Partnerskabsaftale mellem Syddjurs Kommune, Fonden Den ny Maltfabrik og Komitéen Ny Malt vedrørende drift og udvikling af Maltfabrikken

Transkript

1 Partnerskabsaftale mellem Syddjurs Kommune, Fonden Den ny Maltfabrik og Komitéen Ny Malt vedrørende drift og udvikling af Maltfabrikken 0. Aftalens parter Partnerskabsaftalens parter udgør følgende Syddjurs Kommune Fonden Ny Maltfabrik (i aftalen kaldet Fonden ) Foreningen Komitéen Ny Malt (i aftalen kaldet Komitéen ) 1. Aftalens område og formål 1.1 Baggrunden for projektet Maltfabrikken er et strategisk samarbejde, hvor Syddjurs Kommune og Komitéen Ny Malt, med Maltfabrikken som ramme, i fællesskab ønsker at styrke sammenhængskraften, et blomstrende kulturliv, erhvervsudviklingen, bosætningsattraktiviteten og turismen i Syddjurs Kommune. 1.2 Formålet med aftalen er at rammesætte partnerskabet mellem de tre parter nævnt i afsnit Aftalen vedrører de tre parters aktiviteter, der vedrører det område, der under et kaldes Maltfabrikken. 1.3 Partnerskabets mål er, at Maltfabrikken bliver et stærkt, nytænkende og kreativt miljø, hvor ildsjæle, erhvervsmæssig tænkning, offentlig service og kulturproduktion for første gang i Danmark spiller tæt sammen. Det skal sætte Ebeltoft i førerposition for lokalfunderet kulturel og bæredygtig udvikling, der vil inspirere i national og international skala. I fremtiden skal Maltfabrikken inspirere, både lokalt og i national og international skala. Den skal være Ebeltoft og Syddjurs Kommunes bud på, hvordan historiske byer kan genskabe sig selv indefra og udgøre moderne centre for kulturel og kreativ aktivitet. Maltfabrikken skal i fremtiden være byens og kommunens nye mødested et stykke levende kulturarv med et indhold, der kredser om det gode liv. Det skal være stedet med de mange brugerrettede faciliteter, og samtidigt et netværk, en dynamo og en formidler af aktiviteter og arrangementer.

2 Det skal være et sted for børn, unge, voksne og ældre, og et sted for de mange turister om sommeren men lige så meget for livskvaliteten og energien i Syddjurs Kommune. Rammen om det gode liv hele livet! For at opnå ovenstående har partnerskabet ét fælles mål om at Maltfabrikken fremstår som én stærk samlet organisation og ét hus. En stærk samlende organisation er helt afgørende for at få det optimale ud af Maltfabrikkens potentiale. 1.4 Udgangspunktet for samarbejdsaftalen er, at de to parter Fonden og Syddjurs Kommune har særlige kompetencer, netværk og muligheder, som skal søges udnyttet optimalt i forhold til det samlede projekt Den ny Maltfabrik. Samarbejdet skal foregå med fokus på synergi, innovation og fælles, optimal udnyttelse af ressourcer og med fokus på at understøtte hinandens strategiske satsninger. Parterne forpligter sig til at arbejde med en høj grad af transparens og åbenhed over for hinanden. Ligeledes arbejder parterne med høj grad af brugerinvolvering og gennemslag i kommunikationen over for og sammen med brugere, borgere, besøgende og husets forskellige lejere. Parterne forpligter sig endvidere til at håndtere misforståelser og uoverensstemmelser åbent og konfliktforebyggende. 2. Organisering 2.1 De tre parter er enige om, at de alle er forpligtede på at bidrage til det mål for Maltfabrikken, der opstilles i punkt 1.3. Samarbejdet skal bygge på, at alle ønsker at skabe udvikling og synergi gennem en positiv dialog med respekt for forskelle i dagsordener og fagområder. Man skal prioritere de fælles aktiviteter og projekter og den fælles faglige sparring. Samarbejdet skal rumme både udfordrende leg og fagligt engagement og bygge på åbenhed og vidensdeling. 2.2 Samarbejdet om bygningsdrift mellem Fonden Den Ny Maltfabrik og Syddjurs Kommune sikres gennem en ejerforening, hvor begge parter er repræsenterede. 2.3 Samarbejdet om aktiviteter mellem Komiteen og de institutioner fra Syddjurs Kommune, der har til huse på Maltfabrikken, sikres gennem etablering af et husråd, hvor der også deltager repræsentanter for de forskellige brugere af huset. Side 2 af 6

