Referat af afdelingsmøde, Afdeling 1, onsdag den 5. september 2018

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde, Afdeling 1, onsdag den 5. september 2018 Tilstede: 12 husstande Afdelingsbestyrelsen: Nick Kramhøft Selskabsbestyrelsen: Administrationen m.v.: Allan Søstrøm Rino Jensen Lene Willis (ref.) Dagsorden 1 Velkomst ved afdelingsbestyrelsen 2 Valg af dirigent 3 Valg af stemmeudvalg 4 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning 5 Behandling af indkomne forslag Forslag 1: Hold af indekat Forslag 2: Opsætning af gyngestativ 6 Gennemgang af afdelingens budget for a. Valg af formand for afdelingbestyrelsen for 2 år b. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 2 år c. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år d. Valg af 2 suppleanter for afdelingsbestyrelsen for 1 år 8 Eventuelt Ad 1 Allan Søstrøm byder velkommen. Ad 2 Allan Søstrøm vælges som dirigent. Ad 3 Allan Søstrøm, Susanne Jørgensen og Margit Hørdum vælges som stemmeudvalg. Ad 4 Der er ingen beretning udsendt. Ad 5 Forslag 1: Hold af indekat Der blev argumenteret både for og imod hold af kat i afdelingen. Der foretages skriftlig afstemning: 2 blanke 10 stemmer JA 12 stemmer NEJ Forslaget blev ikke vedtaget.

2 Forslag 2: Opsætning af gyngestativ Der var et ønske om, at der igen bliver opsat et gyngestativ i afdelingen. Der foretages skriftlig afstemining: 22 stemmer JA 2 stemmer NEJ Forslaget blev vedtaget. Ad 6 Allan Søstøm gennemgår afdelingens nøgletal for budgettet for 2019: Nettohuslejen stiger med 2,82%. Stigninger: Ejendomsskat Vandafgift Renovation Forsikringer Aflæsning af energimålere Konto 114 renholdelse falder og er lagt over på konto 116 på planlagt periodisk vedligeholdelse Allan Søstrøm gennemgår planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) over, hvad der igangsættes i Budgettet blev godkendt. Ad 7 Valg af formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år: Susanne Jørgensen, 105 D 01 tv Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 2 år: Margit Hørdum, 103 C 01 th Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år: Lise Handrup Christiansen, 105 D 01 th Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år: Der var ingen kandidater Ad 8 Der er opsat højbede, som næsten står tomme. Alle er velkommen til at bruge dem. Bedene står, hvor det gamle gyngestativ stod. Spørgsmål: Hvor meget har vi sparet ved etableirng af Drifscenteret? Allan Søstrøm svarer: I år er det første år, hvor vi skal indsamle data om udgifterne i afdelingen. Foreløbig har jeres afdeling sparet på IT- og telefonudgifter. Besparelserne vil kunne vises næste år. En evaluering af Driftscenteret vil komme ud til beboerne. Susanne Jørgensen: Vi mangler nærværet med vores varmemester.

3 Storskrald mangler at blive afhentet der er rykket for det. Trappevask bliver ikke gjort ordentligt. Allan Overgaard og Rino Jensen er igang med at finde en anden leverandør.

4 AFDELINGSMØDE Afdeling 1 Præstehaven Onsdag den 5. september 2018 kl Selskabslokalet, Præstevangsvej 10A Indkomne forslag Budgetudkast 2019

5 Forretningsorden for afdelingsmøde: 1. Afdelingsmødet tager stilling til afdelingens budget og andre væsentlige beslutninger af betydning for afdelingens økonomi, drift og miljø. 2. Hver husstand i afdelingen har to stemmer på afdelingsmødet. 3. Østjysk Boligs vedtægter fastsætter regler for afdelingsmødets dagsorden og forløb ( 14-19) 4. Den valgte dirigent leder afdelingsmødet i overensstemmelse med disse regler og med respekt for god mødeskik. Sammen med dirigenten er alle afdelingsmødets deltagere ansvarlige for et sagligt og demokratisk forløb til gavn for afdelingen og dens beboere. 5. Kun forslag, der er optaget på afdelingsmødets dagsorden, kan besluttes. 6. Dirigenten må kun tillade ændringsforslag, der ikke væsentligt ændrer et forslag på afdelingsmødets dagsorden Valg af formand: Såfremt kun én kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Såfremt to kandidater foreslås, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flest stemmer. Såfremt flere end to kandidater foreslås, og ingen kandidat ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning har opnået flest stemmer. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer: Opstilles ved valg flere end det antal personer, der skal vælges, foretages skriftlig afstemning. En stemmeseddel skal indeholde det antal personer, der skal vælges. Dirigenten kan forud for valget få forsamlingens tilslutning til, at kandidater, som ikke vælges til bestyrelsen, indtræder som suppleanter i forhold til stemmetal. Den nyvalgte afdelingsbestyrelse vælger selv medlemmer og suppleanter til repræsentantskabet. 9. Afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at der bliver udarbejdet et beslutningsreferat fra mødet. Referatet offentliggøres på boligorganisationens hjemmeside stk. 5 i vedtægterne er gældende for afholdelse af afdelingsmøder.

