Uanmeldt tilsyn Bihuset Afdelingen Jagtvej

Transkript

1 J.nr. 09/2310 Uanmeldt tilsyn Bihuset Afdelingen Jagtvej Jagtvej 80, 5000 Odense Uanmeldt tilsyn foretaget den 21. oktober 2009 kl Tilsynsførende: Tilsynet er gennemført af planlægger Marianne Kilden og socialfaglig konsulent Christine Dalsgaard, begge ansat i Handicap- og socialpsykiatriafdelingen, Det Sociale Område, Region Syddanmark. 1. Tilsynets generelle indtryk af tilbuddet. Specialbørnehaven Jagtvej er et dagtilbud for børn i alderen 0-6 år med autisme. Jagtvej er normeret til 20 børn, men har plads til 22 børn. Huset er en ældre villa. De fysiske rammer fremtræder generelt pænt og ordentligt. Tilsynet oplever, at der er god aktivitet rundt omkring i børnehaven på tilsynsdagen, og vi bliver mødt med en konstruktiv, åben og imødekommende dialog både af medarbejdere, afdelingsleder og leder. Der observeres høj grad af nærvær og kontakt til børnene fra personalets side. Tilsynet fik indtryk af, at Specialbørnehaven Jagtvej udbyder mange forskellige aktiviteter i dagtilbuddet, der tager højde for individuelle behov. Det er tilsynets generelle indtryk, at den nye ledelse på Jagtvej arbejder konstruktivt med anbefalingerne fra sidste tilsyn. Tilsynet vurderer desuden, at Specialbørnehaven Jagtvej er i gang med en række initiativer, der retter sig imod kvalitetssikring og -udvikling. 2. Evt. anbefalinger til kvalitetssikring og udvikling. Tilsynet har følgende anbefaling: At der efter brandmyndighedens vejledning holdes en forsvarlig brandøvelse uden børnenes direkte medvirken.

2 3. Evt. bemærkninger til rapporten fra forstander og driftschef, som ikke er indarbejdet. Fra forstanderen: Ingen. Fra driftschefen: Ingen. 4. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen. Rapporten fremsendes under henvisning til ovenstående anbefaling. I bedes træffe aftale med tilbuddets leder om anbefalingen. Den 4. december 2009, JFB. 5. Tilsynsbesøgets forløb Fokuspunkter: De tilsynsførende havde på forhånd aftalt, at der på tilsynsdagen ville være følgende fokusområder: Tjek af dagens rutiner; hvor mange medarbejdere er mødt på arbejde, er der nogen fraværende, er der indkaldt vikarer? Forældresamarbejdet Sygefravær generelt Hvorledes foregik tilsynsbesøget: Der blev på tilsynsdagen foretaget tilsyn på hele Specialbørnehaven Jagtvej, med undtagelse af legepladsen. Ved ankomst blev tilsynet taget godt imod af sekretæren, som kunne oplyse, at den daglige leder samt leder var på fælles kursus med en række medarbejdere fra Specialbørnehaven Jagtvej, Bihuset samt AutismeCenter Holmehøj, finansieret af Udviklingspuljen. Lederen blev ringet op og informeret om tilsynsbesøget. Det blev aftalt, at han ville komme snarest muligt. Sekretæren viste rundt. Under rundvisning ankom daglig leder og leder og deltog i rundvisningen. Under rundvisningen havde vi en længere samtale med sekretæren og en af pædagogerne om bl.a. sygefravær og forældresamarbejde. Vi fik vist to af børnenes kontaktbøger. Vi talte kort med enkelte pædagoger i de andre stuer om de igangværende aktiviteter. Efter rundvisning talte tilsynet med leder og daglig leder i et af mødelokalerne. Samtalen koncentrerede sig om de særlige fokuspunkter for tilsynet samt om opfølgningen på anbefalingerne fra det seneste anmeldte tilsynsbesøg. 6. Tilbuddets aktuelle situation. Pr. 1. september 2009 er Specialbørnehaven Jagtvej organisatorisk placeret under Bihuset og dennes leder. Den daglige leder er fortsat placeret på Jagtvej. Brugergruppen:

