Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Lone Thomsen, formand Flemming Frydensbjerg, næstformand Annette Birch Henrik Bolberg

Transkript

1 Ballerup Boligselskabet Referat af organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 8. marts 2012 kl i Egebjerg beliggende Søpavillonen, Egebjergtoften 46, 2750 Ballerup. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ballerup Boligselskabet Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Orientering fra BL s kredsdelegerede Selskabets dispositionsfond og arbejdskapital Afd ansøgning om finansiering til ombygning af ungdomsboliger Ansøgning fra Dalvænget om økonomisk tilskud udbedring af skimmelrenovering Konkurrence om nyt logo til boligselskabet Personaleforhold Generel orientering Boligselskabets afdelinger Oplæg til Driftsfællesskab Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Planlagte møder Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Lone Thomsen, formand Flemming Frydensbjerg, næstformand Annette Birch Henrik Bolberg Karin Thomsen May Houman Vinie Larsen Øvrige deltagere: Jytte Jensen, Domea Mona Bojko Domea. Domea Boligcenter Høje Taastrup den 20. februar 2012.

2 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen er udarbejdet af Domea i samarbejde med Formanden. Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Dagsordenen godkendt. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 14. december Det indstilles, at referatet godkendes. Referatet er godkendt. 3 Ballerup Boligselskabet 3.1 Orientering fra formanden Formanden orienterede om: Der er modtaget orienteringsbrev fra Domea vedr. ændret betalingsbetingelser for alle afdelinger, der administreres af Domea. Fremover bliver betalingsfristen for levereret ydelser løbende måned + 30 dage. Endvidere anerkendes der ingen for gebyrer i forbindelse med fremsendelse og betaling af faktura. Der har været afholdt dialogmøde med Ballerup kommune. Det var et godt og interessant møde. Desværre viste det sig, at styringsrapporterne ikke var ajourført, således at de fremsendte styringsrapporter indeholdt tekst der var relateret til det foregående regnskabs år. Fremover vil styringsrapporterne blive gennemgået sammen med bestyrelserne, når regnskabet godkendes. Evt. rettelser vil blive foretaget der og afdelingsbestyrelserne får selv mulighed for at præge indholdet af styringsrapporterne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formandens orientering blev taget til efterretning. Vedrørende ændrede betalingsbetingelser accepterede bestyrelsen, dette, men blev enig om at punktet kan tages op senere, hvis der kommer for mange klager fra vores leverandør. Formanden sender orienteringsskrivelsen fra Domea til bestyrelsen. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Karin Thomsen orienterede om: I disse dage bliver der udsendt nyhedsbrev om bestyrelsesarbejdet. Der afholdes repræsentantskabsmøde den 8/ Indkaldelse vil blive udsendt med sædvanlig varsel. Bestyrelsen har netop afsluttet regnskabet for Det viste et lille overskud, på trods af, at Domea har haft en væsentlig udgiftspost til frigørelse af tidligere lejemål i Borgergade. Bestyrelsen skal i den nærmeste fremtid lave en evaluering af bestyrelsesarbejdet, på samme måde som alle andre med mulighed for at evaluerer på både arbejdet, klimaet og indflydelsen på udviklingen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 2 af 11

