Privatlivspolitik for medlemmer af Grundejerforeningen Naurvej

Transkript

1 Privatlivspolitik for medlemmer af Grundejerforeningen Naurvej Naurvej maj 2018 Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Grundejerforeningen Naurvej, herefter Foreningen behandler personoplysninger om sine medlemmer beboere på Naurvej, og hvilke rettigheder medlemmerne har i den henseende. Foreningens formål er at samle alle grundejere på Naurvej til løsning af opgaver, der har fælles interesse, såsom vejens vedligeholdelse, snerydning m.m. Alle grundejere er medlemmer af foreningen. Relationen mellem Grundejerforeningen og medlemmerne er gældende fra det tidspunkt, man får ejerskab over en ejendom på Naurvej og til det tidspunkt, hvor mellemmet ikke længere har ejerskab over en ejendom på Naurvej. 1. DATAANSVARLIG Foreningen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig som led i Grundejerforeningens overordnede opgaver så som drift, vedligeholdelse og nødvendig om- og udbygning af fællesarealer og opgaver, der har fælles interesse. Grundejerforeningen kan kontaktes via oplysninger om grundejerforeningens bestyrelse, der er tilgængelige via foreningens hjemmeside naurvej.info Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger, er du til enhver tid velkommen til at kontakte os herom. 2. VI BEHANDLER FØLGENDE OPLYSNINGER OM DIG Grundejerforeningen behandler følgende personoplysninger om dig som medlem: Almindelige oplysninger relateret til foreningens opgaver så som drift, vedligeholdelse og nødvendig om- og udbygning af fællesarealer og sager, herunder medlemmers navne, adresse, kontaktoplysninger, klagesager, henvendelser foretaget til foreningen og informationer om betalinger foretaget til foreningen. Almindelige oplysninger til brug for varetagelse af forpligtelser efter lovgivningen, herunder forhold vedrørende dyrehold, børn eller hjælpeløse personer, hvis dette er relevant. Oplysninger som navne på medlemmer af husstanden, kontaktoplysninger til myndige personer i husstanden gøres tilgængelige på foreningens hjemmeside, efter samtykke fra medlemmet. Alminde oplysninger fra årlige generalforsamlinger og arrangementer gøres tilgængelige via foreningens hjemmeside

2 3. FORMÅL MED BEHANDLING OG RETSGRUNDLAG Formålet med behandlingen af personoplysningerne er følgende: Varetagelse af fælles interesser Drift og vedligehold af vejen Administration af regnskab og kontingentbetalinger Hjælp til ejendomsmæglere og offentlige instanser Foreningen behandler kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Behandlingen sker efter følgende retsgrundlag jf. artikel 6 stk.1 i persondataforordningen Litra a) Den registrerede har givet samtykke til behandling af sine personoplysninger til et eller flere specifikke formål. Litra b) Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt. Litra c) Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige. Litra d) Behandling er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser. Litra e) Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. Litra f) Behandling er nødvendig for, at den dataansvarlige eller en tredjemand kan forfølge en legitim interesse, medmindre den registreredes interesser eller grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, der kræver beskyttelse af personoplysninger, går forud herfor, navnlig hvis den registrerede er et barn. Første afsnit, litra f), gælder ikke for behandling, som offentlige myndigheder foretager som led i udførelsen af deres opgaver. 4. OPBEVARING AF OPLYSNINGER Medlemmers personoplysninger opbevares 5 år efter afsluttet medlemsforhold eller længere tid, hvis påkrævet efter lovgivningen. Således opbevares materiale, der er påkrævet efter bogføringsloven (bogføringsmateriale) i 5 år plus indeværende regnskabsår.

3 Oplysninger om eventuelle lovovertrædelser slettes, efter oplysningerne er videregivet til relevante myndighed. Oplysninger i fysisk form opbevares af bestyrelsens formand. Oplysninger af digital art arkiveres og opbevares i grundejerforeningens dropboks, hvortil alene bestyrelsen har adgang. 5. VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER Foreningen videregiver kun personoplysninger til andre, herunder til offentlige myndigheder, såfremt der er en forpligtelse hertil via lovgivning, eller i det omfang det er nødvendigt for leveringen af en ydelse. Foreningen videregiver personoplysninger til følgende kategorier af modtagere: Kommuner: Kontaktoplysninger om vejen beboere kan videregives i forbindelse med et behov for at kontakte beboere ved udførelse af arbejde på Naurvej, fx omlægning af varmeforsyning, ny asfalt og lign. Politiet: Får Foreningen kendskab til, at dyrehold behandles uforsvarligt, sørger foreningen for, at politiet underrettes herom. Arkivering/regnskab: Videregivelse til brug for bestyrelsesarbejdet i Foreningen. Ved indtrædelse af nye bestyrelsesmedlemmer vil disse opnå adgang til informationer arkiveret om aktiviteter foretaget på foreningens og medlemmers vegne. 6. INDSAMLING AF OPLYSNINGER HOS ANDRE END DEN REGISTREREDE Hvor det er relevant indhenter vi oplysninger hos følgende kilder Offentlige myndigheder og/eller offentligt tilgængelige registre 7. MEDLEMMERS RETTIGHEDER 7.1 Kontaktoplysninger, hvis du vil benytte dine rettigheder Såfremt du som medlem ønsker at gøre brug af nedenstående rettigheder, skal du kontakte Grundejerforeningen gennem de kontaktoplysninger, som er angivet øverst i privatlivspolitikken. Vi behandler og svarer på medlemmers henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned, efter, at medlemmets henvendelse er modtaget, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at der ikke kan svares inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12. Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om

4 de registreredes rettigheder, som du kan finde på Ret til indsigt (se personoplysninger) Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Adgangen til indsigt må dog ikke krænke andres rettigheder og frihedsrettigheder. 7.3 Ret til berigtigelse (rettelse) Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. 7.4 Ret til sletning af personoplysninger I særlige tilfælde, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 17, har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. 7.5 Ret til begrænsning af behandling Du har i visse tilfælde, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 18, ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne bortset fra opbevaring med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser 7.6 Indsigelse Du har ret at til at gøre indsigelse imod Foreningens behandling af dine personoplysninger, hvis behandling sker efter reglerne i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e eller litra f. 7.7 Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet) Når dataansvarliges behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og behandlingen er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet i forhold til oplysninger, som du selv har givet til dataansvarlig. Denne ret indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som dataansvarlig behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder. Det skal dog bemærkes, at den nævnte rettighed ikke finder anvendelse på behandling, der er nødvendig for udførelse af en opgave i samfundets inte-

5 resse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt. 8. KLAGE Såfremt du ønsker at klage over Grundejerforeningens Naurvejs behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger: Datatilsynet Adresse: Borgergade 28, 5, 1300 København K dt@datatilsynet.dk Telefonnr.: Hjemmeside: