PROJEKTSTATUS FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET [JUNI 2009]

Transkript

1 PROJEKTSTATUS FOR LEDELSESINFORMATIONSPROJEKTET [JUNI 2009] Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 1

2 1. Dokumentkontrol 1.1 Ejer Projektejer: Per Lindblad Johansen 1.2 Versionering Version Dato Navn Andreas Sture Høeg 1.3 Revisionshistorik Ændrings- dato Initialer Hvad er der blevet ændret ASH Dokument oprettet ift. udsendelse til Styregruppemøde 10. juni Distribution Navn Titel Dato Version Styregruppen for den administrative forandringsproces V 1.0 Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 2

3 Månedsstatus for Ledelsesinformationsprojektet Juni 2009 Projektejer: Per Lindblad Johansen 2. Aktuel status Ledelsesinformationsprojektet er officielt påbegyndt med afholdelse af et velbesøgt opstartsseminar d. 20. maj på Aarhus Universitet. På opstartsseminaret blev de fire delprojekter i ledelsesinformationsprojektet præsenteret for interessenter fra hovedområderne og fællesadministrationen på universitetet. Efter opstartsseminaret er projektets mobiliseringsfase blevet igangsat. Mobiliseringsfasen forventes gennemført ultimo juni 2009, og har til formål at definere rammerne for hele ledelsesinformationsprojektet såsom at rekruttere projektdeltagere, udpege referencegruppe, udarbejde møde- og governancestruktur, udarbejde ressource- og bemandingsestimater mv. Derudover er arbejdet på delprojekt A + C + D igangsat. Projektlederne på delprojekterne definerer i øjeblikket overordnede leverancer samt aktiviteter for hele projektforløbet. 3. Fremdrift 3.1 Leverancer Der er skitseret nedenstående leverancer for de fire delprojekter under ledelsesinformationsprojektet. Der arbejdes stadig med leveranceplanen. Delprojekt A Aftalt leverance med dato Hovedleverance 1 - Samlet overblik over eksisterende nøgletal Hovedleverance 2 - Prioritering af identificerede nøgletal. Opstilling af datamodel og anbefaling til eventuelle registreringsændringer med udgangspunkt i de prioriterede tal. Leverance Hovedleverance 1 er et samlet overblik over de eksisterende nøgletal på Aarhus Universitet. Kortlægning af nøgletallene tager udgangspunkt i information fra: Nøgletalsudvalget Økonomirapportering Rapportering på studieområdet Rapportering på HR og lønområdet Ledelsessekretariatet Bygninger Hovedleverance 2 omfatter en prioritering af de identificerede nøgletal samt opstilling af en datamodel og anbefaling om eventuelle registreringsændringer. Hovedleverance 2 konklusioner er baseret på følgende aktiviteter under delprojekt A: Rapporteringsbehov hos ledelserne på universitetet o Afholdelse af workshop, som har til formål at identificere rapporteringsbehov hos ledelserne med udgangspunkt i de nye muligheder, der er opstået gennem forandringsprojektets systemimplementeringer Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 3

