Driftsaftaleopfølgning pr. 31. august 2013 på socialområdet I dette notat gives en opfølgning på driftsaftale for Socialområdet pr. 31. august 2013.

Transkript

1 Dato: 23. oktober 2013 Brevid: Driftsaftaleopfølgning pr. 31. august 2013 på socialområdet I dette notat gives en opfølgning på driftsaftale for Socialområdet pr. 31. august Tre af de fem emner relaterer sig til projektarbejdet, der er sat i gang for at implementere strategien for Socialområdet. Det drejer sig om: Udvikling af know-how til etablering af særlige tilbud Dokumentation på enkeltsagsniveau Kvalitetsvurdering De to sidste emner er: Gennemsigtighed: Indhold og pris Arbejdsmiljø 1. Udvikling af know-how til etablering af særlige tilbud En del af strategiens mål er at udvikle tilbud til borgere med helt særlige behov, herunder at udvikle særforanstaltninger og enkeltmandstilbud og at udvikle specialiserede enkeltydelser, der understøtter lokal inklusion, herunder udredning, aflastning, kurser og rådgivning. Baggrunden er, at stadig flere af de opgaver, der henvises til tilbud på det regionale socialområde, vedrører mennesker med helt særlige behov. Socialområdet har know-how til løsning af sådanne opgaver. Betingelsen for forsat udvikling er imidlertid, at etableringen af særlige tilbud følges tæt og at høstede erfaringer om fagligt indhold og organisatorisk tilrettelæggelse gøres tilgængeligt for behandlingen af kommende sager. Servicemål: pr. 31.august 2013 gøres status for antal eksisterende pladser, der er etableret på særlige vilkår. Der er etableret 20 særforanstaltninger på nedenstående regionale sociale tilbud: Bakkegården: 5 Bo og Naboskab Sydlolland: 2 Else Hus: 1 Himmelev: 1 Kofoedsminde: 4 Platangårdens Ungdomscenter: 7 Der er således siden 31. maj 2013 kommet yderligere en særforanstaltning på Platangårdens Ungdomscenter. Servicemål: Pr. 31.august 2013 gøres status for de erfaringer, der i forbindelse med etablering af pladser på særlige vilkår, er høstet fagligt og organisatorisk. Side 1

2 Fagligt Særlige tilbud tilbydes til personer, som ikke kan rummes i de sociale tilbud, enten fordi opgaven ikke kan løses indenfor tilbuddets takst og eller fordi opgaven kræver, at blive løst isoleret i en eller anden form for skærmet tilbud. Fællestræk for de personer der har en særforanstaltning er, at de kan have en problemskabende adfærd med komplekse problemstillinger. De kan være voldsomt udadreagerende, selvskadende eller have en selvstimulerende adfærd. Det kan være personer med udviklingshæmning som også har psykiske lidelser. Det kan være personer med sindslidelser, autisme eller ADHD. Nogle har dom til institution, andre har dom til psykiatrisk behandling. De kan være misbrugere og have en kombination af flere forhold. Det kræver ikke alene særlige faglige kompetencer men også særlige personlige egenskaber, da personalet ofte er på arbejdet alene. I nogle særforanstaltninger er personalet alene på arbejdet i 24 timer. I dagligdagen kan udfordringen for personalet være, at holde fokus på opgaven, selv om udviklingen hos den enkelte person sker meget langsomt. Arbejdet i projektet har givet større opmærksomhed på behovet for samarbejde på tværs af tilbuddene. Udvikling heraf har et selvstændigt fokus ved projektets videreførelse i Organisatorisk Når der på en række tilbud efterspørges andre pladser/ydelser end de sædvanligt takstbelagte basispladser, stilles der nye krav til bl.a. samarbejde mellem tilbuddene og Socialafdelingen, mellem tilbuddene, Socialafdelingen og Koncern Økonomi samt mellem tilbuddene indbyrdes. En del særforanstaltninger forudsættes af kommunerne oprettet inden for en meget kort tidshorisont. Dette kræver et hurtigt, smidigt og fleksibelt samarbejde mellem ovennævnte interessenter. Ligeledes stilles der nye krav til regionens generelle økonomistyringsmodel på Socialområdet. Både for at sikre det enkelte tilbuds økonomistyring og den overordnede økonomistyring på Socialområdet. Med henblik på at sikre klare definitioner af tillægsydelser og særforanstaltninger og for at sikre gennemsigtige procedurer med det formål at skabe det bedst mulige grundlag for sagsbehandlingen og samarbejdet med kommunerne, blev der i udarbejdet et sæt retningslinjer vedrørende tillægsydelse og særforanstaltning. Disse retningslinjer ligger på Socialområdets intranet og er opdateret pr. 1. maj Retningslinjerne beskriver kompetencefordeling og procedurer i forbindelse med etablering af tillægsydelser og særforanstaltninger, herunder samarbejdet mellem tilbuddene og de centrale afdelinger i Regionshuset, herunder Socialafdelingen. Retningslinjen er endnu ikke fuldt implementeret i organisationen. I løbet af 2013 er der i forbindelse med de foretagne økonomiopfølgninger sket en konvertering af et større antal særforanstaltninger fra indtægtsdækket virksomhed til hver sit budgetområde. I et samarbejde mellem Koncern HR og nogle af tilbuddene er der arbejdet med udvikling af nye ansættelsesformer begivenhedsansættelser. Side 2

