Bilag til dagsordenens pkt. 4.a Bestyrelsens forslag til nye vedtægter

Transkript

1 Bilag til dagsordenens pkt. 4.a Bestyrelsens forslag til nye vedtægter Vedtægter for grundejerforeningen Hedelyhaven/Søagerparken Indholdsfortegnelse: Kap. 1 Foreningens navn og hjemsted 1-2 Kap. 2 Foreningens område og medlemskreds 3-4 Kap. 3 Foreningens formål og opgaver 5 Kap. 4 Medlemmernes forhold til foreningen 6-8 Kap. 5 Foreningens ledelse og administration 9-16 Kap. 6 Regnskab og revision Kap. 7 Forskellige bestemmelser Kapitel 1 - Foreningens navn og hjemsted 1 Foreningens navn er "Grundejerforeningen Hedelyhaven/Søagerparken 7-201". 2 Foreningens hjemsted er Greve Kommune. Kapitel 2 - Foreningens område og medlemskreds 3 Foreningens geografiske område er identisk med området omfattet af lokalplan nr for Greve Kommune, tinglyst 26/ Foreningens medlemmer, der har såvel ret som pligt til medlemskab, er de til enhver tid værende ejere af parceller, som er beliggende i foreningens geografiske område, jvf. ovenfor. Kapitel 3 - Foreningens formål og opgaver 5 Grundejerforeningens opgaver Grundejerforeningen varetager medlemmernes interesser og forestår blandt andet etablering samt drift og vedligeholdelse af fællesanlæg og fællesarealer i overensstemmelse med lokalplanens bestemmelser. Herudover udføres de opgaver, der i henhold til lovgivningen pålægges foreningen. Grundejerforeningen er berettiget til at optage de lån og/eller opkræve det kontingentbeløb, der er nødvendigt for udførelsen af foreningens opgaver, herunder at kræve sikkerhedsstillelse for evt. optagne lån, hvis det fordres af kreditor, jvf. reglerne i kapitel 4. Side 1

2 Kapitel 4 - Medlemmernes forhold til foreningen 6 Finansieringsgrundlag Generalforsamlingen afgør, i hvilket omfang finansiering og administration af de til foreningen henlagte opgaver alene skal ske ved opkrævning af kontingent hos medlemmerne eller suppleres med optagelse af lån. Kontingentets samt et evt. lånebeløbs størrelse, vilkår og afviklingsprofil fastsættes af generalforsamlingen. Ved optagelse af lån, hvor kreditor alene fordrer sikkerhed i foreningens formue, kræves der ved afstemningen 2/3 flertal af de afgivne stemmer for at låneoptagelsen er vedtaget. Ved optagelse af lån, hvor kreditor fordrer sikkerhed i de enkelte parceller, følges de samme afstemningsregler, som er gældende for vedtægtsændringer, jvnf. Reglerne i paragraf 20. Hvert medlem er pligtig at betale det til enhver tid af generalforsamlingen fastsatte kontingent, samt om nødvendigt stille den fornødne sikkerhed ved evt. optagelse af lån i henhold til generalforsamlingsbeslutningen, jvnf.. Såvel kontingentet som den evt. sikkerhedsstillelse fastsættes pr. parcel. Kontingentet betales halvårligt i henholdsvis april måned for 1. halvår og oktober måned for 2. halvår. Ved ikke rettidig betaling af kontingent skal skyldner betale alle omkostninger forbundet med restancens inddrivelse, herunder eventuelle advokatomkostninger. Til skyldner fremsendes et påmindelsesbrev med 8 dages betalingsfrist. Er restancen ikke betalt inden fristens udløb, fremsendes et anbefalet brev, hvori skyldner med en betalingsfrist på 8 dage varsles om, at restancen ved fortsat manglende betaling overgives til retslig inkasso. Ved fremsendelse af det anbefalede rykkerbrev beregnes et rykkerbrevsgebyr på 10 % af det årlige kontingent. Et medlem, der er i restance, har ikke stemmeret på generalforsamlingen, ligesom medlemmet ikke kan vælges til tillidshverv i foreningen. 7 Medlemmernes hæftelser I forhold til tredjemand hæfter medlemmerne ikke for foreningens forpligtelser med andet end deres andel i foreningens formue, medmindre der optages et lån, som helt eller delvist fordrer de enkelte medlemmers hæftelse, jvnf. 6. Side 2

3 I forhold til foreningen hæfter medlemmerne subsidiært, personligt og pro rata, hvilket også gælder for tab, som foreningen påføres af andre medlemmer. 8 Forpligtigelser Når et medlem overdrager sin ejendom eller på anden måde ophører med at være ejer af denne, er vedkommende fra dette tidspunkt ophørt med at være medlem af foreningen og har intet krav på foreningens formue. Den nye ejer indtræder i den tidligere ejers rettigheder og forpligtigelser overfor foreningen, idet den tidligere ejer dog vedbliver at hæfte for eventuelle restancer overfor foreningen, indtil den nye ejer har berigtiget restancerne og overtaget forpligtelserne. Meddelelse om ejendommens overdragelse og dermed følgende udtræden af sælger og indtræden af køber som medlem af foreningen skal senest 14 dage efter handelens indgåelse tilstilles foreningen. Medlemmerne har pligt til at friholde stiarealet såvel foran som bag parcellen for sne i det omfang, det ikke foretages i henhold til kontrakt indgået mellem foreningen og et snerydningsselskab, at vedligeholde træhegnet såvel foran som bag parcellen, at beskære eventuelle beplantninger ud mod de fælles stiarealer, således at stiarealerne er friholdt i en lodret linie ind mod parcellen. Ved manglende efterlevelse af ovenstående retningslinier fremsender bestyrelsen et brev til det enkelte medlem med angivelse af en tidsfrist, inden for hvilken forholdet skal være bragt i orden. Overskrides denne tidsfrist, vil bestyrelsen foranledige de nødvendige aktiviteter iværksat for medlemmets regning. Kapitel 5 - Foreningens ledelse og administration 9 Generalforsamlingen Generalforsamlingen er grundejerforeningens højeste myndighed. Side 3

4 Møderet ved generalforsamlingen har foreningens medlemmer, medlemmer af disses husstand samt evt. lejere. Herudover kan medlemmer lade sig ledsage af en bisidder, som ikke behøver at være medlem af foreningen. Bestyrelsen kan desuden invitere andre personer i forbindelse med behandlingen af et eller flere af punkterne på dagsordenen for generalforsamlingen. Hver parcel har 2 stemmer, og stemmeafgivelse kan foretages af en af parcellens ejere. Alternativt kan stemmeafgivelse foretages ved afgivelse af skriftlig fuldmagt til et andet medlem af egen husstand, en evt. lejer eller et andet medlem af foreningen. Fuldmagten kan afgives, som en blancofuldmagt eller en specificeret fuldmagt, hvoraf det klart skal fremgå, hvad der skal stemmes under hvert enkelt punkt på dagsordenen. Hver parcel må højst have fuldmagter svarende til 4 stemmer. 10 Ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling afholdes hvert år senest den 15 marts i Greve Kommune. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel ved skriftlig eller elektronisk meddelelse til hver enkelt parcel i grundejerforeningen. Dagsordenen, det underskrevne og reviderede regnskab fra året før, forslag til budget for indeværende år samt eventuelle forslag fra bestyrelse og medlemmer til behandling på generalforsamlingen, udsendes sammen med indkaldelsen. Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal i skriftlig form være bestyrelsen i hænde senest den 1. februar. Stk. 5 Forslag, der ikke fremgår specifikt af den udsendte dagsorden, kan der ikke stemmes om. Stk. 6 På den ordinære generalforsamling skal følgende punkter behandles: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af referent. 3. Valg af stemmeudvalg (2 medlemmer). 4. Beretninger: a) Bestyrelsens beretning for det forgangne år b) Nedsatte udvalgs beretning for det forgangne år. 5. Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse. 6. Forslag: a) Fra bestyrelsen. b) Fra medlemmer. Side 4

5 7. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent. 8. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 9. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen. 10. Valg af 2 revisorer. 11. Valg af revisorsuppleant. 12. Valg til nedsatte udvalg, 13. Eventuelt. 11 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling, der indkaldes på samme måde og med samme varsel som den ordinære, afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt. Herudover skal der afholdes ekstraordinær generalforsamling, når medlemmer repræsenterende mindst 40 af grundejerforeningens parceller fremsætter skriftlig begæring herom til bestyrelsen. Ingen af disse medlemmer må være i restance til foreningen. I indkaldelsen skal dagsordenen for den ekstraordinære generalforsamling angives, ligesom det/de stillede forslag skal udsendes. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes senest 4 uger efter bestyrelsens beslutning/begæringens modtagelse fra medlemmerne. 12 Afvikling af generalforsamlinger Generalforsamlingen vælger en dirigent, der forestår afviklingen af generalforsamlingen og afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende de enkelte punkters behandling. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen, bestyrelsessuppleant, revisor, revisorsuppleant eller have bopælsfællesskab med formanden for bestyrelsen. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet, jævnfør Paragraf 20. Ved stemmelighed forkastes forslaget. Der udarbejdes referat af generalforsamlingsmødet. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten og formanden, hvorefter det har fuld bevismæssig kraft i enhver henseende. Senest 30 dage efter generalforsamlingens afholdelse udsendes referatet til hver enkelt parcel. Udsendelsen af referatet foregår enten skriftligt eller elektronisk. Side 5

