RINGSTED KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 29 SIDE LØBENDE REVISION 2017 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2017

Transkript

1 Tlf: BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Ringstedvej 18 DK-4000 Roskilde CVR-nr RINGSTED KOMMUNE REVISIONSBERETNING NR. 29 SIDE LØBENDE REVISION 2017 DELBERETNING FOR REGNSKABSÅRET 2017 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 1 INDLEDNING REVISIONENS BEMÆRKNINGER Generelt Revisionens bemærkninger Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Kasse- og regnskabsregulativet Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET Forretningsgange og sagsrevision Vederlag m.v. til politikere JURIDISK-KRITISK REVISION OG LOVPLIGTIG FORVALTNINGSREVISION, JF. STANDARD FOR OFFENTLIG REVISION (SOR 6 OG 7) Generelt Formål Revisionens omfang og udførsel REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Forretningsgange Personsager

3 640 Til Ringsted Kommunes Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Ringsted Kommune afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2017, udført indtil december Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med Byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af Byrådets og udvalgenes beslutninger, og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender, er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om revisionsaftale (beretning nr. 28). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2017 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Revisionens bemærkninger 2.1 Generelt Revisionsbemærkninger, der skal behandles af Byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 2.2. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med Byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt 2.2 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Det er vores vurdering, at sagsbehandlingen på det sociale område, vedrørende sager med ressourceforløb, ikke fuldt ud lever op til lovgivningen, idet vi har konstateret et relativt højt fejlniveau i disse sager svarende til fejl i ca. 57 % af de efterprøvede kontrolpunkter. Flere af de konstaterede fejl er relateret til borgers retssikkerhed. Jobcentret har ved de interne kvalitetskontroller ligeledes konstateret fejl og det er vurderet, at der er behov for opkvalificering, hvilket er iværksat.

4 641 Fejlene kan henføres til: Konteringsfejl med refusionsmæssig betydning af udgifter til mentorstøtte Manglende rettidig økonomisk opfølgning, fejl af generel karakter der også er konstateret på andre sagsområder Manglende løbende opfølgning Manglende udarbejdelse af fyldestgørende begrundelse for indstilling til ressourceforløb Manglende redegørelse for indsatsområder indsatsdelen Manglende grundlag for opfyldelse af betingelserne for bevilling af ressourceforløb På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet ressourceforløb ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Det anbefales, at de iværksatte initiativer vedrørende opkvalificering følges tæt med henblik på at af øge kvaliteten i sagerne Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Der er ikke afgivet revisionsbemærkninger i den seneste revisionsberetning. 3 Regnskabsføring og interne kontroller 3.1 Kasse- og regnskabsregulativet Vi har gennemgået kommunens Kasse- og regnskabsregulativ og herunder vurderet, om regulativet fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Det er fortsat vores opfattelse, at Kasse- og regnskabsregulativet i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. I de følgende afsnit har vi efterprøvet, om konkrete og væsentlige dele af kasse- og regnskabsregulativet fungerer i praksis. 3.2 Bilagsbehandling, funktionsadskillelse og interne kontroller Vi har valgt at sætte fokus på, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i Kasse- og regnskabsregulativet.