3 Karin Thomsens orientering tages til efterretning. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Henrik Bolberg orienterede om: I kommunen arbejdes der p.t. med det kommende års budget. I det fremlagte budgetforslag skal der fortsat finde en besparelse på 50 mil. kr. Der afholdes budgetseminar for kommunalbestyrelsen i nærmeste fremtid, og det endelige budget skal for alle kommuner - vedtages inden den 15. oktober, således at regeringen kan indarbejde kommunernes budgetter i finansloven for det kommende år. Ældreboligerne på Baltorpvej er færdige. Huslejen er blevet dyrere end forventet, men alle boliger er udlejet. Sidste grunde ved Søndergård er nu solgt til almen byggeri. Grundene er købt af AAB. Plejecenter ved Måløv station er nu også færdig igen er det AAB der har stået for opførelsen. Kommunen afprøver p.t. de nye annoncerede termostatventiler, som lover en besparelse på op til 20 %. Kommunen mærker en stærkt øget interesse for etablering af solceller på tage. Produkterne er nu i en prisklasse, hvor flere kan være med, når der renoveres tage. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. 3.4 Orientering fra BL s kredsdelegerede. Vinie Larsen orienterede om: Har deltaget i Bl s møde i 9. kreds. Temaet på dette møde handlede om problemer med udlejning og tomme boliger. Tidligere har man betragtet dette som et problem i Jylland og i udkants Danmark. Problemet med tomme boliger og udlejningsproblemer er nu også ved at snige sig ind på Storkøbenhavn. Ikke sådan at der står mange tomme boliger, men ventelisterne er ikke længere så fyldige som tidligere og der skal ofte sendes mange flere tilbudsbreve ud, før lejlighederne bliver udlejet. I 9. kreds kunne Brøndby kommune oplyse at der i visse områder allerede nu er udlejningsproblemer. Tomme boliger har naturligvis en kedelig konsekvens både for afdelingernes og boligselskabernes økonomi og giver meget hurtigt afdelinger et dårligt image. Årsagen til den faldende interesse for lejeboliger er mange, men p.t. er det den rekord lave rente, som betyder, at det er lige så billigt at købe som at leje en bolig. Dårlige og utidssvarende boliger er også et problem. BL opfordre derfor til, at man hele tiden har øje for at optimere vedligeholdelsesstandarden og fremtidssikre boligerne, så de også er attraktive om 10/20 år. Bl oplyser at prognoserne siger, at der vil blive behov for mange flere ældreegnede boliger hvor folk der har solgt deres tidligere bolig har lyst til at flytte til. Men også her vil der være krav om en mere modernet bolig med god plads. BL gjorde opmærksom på, at LBF har fået øgede midler til helhedsplaner som man bør søge, hvis der er behov for fremtidssikring af boliger. Dog er det sådan at alle midler er disponeret nogle år frem. Side 3 af 11

4 Ballerup kommune har p.t. 100 % anvisning i alle afdelinger på nær en hvor der er 50/50 anvisning. Ballerup kommune har oplyst at der ikke er nogen udlejningsproblemer og at man heller ikke forventer at der bliver det. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen tages til efterretning. 3.5 Selskabets dispositionsfond og arbejdskapital Bilag: 1. Oversigt over dispositionsfond, egen trækningsret og arbejdskapital. 2. Oversigt over disponerede midler. For at Organisationsbestyrelsen kan have et overblik over dispositionsfondens og arbejdskapitalens størrelse, samt de disponeringer og bevillinger der har været i tidligere og nuværende budgetår, er der udfærdiget vedlagte oversigtsskema. Af bilaget fremgår det, at der aktuelt er bevilget tilskud fra dispositionsfonden med et samlet beløb på kr. samt kr. fra arbejdskapitalen. Af de bevilgede midler fra dispositionsfonden er kun kr. udbetalt til afdelingerne. Resten af beløbet afventer yderligere oplysninger eller færdiggørelse af de projekter som der er søgt midler til. Et enkelt projekt er søgt i 2008, og vurderet igen i februar 2010, men projektet er endnu ikke udført. Organisationsbestyrelsen bør drøfte, hvilke kriterier der skal være gældende for ansøgning til og bevilling fra de 2 puljer samt hvor længe en