VITAS Versionsnote pr. 2. januar 2017

Transkript

1 Indhold Registrering af aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse... 2 Ny vejledning til søgemetoder... 2 Muligt som Anden Aktør at sætte sagsbehandler ansvarlig for ansøgning, når den overføres til jobcenteret... 3 Sagsbehandler forbliver ansvarlig på sine sager, selvom teamet man er tilknyttet slettes... 4 Muligt at lave fordelingsregel, der fordeler indkomne sager ud fra hvilken Anden Aktør, der er ansvarlig for sagen... 5 Muligt at indsende ansøgning/oprette bevilling med CPR-nummer, der har bopæl i udlandet... 6 Autogodkendelse af bevillinger, såfremt ansøgningen er øremærket... 6 Som sagsbehandler er det muligt at lave et ophør før tid, uden krav om underskrift fra arbejdsgiver... 7 Vejledning til virksomheder vedrørende målgruppe og tilskud til Voksenlærling... 9 Ekstra information om næste skridt i kvittering, som vises ved indsendelse af ansøgning Tilpasning af vejledning til klager hvor Anden Aktør afviser en øremærket ansøgning Opdatering af link på vitas.bm.dk Validering fjernet for Sygdagpengemodtager fra ledighed (kun virksomhedspraktik) Automatisk nedlukning af bevillinger en måned efter slutdato, fjernet for private løntilskudsbevillinger

2 1 Registrering af aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse Det er nu muligt i VITAS at registrere og oprette aftaler vedrørende Integrationsgrunduddannelse, herunder udfylde undervisningsplanen. Virksomhederne kan oprette IGU-aftaler når de logger på VITAS og medarbejdere hos Styrelsen for International Rekruttering og Integration kan se de oprettede aftaler. Derudover kan virksomhedskonsulenter og sagsbehandlere via virksomhedssupporten oprette aftaler for virksomhederne, som arbejdsgiver og borgeren efterfølgende skal underskrive. Registrering af en IGU-aftale sker i samme stil som ved oprettelse af andre forløb. VITAS understøtter desuden at borgeren kan sætte sin underskrift på aftalen via en elektronisk pen-funktion, som enten arbejdsgiver eller en jobcentermedarbejder via virksomhedssupporten kan anvende. For yderligere vejledning i oprettelse af en aftale om Integrationsgrunduddannelse, herunder udfyldelse af undervisningsplanen, se ny vejledning under hjælp-fanen. 2 Ny vejledning til søgemetoder Under fanen Hjælp er der tilføjet en ny vejledning, der beskriver hvordan man fremsøger en sag i VITAS. Vejledningen beskriver søgefunktionen og de forskellige muligheder for fremsøgninger i systemet. Vejledningen indeholder derudover en gennemgang af enkelte relevante søgemetoder, fx hvordan man fremsøger lukkede bevillinger. På den måde er det nemmere for jobcentrene at få et overblik over hvilke muligheder, der ligger i søgefunktionerne i VITAS, samt overblik over hvordan søgningsmodulet kan anvendes til at finde sager, som ikke længere fremgår på listerne. 2

3 3 Muligt som Anden Aktør at sætte sagsbehandler ansvarlig for ansøgning, når den overføres til jobcenteret Når Anden Aktør overfører en sag til Jobcenteret, har man nu muligheden for at angive om sagen skal overføres til en specifik medarbejder eller et specifikt team i jobcenteret. Ved tryk på Overfør til JC, vil Anden Aktør blive mødt af et dialogvindue, der giver mulighed for at vælge en specifik medarbejder eller team, som skal modtage sagen, når den sendes videre til jobcenteret. 3

4 Ved valg af team, er det efterfølgende muligt at angive hvilken medarbejder i teamet, der skal modtage ansøgningen. Det er både muligt at angive team, uden der angives en specifik jobcenter medarbejder og med en specifik medarbejder. Hvis der ikke angives nogle af delene og der trykkes ok, vil ansøgningen blot blive overført til jobcenteret uden at blive forbundet til en specifik medarbejder eller et specifikt team. Vær opmærksom på, at jobcentermedarbejderen skal i forvejen være kendt af VITAS, dvs. vedkommende skal have arbejdet i VITAS inden vedkommendes navn fremgår på listen over navne man kan vælge. Er der fra jobcenter-delen opsat fordelingsregler, der gør at specifikke overførte sager, skal havne hos et bestemt team eller medarbejder, vil Anden Aktørens valg i dialogvinduet overskrive eventuelle fordelingsregler (se punkt 5). Med den beskrevne funktionalitet, er det muligt for Anden Aktøren at målrette overførslen af en sag mod en specifik modtager. Dette kan være en fordel hvis Anden Aktøren har aftale om at overføre sager til specifik teams/medarbejder i jobcenteret. 4 Sagsbehandler forbliver ansvarlig på sine sager, selvom teamet man er tilknyttet slettes I VITAS er funktionaliteten ændret, så man fremover forbliver ansvarlig på de sager man er ansvarlig for, også selvom det team man tilhører, bliver slettet. Såfremt ens team slettes vil teamet ikke længere fremgå under teams på listen over sager, men den pågældende medarbejder vil stadigvæk være anført ud for de sager, som medarbejderen var ansvarlig for inden teamet blev slettet. På den måde er det muligt at slette et team uden at det har betydning for de sager, som teamets medarbejdere er ansvarlig for. Således forhindres det at sager, der er fordelt til en medarbejder, ikke pludselig mister sin tilknytningen til medarbejderen, bare fordi teamet slettes. 4

