Dansk Sejlunions bestyrelse Referat

Transkript

1 Møde: Bestyrelsesmøde Dato: Mandag den 4. marts 2013, kl Sted: Deltagere: Dansk Sejlunion, Idrættens Hus, Brøndby Hans Natorp, DS Formand Jens Erik Hansen, DS Næstformand Jan Wojtczak, politisk økonomiansvarlig Jesper Baungaard Mads Christensen (fra kl ) Christina Nielsen Ole Ingemann Nielsen Søren Overgaard Mads Kolte-Olsen, DS Generalsekretær 1. Dagsorden Mødets dagsorden blev godkendt. 2. Sidste referat 2.1. møde den 10. december 2012 Bestyrelsen havde i februar i skriftlig behandling på base camp godkendt referat fra møde den den 10. december møde den 28. januar 2013 Bestyrelsen gennemgik referat for bestyrelsesmødet Bestyrelsen godkendte referatet fra møde Mødets hovedopgaver 3.1. Regnskab 2012 Præsentation Jan Wojtczak og Mads Kolte-Olsen præsenterede Dansk Sejlunions årsrapport 1

2 2012. Årets resultat er et underskud på ca. 700 tkr. Faldende indtægter er ikke blevet modsvaret af reduktion i udgifter. Resultatet betyder en reduktion i egenkapital på 23 %. Dansk Sejlunion har i 2012 investeret 1,3 mio. kr. i IT-udvikling. Man har i forbindelse med afslutning af regnskab 2012 drøftet ændring i afskrivningsperiode for IT. Regnskab 2013 vil afskrive IT over en kortere periode end 7 år, og man vil indregne løn, som har været knyttet direkte til IT-udvikling. Jan Wojtczak redegjorde for revisionens anbefalinger i revisionsprotokollat. Revisionen har ikke forbehold eller anmærkninger til regnskabet. Drøftelse Man drøftede årsager til årets resultat. Ledelsesberetning i årsrapport og Dansk Sejlunions årsberetning redegør for baggrunden for årets resultat. Årets resultat er ikke tilfredsstillende. Man vurderer, at de iværksatte ændringer i ledelsen og bogholderifunktionen i forhold til den fremadrettede økonomistyring vil have effekt fra 1. kvartal Kommunikation af regnskab 2012 er ved at blive forberedt. Spørgsmål og svar vil være klar samtidig med, at regnskab bliver sendt ud til klubberne den 8. marts. Bestyrelsen besluttede at indstille årsrapport 2012 og revisionsprotokollat til generalforsamlingens godkendelse. Bestyrelsen bad sekretariatet udarbejde en plan for opfølgning på revisionens anbefalinger om opfølgning på lånedebitorer, aktiv-kartotek og investeringspolitik. Bestyrelsen bad sekretariatet om at udarbejde en redegørelse for Dansk Sejlunions IT-investeringer i 2012 (medlemssystem, Det Levende Søkort, sejlsport.dk, websejler.dk) Målsætning og leverancer i 2013 Mads Kolte-Olsen præsenterede oplæg til sekretariatets mål og leverancer i Oplægget kobler Dansk Sejlunions strategiske mål og sekretariatets forventede leverancer og handlinger i

3 Drøftelse Man sætter pris på koblingen mellem handling og de fire overordnede strategiske mål. Man ønsker desuden, at oplægget kobler sig til mål og strategi for hvert delområde i DS Strategi Man spurgte til mål for at styrke DS Netværk. Det blev oplyst, at det både er et overordnet mål at styrke frivillige ressourcer i DS Netværk, og at man vil arbejde med DS Netværk som en mulighed til at tiltrække frivillige ressourcer i konkrete projekter. Bestyrelsen besluttede at godkende oplæg med følgende bemærkninger: Bestyrelsen ønsker, at oplægget kobler sig til mål og strategi for hvert delområde/anbefaling i DS Strategi Bestyrelsen ønsker, at oplægget omfatter alle delområder/anbefalinger i DS Strategi Bestyrelsen ønsker, at DS Netværk bliver brugt aktivt i arbejdet med at nå mål i DS Strategi Bestyrelsen ønsker en stærkere beskrivelse af indsatsen for tursejlads, og hvordan man med den planlagte indsats for tursejllads i løbet af 2013 og 2014 vil nå de mål, som bestyrelsen har sat Budget 2013 Mads Kolte-Olsen og Jan Wojtczak præsenterede forslag til Dansk Sejlunions budget Drøftelse Man drøftede budget til tursejlads. Der skal være en udvikling i Dansk Sejlunions indsats for tursejlere. Man drøftede forankring og opfølgning på budget i Sekretariatet vil efter bestyrelsens godkendelse indlæse budgettet i økonomisystemet; sikre at afdelingerne kender og forstår budgettet; samt sikre at budgettet bruges aktivt til styringen af aktiviteterne i Dansk Sejlunion. Sekretariatet vil desuden udarbejde kvartalsregnskaber med afvigelsesforklaringer og estimat for resten af året, månedlig rapportering på igangværende projekter i forhold til projekternes retning, aktiviteter og økonomi. Bestyrelsen vil modtage kvartalsregnskaber med afvigelsesforklaringer og estimat på året samt projektrapportering på udvalgte projekter. 3

