September Retningslinjer for brugen af Copenhagen Business Schools whistleblower-ordning

Transkript

1 September 2018 Retningslinjer fr brugen af Cpenhagen Business Schls whistleblwer-rdning Fra

2 Cpenhagen Business Schl (CBS) Retningslinjer til anmeldere m CBS whistleblwer-rdning I disse retningslinjer beskrives, hvrfr CBS har en whistleblwer-rdning, hvrdan den fungerer, g hvad anmeldere kan indberette via rdningen. 1 Frmål Frmålet med disse retningslinjer er at give anmeldere et frivilligt alternativ til indrapprtering af vertrædelser g alvrlige frseelser ud ver de almindelige kmmunikatinsveje. Implementeringen af denne rdning skal understøtte den respekt, der på CBS er fr vres frpligtelser til at verhlde såvel lve g frrdninger sm interne retningslinjer g plitikker. 2 Hvem kan benytte rdningen Ordningen kan benyttes af medarbejdere hs CBS, medlemmer af direktinen g bestyrelsen, revisrer, advkater, leverandører samt andre samarbejdspartnere, brgere g studerende ved CBS. Ordningen kan kun bruges til at indberette m persner, sm er tilknyttet CBS: Medarbejdere, medlemmer af direktinen g bestyrelsen, revisrer, leverandører, samarbejdspartnere g advkater. Ordningen kan ikke anvendes til at indberette studerende ved CBS. 3 Hvad må rapprteres via rdningen Der må kun ske rapprtering via rdningen m alvrlige frseelser. Ved alvrlige frseelser frstås: - Øknmisk kriminalitet g vertrædelse af gældende regnskabsregler - Bestikkelse - Bedrageri - Dkumentfalsk - Krruptin - Tyveri - Brud på arbejdssikkerheden 2

3 - Miljøfrurening - Sexchikane g vld - Tilfælde hvr medarbejdere væsentligt udnytter systemadgange til at skaffe sig plysninger m kllegaer eller andre, uden at der er et arbejdsmæssigt behv - Overtrædelse af gældende lve, frrdninger eller andre regler gældende fr CBS virksmhed - Overtrædelse af interne regler, frudsat at: Afvigelsen kan lede til alvrlige, tilbagevendende sikkerhedsrisici, eller afvigelsen kan lede til alvrlige finansielle risici, eller afvigelsen kan lede til myndighedsindgreb, eller afvigelsen kan lede til en alvrlig anmærkning ved revisinen, eller afvigelsen kan medføre alvrlig skade på CBS relatiner med ansatte eller eksterne parter. Frseelser, sm ikke kan indberettes via rdningen, skal anmeldes via de nrmale kmmunikatinsveje. Det kan f.eks. være mindre frseelser sm f.eks. samarbejdsvanskelighede r, mbning, vertrædelse af CBS-interne retningslinjer m rygning, s, internet, alkhl mv. samt sager, sm skal behandles efter fastsatte regler g retningslinjer sm f.eks. klager ver medarbejderes adfærd eller inkmpetence, klager ver undervisning eller eksamen mv. Anmeldelser m videnskabelig uredelighed kan heller ikke indberettes via rdningen. Ved indberetning af frseelser, sm falder uden fr rdningen, vil anmelderen blive infrmeret m, at der skal ske indberetning til CBS via de almindelige kmmunikatinsveje, hvis anmelderens identitet er kendt. Der kan ske indberetning via rdningen, både når anmelderen har viden m frhldet, g når anmelderen har mistanke m frhldet. Når en anmelder fretager en indberetning, skal anmelderen hlde sig til faktum g undgå at spekulere g fremsætte meninger m det pågældende frhld. Anmelderen bedes plyse følgende (i den udstrækning anmelderen har viden eller frmdning m det): - En beskrivelse af frhldet, - hvem der er invlveret, 3