3 Ligeledes er der, i et samarbejde mellem Socialafdelingen og Koncern Økonomi, igangsat en systematisk gennemgang af indberetnings- og opkrævningsprocedurer for at sikre entydige og effektive arbejdsgange. Erfaringer fra det hidtidige arbejde betyder videre, at der skal ske en præcisering af nogle afsnit i retningslinjerne, hvorunder det også skal indarbejdes, at det i rammeaftaleregi er besluttet, at der fremover skal anvendes standardkontrakter, når kommunerne visiterer børn, unge og voksne til dag- og døgntilbud. En del særforanstaltninger aftaltes med en forholdsvis kort varighed fx ½ år hvilket med de nugældende retningslinjer betyder, at det bør overvejes, om der skal fastsættes en mindstelængde for en særforanstaltning, førend den skal oprettes som eget budgetområde. Arbejdet med at udvikle den organisatoriske understøttelse af særlige tilbud videreføres i Dokumentation på enkeltsagsniveau En anden del af strategiens mål er, at der skal udarbejdes retningslinjer for tilbuddenes dokumentation på enkeltsagsniveau, der kan anvendes på tværs af det samlede socialområde. Formålet er i første række at dokumentere sammenhængen mellem indsats og resultat i den enkelte borgers sag. I anden række er formålet at opbygge en systematisk viden om hvordan forskellige typer indsatser virker under forskellige betingelser, dvs. en begyndende evidensbasering af tilbuddenes arbejde. Dokumentation på socialområdet har udgangspunkt i det sociale journalsystem Bosted, der skal ensrettes og tilpasses de indikatorer for kvalitet, der arbejdes med både centralt på socialområdet, blandt andet ifølge kvalitetsmodellen, og lokalt i de enkelte tilbud. Servicemål: Pr. 31. august 2013 gøres status for arbejde med udarbejdelse af en fælles retningslinje for dokumentation på enkeltsagsniveau. I dokumentationsprojektet er det aftalt, at der pr. 31. august 2013 foreligger 1. version af den fælles retningslinje for, hvad der skal dokumenteres og hvordan der skal dokumenteres. 1. version af den fælles retningslinje er udarbejdet og nedenstående ses i overskrifter, hvad der skal dokumenteres: A. Forespørgsel inden eventuel visitation B. Mål og indsats, der følger af visitationen C. Konkretisering af mål og indsats D. Faglige observationer, refleksioner og kollegial vidensdeling E. Dokumentation af kvalitetsarbejdet F. Grundlæggende oplysninger vedr. den enkelte beboer I efteråret skal retningslinjerne indarbejdes i Bosted og i løbet af oktober måned skal der påbegyndes en pilottest heraf. For at sikre den bedst mulige opsætning i Bosted er der taget initiativ til samarbejde med Team Online, der udbyder Bosted. Arbejdet med de fælles retningslinjer for dokumentation på enkeltsagsniveau fortsætter i 2014, hvor resultaterne af de gennemførte pilottest lægges til grund for implementering på alle botilbud. Side 3