6 Dagsorden 1 Velkomst ved Østjysk Bolig 2 Valg af dirigent. Der skal vælges dirigent til at styre mødet 3 Valg af stemmeudvalg. Der skal vælges stemmeudvalg til at tælle stemmer 4 Fremlæggelse af afdelingsbestyrelsens beretning 5 Behandling af indkomne forslag Forslag nr. 1: Hold af indekat Forslag nr. 2: Opsætning af gyngestativ 6 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. Afdelingens budget for 2019 gennemgås. 7 a. Valg af formand for afdelingsbestyrelsen for 2 år Afdelingen har pt. ingen afdelingsbestyrelse b. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 2 år Er det mon noget for dig? c. Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år d. Valg af 2 suppleanter for afdelingsbestyrelsen for 1 år 8 Eventuelt Ordet er frit

7 Forslag om hold af max 1. Indekat pr. Lejemål Forslag nr. 1 Jeg stiller hermed forslag om at det er tilladt at holde én (1) indekat pr lejemål. Baggrunden for dette er at som husordenen ser ud nu så er det er tilladt at holde fugle og gnavere, som kæledyr, men set i lyset af min personlig erfaring med katte, vil en indekat ikke være til større gene for naboer, end disse allerede tilladte kæledyr. Det er en forudsætning at kattehold bliver gjort forsvarligt, så dette ikke bliver en gene for andre beboere i afdelingen. Forslag stillet af: Lise Handrup Christiansen, Viborgvej 105D, 1Th. d. 12/8 2018

8 Hermed et forslag til det kommende møde: Forslag nr. 2 Gyngestativ til erstatning for det som blev fjernet fra legepladsen ved vores afdeling. (Der er nu højbede, men jeg foreslår, at de blot rykkes, hvis der er stemning for at fortsætte med at have højbede - alternativt kan gyngestativet sættes ved siden af højbedene alt efter hvad der er lettest). Venlig hilsen, Præstevangsvej 8 st th, Kirstine Kofoed Støttrup-Vigsø Forslag Gyngestativ Projekt: Gyngestativ Leverandør: Østjysk Boligs Håndværkerafdeling Anskaffelsessum: kr ,00 Finansiering: Engangsbeløb på konto 115, almindelig vedligeholdelse Huslejeændring ved valg af forslag udgør i 2019 kr ,00 Huslejeberegning: Huslejeberegning M² Ny leje pr. måned i 2019 Stigning pr. måned 1 lejemål på 27, lejemål på 43, lejemål på 44, lejemål på 46, lejemål på 47, lejemål på 49, lejemål på 52, lejemål på 52, lejemål på 56, lejemål på 59, lejemål på 61, lejemål på 63, lejemål på 64, lejemål på 69, lejemål på 69, lejemål på 69, lejemål på 72, lejemål på 75, lejemål på 78, lejemål på 82, lejemål på 87, lejemål på 100,

9 Forslag nr. 2

10 Østjysk Bolig Udgifter Afdeling 1 Præstehaven Budget for perioden 01. Januar december 2019 Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE UDGIFTER * NETTOKAPITALUDGIFTER (beboerbetaling) , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER 106 Ejendomsskatter , Vandafgift , Renovation , Forsikringer , Afdelingens energiforbrug: 1. El og varme til fællesarealer , El og varme til ungdomsboliger 0, Målerpasning m.v , Bidrag til foreningen: 1. Administrationsbidrag , Tillægsydelse 0, Dispositionsfond , Afd. pligtmæssige bidrag til byggefonden: 1. A-indskud , G-indskud , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER IALT , VARIABLE UDGIFTER 114 * Renholdelse , * Almindelig vedligeholdelse , * Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser: 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af tidligere henlæggelser , Fælleskonto A-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Fælleskonto B-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Istandsæt. ved fraflyt. m.v.: (B-ordning) 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af henlæggelser , * Særlige aktiviteter: 1. Drift af fællesvaskeri , Andel i fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler 0, Diverse udgifter 1. Advokatomkostninger 6.000, Afdelingsmøder og fester m.v 2.532, Beboeraktiviteter 0, Beboeraktiviteter 0, Afdelingsbestyrelsen 3.315, Beboerblad 0, Kontingent til BL 8.932, Kursus afdelingsbetyrelsen 0, EDB udgifter 3.713, Telefonudgifter 1.147, Div udgifter ifm ejendomsfunkt , Diverse udgifter afdelingsbestyrelsen 0, RKI 0, Repræsentantskabskursus 8.540, Boligsociale aktiviteter 0, Diverse udgifter 2.238, VARIABLE UDGIFTER IALT ,

