Systematisk arbejde med trivselsundersøgelser. - en vejledning

Transkript

1 Systematisk arbejde med trivselsundersøgelser - en vejledning August 2010

2 Indhold Indledning... 3 Tidsmæssig ramme... 4 Trin i evalueringsprocessen... 5 Trin 1: Dataindsamling... 5 Trin 2: Analyse... 5 Trin 3: Præsentation... 7 Trin 4: Opfølgning... 8 Uddannelsesbenchmark.dk s netværk... 9 Hvad er Uddannelsesbenchmark.dk? Kontaktoplysninger

3 Indledning Med indførelsen af Ressourceregnskabet, er det blevet et krav at skoler der udbyder ungdomsuddannelser, AMU-kurser samt korte og mellemlange videregående uddannelser gennemfører trivselsundersøgelser efter en fastlagt spørgeguide. Undersøgelserne skal finde sted mindst hvert andet år og tage afsæt i spørgerammer udsendt at Undervisningsministeriet. Formålet med denne vejledning er at give nogle konkrete råd til, hvordan den enkelte skole kan arbejde systematisk med trivselsundersøgelser og inkludere dem i skolens generelle arbejde med kvalitet og udvikling. En nærmere beskrivelse af hvad Uddannelsesbenchmarks.dk er, findes på side 10. Vejledningen er udarbejdet af forretningsudvalget for Uddannelsesbenchmark.dk. August

4 Tidsmæssig ramme Som bekendt skal alle uddannelsesinstitutioner nu indberette resultaterne af deres trivselsmålinger blandt elever/studerende (og på sigt også medarbejdere) til Ressourceregnskabet, dvs. Undervisningsministeriet, der efterfølgende offentliggør de overordnede evalueringer for alle skoler. Dette nye krav har den betydning, at hele evalueringsprocessen er fastlagt tidsmæssigt. Den tidsmæssige ramme for gennemførelse af trivselsundersøgelser er illustreret ved nedenstående årshjul 1 : 1 Forløb for afvikling kan variere for de forskellige uddannelser. Eksempelvis er hovedforløb på EUD meget anderledes. 4

5 Trin i evalueringsprocessen Der er følgende fire trin i evalueringsprocessen: 1. Dataindsamling 2. Analyse 3. Præsentation 4. Opfølgning I det følgende vil vi gennemgå evalueringsprocessen trin for trin. Trin 1: Dataindsamling En god undersøgelse skal blandt andet have en høj svarprocent. En høj svarprocent er afgørende for validiteten af hele analysen. En høj svarprocent sikres på flere måder, som gennemgås i det følgende. Det er vigtigt, at skolens ledelse sender et signal til lærere og elever/studerende om undersøgelsens betydning. Derfor er koordinationen mellem kvalitetsmedarbejderen, skolens ledelse og eventuelt også skolens kommunikationsafdeling meget central, ligesom ledelsens engagement skal være tydelig for hele skolen. Den praktiske del af dataindsamlingen kan sammenfattes i følgende: Kvalitetsmedarbejderen aftaler forløb med uddannelsesledelsen Hele skolen/afdelingen varsles om undersøgelsen Evalueringen skemalægges i et it-lokale, så eleverne/de studerende besvarer det elektroniske spørgeskema i den afsatte tid Fortæl eleverne/de studerende hvordan de teknisk set skal gennemføre evalueringen og afklar evt. tvivlsspørgsmål Forklar eleverne/de studerende, hvordan resultaterne vil blive anvendt Vær til stede med henblik på spørgsmål, der måtte opstå Hvis svarprocenten er for lav i visse klasser i forhold til skolens/uddannelsens målsætning, kan der gennemføres en opsamlingsrunde for de pågældende klasser. Bemærk at svarprocenten kan følges på webrapporten og at Aspekt R & D A/S sender et link til webrapporten. Vi anbefaler, at man bruger Aspekt til at indsamle data. Aspekt vil sørge for at indrapportere data til Ressourceregnskabet. Trin 2: Analyse Kvalitetsmedarbejderen og/eller skolens ledelse udvælger hvilke datarapporter (indeholdende tabeller med undersøgelsesresultaterne), der er nødvendige for at kunne udarbejde en analyse af den ønskede kvalitet. Her kan det anbefales at 5