6 13 Bestyrelsens bemyndigelse Når der på generalforsamlingen træffes gyldig beslutning om forhold af fælles interesse, er bestyrelsen bemyndiget til at underskrive i henhold til Kapitel 5 16 på vegne af foreningens medlemmer i ethvert forhold, der er en forudsætning for gennemførelse af generalforsamlingens beslutninger. 14 Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen består af 4-6 medlemmer samt op til 2 suppleanter, der vælges af generalforsamlingen. Herudover skal der vælges 2 revisorer. Valgbar er alle medlemmer af grundejerforeningen. jvf. paragraf 4, forudsat de ikke er i restance, men hver parcel kan dog højst være repræsenteret i bestyrelsen med 1 person. Der vælges hvert år 2 eller 3 bestyrelsesmedlemmer for en 2-årig periode, medens suppleanter og revisorer vælges for et år. Af mødeindkaldelsen fremgår det, hvem der er på valg. Bestyrelsen konstituerer sig på det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingens afholdelse, hvor der vælges formand, næstformand samt kasserer. Dersom antallet af bestyrelsesmedlemmer ved udtræden i årets løb, og efter suppleanternes indtræden, bliver mindre end 3, skal bestyrelsen indkalde til en ekstraordinær generalforsamling med henblik på gennemførelse af et suppleringsvalg. Det samme er gældende, hvis formanden og eller kassereren udtræder af bestyrelsen, og der ikke er andre bestyrelsesmedlemmer, som er villige til at overtage formands-/kassererposten. Bestyrelseshvervet er ulønnet, medmindre generalforsamlingen beslutter andet. 15 Bestyrelsens virke Bestyrelsen har den daglige ledelse af foreningens aktiviteter, herunder ansvaret for drift og vedligeholdelse af fællesarealer og fællesanlæg. Herudover varetager bestyrelsen alle øvrige administrative opgaver i overensstemmelse med de på generalforsamlingerne trufne beslutninger. Hensættelser skal altid anvendes til det formål, som generalforsamlingen har besluttet. I den forbindelse skelnes der mellem nødvendig uforudset løbende vedligeholdelse af f.eks. sikkerhedsmæssig karakter, som skal tages over driften, og planlagte vedligeholdelsesaktiveteter samt langtidsholdbare investeringer/nyanskaffelser, som skal tages fra hensættelserne. Bestyrelsen er berettiget til at indgå aftaler med 3. mand med henblik på varetagelse af drift og vedligeholdelse af fællesanlæg samt øvrige administrative opgaver, herunder evt. regnskabsassistance. Side 6

7 Bestyrelsen afholder møder i overensstemmelse med en ved konstituering aftalt mødeplan. Formanden eller 2 bestyrelsesmedlemmer i forening kan herudover indkalde til ekstraordinære bestyrelsesmøder. Der udarbejdes referat af bestyrelsesmøderne, og referatet behandles og godkendes på næstfølgende bestyrelsesmøde. Stk. 5 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer, heriblandt formand og eller næstformand, er til stede. Stk. 6 Bestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig flertalsbeslutning. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 7 Bestyrelsen kan til løsning af specielle opgaver nedsætte udvalg bestående af foreningens medlemmer. Udvalgsformanden skal altid være et bestyrelsesmedlem. 16 Dispositionsforhold Foreningen tegnes overfor tredjemand af formanden i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. Formanden kan i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer give et eller flere medlemmer af bestyrelsen prokura til alene at disponere over Grundejerforeningens indestående på bankkonti. Ved låneoptagelse i henhold til generalforsamlingsbeslutning tegnes Grundejerforeningen af den samlede bestyrelse. Kapitel 6 - Regnskab og revision 17 Årsregnskab Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Regnskabet tilstilles revisorerne senest den 1. februar og skal af disse være revideret og afleveret til formanden i underskrevet stand senest den 10. februar. Side 7

8 18 Kontingentindbetaling Medlemmernes kontingentindbetalinger foretages som anvist af bestyrelsen. Foreningens midler indsættes i pengeinstitut i foreningens navn. Den kontante kassebeholdning må ikke overstige 1000 kr. Kapitel 7 - Forskellige bestemmelser 19 Ikke vedtægtsbestemte problemstillinger Fremkommer der problemstillinger, hvorom denne vedtægt intet foreskriver, er bestyrelsen pligtig til efter bedste evne og overbevisning at afgøre og løse disse. Spørgsmålet skal efterfølgende fremlægges til medlemmernes godkendelse ved førstkommende generalforsamling. I særdeles vigtige og for foreningen afgørende spørgsmål skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Det er alene bestyrelsens afgørelse, om et spørgsmål har en sådan karakter/betydning, at der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. 20 Vedtægtsændringer Generalforsamlingens beslutning om ændring af foreningens vedtægter kræver mindst 2/3 flertal blandt de på generalforsamlingen afgivne stemmer, som dog mindst skal repræsentere halvdelen af foreningens parceller. Er det fornødne antal parceller ikke repræsenteret, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, der skal afholdes senest 1 måned efter den ordinære generalforsamling. På denne generalforsamling skal der være mindst 2/3 flertal blandt de afgivne stemmer uden hensyntagen til, hvor mange parceller de repræsenterer. Ændring af foreningens vedtægter kræver efterfølgende godkendelse af Greve Kommune. Således vedtaget på generalforsamlingen den XX.XX.XXXX For bestyrelsen: Nærværende vedtægt godkendes herved Greve Kommune Den XX.XX.XXXX Side 8

9