Ungeråd KBH - Forretningsorden. 1 - Kontakt og dialog mellem møder

Transkript

1 Ungeråd KBH - Forretningsorden 1 - Kontakt og dialog mellem møder 1.0 Kommunikation i Ungerådets arbejdsgrupper 1.1 Der nedsættes en koordinationsgruppe med repræsentanter fra arbejdsgrupperne, Talspersonerne og Sekretariatet 1.2Den enkelte arbejdsgruppe skal i fællesskab beslutte, hvordan der kommunikeres internt. 1.3 Ungerådets kommunikation med andre unge i København 1.4Ungerådet kommunikerer med andre unge gennem forsamlinger, SoMe, og/eller: hjemmesiden/interessegrupper/ungdomsskolen Stk. 2 Kommunikation med deltagere ved Ungeborgermøde (UBM) Der foreslås en facebookgruppe for alle, der har deltaget til et UBM, så der skabes en gruppe, der evt. kunne hjælpe ungerådet med andre ting. Stk. 3 Kommunikation med deltagende unge fra KBH i udvalgs/interessegrupper Der foreslås etablering af kontaktpersoner fra hver interessegruppe, der står for at formidle kommunikationen mellem interessegruppen og ungerådet 1.5 Kommunikation gennem følgende platforme 1.6 Dagsorden på møder : al kommunikation er via mail og facebook, da dette er tilgængeligt for alle medlemmerne Stk. 2 Kommunikation med Talspersonerne og Sekretariatet er via Facebook,SMS og mail Stk. 3 Der kommunikeres til andre unge i KBH via offentlige SoMe sider, hjemmeside, gennem arrangementer, interessegrupperne og skoler evt. besøg på institutioner mm. Stk. 4 Udvikling af fælles dokumenter for Ungeråd KBH: Google docs (evt. Forslag på Facebook), der sendes link til dokumenter på facebook og mail Stk. 5 Kontakt til foreninger: Gennem nogle der har forbindelser og ellers gennem Facebook eller mail mm.

2 2 - Dialog og samarbejde under møder 2.0 Intern dialog i Ungerådet KBH. 2.1 En klarhed og fælles forståelse omkring, at alle kommentarer og spørgsmål er velkomne og den gode tone holdes 2.2 Ved præsentation af noget f.eks. forslag skal det foregå ved talerstolen. Efterfølgende bliver det givne medlem, der har præsenteret noget, ved talerstolen til at svare på spørgsmål fra de repræsentative mødedeltagere. 2.3 Inddragelse af alle medlemmer i Ungerådet KBH. 2.4 Det er op til den enkelte at udvise engagement. 2.5 Alle mødedeltagere har mulighed for at byde ind. Det er ordstyrerens opgave at sikre, at alle medlemmer med hånden oppe bliver hørt. 2.6 Inddragelse kan også være via Google Docs eller gruppearbejde, hvor alle har mulighed for at komme med inputs. 2.7 Arbejde som et fællesskab 2.8 Der arbejdes som et fællesskab ved deltagelse på møder, gruppearbejde og sociale arrangementer 2.9 Uenigheder og konflikter skal holdes internt i Ungerådet Ved konflikter fungerer talspersonerne og/eller sekretariatet som konfliktmæglere Der skal fokuseres på kompromisser 2.12 Dialog med de involverede parter 2.13 Forhold mellem lytte og taletid 2.14 Taletidsbegrænsning skal være fleksibel og kunne vurderes hvorvidt den er nyttig til hvert punkt på dagsorden. 3 - Rollefordeling og ansvar 3.0 Rollefordeling og ansvar Ungerådets ansvar: Ansvar for udvikling Alle medlemmer af ungerådet har muligheden for at skrive referat og tilmelder sig frivilligt på mødet - enten alene eller sammen med en anden. Hvis ingen melder sig vil én af talspersonerne tage referat. Er talspersonerne fraværende tager sekretariatet referat Sekretariatets ansvar: Udsende og udarbejde dagsorden