bevilling kan være gældende, når arbejdet ikke er udført. Flere af selskabets afdelinger har problemer med skimmel og der er bestilt tilstandsrapporter på 1 afdelings bygninger. Man kan forvente at der vil komme udgifter til udbedring af både skimmel- og de bygningsskader, som tilstandsrapporten formentlig vil peger på. Det kan forventes, at udgifterne vil være af en sådan størrelse, at afdelingerne ikke selv kan afholde hele eller dele af disse udgifter. Selv om boligselskabet har en udmærket økonomi på nuværende tidspunkt - anbefales det, at organisationsbestyrelsen drøfter og træffer beslutning om, hvilke projekter der kan bevilges midler til fra de 2 puljer. Det vil give afdelingerne en rettesnor og organisationsbestyrelsen et mere sikkert grundlag at træffe beslutninger på. At der træffes beslutning om, hvilke projekter, renoveringsopgaver og lignende der kan søges midler til, fra dispositionsfonden og arbejdskapitalen. De to bilag blev gennemgået. Der var forskellige holdninger til, hvordan en samlet bevilling som udbetales i portioner over flere år, skulle anføres i opgørelsen. Endvidere viste det sig, at til tilstandsrapporter var bevilget af dispositionsfonden og ikke arbejdskapitalen. Efter en længere drøftelse om både fremtidige tildelingskriterier og allerede bevilligede projektet, blev konklusionen, at man ville bede administrationen om at udarbejde et forslag til en politik for tildeling af midler fra dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Side 4 af 11

5 Endvidere blev bevillingen til afd. 1026, af 2008 og 2010 drøftet og der var enighed om, at der skulle indhentes aktuelle tilbud på dette arbejde og kommunens evt. tilskud til udførelsen skal indregnes. Herefter vil ansøgningen blive genbehandlet med de aktuelle oplysninger også om afdelingens mulighed for at afholde udgiften. Administrationen anmodes om at udforme et forslag til en politik for ansøgning til og bevilling fra dispositionsfond og arbejdskapital. Endvidere at bevillingen fra 08 /10 til renovering af byport i afd , skal genbehandles når der er indhentet aktuelle prisoverslag. Prisoverslag skal sendes til administrationen som herefter udfærdiger punkt til dagsordenen. 3.6 Afd ansøgning om finansiering til ombygning af ungdomsboliger. Historik. Afdeling har 6 ungdomsboliger fordelt på 3 lejligheder. Hver lejlighed har 2 værelser med et lille køkken, men fælles indgang og fælles toilet og badeværelse. I 2009 var der en drøftelse mellem Ballerup kommune og driftschefen angående udlejningsproblemer, da det var vanskeligt at udleje disse ungdomsboliger på grund af den særlige indretning med fælles bad og toilet. Dette blev drøftet med afdelingsbestyrelsen og senere i organisationsbestyrelsen hvor man blev enig om, at iværksætte et forarbejde og økonomiske undersøgelser vedrørende sammenlægning af de omtalte ungdomsboliger samt ommærke dem til familieboliger. Arkitektfirmaet Karl Henning AS har udfærdiget forslag til sammenlægning af 2 ungdomsboliger til 1 lejlighed samt overslag på udgifterne for sammenlægningen af de 6 ungdomsboliger til 3 2 værelseslejligheder. Ansøgning om støttet lån til denne ombygning samt tilsagn til ommærkning til familieboliger, blev fremsendt til Ballerup kommune. Ballerup Kommune oplyser i slutningen af 2009, at ansøgningen kan behandles i Kommunalbestyrelsen, når skema A er fremsendt. Herefter er flere drøftelser og korrespondance mellem administration og Ballerup kommune, bl.a. om indberetningen af skema A og anlægsbudgettet samt kommunens andel af udgiften hvis projektet gennemføres med støttede lån. Status. I oktober 2011 meddeler kommunen, at indberetningen af skema A ikke er registreret korrekt i et nyt indberetningssystem og arbejdsgangen skal