4 - m andre er bekendt med mistanken m frhldet, - m ledelsen er bekendt med frhldet, - m der findes dkumenter, der støtter frhldet, - m g hvr der kan findes yderligere infrmatin m frhldet, - hvr lang tid frhldet har stået på, g - m anmelderen er bekendt med frsøg på at skjule frseelsen J flere plysninger, anmeldere afgiver, des bedre muligheder er der fr at kunne afdække frseelsen. Det er ikke muligt at fretage en nærmere undersøgelse af en indberetning, hvis indberetningen er uspecificeret, eller hvis den alene indehlder meget brede beskyldninger uden nærmere præcisering. Åbenlyst grundløse anmeldelser vil ikke undergå nærmere undersøgelse. Ved falsk anmeldelse via rdningen, sm ikke er sket i gd tr, vil den anmeldte blive infrmeret m anmelderens identitet, hvis anmelderens identitet er plyst ved indberetningen. Det vil blive vurderet, m en falsk anmeldelse giver anledning til retlige, herunder ansættelsesretlige, skridt. 4 Hvrdan fungerer indberetning via rdningen? Alle anmeldere, sm bserverer en alvrlig frseelse eller har mistanke herm, har mulighed fr at indberette via rdningen. Ordningen er et frivilligt alternativ til virksmhedens almindelige kmmunikatinsveje. Indberetning via rdningen kan ske ved at anvende linket til prtalen hs Plesner Advkatfirma via CBS hjemmeside via følgende link: 5 Annym rapprtering CBS pfrdrer til, at anmelderen plyser sit navn, når en indberetning fretages, så CBS har mulighed fr at stille anmelderen yderligere spørgsmål g eventuelt efterfølgende rientere m undersøgelsens videre frløb. 4

5 En anmelder, sm plyser sit navn, skal i frbindelse med indberetningen plyses m, at CBS vil være frpligtet til at udlevere plysningen m anmelderens identitet, hvis der søges m indsigt i sagen i henhld til gældende lvgivning m adgang g indsigt i den ffentlige frvaltning. Det er dg muligt at fretage en annym indberetning. Anmelder skal dg være pmærksm på, at annymitet kan vanskeliggøre en undersøgelse af frhldet. 6 Undersøgelse af en indberetning CBS vil behandle alle rapprteringer i henhld til de gældende regler m tavshedspligt vedrørende frtrlige plysninger. Når der sker indberetning, screener Plesner Advkatfirma en fr, m det er en indberetning, der falder inden fr whistleblwer-rdningen. Hvis indberetningen vedrører en henvendelse, der ikke vurderes at være åbenbart grundløs, men sm falder uden fr rdningen, vil anmelder blive anmdet m at fretage henvendelse via CBS almindelige kmmunikatinsveje. Såfremt indberetningen er fretaget annymt, vil Plesner videresende denne til CBS juridiske chef. Hvis indberetningen vurderes at være åbenbart grundløs, vil den blive videresendt til CBS Legal med besked m, at indberetningen er åbenbart grundløs, g at CBS ikke behøver at fretage sig yderligere. Dette sker med henblik på at iagttage CBS' ffentligretlige frpligtelser vedrørende jurnalisering. Plesner meddeler en navngiven anmelder, at indberetningen vurderes til at være åbenbart grundløs. Hvis indberetningen vurderes at falde inden fr rdningen, videresender Plesner indberetningen til CBS juridiske chef, der undersøger indberetningen g udarbejder en redegørelse til Direktinen. Såfremt rapprteringen vedrører den juridiske chef eller CBS Legal, videresender Plesner rapprteringen til Universitetsdirektøren. Plesner Advkatfirma varsler CBS, hvis der er mdtaget mere end 15 indberetninger på et år. Plesner Advkatfirma fremsender årligt en versigt ver rapprteringer fretaget til CBS whistleblwer-rdning til frmanden fr CBS bestyrelse samt den juridiske chef. 5