4 Bestyrelsen godkendte budget Bestyrelsen bad sekretariatet redegøre for hvorledes de budgetterede midler og ressourcer er passende i forhold til at nå de besluttede mål for tursejlerområdet jf. Strategi Generalforsamling Man gennemgik dagsorden for Dansk Sejlunions generalforsamling. Valg af dirigent: Niels Bo Andersen vil gerne stille op som dirigent. Årsberetning: Skriftlig beretning er klar og bliver sendt ud til klubberne den 8. marts. Hans Natorp beder bestyrelsen om forslag til emner og budskaber til formandens mundtlige beretning. Årsrapport 2012: Jan Wojtczak indleder præsentation og derefter gennemgår Mads Kolte-Olsen regnskab Budget 2013: Mads Kolte-Olsen forbereder præsentation. Jens Erik Hansen og Jan Wojtczak forbereder pædagogisk kobling mellem den nye og den tidligere budgetmodel. Driftsprognose: Punktet vil indeholde en beskrivelse af forventninger til nøgletal i indtægter og udgifter i Hovedlinjer for unionens virksomhed: Mads Kolte-Olsen, Hans Natorp og Jens Erik Hansen forbereder præsentation efter oplæg fra Mads Kolte-Olsen. Forslag fra Bestyrelsen: Bestyrelsen besluttede at foreslå kontingent korrigeret for forventet pris- og lønudvikling. Forslag om kontingent præsenteres af Jan Wojtczak. Bestyrelsen besluttede at fremsætte forslag om associeret medlemskab. Forslaget præsenteres af Hans Natorp. Valg af bestyrelsesmedlemmer: Jesper Andersen er indstillet af Kolding Sejlklub og Aarhus Sejlklub som bestyrelsesmedlem. Erik Schulz er indstillet af Brøndby Strands Sejlklub som bestyrelsesmedlem. Christina Nielsen genopstiller som bestyrelsesmedlem og er indstillet Sejlklubben Sundet. Ole Ingemann-Nielsen genopstiller som bestyrelsesmedlem og er indstillet af Svendborg Amatør Sejl- 4

5 klub. Flemming Merrild er indstillet af Ringkøbing Sejlklub som suppleant til bestyrelsen. Interne revisorer: H.C. Hansen og Jørgen Meyer stiller op som interne revisorer. Kommunikation: Man ønsker en kommunikation, som giver klublederen lyst til at deltage i mødet. Man foreslog at fremhæve 100 års jubilæum og seminarer. Seminarer: Mads Kolte-Olsen forbereder seminar om sekretariatet og DS Strategi 2011, Mads Christensen forbereder seminar om øget brug af DH, og Jens Erik Hansen forbereder seminar om tursejlads. 4. Ledelsesrapporter Mads Kolte-Olsen lagde op til drøftelse af ledelsesrapportens form og indhold. En god rapport følger både op på bestyrelsens beslutninger og beskriver, hvad der rører sig i og foran Dansk Sejlunion, som har væsentlig betydning for Dansk Sejlunions drift og udvikling. Bestyrelsen ønsker at blive orienteret om fremdrift, afvigelser og udviklingen i og omkring Dansk Sejlunion. Bestyrelsen sætter pris på en samlet rapport fra ledergruppen. Bestyrelsen forventer at man løbende i sekretariatet informerer om fremdrift på planlagte handlinger, fx klubbesøg og solgte enheder. Bestyrelsen ønsker afrapportering på Key Performance Indicators, hvor de er etableret, fx i TORM og Team Danmark. Bestyrelsen tog ledelsesrapporterne til orientering. Bestyrelsen bad sekretariatet om et oplæg til afrapporteringer til bestyrelsen som giver et samlet overblik over indhold og økonomi. Bestyrelsen bad om en enkel økonomi-afrapportering inden generalforsamlingen. 5. Eventuelt Mads Christensen orienterede om DH møde på Fredericia Boat Show. Der var på mødet blevet givet udtryk for ønske om mere kontrol til stævner af overholdelse af måleregler. 5

6 Mads Christensen orienterede om møde med Big Boats. Netværket ønsker afklaring af dets formelle status i Dansk Sejlunion og deres mulighed for at afholde DM. Mads Christensen spurgte til bestyrelsens holdning til sejlklubber, som har minimalt kontingent og ikke tilbyder ungdomsarbejde og andre aktiviteter. Bestyrelsen ønsker, at alle sejlklubber ser fordelene i at skabe attraktive miljøer for sejlere og bidrage til udvikling af ungdom. Bestyrelsen ønsker ikke at tage negative sanktioner i anvendelse overfor klubber, som kører med meget begrænset tilbud til ungdom. Jens Erik Hansen orienterede om møde med Foreningen Til Langtursejladsens Fremme (FTLF) og Danske Tursejlere, hvor man bl.a. drøftede mulighed for øget samarbejde om turbøjer. Mads Kolte-Olsen deltager i det næste møde med FTLF og Danske Tursejlere. Christina Nielsen orienterede om Idrætsforum København og lægger efter mødet dokumenter på base camp. Bestyrelsen ønsker orientering om jubilæumsaktiviteter og forventninger til bestyrelsens opgaver i jubilæumsåret. Hans Natorp orienterede om møde med Niels Bo Andersen, formand for ordensudvalget og Mads Kolte-Olsen om ordensudvalgets arbejde. Bestyrelsen ønsker en undersøgelse af forsikringsselskabernes produktportefølje Næste møde i bestyrelsen er fredag den 5. april kl på Hotel Scandic Odense. Mads Kolte-Olsen var referent. 6