3 Udarbejde en skabelon til brug for referater forud for mødet I udgangspunktet er sekretariatet ordstyrer. Et ungerådsmedlem kan bede om at være ordstyrer. Praktiske ting Udsende formelle invitationer Sikre rammerne for Ungerådets arbejde 3.1. Talspersoners ansvar: Kommunikation med pressen og BR, når det er hensigtsmæssigt. Planlægning af møderne i samarbejde med Sekretariatet Talspersonerne skriver ud til resten af rådet, når de tager til møde på Ungeråd KBHs vegne med henblik på at indhente evt. bidrag/input 3.2. Interessegruppers ansvar: Ansvar for tilbagemelding til Ungerådet på de områder, som vedrører dem 3.5 Arbejdsgruppers ansvar: Ansvar for deres område og tilbagemelding til Ungerådet omkring hvad der er blevet talt om. Formulere deres arbejdsopgaver 3.6 Kommunikation fra medlemmer til talspersoner og Sekretariat. Ved afbud skal det meddeles til Sekretariatet via Facebook, Messenger, mail, mundtligt eller pr. SMS. 4 - Indkaldelse af møder, deltagelse og fravær 4.0 Indkaldelse til møde i Ungerådet 4.01 Seneste udsendelse af dagsorden 48 timer før mødets afholdelse - længere tid, hvis der skal være forberedelse fra medlemmerne (min. 5 dage) Talspersoner og Sekretariatet sender i fællesskab en mødeindkaldelse ud via mail, Facebook (oprettelse af begivenhed) og SMS. Mødedeltagelse og fravær 4.03 Som Ungerådsmedlem skal mødedeltagelse prioriteres højt Ved afbud skal det meldes ud senest to dage før til Sekretariatet, hvis man ikke kan deltage.

4 4.05 Ved sygdom er det acceptabelt at melde fra til Sekretariatet på dagen Det er op til Sekretariatet at vurdere, om det enkelte medlems fraværsårsag er tilstrækkelig Konsekvens ved manglende deltagelse: Hvis et medlem ikke har været deltagende i tre møder i træk, skal sekretariatet tage kontakt til medlemmet og sikre sig, at alt er okay. Hvis medlemmet stadigvæk fortsætter med at være fraværende ved de næstkommende to møder, så skal medlemmet ekskluderes og pladsen gives videre til den næste på suppleantlisten Suppleants deltagelse 4.09 Suppleanter indtræder kun i Ungerådet, hvis et medlem fratræder, melder ud, at medlemmet ikke kan deltage i en længere periode eller ekskluderes En suppleant kan overvære møderne dog uden tale- eller stemmer 4.11 Referatet skal sendes til suppleanterne efter godkendelse af Ungerådet. 5 - Afholdelse af møder 5.0 Obligatorisk mødeindhold/dagsordenen skal minimum indeholde 1. Valg af ordstyrer a. Uddybes, Ordstyreren skal styre mødet, dog skal Sekretariatet sikre at rammerne for mødet holdes. 2. Nyt fra Talspersonerne 3. Nyt fra Sekretariatet 4. Fællesspisning 5. Eventuelt 6. Tak for i dag 5.1. Afholdelse af møder 5.2. Der afholdes to obligatoriske møder månedligt med mulighed for afholdelse af flere møder, hvis det er nødvendigt Referatet skal indeholde beslutninger, vigtige informationer, punkter og pointer, mødedeltagere 5.4. Referatet skal udsendes senest 4 hverdage efter mødets afholdelse. Medlemmerne har efterfølgende 2 hverdage til at komme med indvendinger inden referatet offentliggøres Referatet offentliggøres på Facebook, Google Docs samt mail

