VARETAGELSE AF OPGAVER PÅ AFFALDSOM- RÅDET

Transkript

1 VARETAGELSE AF OPGAVER PÅ AFFALDSOM- RÅDET MELLEM OG SORØ KOMMUNE AFFALDPLUS

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. BAGGRUND OG FORMÅL DEFINITIONER OPGAVER OMFATTET AF AFTALEN AKTIVER LEJEMÅL OG BRUGSRETTIGHEDER M.V KONTRAKT- OG AFTALEFORHOLD M.V SAGSGANGE KRAV TIL ARBEJDETS UDFØRELSE OG KVALITET KOMMUNIKATION OG DOKUMENTATION BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER IT-SYSTEMER/LICENSER MEDARBEJDERE KONTAKTUDVALG VEDERLAG REGNSKAB OG BUDGET KONTRAKTPERIODE MISLIGHOLDELSE OPSIGELSESPERIODE AFTALENS OPHØR FORCE MAJEURE EVALUERING GENFORHANDLING OG ÆNDRING AF AFTALEN FORSIKRINGSFORHOLD ØVRIGE FORHOLD OVERDRAGELSE TVISTER AFTALENS ENHED UNDERSKRIFTER... 13

3 BILAG Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Opgaver Samarbejde Budget, regnskab og afregning Kundebetjening Aftaler Aktiver Medarbejdere

4 VARETAGELSE AF OPGAVER PÅ AFFALDSOMRÅDET MELLEM Sorø Kommune (CVR nr ) Rådhusvej Sorø ("Kommunen") OG AffaldPlus (CVR nr ) Ved Fjorden Næstved ("AffaldPlus") (begge tilsammen benævnt "Parterne" og hver for sig en "Part") 1. BAGGRUND OG FORMÅL 1.1 Byrådet i Sorø Kommune har den 24. juni 2015 truffet beslutning om at indgå aftale med AffaldPlus om, at Kommunens driftsopgaver på affaldsområdet varetages af AffaldPlus. Myndighedsudøvelse og enkelte opgaver med snæver tilknytning til myndighedsudøvelse samt opgaver, der ikke kan gebyrfinansieres undtaget dog indsamlingsordningen for batterier er ikke omfattet af Aftalen og vil fortsat blive varetaget af Sorø Kommune. 1.2 Formålet med Aftalen er at fastlægge vilkårene for AffaldPlus' varetagelse af opgaver for Sorø Kommune, herunder med henblik på at sikre en velfungerende og effektiv drift, vedligeholdelse og administration af affaldshåndteringen i Sorø Kommune. Aftalen skal endvidere sikre, at affaldshåndteringen i Sorø Kommune til enhver tid drives i overensstemmelse med gældende lovgivning og regulativer, herunder at Sorø Kommune til hver en tid opfylder sine forsyningsforpligtelser på affaldsområdet. 1.3 Formålet med at flytte kommunens driftsopgaver til AffaldPlus er at skabe synergi og bedre sammenhæng i opgaveløsningen på affaldsområdet. AffaldPlus er ansvarlig for al affaldsbehandling i sine seks ejer-kommuner; på egne anlæg og gennem udlicitering. Selskabet står derudover for en del af indsamlingen gennem driften af genbrugspladserne i alle seks kommuner. Kravene til den samlede affaldshåndtering øges, fx som beskrevet i regeringens Ressourcestrategi. En samling af opgaverne på området skal sikre, at opgaveløsningen udvikler sig og fortsat gennemføres økonomisk og på et tilfredsstillende niveau i forhold til miljøpræstationen og den service, som borgere og virksomheder tilbydes.

5 2. DEFINITIONER 2.1 Bortset fra hvor andet konkret er anført eller åbenbart fremgår af sammenhængen, skal nedenstående udtryk i denne Aftale have den her anførte betydning: "Aftalen" "Affaldshåndteringen" Denne aftale med tilhørende bilag. De opgaver som er nærmere defineret i kontraktens bilag. "Affaldsordning" "Aftaleperioden" De affaldsordninger, som Kommunen har fastlagt i affaldsregulativer Periode fra aftalens ikrafttræden til den ophører "Ikrafttrædelsesdagen" Den 1. januar 2016 "Kontaktudvalget" Udvalg bestående af repræsentanter fra Parterne 3. OPGAVER OMFATTET AF AFTALEN 3.1 Omfattet af Aftalen er alene de opgaver vedrørende Affaldshåndteringen i Kommunen, som fremgår af kontraktens bilag. 3.2 Al myndighedsudøvelse vedrørende Affaldshåndteringen, som det i henhold til lovgivningen påhviler kommuner at varetage, forbliver hos Kommunen. 3.3 Kontaktudvalget kan efter nærmere aftale revidere kontraktens bilag. 4. AKTIVER 4.1 Ved Aftalen stiller Kommunen de aktiver, der vedrører driften af Affaldshåndteringen i Kommunen, til rådighed for AffaldPlus. Kommunen beholder ejerskabet til aktiverne. De aktiver, der stilles til rådighed for udførelsen af Aftalen, fremgår af kontraktens bilag. 4.2 Aktiverne omfatter særligt: (a) Affaldsbeholdere mv., der tilhører Affaldshåndteringen. (b) Inventar, der tilhører Affaldshåndteringen. (c) Varelagre, der kan henføres til Affaldshåndteringen.