3 2.4 Samarbejdet mellem Fonden og Komitéen sikres ved, at de to organisationers bestyrelser kan betragtes som et sammenhængende ledelsesmæssigt organ selvom der formelt er tale om to selvstændige juridiske enheder. Det er vigtigt at understrege, at bestyrelsesmedlemmerne ser det som deres primære opgave at udmønte visionerne for Maltfabrikken ved at udarbejde og gennemføre en sammenhængende strategi. Det kommer til udtryk ved, at bestyrelsesmøderne i Fonden og Komitéen afholdes i forlængelse af hinanden, og at man indkaldes som tilhørere til hinandens møder. 2.5 Samarbejdet mellem Syddjurs Kommune og hhv. Fonden og Komitéen sikres udover gennem denne partnerskabsaftale ved en række initiativer: Syddjurs Kommune udpeger en repræsentant til hhv. Fondens og Komitéens bestyrelser. Frem til 2025 skal disse være medlemmer af byrådet. Ved evalueringen af partnerskabsaftalen i skal der tages stilling til, om de udpegede repræsentanter fortsat skal være byrådsmedlemmer. Der afholdes et årligt dialogmøde mellem Fonden og Komitéen og Udvalget for plan, udvikling og kultur. Der skal være et tæt samarbejde på administrativt ledelsesniveau, hvor direktøren for Maltfabrikken mødes med direktør og chef for kulturområdet i en fastlagt kadence flere gange årligt. Der skal være et tæt samarbejde i det daglige. Det er nødvendigt, at medarbejdere fra Syddjurs Kommune, bl.a. Kultur og Borger og Maltfabrikken har så tæt et samarbejde, at man løbende kan udnytte de muligheder for samarbejde og synergi, som vil opstå i forbindelse med konkrete projekter. I den sammenhæng er der enighed om, at medarbejderne på Maltfabrikken skal bidrage til projekter i Bibliotek, Museum og Arkiv. 2.6 Hvis en af parterne træffer beslutninger, der er i strid med formålet i aftalens punkt 1.3 og 1.4 kan en af parterne anmode om et ekstraordinært dialogmøde mellem Fondens bestyrelse, Komiteens bestyrelse og Udvalget for plan, udvikling og kultur. 3. Afkast/effekt og løbende evaluering 3.1 Maltfabrikken skal styrke Syddjurs Kommune på især følgende områder: Understøttelse af kreative erhverv og iværksætteri Side 3 af 6