5 642 Regulativet indeholder følgende grundlæggende regler for den elektroniske bilagsbehandling i kommunen: Der er sikret kontoplanafgrænsning, således at alle som hovedregel tildeles rettigheder til bogføring på den del af kontoplanen (dataudsnit), som er nødvendigt for at varetage den funktion, de er ansat til. Indkomne leverandørfakturaer kan godkendes af én medarbejder op til en tildelt beløbsgrænse. Ved overskridelse af beløbsgrænsen skal bilaget yderligere godkendes af en medarbejder med rettigheder til en større beløbsgrænse, og som har rettigheder til bogføring i det aktuelle kontoplanafsnit. Der udføres ledelsestilsyn i form af regelmæssige stikprøvekontroller. Kontrollen bør udgøre mellem 2 % og 10 % af den samlede bilagsmængde. Dokumentation for kontrollens udførelse opbevares i institutionen. Der foretages kontrol af medarbejdere, som er tildelt udvidede rettigheder i Økonomisystemet. Disse medarbejdere har mulighed for at foretage ændringer i betalingsstrømmene. Der foretages kontrol af 25 % af fakturaerne. For udgiftsbilag udenfor workflow (FB60) foretager den budgetansvarlige kontrol af 10 % af udbetalingerne. Udgiftsbilag skal som hovedregel altid udbetales til CVR eller CPR nummer. Hvis dette ikke er muligt, skal Økonomistaben kontaktes omkring oprettelse af et kreditornummer. Ved oprettelse af et kreditornummer skal der forelægge dokumentation for kontonummer. Der foretages 25 % kontrol med oprettelse af frit valgs kreditor. Udbetalinger sker i de fleste tilfælde til NemKonto. I nogle tilfælde oprettes en specifik konto til udbetalinger i stedet. Der foretages 100 % kontrol med oprettelse af specifikke konti. Vi har undersøgt, om bilagsbehandlingen følger disse regler og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. På baggrund heraf har vi foretaget stikprøvevis bilagsrevision. Vi har ligeledes stikprøvevis efterprøvet kommunens forretningsgange. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling er generelt er velfungerende og dermed er tilrettelagt på en hensigtsmæssig og betryggende måde. Dette underbygges af, at vi ikke har fundet bogføringsfejl i de konkrete bilag, som vi har revideret. I forhold til forfaldne fakturaer har kommunen fortsat et stort antal forfaldne fakturaer med fakturadato i indeværende regnskabsår. Det anbefales, at kommunen sætter yderligere fokus på, at der udarbejdes en procedure for ubetalte fakturaer således, at man minimere risikoen for gebyr og renter. I lighed med tidligere år kontrolleres gennemførelsen af ledelsestilsyn gennem stikprøvevise revisionsbesøg i 10 af kommunens institutioner/afdelinger. Disse revisionsbesøg er planlagt udført i januar Resultatet af revisionsbesøgene, og vores endelige vurdering af kommunens bilagsbehandling og ledelsestilsyn vil således først fremgå af den afsluttende revisionsberetning. 3.3 Beholdningseftersyn og gennemgang af udvalgte balanceposter Vi har foretaget et uanmeldt beholdningseftersyn pr. 12. september 2017, som har omfattet kontrol af tilstedeværelsen af kommunens likvide aktiver, midlertidige anbringelser, fejlkonti og ventende remittering. Endvidere har vi vurderet de generelle forretningsgange for afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder.

6 643 Koncerncenter, Økonomi og ledelsesinformation, har i et underbilag til regulativet beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. De enkelte afdelings- og institutionsledere har ansvaret for, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Afstemningerne indsendes til økonomistaben 2 gange årligt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at kommunens kassevirksomhed fungerer betryggende og følger de regler, som Byrådet har vedtaget. Under eftersynet fik vi bekræftet tilstedeværelsen af de kontante og likvide beholdninger. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang for afstemning af balancens konti, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. 4 Løn- og personaleområdet 4.1 Forretningsgange og sagsrevision Vi har foretaget stikprøvevis lønrevision for perioden 1. januar 2017 til 31. august Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt en række lønsager til test af forretningsgangene. Stikprøverne er primært udvalgt inden for følgende løntunge driftsområder: Folkeskolen m.m. Dagtilbud til børn og unge Tilbud til børn med særlige behov Tilbud til ældre og handicappede Det administrative område Vi har endvidere efterprøvet den decentrale løndannelse vedrørende den administrative ledelse. I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der for udbetaling af særydelser foreligger dokumentation for den udbetalte ydelse at den udbetalte særydelse er udbetalt med korrekt beløbssats

