ÅRSBERETNING 2013 for Retten på Frederiksberg. (bemærkninger til årsnøgletal)

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2013 for (bemærkninger til årsnøgletal) - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2014

2 2 1. Indledning kort præsentation af retten er en af Danmarks 24 byretter. Retskredsen omfatter Frederiksberg kommune samt visse dele af Københavns kommune (Bispebjerg-Brønshøj Provsti, Valby-Vanløse Provsti og Sydhavn Sogn). Der bor i retskredsen ca personer. Rettens personale består af en præsident og 12 øvrige dommere samt et nogenlunde tilsvarende antal øvrige jurister og ca. 65 kontor- og servicemedarbejdere. Retten afsluttede i 2013 ca civile sager, straffesager, fogedsager, dødsboskiftesager og notarialsager (testamenter o.l.). 2. Resultater i 2013 DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Nedenfor gennemgås resultaterne for 2013 opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. Resultat 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Rettens aktivitet måles som vægtede afsluttede sager. Ved opgørelse af den samlede aktivitet sker der en vægtning inden for de enkelte sagsområder og derefter en samvægtning af aktiviteten på de enkelte sagsområder. Dette ud fra den gennemsnitlige tyngde af sagerne på de enkelte sagsområder. På de enkelte sagsområder opgøres aktiviteten for både jurister og kontorpersonale.

3 3 I 2012 og 2013 var rettens aktivitet som følger: Samlet Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager Notarialforretninger SAMLET BYRETTERNE Retten på Frederiksberg Der ses således et (større eller mindre) fald på samtlige sagsområder. Tallene skal imidlertid læses med nogen forsigtighed, idet der i 2013 (og de foregående 2 år) beklageligvis er sket fejlagtige statistiske indberetninger, således at der rent faktisk er afsluttet betydeligt tungere vægtede civile og straffesager end forudsat i beregningen. Dette betyder bl.a., at retten reelt har haft en ikke uvæsentlig højere aktivitet end anført ovenfor. Den samlede produktivitet for retten beregnes ved at holde den samlede aktivitet målt som afsluttede vægtede sager op mod det samlede vægtede årsværksforbrug inkl. årsværk anvendt til generel ledelse og administration mv. På de enkelte sagsområder fremkommer rettens samlede produktivitet ved at holde den samlede aktivitet målt ved de vægtede afsluttede sager inden for sagsområdet op mod det samlede vægtede årsværksforbrug på området med tillæg af en forholdsmæssig andel af det årsværksforbrug, der anvendes til generel ledelse og administration mv. ved retten. Retssager er en fælles beregning af produktivitet for civile sager og straffesager efter samme princip. Resultatet er indekseret, så den gennemsnitlige produktivitet ved byretterne i 2011 svarer til indeks 100. Det er valgt at fastholde byretternes gennemsnit for 2011 som indeks 100, idet det giver mulighed for at sammenligne og 2013-tallene direkte med produktivitetstallene for Samlet Retssager Straffesager Civile sager Fogedsager Skiftesager SAMLET BYRETTERNE 100,8 99,4 102,0 98,9 109,2 103,2 90,2 90,4 95,3 97,2 109,9 109,3 102,4 101,3 108,9 103,9 132,3 111,8 79,5 85,9 96,7 102,3 96,7 99,8 Som det fremgår af tabellen er rettens produktivitet i 2013 tilsyneladende faldet en smule i forhold til 2012, hvilket i øvrigt er et gennemgående træk i næsten hele landet. Ikke desto mindre ligger produktiviteten i 2013 fortsat et pænt stykke over landsgennemsnittet. Tallene er dog heller ikke her retvisende på grund af ovennævnte statistiske fejl. Fejlkilden er fundet, og fejlen bliver rettet i 2014, hvilket med al sandsynlighed vil betyde en kraftig produktivitetsfremgang allerede i indeværende år. Retten ligger ikke desto mindre fortsat inde med en del bunker af sager, der er ophobet gennem årene på rund af mangelfulde ressourcer. Også dette forhold vil blive forsøgt afhjulpet gennem ansættelse af ekstraordinært personale til bunkebekæmpelse.