4 Tiltrækning af turister Etablering af kreative byrum og park, der gør oplevelsen af byen mere helstøbt ved at forbinde den klassiske bymidte med bugten Understøttelse af kulturlivet i Syddjurs, bl.a. ved samling af forskellige kulturinstitutioner og gennem faciliteter for udøvende kunstnere Understøttelse af ungdomsskolens indsats Rampen Gøre kommunen mere attraktiv som tilflytterkommune. 3.2 Afkast og effekt af Fondens og Komiteens bidrag til disse områder skal løbende måles. Målemetoderne er beskrevet i bilag 1. I forbindelse med det årlige dialogmøde mellem Fonden, Komitéen og Udvalget for plan, udvikling og kultur fremlægges nøgletal samt status og opfølgning på afkast/effekt og de præcise mål for det kommende år opstilles. 4. Periode Partnerskabsaftalen er gældende for periode 1. januar december Økonomi Syddjurs Kommune yder et årligt driftstilskud til Komitéen. For perioden ser tilskuddet ud som følger (tallene er i 2019 p/l og reguleres med den af kommunens fastsatte fremskrivningssats): Tilskuddet skal blandt andet muliggøre følgende: At Maltfabrikken fremstår som én stærk og synlig institution med et væld af spændende tilbud og muligheder uanset om man er borger eller besøgende. At Maltfabrikkens sekretariat sikrer planlægningen, gennemførelsen og evalueringen af en række fælles projekter af høj kvalitet og med stor synlighed. Det være sig for eksempel kulturprojekter, der tiltrækker kommunens borgere og besøgende fra nær og fjern. Side 4 af 6

5 At man vil kunne ansætte medarbejdere, der løbende skal udvikle nye projekter på et højt fagligt niveau til Maltfabrikken, understøtte de kreative arbejdsfællesskaber og tiltrække de lejere og arrangementer/events, der vil gøre Maltfabrikken til et fyrtårn for Syddjurs Kommune. At der dagligt sker en professionel branding og markedsføring af Maltfabrikken og dermed Syddjurs Kommune, som et dynamisk og spændende område der er værd at besøge og opleve. 6. Regnskab 6.1 Fonden og Komitéen fremsender reviderede og godkendte årsregnskaber til Syddjurs Kommune senest den 1. juni det efterfølgende år. 6.2 Årsregnskaberne omfatter en uddybende ledelsesberetning der uddyber årets resultater. 6.3 Fonden og Komitéen skal på forlangende give Syddjurs Kommune alle økonomiske oplysninger, som ikke umiddelbart er specificeret i regnskabet. 7. Misligholdelse Ved misligholdelse af aftalen gælder dansk rets almindelige regler. Dog betragtes det altid som en misligholdelse med mindre andet er aftalt: Hvis budget og regnskab ikke fremsendes til godkendelse inden udløbet af de anførte frister. Hvis de afkast- og effektmål der er omtalt i punkt 3.2 afviges markant uden dialog med Syddjurs Kommune. 8. Opsigelse Aftalen er i aftaleperioden uopsigelig fra Syddjurs Kommunes side. I det omfang der i aftaleperioden træffes politisk beslutning om, at Institutionens driftstilskud skal reduceres væsentligt eller bortfalde sker dette minimum med et års varsel til den 1. januar. Syddjurs Kommune vil dog tilstræbe, at en reduktion Side 5 af 6

6 af tilskuddet sker på en måde, så Fonden og Komitéen får en passende tid til at tilpasse aftaler med tredjepart. Aftalen kan opsiges af Fonden og Komitéen med et års varsel til den første januar. 9. Ikrafttrædelse og evaluering af partnerskabsaftalen. 9.1 Aftalen træder i kraft 1. januar Syddjurs Kommunes Udvalg for Plan, Udvikling og Kultur igangsætter i 2022 en evaluering af Maltfabrikken, der med budgetforhandlingerne for 2024 kan føre til en afklaring af om Maltfabrikken skal modtage et driftstilskud i 2024 og årene derefter, og i så fald i hvilket omfang. Hvis en af parterne finder det nødvendigt, kan dette føre til en genforhandling af partnerskabsaftalen. 9.3 Fonden Maltfabrikken igangsætter samtidig med underskrivelsen af aftalen de nødvendige procedurer for at få godkendt en ændring af fondens vedtægter i Civilstyrelsen, så det bliver muligt for Syddjurs Kommune at udpege en repræsentant til fondens bestyrelse som omtalt i punkt 2.5. Indtil dette er gennemført sørger fondens bestyrelse for, at den udpegede repræsentant bliver inddraget i det løbende arbejde på anden vis. Side 6 af 6