5 5 Muligt at lave fordelingsregel, der fordeler indkomne sager ud fra hvilken Anden Aktør, der er ansvarlig for sagen Som JC-medarbejder kan man nu oprette en fordelingsregel, der fordeler indkomne sager til medarbejdere og teams med udgangspunkt i en konkret Anden Aktør. Dvs. at det man på jobcenteret kan sørge for at alle ansøgninger oprettet af en specifik Anden Aktør, havner hos et bestemt jobcenter - medarbejder eller team, når Anden Aktør overfører sagen. For at sende sager til specifikke modtagere, kan man ved oprettelse af fordelingsreglen fra et nyt felt vælge en Anden Aktør, som reglen skal omfatte. Vær opmærksom på at Anden Aktør skal være oprettet i forvejen i Anden Aktøradministrationsfunktionen for at kunne vælges i dropdown-menuen. Derudover bør det bemærkes, at såfremt Anden Aktøren har angivet hvilken specifik medarbejder hos jobcenteret, der skal modtage sagen, vil Anden Aktørens valg overskrive eventuelle fordelingsregler, som strider mod Anden Aktørens valg (se punkt 3). 5

6 6 Muligt at indsende ansøgning/oprette bevilling med CPR-nummer, der har bopæl i udlandet Det er nu muligt at indsætte en borger på en ansøgning eller oprette en bevilling med en borger, der har udenlandsk adresse. Tidligere blev der på ansøgningen og i bevillingen advaret om at borgeren, der er sat på ansøgningen/bevillingen ikke har dansk adresse. Denne validering er nu fjernet, så man altid kan sætte en borger på uanset om borgeren har bopæl i udlandet eller Danmark. 7 Autogodkendelse af bevillinger, såfremt ansøgningen er øremærket Det er ikke længere nødvendigt for virksomheden at underskrive bevillingen til virksomhedspraktik, løntilskud eller voksenlærlingetilskud, hvis virksomheden allerede har underskrevet ansøgningen, hvor der er en borger på, dvs. ved en øremærket ansøgning. Fremover kan virksomheden undgå det ekstra underskriftskrav, der ellers skulle finde sted når sagsbehandleren har oprettet bevillingen. Bevillinger, som er oprettet på baggrund af en øremærket ansøgning vil automatisk blive godkendt af systemet umiddelbart før bevillingens startdato, såfremt arbejdsgiver ikke afviser bevillingen forinden. Arbejdsgiver kan også stadigvæk selv godkende bevillingen, inden startdato i bevillingen indtræffer. Vær opmærksom på at funktionaliteten, der automatisk godkender en bevilling bliver kørt én gang i døgnet (hver nat). Dvs. at bevillinger på baggrund af en øremærket ansøgning, først skifter status til godkendt, når funktionaliteten er kørt, efter startdatoen for bevillingen er indtruffet. Arbejdsgiver vil i mailen de modtager, når jobcenteret har oprettet bevillingen få besked om at bevillingen vil blive betragtet som godkendt af begge parter ved bevillingens startdato, med mindre denne afvises af virksomheden. På selve bevillingen, der er blevet godkendt automatisk, vil det fremgå at bevillingen er autogodkendt. Såfremt en bevilling er underskrevet af virksomheden, selvom der er tale om en øremærket ansøgning, vil dette fortsat fremgå på bevillingen, ligesom det gør nu. 6

7 Vigtige oplysninger om erstatningsforhold mv., der normalt angives i bevillingen, vises fremover også i ansøgningerne under fane 1: Virksomheden nederst i afsnittet Dette skal din virksomhed bl.a. være opmærksom på. Bemærk at ansøgninger oprettet før release d. 2. januar 2017 ikke vil få deres bevillinger automatisk godkendt. Det er udelukkende ansøgninger som er oprettet efter release d. 2. januar, og som er oprettet på baggrund af en øremærket ansøgning, der vil blive påvirket. 8 Som sagsbehandler er det muligt at lave et ophør før tid, uden krav om underskrift fra arbejdsgiver Sagsbehandlere i VITAS kan lave ophør på en bevilling uden underskrift fra arbejdsgiveren. Sagsbehandleren opretter ophøret via en ophørs-knap nederst til højre på bevillingen. 7