6 Derudver vil der ske underretning af den indberettede persn. Underretningen fretages af CBS Legal. Afhængig af indberetningsmfanget kan enkelte persner i rganisatinen blive en del af undersøgelsesgruppen g derved få indsigt i dele eller hele rapprten. Oplysninger afgivet i frbindelse med en indberetning vil kun blive delt med de persner, sm har brug fr plysningerne. Dele eller alle plysninger i indberetningen kan dg eventuelt blive videregivet under følgende mstændigheder: - I frbindelse med interviews med "vidner". - Hvis det er påkrævet i henhld til lv eller i frbindelse med en retssag. - Når plysninger videregives til den anmeldte medarbejder i verensstemmelse med persndatafrrdningens regler m indsigtsret. - I frbindelse med anmdning m indsigt i den ffentlige frvaltning. 7 Beskyttelse af medarbejdere Hvis en anmelder i gd tr fretager en indberetning via rdningen, sm senere måtte vise sig at være grundløs, vil det ikke få ngen negative knsekvenser eller følger fr medarbejderen, hverken ansættelses- eller avancementsmæssigt. CBS accepterer ikke, at anmeldere frsætligt fretager falske anmeldelser, g det kan få ansættelsesretlige g studiemæssige knsekvenser, hvis en anmelder bevidst indgiver en falsk anmeldelse m en medarbejder, medlemmer af direktinen g bestyrelsen, revisrer, leverandører, samarbejdspartnere g advkater via rdningen. Anmelderens identitet vil sm udgangspunkt ikke blive videregivet til den anmeldte persn eller persnkreds, hvis anmelderen har plyst sit navn i frbindelse med anmeldelsen. Medarbejderens identitet vil dg blive plyst, såfremt det måtte vise sig, at den indberettende medarbejder har fretaget en frsætlig falsk anmeldelse. Identitetsplysningen vil gså blive videregivet ved en eventuel efterfølgende retssag vedrørende frhldet, der bliver indberettet m, eller hvis den indberettede anmder m plysningen, eller andre anmder m indsigt i plysninger i henhld til reglerne m indsigt i den ffentlige frvaltning. 6

7 8 Orientering til den anmeldte medarbejder Hvis en persn eller persnkreds mfattet af gruppen, sm der kan indberettes m, udsættes fr en anmeldelse via rdningen, vil persnen eller persnkredsen blive underrettet hurtigst muligt herm, efter at en freløbig undersøgelse har fundet sted, g alle relevante plysninger til at vurdere sagen er indsamlet. Medarbejderen vil bl.a. mdtage infrmatin m: - Identiteten af den persn/gruppe, sm er ansvarlig fr undersøgelsen af anmeldelsen. - En beskrivelse af beskyldningerne. - Hvem der har set anmeldelsen. Nærmere infrmatin m, hvilke rettigheder anmeldte medarbejdere har, findes i "Privatlivsplitik fr Whistleblwer-rdning". 9 Datasikkerhed g datapbevaring CBS g Plesner vil behandle medarbejderes plysninger g alle plysninger mfattet af en indberetning i verensstemmelse med gældende lvgivning. Alle rapprter vil blive pbevaret frsvarligt, g det vil kun være muligt fr relevante persner at tilgå rapprterne. Anmeldelser, der viser sig åbenbart grundløse, slettes straks. Hvis der sker indberetning af en frseelse, der falder uden fr kategrien af alvrlige frseelser, sm må anmeldes via rdningen, se punkt 3, vil indberetningen straks blive sendt videre til CBS Legal g vil samtidigt blive slettet i whistleblwer-rdningen. Hvis der fretages anmeldelse til plitiet eller anden myndighed, slettes plysningerne straks efter afslutning af sagen hs de pågældende myndigheder. CBS er i henhld til ffentlighedslven frpligtet til pbevare nødvendige plysninger m indberetningen (ntatpligten) g vil bevare plysningerne elektrnisk, indtil sagen er afleveret til Rigsarkivet. Hvis der på baggrund af de indsamlede plysninger gennemføres en ansættelsesretlig sanktin ver fr den indberettede medarbejder, eller der i øvrigt freligger grunde til, at det er sagligt g nødvendigt frtsat at pbevare plysninger m medarbejderen, vil plysningerne blive pbevaret i den pågældende persnalemappe. Efter fratrædelse pbevares plysningerne m medarbejderen, indtil der er sket aflevering til Rigsarkivet. 7

8 10 Spørgsmål Hvis du har spørgsmål vedrørende disse retningslinjer, er du velkmmen til at tale med: CBS Legal skriv til 8