7 644 Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 4.2 Vederlag m.v. til politikere Vi har undersøgt om Byrådet har truffet beslutning om ændring af vederlæggelse af Byrådet i forbindelse med den nye bekendtgørelse nr af , om vederlag, diæter, pension mv. for varetagelsen af kommunale hverv. Der er foretaget gennemgang af kommunen fastsættelse af vederlag. Vi har foretaget en stikprøvevis gennemgang af udbetaling af vederlag mv. til Byrådets medlemmer. De besluttede vederlag ses at kunne holdes inden for rammen på de 275 % af borgmestervederlaget i overensstemmelse med bekendtgørelsen. Vor gennemgang af udbetalt vederlag m.v. har vist, at udbetalingerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. 5 Juridisk-Kritisk revision og Lovpligtig forvaltningsrevision, jf. standard for offentlig revision (SOR 6 og 7) Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen og den juridisk kritiske revision er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Følgende tema er valgt i Kommunens kontraktstyring med eksterne (private) leverandører 5.1 Generelt Det er i de nye faglige standarder for forvaltningsrevision, samt juridisk-kritisk revision, fastlagt, at revisor over en 5-års periode skal gennemgå en række fast definerede emner som en del af den samlede revisionsproces. Kontraktstyring dækker over ét af disse faste emner i forhold til, at kontrakterne skal omfatte indkøb af varer eller tjenesteydelser, der indgår i det samlede årsregnskab med væsentlige udgiftsbeløb eller har væsentligt administrativ, samfundsmæssig eller politisk betydning for kommunen som helhed. Der er i efteråret 2017 gennemført en forvaltningsrevision og juridisk-kritisk revision af kommunens kontraktstyring med eksterne (private) leverandører, med fokus på om kontrakter styres og administreres hensigtsmæssigt i forhold til økonomi og kvalitet i opgaveløsningen Formål Fokus har i forvaltningsrevisionen været bredt på kontraktstyring i forhold til kommunens kontrakter med eksterne (private) leverandører. Der var ikke på forhånd fastsat forvaltningsområder, som forvaltningsrevisionen af kontraktstyring skal dække. Den juridisk-kritiske revision har i den forbindelse haft fokus på det retslige grundlag for gennemførelse af konkurrenceudsættelse, herunder om der er tilrettelagt et styringsgrundlag, der kan sikre og dokumentere, at kommunen har indgået kontrakter i overensstemmelse med gældende regler.

8 Revisionens omfang og udførsel Vi har med udgangspunkt i udtræk for økonomisystemet og indkøbssystemet, udvalgt følgende forvaltningsområder og kontrakter til nærmere gennemgang: - Leverandør RenoNorden, vedr. renovationsservice - Leverandør Aleris Omsorg, vedr. personlig pleje og praktisk hjælp til borgerne på fritvalgsområdet Der er taget udgangspunkt i kommunens politik for indkøb og udbud og i det kontraktlige grundlag, herunder udbudsmateriale samt mødereferater, afregningsgrundlag mv. Det er primært den daglige controlling, samt den løbende opfølgning og dialog med leverandøren inden for gældende regler, der har været genstand for forvaltningsrevisionen og den juridisk-kritiske revision Det er vores opfattelse, at Ringsted kommune generelt set har foretaget de fornødne foranstaltninger til at administrere kontrollen med eksterne (private) leverandører på en hensigtsmæssig og økonomisk forsvarlig måde. Ligeledes vurderes det, at kommunen har tilrettelagt et styringsgrundlag, der kan sikre og dokumentere, at kommunen har indgået kontrakter i overensstemmelse med gældende regler på indkøbs- og udbudsområdet. Vi anbefaler dog, at der, når data foreligger, arbejdes med compliancerapporter- og møder fordelt på forvaltningsområderne, således at der fortløbende er en opmærksomhed på udviklingen i compliance. Det bør være et omdrejningspunkt for selve kontraktstyringen, at der er en høj aftaleoverholdelse. I forlængelse heraf anbefales det, at der prioriteres ledelsesfokus på tværs af organisationen på compliance, således at de årlige compliancerapporter anvendes i den løbende økonomiopfølgning og ved ledelsestilsyn. Endelig anbefaler vi, at der arbejdes på målinger af compliance på varegruppeniveau, og dermed på de produkter, hvor den største rabat kan opnås. 6 Revision af de sociale områder med statsrefusion 6.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr af 15. december 2016 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Børne- og Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Udlændinge- og Integrationsministeriets, Transport-, Bygnings- og Boligministeriets og Undervisningsministeriets ressortområder Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v.