4 4 En del af rettens årsværksforbrug må nødvendigvis anvendes på generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner mv. Det er vanskeligt, for ikke at sige umuligt præcist at sige, hvor stor procenten til generel ledelse og administration mv. bør være. Procenten kan være for lille, så der ikke er tilstrækkelig overordnet styring af retten. Men den kan også være for stor, så der anvendes årsværk til ledelse og administration, der ikke tilfører værdi i forhold til at understøtte udførelsen af rettens kerneydelser og samtidigt opretholde en høj kvalitet i sagsbehandlingen Det er således vigtigt at finde den rigtige balance med henblik på at anvende ressourcerne mest effektivt. mener fortsat at have opnået en rimelig fordeling af personaleressourcerne mellem generel ledelse og administration og sagsrelateret arbejde, idet man har fastholdt målsætningen om ikke at anvende uforholdsmæssigt mange ressourcer på generel ledelse og administration: ÅRSVÆRKSFORBRUG ANVENDT TIL GENEREL LEDELSE OG ADMINISTRATION MV. Årsværk til generel ledelse og administration %-del til generel ledelse og administration SAMLET BYRETTERNE Jurister 40,3 35,4 36,4 8,8% 7,7% 8,1% Kontor 174,5 164,7 155,3 18,0% 18,2% 18,1% Elev 15,6 13,2 15,7 16,0% 15,5% 18,2% Fleks 28,3 23,8 23,0 43,1% 41,9% 46,9% Øvrige 85,2 80,1 74,8 84,8% 84,1% 81,3% Samlet 343,9 317,4 305,1 20,3% 19,8% 19,9% - ekskl. fleks og elever 299,9 280,3 230,0 19,6% 19,2% 16,5% Jurister 1,9 1,1 1,8 8,1% 4,2% 7,4% Kontor 8,5 8,1 8,6 16,8% 16,6% 19,2% Elev 0,1 0,6 0,6 2,8% 14,4% 20,9% Fleks 0,1 0,1 0,0 1,9% 2,9% 0,4% Øvrige 4,0 3,9 4,8 77,3% 79,3% 79,8% Samlet 14,5 13,7 15,7 16,9% 16,0% 19,7% - ekskl. fleks og elever 14,3 13,1 15,1 18,1% 16,6% 20,3% Resultat 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid) Der er som led i domstolsreformen af domstolene selv fastsat en række konkrete mål for sagsbehandlingstiden ved byretterne (og de overordnede retter). For byretterne har målsætningen umiddelbart (dvs. i første omgang) været at nedbringe sagsbehandlingstiden til niveauet i På længere sigt er det målet at nedbringe den yderligere.

