Møde i Den Politiske Styregruppe, tirsdag, den 10. november 2015 klokken på Ved Faurgården 7, Holbæk.

Transkript

1 Møde i Den Politiske Styregruppe, tirsdag, den 10. november 2015 klokken på Ved Faurgården 7, Holbæk. Deltagere: Borgmester Søren Kærsgaard, Holbæk Ole Hansen, Holbæk Borgmester Martin Damm, Kalundborg Hanne Brøndel, Kalundborg Borgmester Mette Touborg, Lejre Line Jacobsen, Lejre Borgmester Thomas Adelskov, Odsherred Torben Møller, Odsherred Borgmester Gert Jørgensen, Sorø Preben Lund, Sorø Borgmester Stén Knuth, Slagelse John Dyrby Paulsen, Slagelse Medarbejderrep. Peter Nygaard, Sorø Deltagere m/ observatørstatus: Medarbejderrep. Daniel Weinreich, Slagelse Rep. for de frivillige beredskaber Winie Heisel, Holbæk Sten Drejø deltog som stedfortræder for Hanne Brøndel Jan Vedel Heine deltog som stedfortræder for Mette Touborg. 1. Serviceniveauer, Risikobaseret Dimensionering. Den politiske Styregruppe godkendte på sit møde den 9. oktober 2015 oplæg vedr. serviceniveauer i Den Risikobasered Dimensionering I oplægget manglede afsnit vedr. hhv. "Indsatsledelse" og "Vagtcentraler". Disse foreligger hermed. Indstilling For så vidt angår "Indsatsledelse" indstiller konstitueret beredskabsdirektør, at det i Risikobaseret Dimensionering for 2016 indskrives, at de 2 indsatsledervagter i Lejre Kommune samles til en indsatsledervagt - således at der i alt bliver 6 indsatsledervagter indsatsledervagten i Holbæk omlægges til samme struktur som i de øvrige indsatsledervagter (fra 4-delt til 3-delt vagt) at der i 1. kvartal 2016 fremlægges et Den politiske Styregruppe godkendte konstitueret beredskabsdirektørs indstilling vedr. indsatsledelse. Det sikres at der er lokal indsatsledelse ved større beredskabsbegivenheder, storme m.v. Vedr. "vagtcentral" godkendes, at der sker en samling af vagtcentralerne til en vagtcentral i foråret Den videre udvikling af vagtcentralkonceptet behandles i den fælleskommunale Beredskabskommission primo Endelig stillingtagen til hvorvidt VB skal indgå i et større samarbejde om vagtcentral afventer yderligere kvalificering af beslutningsgrundlag.

2 gennemberegnet forslag til reduktion af indsatsledervagterne fra 6 til 4 vagter. For så vidt angår vagtcentral anbefaler konstitueret beredskabsdirektør: for at sikre "sikker drift" i forbindelse med samordningen af beredskaberne, beholdes nuværende vagtcentralordninger til primo 2016 vagtcentralerne samles i én vagtcentral - i Svebølle - så hurtigt som praktisk og administrativt muligt i foråret Dette indskrives i den Risikobaserede Dimensionering. vagtcentralen "bemandes" i dagtimerne, således at borgere og virksomheder kan kontakte vagtcentralen indenfor almindelig, daglig kontortid i det omfang, der kan etableres en positiv businesscase, udvides vagtcentralens daglige åbningstid, således at der kan ydes en bedre service overfor virksomheder og borgere - potentielt til hele døgnet. Vestsjællands Brandvæsen indgår konstruktivt i arbejdet med at etablere et grundlag for beslutning om fælles vagtcentralløsninger på Sjælland. Bilag Notat om vagtcentraler notat om indsatsledelse 2. Besættelse af beredskabsdirektørstillingen I samarbejde med Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed, KLK, blev der i foråret 2015 gennemført en rekrutteringsproces mhp. at ansætte en beredskabsdirektør, der skulle tiltræde den 1. august Den kandidat, der fik tilbudt stillingen, takkede nej til stillingen - og ansættelsesudval- Den politiske Styregruppe godkendte konstitueret beredskabsdirektørs indstilling - dog således, at der indgår et medlem af driftsforum i ansættelsesudvalget. Endelig sammensætning af ansættelsesudvalget fastsættes på styregruppens møde den 18. december 2016.