5 5.6. Beslutninger 5.7. Der træffes beslutninger i henhold til vedtægterne er supplerende til vedtægterne På ungerådsmødet er det kun muligt at træffe beslutninger, hvis flertallet af ungerådet er til stede På ungerådsmøder træffes der beslutninger ved afstemning, hvor medlemmerne afgiver stemme ved håndsoprækning Det er muligt at afholde en anonym skriftlig afstemning, såfremt at der er en relativ bred konsensus om dette blandt de tilstedeværende mødedeltagere Uden for ungerådsmøderne kan der træffes beslutninger via en meningsmåling på facebook (gælder ikke vedtægtsændringer, der kun kan besluttes på et ungerådsmøde). En beslutning er her kun bindende, såfremt halvdelen af alle medlemmer har afgivet deres stemme. Der vil være en frist på 2 dage (kl.20 på anden dag) til at afgive sin stemme. Derefter er sekretariatet berettiget til at rykke for svar hos de pågældende medlemmer. Meningsmålinger skal altid indeholde svarmuligheder for de relevante løsningsmuligheder samt en svarmulighed til blank stemmeafgivelse Beslutningerne noteres i referatet. 6 - Repræsentation Som udgangspunkt repræsenterer Talspersonerne Ungerådet overfor pressen og Borgerrepræsentationen. I visse situationer vil andre fra Ungerådet dog træde ind. Til ungeborgermøder repræsenterer alle ligeledes Ungerådet. 6.0 Repræsentation over for pressen, Borgerrepræsentationen og interessegrupperne Medlemmer udtaler sig kun om det, som Ungerådet har besluttet, at rådet mener. Det er vigtigt at fokusere på fællesskabet og derved anvende betegnelsen Vi, så hele Ungerådet bliver repræsenteret. Derudover må medlemmet gerne give sin personlige mening til kende Talspersonerne har som udgangspunkt mandat til at udtale sig på vegne af Ungerådet. Dog skal det være helt klart formuleret i fællesskab med Ungerådet, inden de udtaler sig Når medlemmer udtaler sig, skal de huske at præsentere sig som Ungerådsmedlem, hvis de udtaler sig på vegne af Ungerådet. Endvidere tager medlemmets udtalelser udgangspunkt i, at man er ung, dog skal man som medlem tale pænt og anstændigt.

6 6.4. Repræsentation på ungeborgermøder og udvalgs/interessemøder 6.5. Der skal som udgangspunkt være 4 ungeborgermøder årligt, hvor alle unge i København har mulighed for at komme med deres holdninger og få indflydelse på Ungerådets arbejde og indstillinger Interessegrupperne har ansvaret for at finde ud af, hvad der rør sig, 6.7. Ungerådet skal lægge en indsats i at komme ud og snakke med de unge i København, både de engagerede og dem som udgangspunkt ikke engagerer sig. Stk. 2 Ungerådet skal sørger for at skabe grobund for, at de unge kan relatere sig til Ungerådet Stk. 3 Ungerådet skal henvende sig til de unge på de sociale medier og sørge for, at Ungerådet både er synligt og gennemsigtigt, så de unge altid kan følge med og bidrage til Ungerådets arbejde Som Ungerådsmedlem er man initiativtager og "ordstyrer" på møderne, og man skal sikre, at møderne/dialogerne kører optimalt 6.9. Generelle holdninger der er repræsenteret i Ungerådet Ungerådets medlemmer er valgt ind på deres mærkesager. Derfor er de kun forpligtet til at repræsentere deres holdninger Ungerådet kæmper altid for de unges sag Ungerådet repræsenterer de unges holdninger til aktuelle lokale problemstillinger Det er i højere grad de unge end Københavns Kommune, som Ungerådet repræsenterer Det er Ungerådets opgave at formidle og forklare de beslutninger, der tages i borgerrepræsentationen videre til de unge i kommunen. Generel kommentar: Det foreslås, at Ungerådet bruger et møde på at udarbejde et politisk program, som man kan tage udgangspunkt i, når man skal snakke med borgerrepræsentationen og pressen. 7 Andre forslag Alle udgifter over 1000 kr., der rækker udover det planlagte budget, skal godkendes af ungerådet ved flertalsafstemning. Ungerådet kan til enhver tid tilføje eller ændre i forretningsordenen jvf. 5.8, 5.9, 5.10, 5.11 og 5.12.