6 4.3 AffaldPlus overtager den løbende vedligeholdelse af aktiverne i Aftaleperioden og foretager i Aftaleperioden indkøb af aktiver herunder udskiftning af eksisterende aktiver og indkøb af aktiver til nye ordninger som led i den almindelige opretholdelse af nødvendigt materiel mv. til brug for varetagelse af Affaldshåndtering omfattet af Aftalen. 4.4 Aktiver indkøbt i Aftaleperioden ejes af Kommunen som en del af Affaldshåndteringen og tilbageleveres til Kommunen ved Aftalens ophør. 4.5 Affaldplus er forpligtet til at føre register over de til en hver tid værende aktiver omfattet af Aftalen og holde aktiver omfattet af Aftalen adskilt fra AffaldsPlus's øvrige materiel, varelager mv. 5. LEJEMÅL OG BRUGSRETTIGHEDER M.V. 5.1 Der er ikke ejendomme, lejeaftaler, brugsrettigheder mv., der overdrages eller stilles til rådighed for AffaldPlus ved udførelsen af Aftalen. 5.2 Lejeaftaler, som måtte blive indgået i Aftaleperioden til brug for udførelsen af Aftalen, skal indgås på vilkår, der indebærer, at lejeaftalen kan opsiges, så den ophører samtidig med ophør af Aftalen. 5.3 I tilfælde af opsigelse af Aftalen indtræder Kommunen ikke i lejemål indgået af Affaldplus i Aftaleperioden. 6. KONTRAKT- OG AFTALEFORHOLD M.V. 6.1 AffaldPlus indtræder i samtlige leverandør- og samarbejdsaftaler mv., som Kommunen har indgået for Affaldshåndteringen, herunder leverandøraftaler om indsamling af dagrenovationsaffald. Bilag 5 indeholder en liste over de leverandør- og reparatøraftaler mv. som AffaldPlus indtræder i. 6.2 I det interne forhold mellem Kommunen og AffaldPlus er det aftalt, at Kommunen afholder samtlige omkostninger og forpligtelser, der vedrører perioden frem til Ikrafttrædelsesdagen i forhold til de i bilag 5 nævnte leverandør- og reparatøraftaler mv., mens AffaldPlus afholder alle omkostninger og forpligtelser, der vedrører perioden herefter inklusiv Ikrafttrædelsesdagen. 6.3 Sorø kommune står for opkrævning af renovationsgebyrer, medmindre andet aftales særskilt. 6.4 Aftaler, som indgås i Aftaleperioden til brug for udførelsen af opgaver omfattet af Aftalen, skal indgås på vilkår, der giver mulighed for overdragelse af sådanne aftaler til Kommunen eller eventuel anden aktør i tilfælde af, at nærværende Aftale ophører. 6.5 Aftaler der indgås i Aftaleperioden skal indgås på sædvanlige markedsvilkår. 6.6 Aftaler om særligt forpligtende samarbejder - herunder aftaler, der indeholder vilkår, der begrænser mulighederne for opsigelse af den pågældende aftale - eller aftaler, der indeholder usædvanlige vilkår sammenlignet