5 5 Mulighederne for at realisere disse mål afhænger naturligvis af domstolenes ressourcemæssige situation i den kommende årrække. Udviklingen er umulig at forudsige, hvilket naturligvis vanskeliggør udtalelser om den fremtidige udvikling. For udviser tallene vedr. målopfyldelse i 2012 og 2013 (i procent) som følger inden for de enkelte sagsområder: CIVILE SAGER "Tunge" almindelige sager Øvrige almindelige sager Alle almindelige civile sager Ægteskabssager Forældreansvarssager <15 MDR. <18 MDR. <12 MDR. <15 MDR. <6 MDR. <12 MDR. <4 MDR. <6 MDR. <6 MDR. <8 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 41,2 46,1 54,5 58,5 46,6 55,1 62,4 67,9 64,0 66,5 81,8 84,8 58,2 56,0 81,0 79,2 61,3 65,8 78,3 80,6 35,5 50,0 45,2 65,0 44,5 42,7 63,2 60,2 63,3 66,8 83,3 84,5 39,8 32,9 72,7 62,0 50,8 46,1 70,5 66,4 Ved "tunge" almindelige sager forstås sager, der er behandlet kollegialt, med en værdi på mere end 1 mio. kr. eller rubriceret som forvaltningssag (det offentlige er part eller der er tale om en advokatnævnssag). Ved "Øvrige almindelige sager" forstås almindelige sager, der ikke er "tunge". Boligretssager og småsager inkluderes ikke. Ved Alle almindelige civile sager forstås både sager med og uden hovedforhandling, herunder udeblivelsesdomme, forligte sager, henviste sager og afviste sager, ligesom alle sager med forhandlingsmaksime (almindelige sager, boligretssager og småsager) er inkluderede. Forældreansvarssager inkluderer hovedforhandlede sager, sager sluttet efter forlig og sager sluttet efter retsmægling. Der er for flere områders vedkommende tale om en fremgang. På det familieretlige område spores dog et mindre fald. Dette er først og fremmest begrundet i anvendelsen af sagkyndig bistand (psykologer) under retsmøderne, hvilket er fundet hensigtsmæssigt med henblik på at styrke afgørelsernes kvalitet og holdbarhed. STRAFFESAGER Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager Voldssager Voldtægtssager <4 MDR. <6 MDR. <3 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. <2 MDR. <6 MDR. <37 DG. <2 MDR. <37 DG. <2 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 44,4 55,4 80,7 69,6 55,6 60,6 79,7 83,4 84,2 84,9 95,5 95,3 51,4 56,9 86,3 90,5 48,9 52,7 64,6 66,0 41,6 42,2 63,6 57,8 Retten på Frederiksberg 11,8 9,1 41,2 31,8 39,3 35,7 58,9 60,7 87,3 86,6 94,0 93,2 30,3 30,0 59,9 66,1 30,8 8,7 53,8 30,4 33,3 0,0 33,3 50,0

6 Målopfyldelsen er ikke tilfredsstillende, hvilket som tidligere beskrevet hænger sammen med manglende ressourcer. Dette forsøges udbedret i 2014 gennem ansættelse af midlertidigt, ekstra personale. FOGEDSAGER 6 Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. <2 MDR. <4 MDR. MÅL (procent) SAMLET BYRETTERNE 67,3 71,1 89,3 91,8 79,3 83,4 95,1 96,6 68,5 68,2 89,9 91,6 52,1 59,0 76,2 81,4 77,4 88,9 91,7 97,4 52,2 55,9 78,8 81,3 Der er for fogedsagernes vedkommende sket en markant forbedring af målopfyldelsen i Denne udvikling må anses for meget tilfredsstillende. For sagsbehandlingstiderne i 2012 og 2013 ser resultaterne således ud (gennemsnitlig sagsbehandlingstid i antal dage): CIVILE SAGER Hovedforhandlede almindelige sager Hovedforhandlede boligretssager Hovedforhandlede småsager Alle civile sager m. forhandlingsmaksime Alle ægteskabssager Alle forældreansvarssager Ret SAMLET BYRETTERNE Alle civile sager med forhandlingsmaksime inkluderer sagstyperne almindelige sager, boligretssager og småsager. STRAFFESAGER Ret Nævningesager Domsmandssager Sager uden domsmænd Tilståelsessager SAMLET BYRETTERNE