4 I 2014 skal de borgerrettede krav til dokumentation på enkeltsagsniveau, der følger af de syv kvalitetstemaer for det nye Socialtilsyn, indarbejdes i retningslinjen. 3. Kvalitetsvurdering En tredje del strategiens mål er, at de redskaber, der arbejdes med henholdsvis på tilsynsområdet og i kvalitetsmodellen, skrives ind i en samlet model, der skal styrke vurderingen både af tilbuddene til borgerne og mulighederne for at udfolde kvaliteten af de enkelte tilbud. Efter strategiens udarbejdelse har regeringen imidlertid besluttet, at tilsynsopgaven pr. 1. januar 2014 skal fjernes fra regionerne og erstattes af nye Socialtilsyn. Videreførelse af projektet afventer en endelig beskrivelse af de kvalitetstemaer, der skal ligge til grund for Socialtilsynet (forventes at foreligge i oktober 2013). Parallelt hermed skal alle botilbud som del af regionernes fælles kvalitetsmodel på socialområdet ekstern evalueres i Servicemålet: Pr. 31. august 2013 gøres status for de eksterne evalueringer, der er gennemført henholdsvis på de sikrede Børn og Unge institutioner og for tilbud til børn og unge med handicap. Pr. 31. august 2013 er 5 tilbud ekstern evalueret to sikrede Børn og Unge institutioner og tre tilbud til børn og unge med handicap. I oktober/november skal to tilbud til voksne med handicap ekstern evalueres. De to sidste tilbud til voksne med handicap, Marjatta og Bo- og Naboskab, skal ekstern evalueres i Det nationale sekretariat har i denne evalueringsproces besluttet, at Marjatta skal ekstern evalueres sammen med tilbud til voksne med handicap. Rapporter med resultaterne fra den eksterne evaluering er offentliggjort løbende efterhånden som de eksterne evalueringer er gennemført, og evalueringsrapporterne er blevet behandlet i Det Nationale Evalueringsnævn. De fem tilbud, der er ekstern evalueret i 2013, er evalueret på de seks standarder vedr. kommunikation, brugerinddragelse, individuelle planer, kompetenceudvikling, arbejdsmiljø og ledelse. Af de fem tilbud har Bakkegården og Synscenter Refsnæs opfyldt alle seks standarder. Skelbakken har opfyldt 4 standarder og 2 standarder (kommunikation og brugerinddragelse) er opfyldt med bemærkninger. Stevnsfortet har opfyldt 5 standarder og 1 standard (brugerinddragelse) er ikke opfyldt. Himmelev har opfyldt 5 standarder og 1 standard (ledelse) er ikke opfyldt. Alle tilbud arbejder med de bemærkninger, de har fået i den eksterne evaluering. Tilbud der har standarder, som ikke er opfyldt, har med henblik på efterfølgende at få arbejdet med standarden vurderet opfyldt, mulighed for at sende en handleplan til det på tværs af de 5 regioner etablerede Kvalitetsnævn. Fra august 2013 bliver tilbuddene ekstern evalueret på yderligere tre standarder, nemlig: medicinhåndtering, utilsigtede hændelser og magtanvendelse. Arbejdet med at udvikle en regional model for kvalitetsvurdering fortsætter i Gennemsigtighed: Indhold og pris Ved visitation til tilbud på Socialområdet stiller kommunerne krav om gennemsigtighed i forholdet mellem indhold og pris. Oplysninger herom formidles dels på Tilbudsportalen, i servicedeklarationer, på hjemmesider mv. og dels i enkeltsager i de kontrakter, der i stadig større omfang er grundlag for de enkelte visitationer. Side 4

