Kursus i handel med Sorø og Ringsted Kommune. 25. november Velkommen

Transkript

1 Kursus i handel med Sorø og Ringsted Kommune 25. november 2015 Velkommen

2 Dagsorden Velkomst (Thomas) Præsentation af Indkøbssamarbejdet Sorø/ Ringsted (Thomas) Generelt om indkøb og udbud (Sabrine/Lykke) Udbud og Indkøb varer og tjenesteydelser Udbud og Indkøb bygge og anlæg Dialog og kommunikation

3 Oplægsholdere er: Thomas Harfot Centerchef ØPU Sorø Sabrine Guldager Indkøbskonsulent Lykke Petersen Indkøbskonsulent

4 Samarbejde Sorø/Ringsted Hvorfor samarbejde Faglighed & kompetencer Undgå dobbeltarbejde Større volumen Mål med samarbejde Forbedret økonomi Bedre udbud Højere compliance Standardisering

5 Samarbejde Sorø/Ringsted Hvordan samarbejde i praksis Samling af udbuds og indkøbsmedarbejdere i Ringsted Daglig ledelse i Ringsted Fælles koordinering og prioritering af udbudsplan Fælles brugersupport omkring indkøb Fælles FUS bidrag

6 Samarbejde Sorø/Ringsted 7 medarbejdere (6,5 årsværk) + 1 elev 5 Indkøbs- og udbudskonsulenter 1 Controller 1 Contract manager

7 Introduktion til Indkøb og udbud i Sorø og Ringsted Kommuner Indkøbs- og udbudskonsulent Sabrine Guldager og Lykke Petersen

8 Sorø og Ringsted Kommuner som indkøber Der indkøbes årligt for ca. 800 mio. kr. af varer og tjenesteydelser samt anlæg, i hver af kommunerne Der indkøbes fra ca. 100 forskellige indkøbssteder, i hver af kommunerne Der koordineres fra 3 hovedområder: Teknik, Miljø og Drift (Sorø) Teknik- og Miljøcenter og Vej- og Ejendomscenter (Ringsted) Ressourcecenter, Team Indkøb (Fælles)

9 Hvor køber Sorø og Ringsted Kommuner ind? Egne konkurrenceudsættelser Egne udbud (EU-udbud) Samhandelsaftaler Samarbejde med andre SKI FUS (K17) Staten (FM) Indkøbet sker på: Frivillige aftaler Obligatoriske/ forpligtende aftaler

10 Oplysninger om indkøb ud udbud Udbudspolitik- og Indkøbspolitik Udbudsplan/ udbudsstrategi Kursusmateriale - Ringsted

11 Offentlige udbud love og regler

12 Lovgivning EU lovgivning Forsyningsdirektivet Bygge- og anlægsdirektivet Varer- og tjenesteydelsesdirektivet Tilbudsloven og Forvaltningsloven Annonceringspligten Økonomisk ansvarlighed Gennemsigtighed og ligebehandling

13 Tærskelværdier for kommuner Hvornår skal vi i EU udbud? Forsyningsvirksomhed Varer- og tjenesteydelser: Bygge- og anlægsarbejder: Udbudsdirektivet Varer- og tjenesteydelser: Bygge- og anlæg: Tærskelværdien beregnes som summen af anskaffelsessummen inkl. 3-4 års drift. Hvad er varer/tjenesteydelser og hvad er anlæg?

14 Under tærskelværdien hvad så? Varer- og tjenesteydelser Tilbudsloven - nuværende Alle indkøb på mellem kr. og tærskelværdien skal annonceres jf. Tilbudslovens afsnit II Konkurrenceudsættelse Alle indkøb på mellem 1 kr. og konkurrenceudsættes Aftale eller f.eks. 3 tilbud

15 Under tærskelværdien hvad så? Bygge- og anlæg Tilbudsloven - nuværende Alle indkøb på mellem kr. og kr. konkurrenceudsættes enten vha. underhåndsbud eller som offentlig eller begrænset licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1 Alle indkøb på mellem kr. og kr. konkurrenceudsættes eller som offentlig eller begrænset licitation jf. Tilbudslovens afsnit 1 Konkurrenceudsættelse Alle indkøb på mellem 1 kr. og kr. Konkurrenceudsættes vha. indhentning af 3 tilbud

16 Udbud hvordan gør man?

17 Når der gennemføres et udbud Annoncering (forskelligt efter udbud - dog altid på Ringsted og Sorø Kommuners hjemmeside) Dialog? Nej! Information/spørgsmål: Skriftligt eller på informationsmøder Egnethed Generelle krav afhængig af udbuddet, dog altid: Tro- og loveerklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige og uafhængig tilbudsafgivning Accept af betalingsbetingelser på 30 dage Elektronisk fakturering Ingen gebyrer