9 646 Antallet af gennemgåede sager skal ses i sammenhæng med de anvendte revisionsmetoder, test af kontroller og substansrevision. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.2 Forretningsgange m.v Forretningsgange I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) inden for følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for Forsikrede ledige) Vi har foretaget test af kontroller for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores overordnede vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, herunder, at det tilrettelagte ledelsestilsyn og de interne kontroller vedrørende kvaliteten i sagerne, generelt fungerer tilfredsstillende.

10 647 Dog anbefales det, dels at alle kvalitetskontroller udføres som besluttet, og dels at der løbende og rettidigt foretages økonomisk opfølgning i sagerne således at risikoen for fejlagtig udbetaling af sociale ydelser mindskes. 6.3 Personsager På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget gennemgang af personsager. Personsagsgennemgangen er foretaget som kombination af test af kontroller samt juridisk kritisk revision inden for følgende områder: Tilbud til udlændinge (herunder integrationsprogram og introduktionsforløb og ydelser til udlændinge omfattet af integrationsloven) Personlige tillæg og helbredstillæg efter lov om social pension Kontante ydelser (herunder kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge, enkeltydelser, SEL 41, 42 og 100) Revalidering (herunder ressourceforløb, jobafklaringsforløb, ledighedsydelse og fleksjob/flekslønstilskud) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder indsatsen for forsikrede ledige) Sammenfattende konklusion på personsagsgennemgang På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagerne generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. Dog er der på følgende områder efter vores opfattelse behov for en opstramning af sagsadministrationen, idet der er konstateret væsentlige fejl hvoraf nogle er af generel karakter: Kontanthjælp Sygedagpenge Ressourceforløb Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2. om revisionsbemærkning om personsager, det sociale område. De konstaterede fejl vedrører: Manglende rettidig økonomisk opfølgning, fejl af generel karakter (kontanthjælp og ressourceforløbsydelse). Konteringsfejl med refusionsmæssig betydning af udgifter til mentorstøtte (ressourceforløbsydelse). Manglende løbende opfølgning (ressourceforløbsydelse). Manglende udarbejdelse af fyldestgørende begrundelse for indstilling til ressourceforløb (ressourceforløbsydelse). Manglende redegørelse for indsatsområder indsatsdelen (ressourceforløbsydelse). Manglende grundlag for opfyldelse af betingelserne for bevilling af ressourceforløb. Manglende tilbud om Læse-, skrive- og regnetest (kontanthjælp). Der er tale om en fejl af generel karakter som jobcentret har bekræftet, og som også løbende er konstateret ved de interne kvalitetskontroller.

11 648 Manglende rettidig løbende opfølgning, herunder manglende begrundelse for valg af anden samtaleform end personlig, som er hovedreglen (sygedagpenge). Ved vores gennemgang af de udførte kvalitetskontroller, herunder konklusioner, er det vores vurdering at der er overensstemmelse mellem de konstaterede fejl og resultatet af vores udførte sagsrevision. Det er oplyst, at der er iværksat en række tiltag med henblik på at opkvalificere medarbejderne og ensarte sagsbehandlingen. Det anbefales, at de iværksatte initiativer følges tæt med henblik på at øge kvaliteten i sagerne. Detaljeret opgørelse af fejl på personsagsniveau: I bilag til den afsluttende beretning vil fremgå en mere detaljeret redegørelse for resultatet af den udførte personsagsgennemgang, samt de tværministerielle oversigter. På følgende områder har vi alene fundet få eller ingen fejl: Repatriering Beboerindskudslån Kontantydelse Uddannelseshjælp Ledighedsydelse Roskilde, den 13. februar 2018 BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab Per Lund Statsautoriseret revisor Verni Jensen Registreret revisor