6 bestille følgende rapporter hos Aspekt (eller selv udarbejde dem ud fra leverede rådata, hvis man har mod på det og har installeret det rigtige program): Skolerapporten (evt. opdelt i afdelinger) Uddannelsesrapport Klasserapport Rapport over tid Netværksrapport Landsrapport Det er normalt kvalitetsmedarbejderen eller en ledelsesperson fra den pågældende uddannelse, der udarbejder analysen på baggrund af ovennævnte rapporter. Vi vil anbefale, at der er en anden medarbejder på skolen, der fungerer som sparringspartner i analysefasen. Det kan sikre mere grundige og/eller relevante analyser og at den sproglige formidling tilrettes målgruppen bedst muligt. Såfremt det er en kvalitetsmedarbejder, der foretager analysen, er det hensigtsmæssigt at han/hun forud for analysen drøfter forventningerne til analyserapporten igennem med uddannelsesledelsen for den pågældende uddannelse. Dette fordi det jo selvfølgelig er vigtigt at analyserapporten kommer til at matche forventningerne til form og indhold, herunder specifikke fokusområder. Det bør også afstemmes om rapporten udelukkende skal præsentere resultater som signifikante udsving, eller om den også skal give bud på analytiske pointer, foreslå ændringsbehov, løsningsforslag osv. Det kan også aftales at kvalitetsmedarbejderen præsenterer data og at uddannelsesledelsen foretager den mere analytiske del. Groft sagt foretages analysen ved en grundig gennemlæsning af rapporterne. Ved analysen kan man med fordel vælge succeskriterier til at måle imod. Man kan også udarbejde succeskriterier før gennemførsel af undersøgelsen, sådan som vi har foreslået i årshjulet. Et råd for at lave gode generelle kriterier kan være, at 75 % af respondenterne skal udtrykke enighed med det pågældende udsagn. Et andet kriterium kan være, at man skal opnå et minimumsgennemsnit 7 i forhold til 10-skalaen på de overordnede kriterier. Ud fra disse kriterier, som skolen selv har valgt, fremfindes signifikante 2 resultater, herunder selvfølgelig styrker og svagheder. Derudover kan det fx være klas- 2 Aspekt tilbyder en definition af begrebet signifikans her 6

7 ser, der scorer signifikant forskelligt i forhold til hinanden, eller uddannelser, der over tid har bevæget sig meget. Analyseresultaterne vurderes endeligt og prioriteres ud fra akutte og langsigtede initiativer. Sådanne initiativer kan eksempelvis være: Sidste års handlingsplan Skolens visioner Skolens strategiske målsætninger Der udarbejdes analyserapporter ud fra den enkelte skoles behov. Det er vigtigt at pointere, at skolen udfører dette arbejde for at skabe forbedringer ikke fordi vi skal. Trin 3: Præsentation Præsentation af resultater og anbefalinger er essentiel for hele afviklingen og forståelsen for undersøgelsen i hele skolen. Det er afgørende, hvilken målgruppe præsentation skal afleveres til af hensyn til præsentationens indhold. Her vil eksempelvis lærere og elevers/studerendes interesser være stærkt sammenfaldende, hvorimod fx administrationens interesse er helt anderledes. Målgrupper kan være bestyrelse, ledelse, administration, lærere og elever/studerende. Det kan anbefales at anvende tragtmodellen ved udarbejdelse af en præsentation. Der indledes med de brede overordnede resultater eller pointer, hvorefter fokus snævres mere og mere ind. Hvis man fx vil udarbejde en præsentation til skolens ledelse kan man passende opbygge den i følgende rækkefølge: Benchmark i forhold til andre skoler Overordnede konklusioner på eleveres/de studerendes vurderinger af undervisningsmiljøet Tidsmæssigt perspektiv udviklingen igennem x antal år Skolens målsætninger Styrker Svagheder Indsatsområder/anbefalinger til udvikling 7

8 Til formidling af resultater og anbefalinger er Aspekts præsentationsværktøj TrivselsRADAR velegnet til en visuel fremstilling af skolens resultater i forhold til de udvalgte parametre. Trin 4: Opfølgning Det er af afgørende betydning, at man fokuserer på positive såvel som negative resultater og ikke nøjes med at tale om dem. Positive resultater skal fejres. Til gengæld er det også vigtigt, at man gør noget ved de problemer, man identificerer. Det kan ske ved at identificere og prioritere udviklingsbehov, lave konkrete løsningsforslag, udarbejde handleplaner med konkrete indsatsområder, tidsplan, mål/succeskriterier osv. 8