3 Aktuelt er der indskrevet 18 børn i alderen 2-7 år. 1 barn er på vej til at blive indskrevet som det 19. barn i institutionen. Det oplyses, at der ikke er venteliste til Specialbørnehaven Jagtvej. Aktuelt er der ingen børn, der skal have udleveret medicin i børnehaven. På tilsynsdagen var et barn fraværende i børnehaven. Personalesituationen: Grundnormeringen er én medarbejder til 2 børn. På tilsynsdagen blev det observeret, at der var personale på alle 4 stuer i overensstemmelse med grundnormeringen. På enkelte stuer var der en overrepræsentation af personale, således at der var 1 personale til 1 barn. Hvilket angiveligt skyldes, at det var sidst på dagen, og flere børn allerede var blevet afhentet. Personalet er sammensat tværfagligt af pædagoger, ergo- og fysioterapeuter, pedel, administrativ medarbejdere, rengøringsmedarbejdere, afdelingsleder og leder. På tilsynsdagen talte tilsynet med flere af medarbejderne på tværs af faggrænserne, og det er tilsynets vurdering, at der er godt samarbejde og grundlæggende et godt kendskab til børnegruppen og den kerneydelse, der gives. De fysiske rammer: De fysiske rammer blev besigtigede på alle tre etager; på stueplan forefindes de 4 stuer, hvor børnene har deres primære tilhørsforhold, samt 2 toiletter og køkken. På 1. salen er der mødelokaler, kontorer samt fysio- og ergoterapi. I kælderen er der indrettet snoozelrum, et lille legerum samt et stort motionsrum. Et andet rum, i forlængelse af motionsrummet, er under renovering med henblik på også at kunne rumme forskellige former for fysisk aktivitet. Derudover rummer kælderen et toilet, værksted for pedellen, samt lokale til brug for møde eller supervision for personalet. Generelt fremtræder de forskellige rum, kontorer, mødelokaler og toiletter rene og i ordentlige forhold. I forhold til villaens alder, fremstår såvel ydre som indvendige rammer pæne og velholdte. 7. Særlige fokuspunkter Tjek af dagens rutiner Der er en sygemelding på dagen for tilsynsbesøget. Der er ikke indkaldt vikar. Der er tre vikarer på arbejde i stedet for tre pædagoger, der deltager i kursus på dagen. Der er ikke indkaldt vikarer i stedet for de to ergoterapeuter, der underviser på kurset, da disse ikke indgår i stuernes vagtplan. Ressourcefordelingen på tilsynstidspunktet var forsvarlig og fuldt ud dækkende i forhold til at sikre det enkelte barns trivsel. Alle børnene var beskæftigede og havde tilstrækkelige personaleressourcer tilstede. Forældresamarbejdet Det var på forhånd blevet besluttet, at tilsynet ville have særlig fokus på forældresamarbejdet, på baggrund af anbefalinger givet ved anmeldt tilsyn den 21. april Ledelsen fortæller, at der i forbindelse med tiltrædelse af den nye forstander for Specialbørnehaven Jagtvej blev afholdt et vellykket møde med forældrebestyrelsen.

4 Driftschefen på området deltog i mødet. Det er ledelsens indtryk, at forældrene under og efter dette møde udelukkende har haft en positiv indstilling til, at man i fællesskab kan se fremad i den nye organisering af Specialbørnehaven Jagtvej som en afdeling under tilbuddet Bihuset. Ledelsen oplever opbakning fra forældrebestyrelsen. Det er tilsynets indtryk, at ledelsen har igangsat en række initiativer, der skal styrke forældresamarbejdet. De adspurgte medarbejdere fortæller, at de med hjælp fra psykolog og høre-talefaglig konsulent har udviklet brugen af kontaktbøgerne. Tilsynet kunne ved selvsyn konstatere, at der var foretaget relevante beskrivelser af børnenes adfærd og trivsel på dagen for tilsynet. Der var mange billeder i kontaktbøgerne, der illustrerer og er med til at dokumentere børnenes aktiviteter og udvikling. Opstartsmøderne med forældrene er fremrykket, ligesom der bliver udarbejdet et månedsnyt til forældrene, hvor hver stue beskriver, hvilke nye tiltag man p.t. arbejder med i forhold til børnene. Ledelsen beskriver i hvert månedsnyt, hvad der rører sig i børnehaven som helhed samt i organisationen. Tilsynet vurderer, at disse initiativer er med til at sikre en åbenhed over for forældrene, som styrker dialogen med forældrene. Ledelsen kan konstatere, at der ikke har været udtrykt samme behov for information fra forældrenes side som før sommerferien. Sygefravær generelt Ledelsen oplyser, at der p.t. er to langtidssygemeldinger i børnehaven. Fokus på sygefravær generelt kommer af de to seneste rapporter fra anmeldt tilsyn, hvoraf fremgår, at sygefraværet i børnehaven i en længere periode har været højt. Vi har ved dette uanmeldte tilsyn spurgt enkelte medarbejdere samt ledelsen om deres opfattelse af sygefraværet generelt. Der ligger ikke statistik til grund for tilsynets vurdering. Det er tilsynets indtryk, at de adspurgte medarbejdere oplever en del sygefravær fortsat. De oplever, at fraværet skyldes sygdom, som ikke kan undgås på en arbejdsplads som børnehaven. Medarbejderne bemærker, at det er positivt, at der afholdes omsorgssamtale i forbindelse med langtidssygemelding. Det er tilsynets vurdering, at ledelsen har mange gode overvejelser omkring de faktorer, der spiller ind i forhold til sygefravær, samt idéer til, hvordan der kan handles i forhold til sygefravær. Den nyligt tiltrådte leder giver udtryk for, at en nedbringelse af sygefravær er en proces, der tager tid og som forudsætter, at han har et godt kendskab og en god relation til medarbejderne. Status i opfølgning af tilsynets tidligere anbefalinger Anbefalinger fra anmeldt tilsyn 21.april 2009: 1. At udbygge dialog mellem forældre og medarbejdere ved at Optimere brugen af kontaktbogen i forhold til at dokumentere aktiviteter, der vedrører barnets udvikling. Afholde to årlige statusmøder mellem forældre og kontaktperson.