udføres igen. Samtidig oplyser kommunen at kommunen umiddelbart ikke er indstillet på at godkende støttede lån til projektet og man foreslår / anbefaler, at arbejdet finansieres på en anden måde. (Formentlig et udtryk for, at kommunens ikke umiddelbar er indstillet på at skulle yde en andel af projektet, idet kommunen skal betale 14 % af kr.) Kommunen begrunder sit forslag om anden form for finansiering med at huslejen vil blive for stor i de berørte afdelinger med støttet lån. Hvordan kommer vi videre. For at afprøve muligheden med støttede lån til projektet, kan man selvfølgelig fremsende ansøgningen igen, men kommunen vil selvfølgelig undersøge om afdelingen/organisationen selv har midler til projektet. Side 5 af 11

6 Afdeling har pr en samlet henlæggelse til planlagt vedligehold på mil. kr. Af DV planen ses det, at henlæggelserne / opsparingen konstant vil ligge på omkring 1.4 mil. kr. med de planlagte opgaver frem til Boligselskabets dispositionsfond er pr på mil kr., hvoraf der er disponeret ca. 1 mil. kr. Derudover har boligselskabet en trækningsret på mil. kr. i LBF som der ikke er disponeret noget af. Ud fra dette vil det være meget tænkeligt, at kommunen afslår en ansøgning om støttede lån, idet afdelingen og boligselskabet i fællesskab vil være istand til afholde udgifterne til ombygning af de 6 ungdomsboliger. Domeas byggeafdeling vurderer, at ombygningen vil kunne søges gennem LBF egen trækningsret, idet der er tale om en forbedring og en fremtidssikring af boligerne. Hvis der gives tilsagn fra LBF vil 2/3 af udgifterne kunne ydes derfra og afdelingen/boligselskabet skal så selv afholde den sidste 1/3 eller finansiere denne via almindelig lån. I slutningen af 2009 var budgettet for ombygningen på kr. i alt. Heraf kan der søges kr. via egen trækningsret. Og kr. kan finansieres via afdelingen, boligselskabet eller via optagelse af lån. Ved optagelse af lån og med en løbetid på 30 år, vil den årlige m2 leje blive på ca. 841 kr. i de nye 2 værelseslejligheder og m2 lejen på gamle 2 værelseslejligheder er på 891 kr. Hvad skal der gøres. Uanset hvilken løsningsmodel som man ønsker at bruge, skal projektet besluttes på et afdelingsmøde, hvor de huslejemæssige konsekvenser gennemgås. Hvis modellen med brug af egen trækningsret vælges, skal organisationsbestyrelsen have taget stilling til ansøgning til LFB inden afdelingsmødet. Det samme gælder selvfølgelig hvis man vælger at restsummen skal udlånes af dispositionsfonden. At bestyrelsen drøfter ovenstående og eventuelt tager stilling til, hvilken model for finansiering der skal anvendes. 1. projektet nedlægges og ungdomsboligerne forbliver som de er. 2. søge kommunen om støttet lån. 3. anvendelse af og ansøgning til LBF om brug af egen trækningsret 4. hvis 3 bliver besluttet hvordan skal restfinansieringssummen så finansieres via afdelingen, som lån eller fra henlagte midler, eller fra dispositionsfonden. Fakta i punktet blev drøftet og formanden kunne supplere med, at Ballerup kommune har spurgt til sammenlægningen og oplyst, at kommunen fortsat ikke vil stå for udlejningen af disse 6 ungdomsboliger, da de giver problemer. Det betyder, at afdelingen kan risikerer selv at stå med udlejningen af de 6 ungdomsboliger, hvilket ikke vil være en let opgave. På baggrund heraf blev der truffet følgende beslutning. At projektet fortsættes. Finansieringen skal ske ved brug af egen trækningsret og restfinansieringen skal afdelingen selv optage som lån. Årsagen til beslutningen om selvfinansiering af restsum begrundes i, at beløbet vil være så lille, at det ikke vil få nogen nævneværdig konsekvens på huslejen i afdelingen. Side 6 af 11

