Anskaffelse og implementering. 7. april 2011

Transkript

1 Anskaffelse og implementering 7. april 2011

2 Anskaffelse og implementering - hvordan kan implementering tænkes ind i anskaffelsesprocessen? Hvilken erfaring har Region Hovedstaden gjort i forbindelse med konkurrencepræget dialog som udbudform?

3 Forprojekt og forankring

4 Historien og baggrunden for Reflex at systemerne er vævet sammen med mange snitflader til andre systemer, at de benytter forskellige driftsplatforme og forskellig itarkitektur, at de understøttes af forskellige interne it-kompetencer og forskellige leverandører, at systemerne har forskellig alder, at systemerne har forskellige brugergrænseflader, og at de i ringe grad understøtter fælles, effektive administrative processer. HVORDAN kan man skabe opbakning, commitment og accept til projektet samtidig med, at udbudsforretningen finder sted?

5 Visionen Region Hovedstadens opgaver inden for sundhed, socialområdet og regional udvikling skal løses med høj kvalitet og effektiv resurseudnyttelse. Opgaveløsningen skal understøttes af sammenhængende it-løsninger. én funktion, ét system Strategien kan - for så vidt angår økonomi-, indkøbs- og logistiksystemer - udmøntes i følgende delelementer: At sikre sammenhæng i data At sikre transparens i data At effektivisere arbejdsopgaver med en standardiseret it-understøttelse At skabe grundlaget for brug af regionens indkøbsvolumen At skabe grundlaget for en sikker og stabil levering af forbrugsvarer At skabe ensartede og tilfredsstillende sikkerhedsniveauer for it-løsningerne

6 REFLEX! Pragmatisk Enkelt Fremadrettet

7 REFLEX! Samarbejde Fællesskab Ansvarlighed

8 Forprojektet En række workshops med ledergruppen i KØK, medarbejderne i KØK, stabene, økonomi og regnskabschefer m.v., medarbejdere koncern og virksomhedsniveau Arbejdsgrupper som arbejder med processer, kritiske faktorer og krav på et overordnet niveau Arbejdet samles og indgår i rapporteringen fra forprojektet

9 Leverancer i forprojektet Indstilling til koncerndirektionen om man skal i udbud, samt eventuelt forslag til hvordan udbudsforretningen skal gennemføres En vurdering af indhold og omkostninger vedrørende de eksisterende økonomi- og indkøbs/logistiksystemer Forslag til overordnede forretningsmæssige og systemmæssige krav til fremtidig processer og system En vurdering af benefits og omkostninger ved gennemførelse af projektet, herunder implementering Oplæg til fælles økonomistyringsprincipper for hele regionen

10 Forprojektet s erfaringer Vi fik udarbejdet rammer for udbuddet Skabt forståelse og accept af, at vi kunne bruge samme processer og systemunderstøttelse Tidspres skaber energi og resultater hav en tidsplan klar. Ambitiøs gerne! Hav de relevante kompetencer til rådighed for at køre processen Facilitering af processen og aktiviteter meget centralt

11 Væsentlige elementer for projektet fra starten Standard videst muligt så få tilpasninger som mulig Har været en del diskussion om best- of-breed vs suite men ledelsesmæssigt opbakning til, at suite modellen er den rigtige i forhold til de områder vi dækker. Hvis løn havde været med så nok anderledes Fælles processer arbejdet intenst på at skabe opbakning til dette Udrulning til virksomhederne ikke implementering Integrationer kun til regionssystemer ikke individuelle integrationer pr virksomhed Der er emner, som fylder mere for visse interessent, fx implementeringsrækkefølge. Vær bevidst om hvad der er særlig følsomt.

12 Reflex hvordan påvirker Reflex regionen? Organisationen Medarbejderne Systemet IT og processer

13 Styrende principper i implementeringen

14 Udbudsform og erfaringer

15 Udbudsformen og erfaringer Vurderet i samarbejde med ekstern advokat udbudsmulighederne. Anbefalet konkurrencepræget dialog Eksterne advokat udarbejdet responsum om forudsætningerne for gennemførelse af konkurrencepræget dialog var tilstede Prækvalifikationen 11 bød 3 udvalgt (Accenture, KMD og Siemens) Kriterierne: Bedste og mest relevante erfaringer, omsætning. Mulighed for at opnå den bedst mulige konkurrencemæssige situation

16 Tidsplan for udbudsfasen Dato Milepæl Bemærkning 3. september 2009 Udvælgelse af leverandører Udvælgelses af tre prækvalificerede leverandører til videre dialog. Accenture, KMD og Siemens/ Applicon. Modtaget BESKRIVENDE DOKUMENT 16. september 2009 Infomøde Informations- og spørgemøde med de tre prækvalificerede leverandører. 9. oktober 2009 Dialogoplæg afleveres til regionen Dialogoplæg afleveres til regionen. Oplægget skal danne grundlag for de første dialogmøder. Uge Dialogmøder I dette tidsrum afholdes et antal dialogmøder med de udvalgte leverandører med henblik på det endelige udbudsmateriale. Uge 51 Udsendelse af endeligt udbudsmateriale På baggrund af de afholdte dialogmøder udsendes det endelige udbudsmateriale til de tre prækvalificerede leverandører, der opfordres til at afgive endeligt tilbud. 18. januar 2010 Sidste frist for afgivelse af bud Leverandørerne afgiver deres tilbud. Ultimo februar 2010 Kontrakt indgåelse Valg af leverandør og kontrakt indgåelse.

17 Tildelingskriterierne Ansvarsbegrænsninger 5-10 % Driftsstabilitet, herunder performancegarantier 5-10 % Leveringssikkerhed og samarbejdsmodel % Opfyldelse af funktionelle krav % Økonomi %

18 Processen Prækvalifikation primo september 2009 Udlevering af materiale som grundlag for udarbejdelse af dialogoplæggene Informationsmøde samt eventuelle spørgsmål Modtagelse af leverandørernes dialogoplæg primo oktober 2009 Afholdelse af 3 heldagsdialogmøder delt i to spor finans og budget samt logistik møderne afholdt fra ultimo oktober ultimo november 2009 Afholdelse af timers dialogmøder om de mere kontraktuelle forhold, projektgennemførelse etc. Frigivelse af udbudsmateriale medio december 2009 Modtagelse af tilbud medio december 2010

19 Aktiviteter i udbudsfasen, der involverer virksomhederne De procesansvarlige forventes at deltage i et par workshops i udbudsfasen Hvis relevant bliver de procesansvarlige samt andre spidskompetencer spurgt om de på udvalgte områder vil stille deres viden og kompetence til rådighed Økonomichefgruppen og regnskabschefgruppen informeres løbende Begyndende opstart af diverse implementeringsaktiviteter som fx diskussion af uddannelsesstrategi, forankringsaktiviteter etc

20 Erfaringer fra dialogmøderne Det har været den rigtige udbudsform ubetinget! Vi har fået stor viden om hvad nye systemløsninger kan og dermed er vores kravspecifikation også blevet mere skarp Vores vidensniveau om hvordan projektet kan gennemføres etc. er højnet igennem dialogfasen. Betydet at vi er bedre klædt på til projektet Vi tror, at processen har givet leverandørerne et bedre og mere realistisk grundlag for udarbejdelse af tilbuddene

21 Erfaringer gjort i implementeringsprojektet Beslutninger om support og vedligehold skal tages tidligt Noget om erfaringen og kompetencer tilrådighed i udbudsfasen Fokus på hvilke ændringer systemprocesændringer medfører i forhold til forretningsprocesser