11 Østjysk Bolig Afdeling 1 Præstehaven Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser HENLÆGGELSER 120 Planl. og periodisk vedl. og forny. (kt. 401) , Istandsættelse ved fraflytning A-ordning: (kt. 402) 0, Fælleskonto B-ordning: (kt. 403) , Indvendig vedligeholdelse B-ordning: (kt. 404) , Tab ved frafl. (konto 405) 0, Andre henlæggelser (konto 406) 0, HENLÆGGELSER IALT , SAMLEDE ORDINÆRE UDGIFTER IALT , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 125 Ydelse vedr. realkreditlån til forb.arb. m.v.: 1. Afdrag (konto 303.1) , Renter m.v , Heraf dækket ved løb. off. Tilskud 0, Afskr. på forbedringsarb. m.v. 1. (konto 303.1) , Ydelse vedr. realkreditlån til bygn.skader: 1. Afdrag (konto 303.2) 0, Renter m.v. 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Tab ved lejeledighed m.v. 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Tab ved fraflytninger 1. Årets udgift , Heraf dækket af tidligere henlæggelse , Andre renter: 1. Renter af gæld til boligorganisationen 1.975, Morarenter vedr. prioritetsydelser 0, Diverse renter 0, Ydelser vedr. driftsstøtte: 1. Driftstabslån 0, Midlertidige driftslån 0, Beboerindskudslån 0, Særstøttelån 0, Andre driftstøttelån 0, Afvikling af: 1. Underskud fra tidligere år (konto 407.1) 0, Underfinansiering (konto 411/412) 0, Korrektion vedr. tidligere år 0, Beboerrådgivere, sociale viceværter m.v. 0, EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER I ALT , UDGIFTER IALT , Årets overskud, der anvendes til: 1. Afvikling af underfinansiering 0, Overført til opsamlet resultat 0, Udgifter og evt. overskud i alt ,

12 Østjysk Bolig Afdeling 1 Præstehaven Indtægter Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE INDTÆGTER Boligafgifter og lejer: 1. Almene familieboliger , Almene ældreboliger 0, Private familieboliger 0, Almene ungdomsboliger , Erhverv 0, Institutioner 0, Institutioner 0, Kælderrum m.v , Garager , Indvendig vedligeholdelse B-ordning , Istandsættelse køkken og bad 0, Individuel modernisering , Hund og kat 0, Andre lejeindtægter 0, * Renter 0 Renter mellemregning med boligorganisation , Renter individuel modernisering m.m , Andre renteindtægter 0, Andre ordinære indtægter: 1. Tilskud fra boligorganisationen 0, Drift af fællesvaskeri , Andel af fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler 0, Indeksoverskud 0, Overført fra opsamlet resultat , Bidrag merinvestering solcelleanlæg 0, ORDINÆRE INDTÆGTER IALT , EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 204 Driftsikring og anden løb. særlig driftstøtte 0, Ydelse vedr. beboerindskudslån 0, Korrektion vedr. tidligere år , Ekstraordinære indtægter 0, EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER IALT , INDTÆGTER IALT , Nødvendig merindtægt/underskud , Indtægter og evt. underskud i alt ,

13 Østjysk Bolig Afdeling 1 Præstehaven Huslejeberegning for boliglejemål Areal boliglejemål Huslejeændring m2 Nyt budget Nuværende Ændring Nettohusleje pr. kvm. pr. år. 744,99 724,54 20,46 B-ordning pr. m2. pr. år. 26,00 26,00 0,00 Gennemsnitlig husleje incl. B-ordning 770,99 750,54 20,46 Nettohuslejeændring i % 2,82 Huslejeberegning Nuværende leje Stigning Ny leje Ændring af husleje hvis budgettet stiger kr. 1 lejemål på 27,1 m ,50 1 lejemål på 43,4 m ,80 2 lejemål på 44,8 m ,82 1 lejemål på 46,1 m ,85 1 lejemål på 47,1 m ,87 1 lejemål på 49,8 m ,92 1 lejemål på 52,0 m ,96 2 lejemål på 52,5 m ,97 9 lejemål på 56,4 m ,04 6 lejemål på 59,5 m ,10 6 lejemål på 61,4 m ,13 9 lejemål på 63,7 m ,17 2 lejemål på 64,2 m ,18 6 lejemål på 69,0 m ,27 3 lejemål på 69,5 m ,28 3 lejemål på 69,8 m ,28 3 lejemål på 72,0 m ,33 3 lejemål på 75,2 m ,38 3 lejemål på 78,7 m ,45 3 lejemål på 82,5 m ,52 2 lejemål på 87,6 m ,61 1 lejemål på 100,0 m ,84 1 lejemål på 100,0 m ,84