3 get vurderede, at ingen af de øvrige kandidater skulle tilbydes stillingen. I stedet blev der truffet beslutning om at udskyde besættelse af stillingen til efter dannelsen af selskabet. I den mellemliggende periode blev den hidtidige projektleder på samordningsprojektet konstitueret som direktør. Rekrutteringsbureauet Mercuri Urvall har fungeret som konsulent på ansættelsesprocesser af beredskabsdirektører i andre af de samordnede beredskaber - og fremsendte i lighed med KLK tilbud om at forestå processen for Vestsjællands Brandvæsen. Tilbuddet lød på kr. Indstilling For at kunne forberede processen indstiller konstitueret direktør, at Mercuri Urvall bedes om at fremsende tilbud på at gennemføre en proces for ansættelse af beredskabsdirektør, således at beredskabsdirektøren kan tiltræde pr. 1. marts at ansættelsesudvalget sammensættes af: o 2 borgmestre o 2 andre politiske valgte medlemmer af Beredskabskommissionen - som ikke kommer fra samme kommuner som borgmestrene o 1 repræsentant for ledelsen i Vestsjællands Brandvæsen o 1 medarbejderrepræsentant for de fuldtidsansatte medarbejdere o 1 medarbejderrepræsentant for de deltidsansatte medarbejdere o 1 repræsentant fra de frivillige beredskaber Bilag

4 Det tidligere fremsendte tilbud fra Mercury Urvall. 3. Organisation Den politiske Styregruppe har tidligere godkendt ledelsesorganisationen - og fastsat at principperne for organisationen: smal organisation få ledelseslag Chefgruppen har ud fra disse principper dannet således: budget- og personaleansvar ligger i chefgruppen der er udpeget 2 operative ledere for hhv. den syd- og vestlige del af beredskabsdistriktet (ca. 20 fastansatte, ca. 70 deltidsansatte og ca. 85 frivillige) og den nord- og vestlige del (ca. 8 fastansatte, ca. 85 deltidsansatte og ca. 50 frivillige) 2 faglige koordinatorer af den forebyggende beredskab samt indsatsledelsen en leder af brandskolen RESC (uændret) en sekretariatsleder Den politiske styregruppe godkendte den konstituerede beredskabsdirektørs indstilling, dog således at beredskabsdirektøren løbende evaluerer organisationen. Til den politiske styregruppes møde i december 2015 forelægges et notat, der belyser den samlede ledelsesstruktur i Vestsjællands Brandvæsen - sammenholdt med den hidtidige struktur i beredskaberne - herunder økonomien. Organiseringen er valgt med udgangspunkt i sikker drift fra 1. januar Chefstillingerne blev besat efter internt stillingsopslag - og et ansættelsesudvalg bestående af driftsforum, personalerepræsentanter og konst. beredskabsdirektør udvalgte kandidaterne. De øvrige, hidtidige beredskabschefer og viceberedskabschefer er efterfølgende blevet tilbudt stillinger som konsulenter/specialister samt som operativ leder. Der er også i denne proces taget stilling til den enkeltes kvalifikationer og kompetencer - samt til sikker drift pr. 1. januar Indstilling:

5 Konst. beredskabsdirektør indstiller, at Den politiske Styregruppe tager orienteringen til efterretning organisationen evalueres senest med udgangen af Bilag Organisering af Vestsjællands Brandvæsen af 3/ Møder i Beredskabskommissionen i 2017 I og med at bliver mange overordnede emner at tage stilling til i 2016 foreslår konstitueret beredskabsdirektør, at der afholdes i alt 8 ordinære møder i beredskabskommissionen i 2016 møderne afholdes på fredage kl møderne holdes på skift på Vestsjællands Brandvæsens tjenestesteder møderne tilrettelægges således at der er et antal beslutningspunkter samt en temadrøftelse på hvert møde møderne afholdes på flg. datoer og - steder: o 29. januar Højvangen 9, Svebølle o 18. marts brandskolen RESC, Korsør o 29. april brandstationen i Kr. Hyllinge o 10. juni brandstationen i Slagelse o 19. august brandstationen i Hvalsø o 30. september brandstationen i Kalundborg o 4. november brandstationen i Asnæs o 16. december Frivillige beredskab i Holbæk, Anders Larsensvej 1A, Holbæk. Det foreslåede møde den 19. august flyttes til den 26. august. Herudover godkendte Den politiske Styregruppe konstitueret beredskabsdirektørs indstilling. Såfremt formand og direktør vurderer, at der ikke er tilstrækkeligt indhold til en dagsorden, aflyses møderne.

6 5. Status på samordning af beredskaberne på Vestsjælland alle medarbejdere er nu orienteret om organisatorisk og fysisk placering efter 1. januar alle tidligere beredskabschefer og viceberedskabschefer er tilbud stillinger. En tjenestemand overvejer om den tilbudte stilling er "passende". KL har udtalt at det efter deres vurdering er en passende stilling. der har vist sig problemer med at benytte administrationskommunens økonomiog lønsystem (KMD-OPUS). Det har forsinket budgetarbejdet med mindst 3 uger. Løsningen er blevet, at vi benytter en facilitet i KMD-OPUS, der hedder "eksternt regnskab" - men det betyder, at vi ikke kan få den detaljeringsgrad i økonomioplysningerne, som vi ønsker os. Derfor overvejes om vi i 2016 skal gå i udbud mhp.at få et økonomisystem som kan leve op til behovet. Som følge af at arbejdet med indplacering af mellemledere er trukket ud, og at arbejdet med budget, som ovenfor nævnt er blevet forsinket, har projektet mistet moment. Men vi kan indhente det tabte - og vi når det til 31. december. forhandlingerne om lokalaftaler er på grund af ferie m.v. hos medlemmer af forhandlingsudvalget er endnu ikke kommet i gang igen efter sidste møde i politisk styregruppe. Næste møde er fastsat til 9. november. nedsættelse af forhandlingsorgan til forhandling af MED-aftale er under etablering. Som supplement til den skriftlige orientering, orienterede konstitueret beredskabsdirektør om, at der i forbindelse med en forhandling om lokal lønfastsættelse for de deltidsansatte brandmænd mandag den 9. november, var opnået et forhandlingsresultat. Forhandlingsresultatet foreligger endnu ikke i en færdigredigeret form. Forhandlingsresultatet skal godkendes af medarbejderne på den enkelte brandstation. Forhandlingsresultatet indebærer, at den fastsatte ramme til lokal lønfastsættelse på kr. bliver overskredet med kr. Forhandlingsresultatet indebærer endvidere, at der for så vidt angår spørgsmålet om "alleudkald", udarbejdes et fælles notat (medarbejdere og ledelse), som belyser problemstillingerne om "alle-kald". Notatet forelægges Den politiske Styregruppe i forbindelse med behandlingen af Den Risikobaserede Dimensionering. Den politiske Styregruppe tog såvel den skriftlige som den mundtlige orientering til efterretning. For så vidt angår overskridelse af den økonomiske ramme til lokal løndannelse besluttede den politiske styregruppe, at beløbet skal findes indenfor den samlede omkostning til løn- og personaleforhold - og uden konsekvenser for serviceniveauet. Indstilling Konstitueret beredskabsdirektør indstiller, at orienteringen tages til efterretning.

7 6. Eventuelt orientering om entreprisekontrakter Den politiske styregruppe tog orientering om status på entreprisekontrakterne til efterretning. I forbindelse med Den fælleskommunale Beredskabskommissions møde i januar 2016 drøftes Beredskabskommissionens rolle og ansvar.