8 Når der trykkes på knappen åbnes et nyt vindue hvor alle relevante oplysninger om ophøret skal udfyldes, inden der trykkes Godkend. Ved tryk på Godkend vises et dialogvindue, hvor det skal bekræftes via afkrydsningsboks, at virksomheden er oplyst om og enig i ophøret registreres. Ved tryk på OK godkendes ophøret med det samme, og vil nu få samme status som ophør, der godkendes af sagsbehandleren i Jobcenter modulet. 8

9 Når ophøret er oprettet af jobcentret vil virksomheden modtage en ny mail, der informerer om at jobcenteret har registreret ophør på bevillingen. Bemærk, at det ikke er muligt at lave ophør som sagsbehandler uden krav om arbejdsgiverunderskrift, hvis der er tale om privat løntilskud. Arbejdsgiver skal i dette tilfælde stadigvæk skrive under på ophøret, uanset om det sker før tid eller ej. 9 Vejledning til virksomheder vedrørende målgruppe og tilskud til Voksenlærling Ved udfyldelsen af ansøgninger om voksenlærlinge forløb, fremgå der nu ekstra vejledningstekst vedrørende målgruppe og tilskud. Den ekstra vejledningstekst vil fremgå på fanen virksomheden, sammen med den vejledningstekst, der allerede fremgår. Den ekstra vejledning har til formål at informere virksomheden om forhold vedrørende målgruppe og tilskud, så det er klart for virksomheden hvilke borgere, der er berettiget til hvilken tilskud. 9

10 10 Ekstra information om næste skridt i kvittering, som vises ved indsendelse af ansøgning Fremover vil der i kvitteringen, som vises til arbejdsgiver når en ansøgning bliver indsendt, fremgå at arbejdsgiver skal være opmærksom på, at før ansøgningen er endelig indsendt og havner hos jobcenteret, så skal medarbejderrepræsentanten underskrive ansøgningen. På den måde informeres arbejdsgiver om, at ansøgningen endnu ikke er endelig indsendt, men at medarbejderrepræsentanten skal underskrive ansøgningen først. Teksten som fremgår er som følgende: 10

11 11 Tilpasning af vejledning til klager hvor Anden Aktør afviser en øremærket ansøgning Såfremt en Anden Aktør afviser en ansøgning om løntilskud, voksenlærling eller virksomhedspraktik og der er valgt at borgeren skal modtage afvisningsafgørelsen via digital post, vil borgeren få en anden klagevejledning, der er specifik for borgere udlagt til Anden Aktører. Klagevejledningen vil dermed være anderledes end på afvisninger, som laves af jobcenteret, og ikke Anden Aktør. På den måde sikres det at borgeren modtager vejledning, som er gældende for en ansøgning afvist af Anden Aktør. Beskeden vil være som følgende: 12 Opdatering af link på vitas.bm.dk På VITAS startside (vitas.bm.dk) er linket til refusion blevet opdateret, så der linkes til henholdsvis Hvordan søger jeg refusion til løntilskud og Hvordan søger jeg refusion til voksenlærlingetilskud. Der linkes direkte til virk.dk, i stedet for nemrefusion.dk. De to links fremgår under overskriften Relevante links, der ved tryk viderefører til ovenstående. 11

12 13 Validering fjernet for Sygdagpengemodtager fra ledighed (kun virksomhedspraktik) I VITAS er der blevet fjernet en validering og advarsel for sygedagpengemodtagere fra ledighed, som førhen blev vist ved udfyldelse af ansøgninger, hvor der er sat en borger på fra kontraktgruppen sygedagpengemodtager fra ledighed. Advarslen er fjernet ved spørgsmålet Har borgeren tidligere været ansat i virksomheden og de tilfælde hvor der svares ja. Hvor der tidligere blev advaret om at personens seneste ansættelsessted ikke må have været i en anden virksomhed, vil der fremover ikke blive vist en advarsel. Tidligere ville sagsbehandleren også skulle besvare et spørgsmål, om hvorvidt borgeren har været ansat andre steder efterfølgende. Denne er også fjernet. Tilpasningen er lavet, fordi det i gældende lovgivning ikke er et krav, at borgeren ikke må have været ansat i virksomheden, hvor virksomhedspraktikken finder sted, tidligere. 12

13 14 Automatisk nedlukning af bevillinger en måned efter slutdato, fjernet for private løntilskudsbevillinger Bevillinger for privat løntilskud lukkes ikke længere automatisk af systemet en måned efter startdato. Bevillingerne vil forblive på listen indtil der oprettes et ophør på bevillingen. På den måde sikres det at efterregistreringen vedrørende bruttostøtteintensitet stadigvæk kan indtastes når der laves et ophør på bevillingen. Det betyder også at sagen ikke får lov til at lukke i VITAS før jobcentret har sikret, at arbejdsgiver har udfyldt og underskrevet ophørserklæringen, hvori oplysninger om bruttostøtteintensitet indgår. 13