5 I Socialområdet driftsaftale er servicemålet at der pr. 31. august 2013 gøres status for arbejde med revision af Socialområdets forskellige former for serviceinformation. I 2013 har de enkelte tilbud arbejdet med en beskrivelse af tilbuddene på deres sted. Beskrivelsen er grundlag for den revision af tilbuddets servicedeklaration for året 2014, der skal udarbejdes på baggrund af en fælles skabelon, der udsendes fra Socialafdelingen i efteråret I 2013 har arbejdet primært koncentreret sig om servicedeklarationer og til dels Tilbudsportalen. Det er besluttet, at der i 2014 skal arbejdes videre med tilbuddenes serviceinformation ved, at nogle tilbud sammen med Socialafdelingen arbejder videre med skabelonen for serviceinformation. Skabelonen skal i 2014 være ramme for, at tilbuddene oplyser om bredden af opgaveløsningen herunder de tilbudspakker og enkeltydelser de tilbyder. Derudover skal der i udvikles en model for samarbejde mellem tilbuddene på Socialområdet, der sikre faglig sparring om de faglige begreber, der anvendes i forskellige former for serviceinformation til beskrivelse af praksis. 5. Arbejdsmiljø og sygefravær Det psykiske arbejdsmiljø et centralt fokus i arbejdsmiljøarbejdet, der blandt andet udfordres af de ændrede vilkår for opgaveløsningen på Socialområdet. De ændrede vilkår har i nogle tilfælde kapacitetsændringer til følge og betyder i andre tilfælde, at de betingelser der kan aftales med kommunerne, som grundlag for indsatsen overfor den enkelte borger, strider imod en fagprofessionel opfattelse af, hvad der er den rigtige indsats at yde. Et andet fokus er medarbejdernes sikkerhed. I august 2012 er der internt på Socialområdet i Region Sjælland fastlagt en standard for risikovurdering, der skal forebygge vold. I efteråret 2012 arbejder tilbuddene med udformning af lokale retningsgivende dokumenter og implementering af procedurer til risikovurdering. I 2013 evalueres arbejdet med standarden. Både i de enkelte tilbud og på tværs af det samlede Socialområde arbejdes der med det psykiske arbejdsmiljø i de enkelte tilbud som del af de driftsaftaler, der indgås med direktøren for Socialområdet og på tværs af området med udgangspunkt i MED Social. Det er et konkret mål forbedring af arbejdsmiljø og trivsel i regionen som helhed og dermed også på Socialområdet er at nedbringe sygefraværet med 10%. Servicemål: Pr. 31.august 2013 gøres status for arbejdsmiljøarbejdet på Socialområdet. Evaluering af arbejdet med risikovurdering i de sociale tilbud foretages i forlængelse af dialogmøderne mellem tilbuddene og Socialområdets ledelse i november/december Alle tilbud har i deres driftsaftaler med direktøren for Socialområdet beskrevet, hvordan de arbejder med det psykiske arbejdsmiljø. Hertil er på tværs af socialområdet, som element i implementering af strategien for Socialområdet, nedsat et arbejdsmiljøledelsesprojekt, der på tværs af tilbud arbejder med udvikling af ledelsesmæssige strategier / fælles retningslinjer for håndtering af udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø. I foråret 2013 er der arbejdet med en psykologisk kriseberedskabsplan,der ud over funktion som beredskabsplan, er forudsætning for, at socialområdets tilbud kan indgå i den centrale aftale om krisebehandling i Region Sjælland. Kriseberedskabsplanen implementeres på tilbuddene i løbet af efteråret Side 5

6 Servicemål: Nedbringelse af sygefravær med 10%. Opfølgning i dialogmøder mellem tilbuddene og Socialområdets ledelse i 2. og 4. kvartal. Det gennemsnitlige sygefravær på Socialområdet steget fra 7,04 % i 2012 (januar-december) til 7,08 % i 2013 (januar august). På dialogmøderne i 2. kvartal oplyste tilbuddene, at der arbejdes målrettet med nedbringelse af sygefravær bl.a. ved konsekvent gennemførelse af omsorgssamtaler og at fravær bl.a. skyldes langtidssygemeldinger, sygemeldinger i opsigelsesperiode og at beboerne er blevet mere ressourcekrævende og belastende at arbejde med. På tværs af Socialområdet sigter flere forskellige initiativer på at understøtte tilbuddenes arbejde med at forbedre det psykiske arbejdsmiljø og at nedbringe sygefraværet. Arbejdsmiljøgrupper på Socialområdet har i august 2013 deltaget i Region Sjællands arbejdsmiljøkonference om sygefravær/ nærvær og i september 2013 i arbejdsmiljøkonference om arbejdsglæde og motivation. Ved årets udgangs planlægges en supplerende uddannelsesdag med fokus på stress i arbejdslivet. Socialområdet fortsætter endvidere samarbejdet med Psykiatrien om at uddanne forflytningsvejledere, så forflytningsrelaterede skader kan undgås. I 2011 og 2012 blev der uddannet 15 forflytningsvejledere og afholdt en temadag for uddannede forflytningsvejledere. I efteråret 2013 udbydes endnu en 5-dages basisuddannelse og der gennemføres 2 temadage for allerede uddannede forflytningsvejledere. Endelig tilbydes socialområdets medarbejdere i løbet af efteråret 2013 et 2 dages basis medicinhåndteringskursus, der skal bibringe medarbejderne de kompetencer, der er nødvendige for at de kan føle sikkerhed/tryghed i arbejdet. For at sikre en hurtig spredning af kompetencerne tilbydes kurset i første omgang til ca. 250 medarbejdere. Herefter er det planen 1-2 gange årligt at tilbyde kurset til nyansatte. Til de medicinansvarlige medarbejdere er der planlagt et overbygningskursus. Side 6