18 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal afgives iht. udbudsmaterialet: Tilbudsliste Forsikringsoplysninger Tro og love-erklæring Forbehold Alternative tilbud

19 Kriterier Udvælgelseskriterier Afhængig af udbuddet Overholder Generelle krav Fyldestgørende og rettidigt tilbud Tildelingskriterier Laveste pris Økonomisk mest fordelagtige tilbud Vægtning af delkriterier - f.eks.: Økonomi 60% Faglighed/kvalitet 40% F. eks. Kvalitet, byggetid, driftsomkostninger, teknisk værdi, arkitektur

20 Klage! Klagenævnet for udbud (ansvar for klageprocedure) Byretten Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen (oplysninger om indgivelse af klager)

21 Kontrakt - samarbejdsdokumentet Kontrakt eller aftalepapir ved hver aftale 2-7 års varighed Vedligehold af kontrakt i forhold til udviklingen Controlling Er kontrakten god nok hvis samarbejdet slår revner? Evaluering før evt. forlængelse Leverandørens bidrag til nyt udbudsgrundlag - statistikker

22 Så er vi i gang!

23 Når samarbejdet er etableret Afholdelse af implementeringsmøde Kontrakten er tilgængelig på Indkøbssamarbejdet Sorø/Ringsteds fælles Indkøbsportal og relevante aftaler lægges i kommunernes e-handelssystem Bubo24 Alle institutioner skal benytte aftalerne Team Indkøb kontrollerer om aftalerne benyttes Leverandøren må kun levere de aftalte varer/ydelser Team Indkøb foretager priskontrol og afholder evalueringsmøder

24 Særligt ved Bygge og anlæg Valg af entrepriseform Totalentreprise Hovedentreprise Fagentreprise Andet: Rammeaftaler Partnering

25 Valg af rådgiverform Totalrådgivning Delt rådgivning

26 Konsortier Særlige muligheder for små og mellemstore virksomheder (SMV er) Definition: Et aftalebaseret samarbejde ml. 2 eller flere virksomheder med henblik på at afgive tilbud på en offentlig kontrakt. Fordele for små og mellemstore virksomheder : Flere virksomheder kan gå sammen om en opgave, der ellers ville være for stor at byde på (teknisk, faglig, økonomisk) Omkostningsbesparelse Fælles udnyttelse af knowhow Effektivitetsfordele (ex. Stordriftsfordel) Konkurrencedygtige tilbud, større udvalg af produkter/ydelser NB! Konkurrenceretligt forbud mod Karteldannelse : Hvis virksomhederne hver især vil kunne byde på opgaven som konkurrenter, kan det være konkurrencebegrænsende, og dermed forbudt. Fordele ved konsortiedannelse skal opveje begrænsninger. Vurderingsparametre: Kapacitet, økonomiske ressourcer, knowhow.

27 Konsortier vs. konkurrenter

28 Fordele ved konsortier Fordele for tilbudsgiver (virksomheder) Der kan gives tilbud på opgaver der fordeler sig over flere fagområder Rådgiverudbud der omfatter flere faglige discipliner, f.eks. Arkitekt- & ingeniørydelser Håndværkerudbud ex. Ejendomsvedligeholdelse Hoved- og delentrepriser i bygge- og anlægsopgaver Fordele for ordregiver (kommunen - borgerne) Styrker konkurrencen Understøtter små og mellemstore virksomheder Opnår løsninger, der er bedst til prisen

29 Konsortieaftaler En konsortieaftale regulerer de indbyrdes rettigheder og pligter mellem deltagere i konsortiet i forbindelse med deltagelse i udbudsproces og i forbindelse med den egentlige udførelse af opgaven. Krav i udbud Hæftelse (solidarisk eller proratarisk) Forskellige hæftelsesformer for forskellige dele af opgaven eller for forskellige ansvarstyper, f.eks.: Proratarisk hæftelse for mangler, solidarisk hæftelse for forsinkelse Solidarisk hæftelse i byggeperiode, proratarisk for ansvarsperiode Sikkerhedsstillelse (% ift. total/delopgave eller for særlige risici) Konsortieaftale indgås før ansøgning om prækvalifikation eller før afgivelse af tilbud i offentlige udbud.

30 Spørgsmål og kommentarer

31 Spørgsmål vedr. indkøb Indkøbsteamet - Indkob@ringsted.dk - Tlf.: mandag torsdag fra kl til fredag fra kl til Vej- og Ejendomscenter - Ringsted - Vejogejendom@ringsted.dk - Tlf.: Fagcenter Teknik, Miljø og Drift - Sorø - ejendomscenter@soroe.dk - Tlf.: Skriv og/ eller ring alle spørgsmål er velkomne :0))