7 med tilsvarende aftaler på markedet, skal godkendes af Kontaktudvalget, jf. pkt. 13, forud for indgåelsen. 7. SAGSGANGE 7.1 AffaldPlus udfører opgaver omfattet af kontrakten i henhold til de overordnede beskrivelser af sagsgange for de enkelte opgavetyper, som fremgår af kontraktens bilag. 7.2 Kontaktudvalget kan beslutte at der skal udarbejdes mere specifikke sagsbeskrivelser for en eller flere opgavetyper omfattet af Aftalen. 7.3 Kommunen kan, efter drøftelse i Kontaktudvalget stille krav om, at Affald- Plus gennemfører kundetilfredshedsundersøgelser inden for alle sagsområder omfattet af Aftalen. 8. KRAV TIL ARBEJDETS UDFØRELSE OG KVALITET 8.1 Opgaver omfattet af Aftalen skal udføres så de lever op til enhver tid gældende krav i lovgivningen, administrative retningslinjer, myndighedspålæg, myndighedskrav samt Sorø Kommunes regulativer og beslutninger af betydning for Affaldshåndteringen. 8.2 Opgaverne omfattet af Aftalen skal udføres, således at forbrugerne forsynes på den mest effektive måde, som samtidig sikrer den fornødne forsyningssikkerhed. 8.3 AffaldPlus er forpligtet til at sikre et serviceniveau svarende til de servicemål, som fremgår af eksisterende leverandøraftaler vedrørende Affaldshåndteringen. Ved indgåelsen af senere leverandøraftaler skal serviceniveauet aftales i Kontaktudvalget. 9. KOMMUNIKATION OG DOKUMENTATION 9.1 Kommunikation mellem AffaldPlus og Kommunen skal ske i overensstemmelse med de overordnede sagsgange, som fremgår af kontraktens bilag. 9.2 Al kommunikation vedrørende bestemte ejendomme angives i NetDialog og InfoVision, eller tilsvarende programmer med samme funktionaliteter, således at alle oplysninger om henvendelse og opfølgninger på en bestemt ejendom kan findes i disse programmer. 9.3 AffaldPlus skal løbende registrere oplysninger om aktiver, affaldsordninger, projekter, borger- og myndighedshenvendelser og øvrige oplysninger, som er relevante for driften og administrationen af Affaldshåndteringen i fremtiden. 10. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER 10.1 AffaldPlus er forpligtet til at behandle alle oplysninger modtaget til brug for, og i forbindelse med, udførelsen af Aftalen, i overensstemmelse med

8 offentligretlige regler om behandling af personoplysninger, samt regler om behandling af fortrolige oplysninger. 11. IT-SYSTEMER/LICENSER 11.1 AffaldPlus forpligter sig til at opretholde en registrering af ordninger og materiel tilknyttet hver enkelt adresse i Sorø Kommune. Og AffaldPlus skal på baggrund af denne registrering levere de data, som Sorø Kommune har brug for ved opkrævning af renovationsgebyr 11.2 AffaldPlus forpligter sig til at tilbyde en selvbetjeningsløsning, som til enhver tid lever op til kravene i det offentliges Digitaliseringsstrategi Ved overdragelsen af opgaven overtager AffaldPlus den gældende kontrakt vedr. programmerne InfoVision og NetDialog, som p.t. opfylder kravene beskrevet i pkt og MEDARBEJDERE 12.1 Der overdrages den i bilag 6 angivet medarbejder, og AffaldPlus indtræder i alle medarbejderforpligtelser over for medarbejderen I det interne forhold mellem Kommunen og AffaldPlus er det aftalt, at Kommunen afholder samtlige omkostninger og forpligtelser, der vedrører perioden frem til Ikrafttrædelsesdagen i forhold til den i bilag 6 nævnte medarbejder, mens AffaldPlus afholder alle omkostninger og forpligtelser, der vedrører perioden herefter AffaldPlus overtager ikke andre forpligtelser hverken for den i bilag 6 nævnte medarbejder eller over for andre medarbejdere, som tidligere har været ansat hos Kommunen end de forpligtelser, der er nævnt i nærværende punkt Kommunen er forpligtet til at dokumentere, at løn og andre forpligtelser er betalt fuldt ud, samt at der er sket korrekt indbetaling af pensionsbidrag. 13. KONTAKTUDVALG 13.1 Der oprettes et Kontaktudvalg bestående af to repræsentanter; en leder og en medarbejder fra administrationen, fra henholdsvis Kommunen og AffaldPlus Kontaktudvalget mødes ordinært mindst to gange årligt, og i øvrigt hvis en af Parterne indkalder til møde. AffaldPlus indkalder til disse møder og forestår udarbejdelse af referater Kontaktudvalget behandler forhold af væsentlig betydning for udførelsen af Aftalen Kontaktudvalget foretager løbende evaluering af eksisterende leverandøraftaler, herunder med henblik på tilrettelæggelse af senere udbud af leverandøraftaler samt tilrettelæggelsen af de enkelte affaldsordninger.