14 Østjysk Bolig Afdeling 1 Præstehaven Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen Nettokapitaludgifter Prioritering ved nominallån: Henlæg. svarende til prioritetsafdrag , Prioritetsrenter , Aministrationsbidrag 9.406, Ydelsesstøtte fra staten , ,1 Reservefondsandel 0, Afdragsbidrag 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte , Ungdomsboligbidrag , Ydelser vedr. afviklede prioriteter m.v. eller omp , Ydelser vedr. afviklede prio. (Indbetales til LBF.) , Ydelser vedr. negativ ydelsesstøtte( LBF Nybyggeri) 5.285, Nettokapitaludgifter i alt , Renholdelse.1 Driftscenter , Trappevask/vinduespolering m.v , Grønneområder/vinterforanstaltninger , Renholdelse i alt , Almindelig vedligeholdelse.1 Terræn , Bygning, klimaskærm , Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig , Bygning, tekniske installationer , Materiel , Almindelig vedligeholdelse i alt , Planlagt vedligeholdelse og fornyelser.1 Terræn , Bygning, klimaskærm 0, Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 3.066, Bygning, tekniske installationer , Materiel 0, Planlagt vedligeholdelse og fornyelser i alt ,

15 Østjysk Bolig Afdeling 1 Præstehaven Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen /203 Særlige aktiviteter 1. Drift af fællesvaskeri , Indtægt af fællesvaskeri , Netto udgift 752, Andel i fællesfaciliteters drift 0, Indtægt fællesfaciliteters drift 0, Netto udgift 0, Drift af møde og selskabslokaler 0, Indtægt af møde og selskabslokaler 0, Netto udgift 0, Nettoudgift af særlige aktiviteter i alt 752, Renter mellemregning - sats i procent 1,74 2,00 2,25 2,00-0,25 Henlæggelser pr. 31/ Regnskab 401 Planlagt periodisk vedligeholdelse , A-ordning 0, B-ordning fælleskonto , B-ordning lejlighedskonti , Tab på flyttere , Resultatkonto Regnskab 1. Saldo Primo ,04 Årets underskud 2017 (konto 210) ,51 Årets overskud 2017 (konto 140) 0,00 Budgetmæssigafv. af underskud 2017 (kt 133.1) 0,00 Overført til drift 2017 (konto 203.6) ,00 2. Ultimo saldo ,53

16 LANGTIDSPLAN AFD. 01 Præstehaven Budgetperiode: Bygningsareal: 4527 m2 Opført: 1940 Antal boliglejemål: 70 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Asfaltering foran garager Udvendig belysning Tv-inspektion af kloak Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Pumper & brønde Nedgravet container Beplantning Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Facade(ungdomsbolig) Tag (Ungdomsbolig) Tag Altan Trapper og ramper Vinduer og døre(ungdomsbolig) Vinduer og døre Komfurer Gulve og vægge Opgange Maling af vaskeri Opgange Kælder Kommunikationsanlæg Udskiftning af ledninger Elanlæg Teknisk install. vand Teknisk install. varme Målere Vaskeri Ventilation (Rækkehuset) Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Nøgletal Henlæggelse i kr./m² 174,29 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 Henlæggelses saldo i kr./m² 187,32 309,03 286,06 396,73 371,77 475,81 572,12 690,52 205,21 348,35 498,79 528,83 550,47 595,32 621,38 771,81

17 LANGTIDSPLAN AFD. 01 Præstehaven Budgetperiode: Bygningsareal: 4527 m2 Opført: 1940 Antal boliglejemål: 70 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings- og stiarealer Asfaltering foran garager Udvendig belysning Tv-inspektion af kloak Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Pumper & brønde Nedgravet container Beplantning Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Facade(ungdomsbolig) Tag (Ungdomsbolig) Tag Altan Trapper og ramper Vinduer og døre(ungdomsbolig) Vinduer og døre Komfurer Gulve og vægge Opgange Maling af vaskeri Opgange Kælder Kommunikationsanlæg Udskiftning af ledninger Elanlæg Teknisk install. vand Teknisk install. varme Målere Vaskeri Ventilation (Rækkehuset) Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto 401 Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Henlæggelse i kr./m² 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 204,55 Henlæggelses saldo i kr./m² 768,28 899,71 925, , , ,60 903, , ,44 755,47 785,95 914,51 804,06 624,03 676, ,02