7 Udviklingen i sagsbehandlingstiden for civil- og straffesager må ses i lyset af embedets generelt høje produktivitet. På denne baggrund, er den fortsat stort set tilfredsstillende, men en forbedring er først og fremmest afhængig af tilførsel af ekstra ressourcer, jf. ovenfor. 7 I øvrigt var retten i 2013, lige som i det foregående år belastet af et meget stort antal nævningesager (22 personsager i modsætning til f.eks. 9 i 2011), der bl.a. havde tilknytning til bandekriminalitet o.l. Disse ekstra sager medfører selvsagt en langsommere afvikling af embedets domsmandssager, da nævningesager kræver medvirken af 3 juridiske dommere (i modsætning til 1 dommer i en domsmandssag) og oftest er af flere dages varighed. Man kan således groft sagt sige, at 1 nævningeretsdag svarer til 3 domsmandsretsdage. Dertil kommer, at der i 2013 lige som de foregående år er afviklet et større antal langvarige og komplicerede domsmandssager. Endelig spilder embedet fortsat betydelige ressourcer som følge af, at en række af allerede berammede straffesager må omberammes på grund af udefra kommende omstændigheder, f.eks. forsvarerskifte og manglende forkyndelser. Ligesom det undertiden er meget vanskeligt at få berammet en sag inden for kort tid som følge af, at anklagemyndigheden og/eller forsvareren ikke kan møde på det af retten foreslåede tidspunkt. FOGEDSAGER Ret Alm. fogedsager Særlige fogedsager Betalingspåkrav Tvangsauktioner SAMLET BYRETTERNE Også her ses en væsentlig forbedring fra 2012 til 2013, hvilket er yderst tilfredsstillende. SKIFTESAGER Ret Boudlæg Uskiftet bo Privat skifte Forenklet privat skifte SAMLET BYRETTERNE For skiftesager var sagsbehandlingstiden i 2013 fortsat acceptabel, uagtet afslutningen af en række skiftesager ligger uden for rettens kontrol. For de (alm.) privatskiftede boers vedkommende kan en række boer således rent faktisk ikke afsluttes hurtigt som følge af manglende mulighed for salg af boets faste ejendom på grund af den fortsatte økonomiske krise. Dertil kommer, at retten for de sidstnævnte boers vedkommende ikke har direkte indflydelse på, hvornår arvingerne ønsker boet afsluttet (inden for de gældende frister). Det samme er tilfældet for uskiftede boer, hvor retten er uden

8 8 indflydelse på, hvornår den efterlevende ægtefælle inden for den gældende 6 måneders frist vælger at indsende den formueoversigt, der afslutter boets behandling. Resultat 3: Faglig kvalitet Det har været et vigtigt element i domstolsreformen at sikre, at kvaliteten af domstolenes ydelser fortsat ligger på et højt niveau, herunder bl.a. i forhold til den faglige kvalitet og den brugeroplevede kvalitet. I 2013 arbejdede retten navnlig med følgende kvalitetsprojekter og -initiativer: Rettens hjemmeside blev yderligere udbygget, således at den i dag fremstår som meget brugervenlig og informativ. Opsøgende kursusvirksomhed o.l. Personalet i embedets reception blev fortsat oplært til at fungere mere brugerorienteret og professionel. Resultat 4: Brugeroplevet kvalitet Der blev gennemført en ny brugerundersøgelse ved retterne i forsommeren Undersøgelsen viste for retten på Frederiksbergs vedkommende, at rettens brugere var meget tilfredse (ofte mere end landsgennemsnittet) med navnlig Rettens åbningstid ( :00) Rettens hjemmeside Indeklimaet i retten Støjniveau og akustik Dommernes mødeledelse Det anvendte sprog i domme o.l. Der var for brugerne mindre tilfredshed navnlig med hensyn til Muligheden for at træffe den rette medarbejder ved opringning e.l. Rettens bevarelse af mails Indkaldelse af domsmænd via sms Utilstrækkelig teknik i retssalene Væggene i retssalene i den nye bygning flimrer

