan belægge en betydelig del af kommunikationsbudgettet. Derfor at det vigtigt at holde disse omkostninger så tæt på budgettet som muligt - i praksis så lave som muligt gennem en effektiv udnyttelse af det potentiale, som en stor indkøber af kommunikationsydelser har. Medit Consult tilbyder at medvirke ved udarbejdelse af: budgetgrundlag for årsbudget for ekstern produktion og ekstern annonceindrykning. medieplaner og årsrabatter på indrykning af informationsannoncer, indstik i lokalaviser, distribution m.v. aftalegrundlag for indrykning af færdige jobannonce og informationsannoncer. procedure for tilbudsindhentning, så der indkommer sammenlignelige priser. procedure for tilbudsvurdering og endeligt aftalegrundlag for ekstern produktion, distribution m.v. fastprissystem for gentagne opgaver så de bliver nemme at budgettere og bestille.

7 Sådan gør vi Medit Consult tilbyder sin assistance i et forløb, der tilpasses den enkelte storkommunes konkrete behov Introduktionsmøde Konsulentopgaven beskrives og første fase aftales. Resultat: Fremsendelse af projektplan samt tilbud fra Medit Consult på statusanalyse fase af konsulentopgaven. Statusanalyse Hvor findes det eksisterende informationsmateriale, incl. originalmateriale, templates m.v?. Hvorledes er det eksisterende informationsmateriale journaliseret/beskrevet/indekseret? Kortlægning af de eksisterende arbejdsgange (best practise) Oversigt over eksisterende leverandører samhandelsvilkår m.v. Resultat: Statusrapport med anbefaling af aktiviteter vedr. infrastruktur, arbejdsflow og leverandøraftaler. Grundlag for evt. aftale om videre rådgivning på et eller flere af nedenstående områder. Infrastruktur Indsamling af informationsmateriale, incl. originalmateriale Strukturering, journalisering og indeksering Etablering af central dokument-, billed- og grafikdatabase med adgang for alle relevante medarbejdere via internettet /intranettet Evt. hosting af mediadatabasen indtil IT afdelingen har ressourcer til at overtage driften. Resultat: Original- og informationsmateriale fra tidligere kommuner samlet og bevaret i et system, der gør en fortsat effektiv udnyttelse af disse værdier mulig. Arbejdsflow Fastlæggelse af interne arbejdsgange for produktion til tryk, internt print, Intranet og website Opsætning af software til grafisk produktion og publisering på web Uddannelse af medarbejderer og udarbejdelse af instruktionsmateriale Resultat: En kommunikationsafdeling, hvor nye procedurer til såvel intern som ekstern produktion er etableret, igangsat og dokumenteret, med skyldig hensyntagen til historiske forhold og medarbejdererfaringer. Leverandører Budgetteringsgrundlag for årsbudget Medieplaner og årsrabatter Aftalegrundlag for annonceindrykninger Procedure for tilbudsindhentning Fastprisaftaler Resultat: En kommunikationsafdeling med styr på planlægning, tilbudsindhentning og -vurdering, aftalegrundlag samt ikke mindst pris på eksterne indkøb.

8 Er din kommunes kommunikationsafdeling klar til strukturreformen? For nærmere oplysninger eller et uforpligtende møde kontakt: Medit Consult Sankt Knuds Vej Frederiksberg Tlf