7 Projektet forelægges på det førstkommende afdelingsmøde til endelig beslutning, hvorefter der indhentes aktuelle prisoverslag på projektet og ansøgningen til LBF iværksættes. 3.7 Ansøgning fra Dalvænget om økonomisk tilskud udbedring af skimmelrenovering. Bilag: 3. Ansøgning fra afdeling Afdeling Dalvænget/Kildetoften søger om økonomisk tilskud på kr. Afdelingen har tidligere fået bevilget et lån på kr. til dækning af udgiften, men afdelingen ansøger nu om tilskud til den fulde udgift. Baggrund: Afdelingen har haft en meget stor skimmelsag i kælderen i en bolig. Årsagen til skimmelangrebet var en tilstoppet regnvands kloak, som synligt har været et problem i en årrække. Boligen er nu færdigrenoveret og den samlede udgift beløber sig til kr. som afdelingen har meget svært ved at afholde uden store huslejemæssige konsekvenser. Tidligere behandlet ansøgning. Afdelingen har på et tidligere tidspunkt ansøgt om tilskud til denne renovering. På ansøgningstidspunktet var renoveringens omfang og regningens endelige størrelse ikke kendt. På mødet den 10. februar 2011 blev der, på baggrund af de foreliggende oplysninger, bevilget et lån på kr. Med baggrund i ovenstående bygningsskade samt en større hussvamp sag er der bevilget et tilskud på kr. til udfærdigelse af tilstandsrapporter til alle afdelingens boliger. Afdelingens økonomi. Ud over skimmelrenoveringen som der søges om tilskud til har afdelingen i sidste budgetår haft ekstraordinære udgifter til fjernelse af flagermus kr. og en hussvampssag på kr. Sidstnævnte udgift bliver i første omgang sendt til lejer, da der er tale om en udestue som ikke har været opført korrekt med fugt og hussvamp til følge. Udestuen er nu nedtaget og hussvampen fjernet. Det er dog yderst tvivlsomt om lejeren er eller vil være i stand til at betale hele eller dele af denne regning. Afdelingen har betalt regningen ud af indeværende års budget. Derudover forventes det, at afdelingen vil have et driftsmæssigt underskud på ca kr. for budgetår Årsagen til det forventede underskud er de nævnte skadessager. Det vil formentlig betyde en større huslejestigning i Afdelingen har haft huslejestigning de sidste 2 år på 4,57 % og 4,97 %. Afdelingens henlæggelser til planlagt vedligehold er pr , kr. Henlæggelserne er som udgangspunkt passende, men afdelingen afventer tilstandsrapporterne på de enkelte huse. Derudover skal der udskiftes gasfyr i alle boliger, da de nu er 20 år. Dette vil formentlig ske som finansieringsag, hvilket også vil kræve en huslejestigning, som vil kunne reduceres af en mindre varmeregning. Konklusion. Afdelingen søger om tilskud på kr. til betaling af en større skimmelrenovering i en bolig. Afdelingen har ikke mulighed for at afholde udgiften uden store huslejemæssige konsekvenser i Side 7 af 11

8 Afdelingens økonomiske situation og regnskab i 2011 er meget dårlig og det forventes at afdelingen vil have et driftsmæssigt underskud i 2011 på kr. som skal afdrages over 3 år. I dette underskud er skimmelrenoveringen med. Det indstilles at organisationsbestyrelsen drøfter ovenstående og træffer beslutning på baggrund af beskrivelsen. At ansøgningen bevilges som et tilskud fra dispositionsfonden. Da udgiften er angivet med forskellige beløb i afdelingens ansøgning og i administrationens oplæg, skal bevillingen forstås således at det er det endelig beløb, når alle regninger er betalt. 