9 Det er også vigtigt at tiltag, der er iværksat på baggrund af evalueringerne, gøres synlige for alle interessenter. Det skal blandt andet bevise, at det nytter noget at deltage i evalueringsarbejdet. Skolen kan gøre meget for at involvere alle interessenter og synliggøre, hvor vigtigt det er, at der kommer gode resultater ud af evalueringen. Som sidegevinst øger det motivationen hos eleverne for at deltage i næste evaluering. Nogle af vores medlemsskoler har haft succes med følgende tiltag: kvalitetsmedarbejderen/skolen inddrager elevrådet/dsr og opfordrer til, at rådet kommer med anbefalinger. klasselæreren/lærerteamet drøfter resultaterne af klassens evaluering med eleverne/de studerende og udpeger sammen med dem eventuelle indsatsområder. en årlig kvalitetsdag kan med fordel afholdes på skolen, hvor skolens elever/studerende får lejlighed til at udtale sig om store og små problemer i forbindelse med trivselsundersøgelsen. Referatet af denne kvalitetsdag kan efterfølgende lægges ud på skolens intranet. Uddannelsesbenchmark.dk s netværk Ud over det interne arbejde med trivselsundersøgelsen kan skolen med fordel indgå i et samarbejde med de øvrige skoler i sit netværk i regi af Uddannelsesbenchmark.dk. Resultaterne kan danne baggrund for drøftelserne i det/de netværk som skolerne indgår i for at benchmarke og benchlearne af hinanden. Helt konkret fremfinder netværket indsatsområder, der er fælles og som man med fordel kan udarbejde fælles projekter for at løse. Her kan nævnes fælles projekter som netværk B s projekt omkring uro i timerne eller netværk A s innocamp-projekt om skolemiljø. Det er en del af den samarbejdskontrakt, man har indgået med Uddannelsesbenchmark.dk, at man er villig til at dele sin viden med andre medlemsskoler. Det er derfor altid muligt for den enkelte skole at fremfinde en best practise skole, som man kan besøge eller i det hele taget udveksle erfaringer med for at forbedre sin egen praksis. 9

10 Hvad er Uddannelsesbenchmark.dk? Uddannelsesbenchmark.dk et netværk for skoler indenfor ungdomsuddannelserne - det gymnasiale område (hhx, htx stx, hf) og erhvervsuddannelserne (grundforløb og hovedforløb) samt erhvervsakademierne. Netværket er et samarbejde om kvalitet måling af elevernes/de studerendes trivsel, medarbejdertrivsel m.m. samt ikke mindst hvordan man tilrettelægger og følger op på kvalitetsarbejdet på en skole. Styrken ved Uddannelsesbenchmark.dk som forening, er selve netværkstanken og det arbejde, som finder sted i og mellem netværkene. Når en skole melder sig ind i Uddannelsesbenchmark.dk bliver den automatisk medlem af et lokalt netværk og har adgang til viden og datamateriale fra andre skoler. Foreningen samarbejder med analysevirksomheden Aspekt R&D A/S, som blandt andet tilbyder at facilitere den tekniske gennemførelse af blandt andet trivselsundersøgelser og som stiller analyseværktøjet TrivselsRADAR til skolernes rådighed. Foreløbig er det gratis for Uddannelsesbenchmarks.dk s medlemsskoler at anvende TrivselsRADAR. Kontaktoplysninger Du er altid velkommen til at kontakte forretningsudvalget for Uddannelsesbenchmark.dk med gode ideer og spørgsmål. Forretningsudvalget består p.t. af: Britta Veje Haderslev Handelsskole bv@hhs.dk Claus Junge Svendborg Erhvervsskole cju@svend-es.dk Jacob Lund Vejle Handelsskole og VUC jlu@vejlehs.dk Jan Christensen Niels Brock jch@brock.dk, Lis Schapiro KEA lis@kea.dk Mette Andreasen IBC Aabenraa mea@ibc.dk Peter Schroeder EUC Nordvestsjælland pes@eucnvs.dk Torben Friis Lassen Bornholms Gymnasium TL@bornholm-gym.dk 10