9 13.5 Parterne er hver i sær forpligtet til rettidigt at oplyse den anden Part om ændringer og beslutninger hos Parten, der indebærer væsentlige ændringer i grundlaget for Aftalen Kontaktudvalget kan foretage ændringer i Aftalens bilag om samarbejde, kundebetjening og budget og regnskab, herunder i form af mere detaljerede beskrivelser af de sagsgange mv., som udføres i henhold til de enkelte bilag. 14. VEDERLAG 14.1 Kommunen fastsætter i overensstemmelse med gældende lovgivning årligt budgetter for drift af de enkelte Affaldsordninger i Kommunen samt budget for administration af ordningerne Affaldplus er forpligtet til at udføre opgaver omfattet af Aftalen inden for de økonomiske rammer, der er fastlagt i de årlige budgetter for affaldsordningerne og budget for administration af ordningerne, fratrukket udgifter til opgavevaretagelse, som ikke er omfattet af Aftalen. Budgetrammen for varetagelsen af opgaver omfattet af Aftalen kan således ændres fra år til år AffaldPlus finansierer løbende udgifter til udførelsen af opgaver omfattet af Aftalen ved månedlige aconto betalinger fra Sorø Kommune Indkøb af nye aktiver ud over det budgetråderum, som er angivet i budgettet for den pågældende ordning til nye aktiver, skal godkendes i Kontaktudvalget Opstår der i løbet af et kalenderår behov for afholdelse af ekstraordinære udgifter ud over den fastlagte budgetramme for det pågældende år foretager AffaldPlus meddelelse herom til Kommunen. Kommunen træffer herefter beslutning om, hvorvidt udgiften kan afholdes, og hvorledes den finansieres Uudnyttet budgetramme for et kalenderår på de enkelte affaldsordninger eller administration af ordningerne forbliver i de enkelte ordninger i overensstemmelse med hvile-i-sig-selv-princippet Alle udgifter til varetagelsen af opgaver under Aftalen fastsættes på markedsvilkår Kommunen kan stille krav om markedsprøvning af eksterne opgaver omfattet af Aftalen. 15. REGNSKAB OG BUDGET 15.1 AffaldPlus fører regnskab over de enkelte affaldsordninger samt udgifter til administration af ordningerne i overensstemmelse med de til enhver tid gældende love, bekendtgørelser og anden regulering herom AffaldPlus er forpligtet til at holde udgifter og indtægter under de enkelte ordninger herunder udgifter og indtægter til administration af ordninger-

10 neadskilt, ligesom AffaldPlus er forpligtet til at holde indtægter og udgifter til opfyldelse af Aftalen adskilt fra AffaldPlus' øvrige virksomhed Regnskab for de enkelte Affaldsordninger omfattet af Aftalen samt regnskab for administration af ordningerne, skal indgå i Kommunens samlede regnskab for affaldsområdet og skal hvert år foreligge senest den 31. januar og være revisorgodkendt senest den 30. april Hvert år senest den 30 april leverer AffaldPlus input til næste kalenderårs budget for opgaver omfattet af Aftalen. Forud herfor skal udkast til input til budget have været forelagt Kontaktudvalget. 16. KONTRAKTPERIODE 16.1 Aftalen er gældende fra Parternes underskrift og træder i kraft den 1. januar Aftalen løber frem til den opsiges af en af Parterne. Frem til den 31. december 2019 er Aftalen uopsigelig. Herefter kan Aftalen opsiges med 1 års varsel til den 31. december Kommunen kan på samme vilkår som angivet i pkt særskilt opsige en eller flere opgaver omfattet af Aftalen uden at dette medfører opsigelse af de øvrige dele af Aftalen. 17. MISLIGHOLDELSE 17.1 Ved væsentlig misligholdelse fra en af Parterne er den anden Part berettiget til at kræve misligholdelsen afhjulpet straks Foretager den misligholdende Part ikke straks en afhjælpning af den væsentlige misligholdelse eller oplyser hvilke tiltag, der vil blive taget til at afhjælpe misligholdelsen inden for en rimelig frist, er den anden Part berettiget til at ophæve Aftalen Den misligholdende Part skal i forbindelse med ophævelse af Aftalen holde den anden part skadesløs for de udgifter, der måtte påføres den anden Part som følge af misligholdelsen. 18. OPSIGELSESPERIODE 18.1 I tilfælde af opsigelse er begge Parter forpligtet til loyalt at videreføre Aftalen i opsigelsesperioden.