3.8 Konkurrence om nyt logo til boligselskabet. Der er udskrevet konkurrence som vedtaget på tidligere møder. Konkurrencen er udsendt til alle husstande med opfordring til at deltage. Forslag skal være indsendt til Domea inden den 1. marts Indkomne forslag vil blive eftersendt til bestyrelsen, således at forslag kan gennemgås på mødet og evt. beslutning om vinder kan træffes. Der er indkommet 20 forslag som er udsendt til bestyrelsen inden mødet. Forslagene er nummereret, men forslagsstillerne er kun kendt af administrationen. Der var indkommet mange gode og kreative forslag. Der var dog tvivl om, hvorvidt de bedste forslag ville egne sig til logo på tøj og brevpapir. Det blev derfor drøftet, om der alligevel ikke skulle et professionel designfirma ind over, for at sikre at det valgte logo også kunne anvendes. Der var enighed om, at det bedste forslag skulle præmieres, uanset om det så senere helt eller delvist kunne anvendes som det fremtidige logo. At der evt. træffes beslutning om ny logo og udpeges en vinder af konkurrencen. Forslag 1 og 2 blev valgt som det bedste forslag. Forslagene er identisk men med forskellige baggrundsfarver. Formand og næstformand overrækker præmien til vinderen. Forslaget sendes til designfirma til videre bearbejdning. Billede af vinder logget kan lægges på afdelingens hjemmesider. 3.9 Personaleforhold Generel orientering Der er ingen tiltrædelser/fratrædelser i organisationen. Der er udfordringer omkring bemandingen på ejendomskontoret i Bispevangen, der er for mange arbejdsopgaver, i forhold til mandetimer. Der arbejdes med struktur, kompetencer og opgavefordeling hos medarbejderne. Dalvænget har været serviceret af ejendomskontoret i Bispevangen. Der arbejdes nu på at få afd. lagt ind under ejendomskontoret i Egebjerg. At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Orienteringen blev taget til efterretning. Side 8 af 11

9 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Oplæg til Driftsfællesskab. På mødet den 27. oktober blev mulighed for evt. etablering af fælles driftscenter drøftet. Det blev besluttet, at videre drøftelser skulle foregå i organisationsregi, indtil der foreligger nogle faktuelle oplæg. Det har imidlertid vist sig at være lidt svært at udarbejde disse, da et oplæg naturligvis kun kan tage udgangspunkt i andre etablerede fællesskaber, som nødvendigvis ikke passer her. For at kunne udarbejde nogle realistiske oplæg om etablering af driftsfælleskab/driftscentre, foreslås det at der nedsættes en lille arbejdsgruppe, bestående at 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen, driftschefen og udvalgte medarbejdere fra ejendomskontorene. Arbejdsgruppen skal udarbejde oplæg indeholdende: Hvad er et driftscenter og hvilke opgaver udføres derfra. Fordele og ulemper ved oprettelse af driftscenter. Fremtidige krav, der kommer udefra, til et ejendomskontor/driftscenter. Udnyttelse af de samlede personalemæssige ressourcer. Økonomisk overslag. At administrationens forslag drøftes. At der evt. træffes beslutning om nedsættelse af en arbejdsgruppe og sammensætningen af denne. At der nedsættes en arbejdsgruppe som består af Flemming Frydensbjerg, Annette Birch, Vinie Larsen fra bestyrelsen, Jytte Jensen driftschef, 1 medarbejder fra hvert ejendomskontor. Arbejdsgruppen tager udgangspunkt i oplægget som er beskrevet i punktet. 4.2 Orientering om driftsforhold Dalvænget/Kildetoften 10-03: Der afventes tilstandsrapport som skal danne grundlag for budgettet. Linde Alle 10-06: Der er blevet Politistation i de gamle lokaler, hvor kommunen holdt til, det giver nogle driftsmæssige udfordringer, der afventes kontakt fra kommune omkring driftsaftalen. Rugvænget 10-14: Der er fra midt februar åbnet ejendomskontor to gange om ugen i en prøveperiode indtil sommerferien, da det har været et stort ønske fra bestyrelsen. Der afventes i skrivende stund tilstandsrapport på ejendommen som ligeledes skal danne grundlag for budgettet. Parkskolen 10-25: Tagrenovationen er meldt færdig fra kommunens side. Regningen til afdelingen er endt på 1,6 mill., det er en overskridelse af budgettet Side 9 af 11