4 Prioritering af nøgletal o Analyse af identificerede nøgletal med udgangspunkt i ovennævnte workshop o Afklare definitioner og tidsforskydninger på nøgletal o Afholdelse af opfølgende workshop: Præsentation og godkendelse af valgte nøgletal hos universitetsledelsen Ad-hoc analyser o Identifikation af behov for ad-hoc analyser samt afledte krav til datamodellen Identifikation af kildesystemer og datasammenhænge o Identifikation af kildesystemer o Identifikation af datasammenhænge og krydsreferencer Dataspecifikation til ledelsesinformationssystem o Specifikation af datamodel o Identifikation af datamangler Hovedleverance 3 - Rapporteringspakken Hovedleverance 4 - Vejledninger Vi overvejer, hvordan lavere prioriterede nøgletal indarbejdes. Hovedleverance 3 præsenterer rapporteringspakken på baggrund af ovenstående aktiviteter og vil indeholde følgende elementer: Opbygning af rapporteringspakke Design af rapporteringspakke Definition af udtræks- og analysemuligheder Hovedleverance 4 har til formål at præsentere en række vejledninger, der kan træffes beslutning om: Vejledninger til rapporteringspakken og sammenhæng til kildesystemer Vejledning og implementering af ændringer i registreringspraksis Delprojekt B Aftalt leverance med dato Hovedleverance B1 - Rapport og plan over hovedområdernes behov Hovedleverance 2 - Opstilling af en datamodel og anbefaling til evt. registreringsændringer på baggrund af de yderligere Leverance Hovedleverance 1 indeholder en overordnet beskrivelse af, hvilket behov for lokalt baseret ledelsesinformation der findes på de enkelte hovedområder på Aarhus Universitet. Behovet for ledelsesinformation kan være forskellig fra hovedområde til hovedområde baseret på forskellige styrings- og ledelsesprincipper i de forskellige områder. Hovedleverance 1 bygger mere specifikt på følgende aktiviteter: Interview med hvert hovedområde Identifikation af om hovedområdet kan nøjes med en central vedligeholdt udvidelse af projekt A s ledelsesinformation Identifikation af rapporteringsbehov og lokalenøgletal Identifikation af om drift og udvikling skal placeres centralt/decentralt for at opfylde de enkelte hovedområders behov Prioritering af rapporteringsbehov og lokale nøgletal Hovedleverance 2 har til formål at præsentere en datamodel samt anbefaling om eventuelle registreringsændringer. Hovedleverance 2 s konklusioner er baseret på følgende aktiviteter under delprojekt B: Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 4

5 rapporteringsbehov Detailafklaring af hvert hovedområde o Afholdelse af workshop 1: Workshoppen har til formål at fastlægge eventuelle yderligere nøgletal o Analyse af identificerede nøgletal med udgangspunkt i workshop1 o Afholdelse af workshop 2: Workshoppen har til formål at præsentere valgte nøgletal hos hovedområdets ledelse med henblik på at opnå godkendelse heraf o Identifikation af behov for ad-hoc analyse og heraf afledte krav til datamodellen Identifikation af kildesystemer og datasammenhænge o Identifikation af kildesystemer o Identifikation af datasammenhænge og krydsreferencer Hovedleverance 3 - Rapporteringspakken Hovedleverance 4 - Vejledninger Dataspecifikation til ledelsesinformationssystem o Specifikation af datamodel o Identifikation af datamangler Hovedleverance 3 præsenterer rapporteringspakken på baggrund af ovenstående aktiviteter og vil indeholde følgende elementer: Opbygning af rapporteringspakke Design af rapporteringspakke Definition af udtræks- og analysemuligheder Hovedleverance 4 har til formål at præsentere en række vejledninger, der kan træffes beslutning om: Vejledninger til rapporteringspakken og sammenhæng til kildesystemer Vejledning og implementering af ændringer i registreringspraksis Delprojekt C Aftalt leverance med dato Hovedleverance 1 - Scenarierapport Leverance Scenarierapporten beskriver to mulige scenarier for, hvordan AU kan organisere understøttelsen af et IT ledelsesinformationssystem. De to scenarier er henholdsvis en central organisationsform og en matrix (decentral) organisation. Hvert scenarie bliver beskrevet ud fra følgende parametre på et overordnet niveau: Designprincipper Arbejdsprocesser og opgaver Positioner Kompetencebehov Træningsbehov Rekrutteringsbehov Styringsmodel/governance KPI Lokation Normering/Bemanding Juridiske krav Risici Omkostninger Strategisk match til AU forretnings- og IT-strategi Det vil gælde for flere af parametrene, at de for nærværende beskrives på et overordnet niveau, idet der eksisterer en række afhængigheder til LIS projektets andre delprojekter. Den endelige analyse, detaljering og planlægning udføres i løbet af Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 5