5 Status: Jf. afsnit oven for om forældresamarbejdet: Der er fulgt op på anbefalingen ved dialog med forældrebestyrelsen, ved optimering af kontaktbøgerne samt ved en øget formidlingsindsats over for forældrene generelt. 2. At man hurtigst muligt etablerer et projekt i børnehaven omkring det gode forældresamarbejde, som bygger på mere intensiv inddragelse af forældrene. Status: Ledelsen arbejder målrettet med det gode forældresamarbejde og har fokus på en større grad af åbenhed over for forældrene, således at disse løbende holdes informeret om den aktuelle pædagogiske tilgang, ændringer i personalesituationen mm. 3. At registrere vold barn mod barn. Status: Ledelsen har tiltro til, at medarbejderne er handlekraftige og løsningsorienterede i tilfælde af vold barn mod barn. En registrering skønnes derfor ikke nødvendig. 4. At ledelsen sikrer, at der registreres for vold mod personale samt at den psykiske arbejdsbelastning bliver fulgt op. Status: Der er sket en forbedring i den psykiske arbejdsbelastning i og med, at en særlig indsats over for et enkelt barn er afsluttet. Ledelsen er opmærksom på registrering af vold mod personale 5. At ansvaret for den stressede arbejdssituation føres tilbage til ledelsen ved brug af ekstern konsulentbistand. Status: Jf. afsnit om sygefravær oven for: Ledelsen har taget ansvar og styring i forhold til arbejdssituationen. Der er fortsat et samarbejde i gang med et eksternt konsulentfirma, som ledelsen udtrykker stor tilfredshed med. 6. At udarbejde beredskabsplan samt afholde brandøvelse og brandsyn inden den Status: Der har fundet brandsyn sted inden den Resultatet af brandsynet var, at en kopimaskine er blevet flyttet. Brandsynet anbefalede ligeledes at afholde brandøvelse. Ledelsen oplyser til tilsynet, at der vil blive fulgt op på anbefalingen ved at SR, pedel samt daglig leder deltager i brandøvelses-kursus. Ledelsen vurderer, at det er uhensigtsmæssigt at gennemføre brandøvelse p.g.a. børnenes autismeproblematik. Der er udarbejdet beredskabsplaner i Specialbørnehaven Jagtvej. Der er ved at blive udarbejdet en procedure for beredskab til nye medarbejdere. 8. Bruger/pårørendetilfredhed Tilsynet havde ikke mulighed for at spørge børnene om deres tilfredshed grundet deres kognitive funktionsniveau. Overordnet set, var det tilsynets oplevelse at børnene trivedes. Ingen pårørende var til stede ved tilsynet, da det kun er et enkelt barn, der bliver afhentet af forældrene. Alle, vi talte med om forældresamarbejdet, berettede, at de pårørende udtrykker tilfredshed med Specialbørnehaven Jagtvej. 9. Andet Det er stadig oplevelsen i børnehaven, at det er vanskeligt at fastholde vikarer, og at det belaster det faste personale at skulle oplære nye vikarer. Det er desuden problematisk, at det pga den

6 usikre prognose for søgningen til børnehaven har været vanskeligt at fastansætte vikarer. Ledelsen ser frem til, at en mere stabil fremtidsudsigt vil forbedre vikarsituationen. For at dæmme op for disse problemer, ønsker ledelsen på sigt at etablere et vikarkorps på tværs af afdelingerne under Bihuset. Fordelene ved et tværgående vikarkorps er ifølge ledelsen at aflaste de enkelte afdelinger i oplæringsperioden, sikre fastholdelse af vikarer ved at kunne tilbyde dem arbejde i flere afdelinger, samt at gøre det muligt at samle vikarerne til fælles opsamlingsdage med introduktion i tilbudets procedurer mm. Lederen gør opmærksom på, at der er faglige overvejelser om den nuværende oplæring af nye medarbejdere med henvisning til en egentlig følordning, der er i forbindelse med ansættelse af vikarer, studerende og nye medarbejdere, og om denne ordning evt. skal gøres permanent. Derudover er der en del overvejelser vedrørende hvilke udviklingsmuligheder, der er nu, hvor organisationen er blevet potentiel større, med de 2 afdelinger under Bihuset. Det kan være udviklingsmuligheder i forhold til uddannelse, rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, der gør sig gældende.