9 Med hensyn til disse forhold vil retten tilstræbe hurtigere og bedre besvarelse af skriftlige og mundtlige henvendelser af enhver form. Samtidig vil hjemmesiden blive udbygget, så en række (yderligere) spørgsmål vil kunne blive besvaret gennem simple opslag. Indkaldelse af domsmænd o.l. sker fortsat hurtigt og billigt via mails, men retten har nu indført en sms-erindringsprocedure, således at domsmændene erindres om et retsmøde får dage, før end det afholdes. I indeværende år er een retssal (og snart yderlige 3) indrettet med avanceret teknisk udstyr til brug for afvikling af digitale retssager, f.eks. via brug af multimedia og Ipads. Endelig er væggene i retssalene blevet (delvist) malet om med henblik på at undgå synsgener for rettens brugere. Resultat 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Ledelsen ved retten på Frederiksberg lægger meget stor vægt på de ansattes trivsel, som er af afgørende betydning for embedets opnåede resultater. I 2013 blev der gennemført trivselsundersøgelse ved retterne. Undersøgelsen viste for retten på Frederiksberg en markant forbedring i forhold til en tilsvarende undersøgelse i 2010, der også var meget tilfredsstillende. har således på mange områder en trivsel og tilfredshed blandt medarbejderne, der ligger over landsgennemsnittet. Ikke desto mindre er embedet stadig præget af en del sygdom blandt medarbejderne. Det gennemsnitlige sygefravær opgøres i dage pr. ansat (årsværk). Sygefravær inkluderer deltidssygdom, men ikke barns sygdom, omsorgsdage og særlige feriedage. Ansatte under socialt kapitel indgår ikke i opgørelsen. Personaleomsætningen viser andelen af afgåede medarbejdere i forhold til det gennemsnitlige antal årsværk over året. Tabellen nedenfor viser det gennemsnitlige antal sygedage pr. medarbejder (ekskl. ansatte under socialt kapitel, barns sygdom, omsorgsdage og særlige feriedage, men inkl. deltidssygdom) samt rettens personaleomsætning i : 9 Gnst. antal sygedage pr. ansat Personaleomsætning (%) Lønsumsforbrug (mio.) SAMLET BYRETTERNE 8,6 8,6 8,8 11,8 33,4 32,5 13,1 12,0 7,9 18,3 42,1 40,4 Lønsumsforbruget er angivet i mio. kr. og inkluderer egentlig løn, over- og merarbejde, stævningsmænd, refusioner og pensionsbidrag.

10 10 Resultat 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) har i 2013 anvendt betydelige ressourcer på at udbygge og vedligeholde embedets hjemmeside, der næsten dagligt opdateres med pressemeddelelser om afsluttede sager af offentlig interesse o.l. Derudover anvender embedets ledelse og dommere fortsat en del tid på undervisning/folkeoplysning med henblik på at udbrede kendskabet til retsvæsenet og arbejdet ved retten på Frederiksberg. I 2013 medvirkede retten således i kulturnatten, ligesom der afvikledes 2 uformelle forelæsninger på Frederiksberg Hovedbibliotek med deltagelse af flere hundrede interesserede. 3. Udviklingsaktiviteter i 2014 Retten vil med udgangspunkt i Domstolsstyrelsens overordnede handlingsplan for 2014 i år særligt fokusere på områderne Klar, Parat, Digital, Digitale retsmøder, Kortere sagsbehandlingstider, Tidssvarende kommunikation med ikke professionelle brugere samt Tillid til domstolene. Herudover har retten udvalgt mere lokale fokusområder. Retten har netop nedsat en arbejdsgruppe, der skal arbejde med, at der sker digital postafsendelse i videst muligt omfang. Målet er, at der inden årets udgang skal ske digital afsendelse af ca. 80 procent af rettens post. Retten har som anført ovenfor indrettet et af retslokalerne med avanceret teknik til brug for afvikling af digitale retsmøder. Derudover forventes det i 2014, at 3 yderlige retssale vil kunne anvendes til videotransmitterede afhøringer o.l. Retten vil arbejde med nye muligheder for forkyndelse, herunder telefonforkyndelse i et vist antal sager. Retten fokus vil dog først og fremmest være på en nedbringelse af berammelsestiderne i retsafdelingen, særligt vedrørende straffe- og familieretlige sager. Retten vil fortsat holde åbent hus, herunder på Kulturnatten. Retten vil endvidere på ny rette henvendelse til retskredsens skoler o.l. med tilbud om besøg, foredrag o.l. Endelig vil retten vil i 2014 have fokus på korrekte statistiske indberetninger.