6 Q , når delprojekterne A+B+D kommer med en række givne konklusioner. Hovedleverance 2 - Tillæg til scenarierapport Hovedleverance 3 - Beslutningsgrundlag Scenarierne vurderes indbyrdes og hovedleverance 1 runder af med en anbefaling til, hvilket organisatorisk scenarie LIS projektet bør arbejde videre med. Hovedleverance 1 indleveres til projektets ejer Per Lindblad Johansen, som videreformidler det til relevante interessenter. Hovedleverance 2 fungerer som tillæg til scenarierapporten. Tillægget består af en uddybning af de parametre, hvor det ikke har været muligt at være konkret qua uafklarede afhængigheder til de andre delprojekter. Fx kan det endelige kompetencebehov, træningsbehov og rekrutteringsbehov først klarlægges, når delprojekt D har foretaget beslutning om, hvilket IT system, som vælges. Ligeledes kan arbejdsprocesser først færdiggøres i detaljer, når delprojekt A har klarlagt det endelige rapporteringsbehov. Hovedleverance 3 er det samlede beslutningsgrundlag om implementering af det organisatoriske valg, herunder: Organisationens struktur (baseret på designprincipper) Arbejdsopgaver og processer Positioner og roller Bemanding (træning og evt. rekruttering) Lokation (indplacering både organisatorisk og geografisk) Styringsmodel/governance KPI - målepunkter Implementeringsplan Juridisk blåstempling af implementeringsplanen Samlede omkostninger Samlet risikovurdering Det præcise leverancetidspunkt for Hovedleverance 3 er på nuværende tidspunkt ikke aftalt. Det er netop formålet med LIS projektets mobiliseringsfase (maj-juni 2009) at planlægge, hvordan de forskellige delprojektleverancer falder gennem Q Delprojekt D Aftalt leverance med dato Leverancer Leverance Nedenstående beskrivelse af delprojekt D s leverancer tager udgangspunkt i den af Aarhus Universitet udarbejdede projektbeskrivelse for ledelsesinformationsprojektet. Yderligere beskrivelse af delprojekt D s leverancerne udarbejdes af Flemming Bøge snarest. Projekt D skal identificere mulige systemvalg og kvalificere indstilling til ledelsesstrengen om anskaffelse heraf. Projektet skal tillige tilvejebringe grundlaget for en indplacering af systemdriften. Det skal overvejes om selve anskaffelsesforretningen sker i projektet eller i systemdriftsenheden. Leverancer: Identifikation af mulige database- og rapporteringssystemer, herunder: o At beskrive og afveje muligheder for en fælles koncernmodel o At vurdere brugervenlighed og letheden i adgang til valide data for slutbrugeren Udarbejdelse af beregning af drifts-, vedligeholdelses- og anskaffelsesomkost- Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 6

7 ninger for de mulige systemer. Afvejning af relationer til IT-strategi og eksisterende systemplatforme. Udarbejdelse af indstilling om hvilke systemer, der skal indkøbes og implementeres på AU. Tilvejebringelse af grundlag for beslutning om organisering af anskaffelsesforretning Afklaring af placering og krav til systemdrift, herunder Service Level Agreements (SLA). Evt. selve anskaffelsesforretningen, dvs. udbud/indkøb, implementering og aflevering til systemdriftsorganisation, herunder: tilvejebringelse af driftsmanualer. 3.2 Ændringer til tidsplan N/A 4. Beslutningsoplæg N/A 5. Risikohåndtering Der er endnu ikke defineret risici for ledelsesinformationsprojektet. Som en del af mobiliseringsfasen for ledelsesinformationsprojektet er en risiko-log under udarbejdelse og forventes færdig senest ultimo juni Omkostninger N/A 7. Organisering Ledelsesinformationsprojektets struktur Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 7

8 8. Projektstatus Projektnavn Delprojekt A Delprojekt B Delprojekt C Delprojekt D Projektstatus Følger pt. planen Følger pt. planen Følger pt. planen Følger pt. planen 9. Kommunikation Siden sidste månedsstatus Nyhed Udsendelse af mødereferat af opstartsseminar Ledelsesinformationsprojektets underside på den administrative forandringsproces hjemmeside er opdateret Nyhed om opstartsseminar publiceret Tekst/stikord I forlængelse af opstartsseminaret for ledelsesinformationsprojektet afholdt 20. maj 2009 blev mødereferatet udsendt til alle inviterede og deltagere på opstartsseminaret. Opstartsseminarpræsentationen, projektorganisationen og tidsplan for projektet er blevet publiceret på forandringsprocessens hjemmeside under ledelsesinformationsprojektet. Nyhed: Seminar markerer opstart af projektet (26/5 2009) Inden næste månedsstatus Nyhed Opstart af ledelsesinformationsprojektet Tekst/stikord Ifølge aftale med Søren Klit Lindegaard bliver ledelsesinformationsprojektet nævnt i næste udgave af forandringsprocessens nyhedsbrev. Ledelsesinformationsprojektet Projektstatus 8