11 19. AFTALENS OPHØR 19.1 Ved Aftalens ophør tilbageleveres de aktiver hos AffaldPlus, som relaterer sig til Affaldshåndteringen, til Kommunen, svarende til de aktiver, der fremgår af bilag 6, samt senere erhvervelser, der træder i stedet herfor Ved Aftalens ophør overdrages leverandøraftaler indgået til udførelsen af opgaver omfattet af Aftalen til Kommunen eller anden aftalepart, som viderefører opgavevaretagelsen for Kommunen Ved Aftalens er medarbejdere beskæftiget med Aftalen omfattet af lov om virksomhedsoverdragelse. 20. FORCE MAJEURE 20.1 Forpligtelser for AffaldPlus i henhold til Aftalen suspenderes midlertidigt i det omfang en leverandør i henhold til aftaler indgået til opfyldelsen af opgaver efter Aftalen med rette har fået suspenderet sine forpligtelser i aftaleforholdet med AffaldPlus som følge af force majeure begrundende omstændigheder. 21. EVALUERING 21.1 I andet kvartal hvert år evaluerer Parterne samarbejdet efter Aftalen Evalueringen efter pkt skal mindst vedrøre følgende emner: Økonomi Drift 22. GENFORHANDLING OG ÆNDRING AF AFTALEN 22.1 Ændringer i Aftalen kræver enighed mellem Parterne Bilagene til Aftalen vedrørende sagsgange, samarbejde og kundebetjening kan ændres efter beslutning i Kontaktudvalget Enhver Part kan indkalde den anden Part til genforhandling af Aftalen. Den Part, der indkaldes til genforhandling, er herefter forpligtet til at deltage i et genforhandlingsmøde med henblik på drøftelse af, om der er mulighed for at opnå enighed om ændringer i Aftalen Såfremt en eller flere bestemmelser i Aftalen ikke kan opretholdes som følge af offentlige påbud m.v. eller ufravigelig lovgivning, er Parterne forpligtede til loyalt at genforhandle de pågældende bestemmelser med henblik på erstatning med sådanne bestemmelser, som Parterne må antages at have villet aftalt, hvis Parterne havde været bekendt med, at de pågældende bestemmelser ikke lovligt kunne være aftalt ved Kontraktens indgåelse eller efterfølgende opretholdt.

12 23. FORSIKRINGSFORHOLD 23.1 AffaldPlus er forpligtet til at sikre, at aktiver og medarbejdere omfattet af Aftalen er forsvarligt forsikrede, og til at tegne ansvarsforsikring for opgaver omfattet af Aftalen. 24. ØVRIGE FORHOLD 24.1 AffaldPlus bærer ansvaret for, at opgaver omfattet af Aftalen kan varetages i overensstemmelse med vedtægterne for AffaldPlus Affaldplus bærer ansvaret for, at opgaver omfattet af Aftalen kan varetages af AffaldPlus for Kommunen uden afholdelse af udbud, og AffaldPlus er ansvarlig for ikke at påtage sig opgaver for andre end sine ejerkommuner i et omfang, som ændrer ved mulighederne for at udføre opgaver omfattet af Aftalen uden udbud AffaldPlus er forpligtet til at godtgøre Kommunen de omkostninger, som for Kommunen måtte være forbundet med, at Aftalen ikke kan opretholdes som følge af de grunde, der fremgår af pkt og Parterne er forpligtet til at orientere hinanden om anmodninger om offentlighed i denne Aftale med bilag. 25. OVERDRAGELSE 25.1 Rettigheder og forpligtelser, i henhold til denne kontrakt, kan ikke overdrages helt eller delvist til tredjemand, uden forudgående skriftlig aftale med Sorø Kommune. 26. TVISTER 26.1 Parterne forpligter sig til at søge uenigheder løst ved forhandling Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt, herunder tvister vedrørende kontraktens eksistens eller gyldighed, skal afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen. Nærværende pkt. skal dog ikke være til hinder for, at en af parterne anvender foreløbige retsmidler, såsom indlevering af begæring om fogedforbund eller bevissikring. 27. AFTALENS ENHED 27.1 Aftalen med bilag udgør det samlede grundlag for forståelsen af denne Aftale Såfremt der måtte være uoverensstemmelser i ordlyden af dokumenterne har Aftalen forrang for bilagene Udover hvad der udtrykkeligt fremgår af Aftalens bestemmelser samt bilag til Aftalen, er Parterne forpligtet til at udføre sådanne handlinger, som er

13 nødvendige eller hensigtsmæssige for, at Aftalen efterleves efter sit formål og indhold. 28. UNDERSKRIFTER 28.1 Denne Aftale er underskrevet i to kopier, hvoraf hver Part har fået et eksemplar, der hver for sig er at opfatte som den originale Aftale. Den: Sted: For Sorø Kommune: Den: Sted: For AffaldPlus: Peter Dorff Hansen Leder Natur og Miljø Niels O. Pedersen Formand John Kuse Direktør