10 med kr. Der er møde med kommunen omkring overlevering af arbejdet den 29.februar Egebjerggård 10-26: Der er en hel del udfordringer omkring drift og vedligeholdelse, da det viser sig at der er opgaver som ikke har været løst og som nu belaster afdelingen. Der er udfordringer med ventilationen i Agernskrænten, hvor der er varmluftsanlæg støjgenerne er ikke under de tilladte værdier. Der arbejdes på løsninger. Under mødet blev der endvidere orienteret om, at undersøgelserne af højhusets isoleringsprojekt nu er færdigt. Byggeafdelingen anbefaler, at der sker yderligere undersøgelser af ejendommens/afdelingens tilstand, således at alle forhold evt. kan indgå i en samlet helhedsplan. Dette vil på et senere tidspunkt blive behandlet som et særskilt punkt både i afdelingen og på organisationsplan. At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligselskabets vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligselskabets bestyrelse skal godkende budgetter for boligselskab og alle afdelinger, senest 3 måneder inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Hidtil har det været kutyme at både regnskaber og budgetter blev behandlet på et møde, med efterfølgende repræsentantskabsmøde. Når der både skal behandles regnskaber og budgetter på samme møde, vil mødet blive meget langt, hvis der er afdelinger som kræver særlig opmærksomhed. Endvidere vil der ikke være tid til ordentlig drøftelser af f.eks. styringsrapporterne og forberedelse til dialogmøderne med kommunen. Administrationen foreslår derfor, at godkendelse af regnskaber og godkendelse af budgetter bliver lagt på 2 møder henholdsvis i juni og i september. Da repræsentantskabet kun skal godkende regnskaberne, vil repræsentantskabsmødet ligge i direkte forlængelse af mødet i juni måned. Endvidere vil der være den fordel, at andre emner som f.eks. er kommet op i forbindelse med repræsentantskabsmødet kan komme på dagsordenen i september. Derudover har der været talt om en studietur i løbet af Såfremt dette er aktuelt, skal der fastsættes mulige datoer og ønske til sted/steder som bestyrelsen gerne vil besøge. Herefter kan Domea udregne pris på oplæg til tur og turforslag. At der træffes beslutning om fremtidig mødestruktur for ordinære bestyrelses- og repræsentantskabsmøder. Side 10 af 11

11 At der fastsættes datoer for ordinære møder frem til udgangen af (dato for regnskabs og budgetmøder) At der fastsættes dato for evt. møder med særlige emner. At godkendelse af regnskaber og budgetter, fremover sker på 2 møder, således at mødet om regnskaber ligger i maj/juni, med efterfølgende repræsentantskabsmøde og mødet om budgetter fremover ligger i september. Der afholdes fortsat mødet 4 gange årligt. Følgende datoer blev fastsat: 4. september 2012 kl i Bispevangen. 17. januar 2013 kl i Rugvænget. 14. marts 2013 kl i Egebjerg. 14. juni 2013 kl sted aftales senere. 14. juni 2013 kl repræsentantskabsmøde sted aftales senere. Endvidere blev det besluttet, at afholde en studietur til Amsterdam den 13, 14 og 15. september Planlagte møder. Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i maj 2012 Bestyrelsesmøde vedrørende budget og regnskabsgodkendelse. Mødet afholdes kl Mødested er ikke fastsat. 25. maj 2012 Repræsentantskabsmøde vedr. godkendelse af regnskab for Mødet afholdes kl Mødested er ikke fastsat. At bestyrelsen fastsætter mødested til de 2 møder. Administrationen udfærdiger oplæg til mødested. 7 Eventuelt Der blev efterlyst koder til alle beboere, således at det nye intranet kunne bruges. Det blev oplyst, at der endnu ikke var udsendt koder, da systemet desværre ikke var helt åbnet for beboerne endnu. Der blev udtrykt stor utilfredshed med, at Domea sætter gang i systemet før det egentlig er anvendeligt for alle. Lone Thomsen Formand. Mona Bojko Referent. Side 11 af 11